浅谈公文文字校对的一般方法

浅谈公文文字校对的八个步骤

于保贞

公文是行政部门依法行政的重要工具，具有法定的权威性。就其本身而言必须严谨。这是公文校对的大前提。

一要审核是否有错字、别字，是否缺字、多字。“发愤识尽天下字，立志读遍人间书”。读遍人间书是不可能的，但是常用规范字一定要认识，使用要准确。写法规范就不会有错字，准确掌握字义和文意就不会有别字，小心谨慎就不会缺字、多字。

二要把握主谓宾是否完整，注意定状补是否准确。行政公文中经常会有很长的句子，校对这类句子的一个简便方法就是分层。第一层，提出主谓宾，在确定主要成分（尤其是谓语）不缺失的情况下，核对主谓、谓宾搭配是否得当。在这里要着重注意一个同位词（同位语）并列问题。处于“和”、“与”、“、”、“及”、“，”两侧的词与其施动或受动词之间常常出现搭配错误，要对这些同位词（同位语）与其前后关联词一一比对。第二层，分析定状补，尤其是状语。在公文中状语的介词“在”、“与”、“从”等常常被忽视，不该省的被省去。

三要避免重复。简洁是公文行文的一个原则性要求。常见的重复问题有两类。一类是结构性重复，一类是字词性重复。结构性重复常见于措施、意义、目的、要求、指导思想、

等公文的整体句段部分。这一点要从宏观上去把握，要通过瞻前顾后、删繁就简来解决。字词性重复又分两类：一种是罗嗦性重复，即，可用“该”、“其”、“本”、“此”等代词替代或直接省略的词却一再将其全称罗列，多见于方案、计划、项目、决定、函、活动等专属名词；另一种是并列性重复，多为动词、形容词、程度副词等多个词并列施动、限定其关联词，该省的不省。多个定语间的副词“的”也属于此类。

四要严审省略句、连动句、用状语作主语句，消除公文歧义。公文歧义的出现多数是因主语承前省略或宾语承后省略造成的，尤其常见于连动句和并列句中。不该省的不要省，不能并列的别强并列。多用几个句号问题自然迎刃而解。

五要重视“着”、“了”、“过”、“的”、“地”、“得”等虚词。不该省的必须加上。

六要分清“、”、“，”、“。”、“；”、“：”等标点的用法，尤其不能“一逗到底”。

七要学会“乾坤大挪移”。也就是词组、句子、段落的排序技巧，注重逻辑关系，分清亲疏远近，明确轻重缓急。

最后要学习师长的涂改稿，这是学习校对的终南捷径。

（作者单位：山东省德州市庆云县府办公室）