行政机关公文常见错误及规范处理办法修改稿

四、行政机关公文格式
公文一般由秘密等级和保密期限、 公文一般由秘密等级和保密期限 、 紧急 程度、发文机关标识、发文字号、签发人、 程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标 题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、 主送机关、正文、附件说明、成文日期、 印章、附注、附件、主题词、抄送机关、 印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发 机关和印发日期等部分组成。 机关和印发日期等部分组成。
4.上行文签发人标识不符合规定。 4.上行文签发人标识不符合规定。以本机关名义制发的上行 上行文签发人标识不符合规定 由主要负责人或主持工作的负责人签发， 文，由主要负责人或主持工作的负责人签发，但有相当一部 分单位没有严格执行此规定，由非主持工作的领导签报文件。 分单位没有严格执行此规定，由非主持工作的领导签报文件。 有的单位联合行文，只有主办单位签发人姓名， 有的单位联合行文，只有主办单位签发人姓名，没有联合行 文单位其他签发人姓名。 文单位其他签发人姓名。 5.公文标题不规范。有的公文标题省略发文机关， 5.公文标题不规范。有的公文标题省略发文机关，有的随意 公文标题不规范 使用标点符号，有的词不达意；有的介词或动词重复； 使用标点符号，有的词不达意；有的介词或动词重复；有的 标题与正文之间的距离过大，不符合公文规范。 标题与正文之间的距离过大，不符合公文规范。 6.公文主送单位错误。有的单位向县政府报送请示性文件时， 6.公文主送单位错误。有的单位向县政府报送请示性文件时， 公文主送单位错误 主送单位写成县政府办公室。 主送单位写成县政府办公室。 7.公文附件标注不当。 7.公文附件标注不当。有的单位行文时分不清正文和附件的关 公文附件标注不当 系，常将正文的内容作为附件标注。比较突出的问题是将上报 常将正文的内容作为附件标注。 的工作总结、请求批转或转发的主体内容作为附件；单独装订 的工作总结、请求批转或转发的主体内容作为附件； 的附件没有标注发文字号；有的附件前后标注不一致，位置不 的附件没有标注发文字号；有的附件前后标注不一致， 准确。 准确。
适用于 公布社 会各有 关方面 应遵守 或者周 知的事 项。
用于批转下级机关 的公文 ， 转发上级 机关和不相隶属机 关的公文 ， 传达要 求下级机关办理和 需要有关单位周知 或者执行的事项 ， 任免人员。 任免人员。
通报
适用于表彰先进，处理案件，传达重要精神或者有 适用于表彰先进，处理案件， 关情况。 关情况。 适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表 大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。 大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。 适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级 适用于向上级机关汇报工作，反映情况， 机关的询问。 机关的询问。 适用于向上级机关请求指示、批准的事项。 适用于向上级机关请求指示、批准的事项。 适用于答复下级机关的请示事项。 适用于答复下级机关的请示事项。 适用于对重要问题提出认识和处理办法。 适用于对重要问题提出认识和处理办法。 适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问 适用于不相隶属机关之间商洽工作， 请求批准和答复审批事项。 题，请求批准和答复审批事项。 适用记载、传达会议情况和议定事项。 适用记载、传达会议情况和议定事项。
二、行政机关公文种类
按《国家行政机关公文处理办法》规定，目前行政机关允许使用 国家行政机关公文处理办法》规定， 的法定公文种类有命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、 的法定公文种类有命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报 告、请示、批复、意见、函、会议纪要等13种，且都有严格的 适用范围。 适用范围。
(二)行文不符合规则
1.报告中夹带请示事项。有相当一部分单位在呈送县政府的“ 1.报告中夹带请示事项。有相当一部分单位在呈送县政府的“报 报告中夹带请示事项 中提出一些请求帮助解决的困难和问题，违反了“报告” 告”中提出一些请求帮助解决的困难和问题，违反了“报告”中 不得夹带请示事项的规定。 不得夹带请示事项的规定。 2.请示一文多事。有的单位报送的“请示”一文多事， 2.请示一文多事。有的单位报送的“请示”一文多事，涉及多个 请示一文多事 部门的职能，在公文办理时无法确定主办部门， 部门的职能，在公文办理时无法确定主办部门，影响了公文的正 常运转。 常运转。 3.越级报送公文。个别单位对应逐级行文的正常事项， 3.越级报送公文。个别单位对应逐级行文的正常事项，进行越级 越级报送公文 请示和报告，没有根据隶属关系和职权范围确定行文关系。 请示和报告，没有根据隶属关系和职权范围确定行文关系。 4.本应联合行文的各自行文。 4.本应联合行文的各自行文。有的单位对同一事项本应联合其他 本应联合行文的各自行文 部门行文却自行行文，违反了行文规则。 部门行文却自行行文，违反了行文规则。
（一）秘密等级和保密期限。涉及 秘密等级和保密期限。 国家秘密的公文应准确标定密级和 保密期限。 秘密等级用3 保密期限 。 秘密等级用 3 号黑体字 顶格标识在版心右上角第1 顶格标识在版心右上角第 1 行 ， 两 字之间空1 字之间空 1 字 。 如需同时标识秘密 等级和保密期限， 号黑体字， 等级和保密期限 ， 用 3 号黑体字 ， 顶格标识在版心右上角第1 顶格标识在版心右上角第 1 行 ， 秘 密等级和保密期限之间用“★” “★”隔 密等级和保密期限之间用“★”隔 绝密” 机密” 开。“绝密”、“机密”级公文还 应在公文首页左上角顶格用阿拉伯 数字标明份数序号。 数字标明份数序号。 （ 二 ） 紧急程度 。 紧急公文应根 紧急程度。 据紧急程度， 据紧急程度，用 3 号黑体字在版心 右上角第1行顶格分别标明“特 急件” 两字之间空1 急”、 “急件 ”，两字之间空1字。 如需同时标识秘密等级与紧急程 度 ， 秘密等级顶格标识在版心右 上角第1 上角第 1 行， 紧急程度顶格标识在 版心右上角第2 版心右上角第2行。
命令 决定 公告 通告 通知
适用于依照 有关法律公 布行政法规 和规章，宣 布施行重大 强制性行政 措施，嘉奖 有 关 单 位 及人员。 及人员。
适用于对重 要事项或者 重大行动做 出安排，奖 惩有关单位 及人员，变 更或者撤销 下级机关不 适当的决定 事项。 事项。
适用于 向国内 外宣布 重要事 项或者 法定事 项。
(三)文字错误和文印质量较差
1.错字漏字现象。有的单位对公文审校不严不细， 1.错字漏字现象。有的单位对公文审校不严不细，公文中经常出 错字漏字现象 现错字漏字，有的甚至在标题中出现错字别字。 现错字漏字，有的甚至在标题中出现错字别字。 2.单位名称简称不规范。有少数单位上报的公文中， 2.单位名称简称不规范。有少数单位上报的公文中，对涉及到的 单位名称简称不规范 单位名称不使用规范化简称。 单位名称不使用规范化简称。 3.字母使用不正确。 3.字母使用不正确。部分单位在报送的公文中没有严格规范地使 字母使用不正确 用字母。 用字母。 4.公文印刷质量较差。有的单位公文印刷质量不高， 4.公文印刷质量较差。有的单位公文印刷质量不高，字迹模糊不 公文印刷质量较差 甚至错页漏页，给公文处理造成一定难度。 清，甚至错页漏页，给公文处理造成一定难度。
8.公文附注标识不正确。有相当一部分单位拟制的公文， 8.公文附注标识不正确。有相当一部分单位拟制的公文，没有按 公文附注标识不正确 规定标注附注，或位置不正确、要素不全，有的“请示” 规定标注附注，或位置不正确、要素不全，有的“请示”没有在 附注处注明联系人的姓名和电话。 附注处注明联系人的姓名和电话。 9.印章加盖错误。 9.印章加盖错误。有的联合上报公文是将行文单位的印章全部加 印章加盖错误 空白页标注“此页无正文”的现象仍然存在。 盖，空白页标注“此页无正文”的现象仍然存在。 10.版记标识不规范。有的主题词标引错误，甚至标引的主题词， 10.版记标识不规范。有的主题词标引错误，甚至标引的主题词， 版记标识不规范 既没有遵循主题词标注的原则，也不能准确反映公文内容。 既没有遵循主题词标注的原则，也不能准确反映公文内容。有的 抄送机关的范围比较混乱， 抄送机关的范围比较混乱，有的将内部发文范围和存档情况反映 在上报公文上；有的主送县政府的公文， 在上报公文上；有的主送县政府的公文，又将县政府领导同志列 入抄送范围。有的版记位置不准确。 入抄送范围。有的版记位置不准确。 11.公文字体字号运用不准确。绝大多数单位行文时，字体、 11.公文字体字号运用不准确。绝大多数单位行文时，字体、字号 公文字体字号运用不准确 使用随意性大，未能严格执行《细则》规定。 使用随意性大，未能严格执行《细则》规定。
பைடு நூலகம்
议案 报告
请示 批复 意见 函
会议纪要
三、行政机关公文处理常见错误
(一)公文格式不规范
(二)行文不符合规则
(三)文字错误和文印质量较差
(一)公文格式不规范
1.文种使用不当。行政机关允许使用的法定公文种类只有13 1.文种使用不当。行政机关允许使用的法定公文种类只有13种，但仍有 13种 文种使用不当 个别单位存在自造和错用文种现象。个别单位把申请、说明、计划、 个别单位存在自造和错用文种现象。个别单位把申请、说明、计划、方 汇报作为正式文种使用，一些单位不了解“请示” 报告” 案、汇报作为正式文种使用，一些单位不了解“请示”和“报告”的区 别与使用范围， 请示” 报告”两种文种混淆使用， 别与使用范围，将“请示”、“报告”两种文种混淆使用，请示事项以 报告”文种出现，或者使用“请示” 报告” “报告”文种出现，或者使用“请示”、“报告”向不相隶属部门和单 位行文。 有关问题的报告。 位行文。比如 ：关于新建╳╳╳有关问题的报告。 2.发文机关标识不正确。部分单位联合行文时，发文机关名称、字体、 2.发文机关标识不正确。部分单位联合行文时，发文机关名称、字体、 发文机关标识不正确 位置不符合《办法》 细则》规定。 位置不符合《办法》和《细则》规定。 3.发文字号不正确。许多单位发文字号未按规定用六角括号“〔〕” 3.发文字号不正确。许多单位发文字号未按规定用六角括号“〔〕”括 发文字号不正确 部分单位行文时，发文字号不统一， 入，部分单位行文时，发文字号不统一，有的单位不按规定编制发文字 有的单位在发文字号中加入科室代字， 号，有的单位在发文字号中加入科室代字，影响了公文的严肃性和规范 性。
向长期以来 辛勤工作的广大 同仁致敬!
行政机关公文常见错误及规范处理办法
民勤县人民政府办公室 2011年 2011年6月
提
纲
一、行政机关公文概述 二、行政机关公文种类 三、行政机关公文处理常见错误 四、行政机关公文格式 五、行政机关公文行文规则 六、行政机关公文发文办理
一、行政机关公文概述
行政机关公文， 行政机关公文 ， 是行政机关在行政管理过程中形成的具 有法定效力和规范体式的文书， 有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的 重要工具。通俗地讲，就是行政机关在公务过程中用于上报、 重要工具。通俗地讲，就是行政机关在公务过程中用于上报、 下发及商讨工作、记载事项的各种文件总称。 下发及商讨工作、记载事项的各种文件总称。 为了推进行政公文处理工作规范化、制度化、科学化， 为了推进行政公文处理工作规范化、制度化、科学化，不 断提高公文处理工作的效率和质量， OOO年 24日国务院发 断提高公文处理工作的效率和质量，2OOO年8 月24日国务院发 布新修订的《国家行政机关公文处理办法》 省政府、 布新修订的《国家行政机关公文处理办法》，省政府、市政府 据此发布《甘肃省实施<国家行政机关公文处理办法>细则》 据此发布《甘肃省实施<国家行政机关公文处理办法>细则》和 武威市实施<国家行政机关公文处理办法>细则》 《武威市实施<国家行政机关公文处理办法>细则》，对公文种 公文格式、行文规则、发文办理、收文办理、公文归档、 类、公文格式、行文规则、发文办理、收文办理、公文归档、 公文管理等各项要求予以明确。 公文管理等各项要求予以明确。