电子文件单套制 PPT

2016年8月25日
2015年4月
率先开展试点，研发电子文件 在线归档和电子档案管理的原 型系统，制定相关配套制度， 落实数字签名、电子签章等技 术，开启一年多的探索
2016年2月5日
自贸区管委会保税区管 理局向上海市档案局呈 报《中国（上海）自由 贸易试验区管理委员会 保税区管理局机关文件 材料归档范围和文书档 案保管期限表》
上海自贸区电子文件单套制保存实施情况及思考
制作人
2016-04-10
CONT目 E录 NTS
1 背景 2 单套制含义 3 实践的时间发展
Biblioteka Baidu
4 单套制归档流程 5 单套制的创新之处 6 自身思考
1. 背景
全国档案事业 发展“十三五”
规划
国家电子文件 管理“十三五”
规划
“ …… 在 有 条 件 的 部 门 开 展 电 子档案单套制（即电子设备生 成的档案仅以电子方式保存）、 单轨制（即不再生成纸质档案） 管 理 试 点 ； …… 加 强 电 子 档 案 长期保存技术研究与应 用；……”。
管理模式
试点单位将OA办公流程与电子文件归档、电子档 案管理流程对接，变分散管理为全程管理；要求业 务经办人员在文件办结并通过审核后，立刻提交归 档文件，变年度归档为随办随归，从源头上保证了 电子档案的完整、准确和系统；依托电子政务网络， 进一步发挥电子档案的服务功能，方便政府机构、 企事业单位和个人进行档案查询，提高了办事效率。
2016年6月2日
自贸区管委会保税区管理局印 发《保税区管理局归档电子文 件整理操作细则》《保税区管 理局电子档案长期保存管理规 范》
自贸区管委会出台《关于加强 中国（上海）自由贸易试验区 电子文件归档和电子档案管理 工作的指导意见》
22001166年年1111月月1177日日
召开复制推广会，电子文件 归档和电子档案“单套制” 管理正式在整个上海自贸试 验区范围内推广实施。
4.单套制归档流程
“单套制”归档在电子文件从“部门提交归档——档案室接受——档案室长期保 存”三个环节中加入了目前电子商务、电子政务中应用最普遍、技术最成熟的、可 操作性最强的一种电子签名方法——数字签名，数字签名不仅可以鉴定签名人的身 份，还可以验证文件在传输中有无变动。与此同时，原文文件、签名串、数字证书 三者作为一个完整的整体予以保存，可以随时验证数字签名的有效性和合法性。
关注点：
依托电子政务网络，电子文件归档和电子档案“单套制”的推行 将与自贸试验区的日常管理和业务职能活动同步融合。
6.自身思考
档案鉴定
（1）业务人员发挥很大的作用 （2）如何使业务人员档案鉴定的专业性，准确性
职能鉴定
在各个政府推广单套制保存方式，那么首先对于保管期限表的确立是非常必要的，那么如何确立 这个保管期限表呢？其中的职能鉴定应是最大的可行之路。 其中，档案局与各个机构在“鉴定”工作上的紧密合作 或 在推行单套制之前档案馆对各个机 构档案员的进行培训。
6.自身思考
问题一：单套制的范围：现在的每份文件基本上都有电子版，对于需要归档的文件都是保 存电子版吗？ 问题二：单套制保存状况下，档案室发挥的主要作用是什么呢：电子文件单套制保存，将 许多传统的档案工作都被完成了，例如，收集 整理 鉴定 等等，那么未来，档案室发挥着 怎样的作用。 a) 我认为会是保管 ，保障电子文件的安全，安全，再安全。 b) 另外可能会增加新的工作角色：培训，培训业务人员按规则进行电子文件的归档；监督 审查，监督所在单位电子文件的按时归档，审查相关鉴定工作是否按规则进行等等，审查 电子文件利用申请等。 c) 至于利用，电子文件保管系统也应该是可以查阅的，只要有计算机，就可在线申请，在 线获得等，那么服务利用的工作显得更为简单了。
感谢聆听
谢谢
“推进电子文件归档保 存 。 …… 开 展 电 子 档 案 ‘ 单 套制’、‘单轨制’管理试 点。”
上海市档案局 课题
上海市档案局将“探索电子 文件归档和电子档案管理新 模式”作为2015年度重点课 题，在上海自贸区管委会保 税区管理局开展试点，对电 子文件“单套制”管理中的 突出问题进行重点攻关。
具体化
具体来说，是将OA办公流程与电子文件归档、电子档案管理的流程对接，利用数字签名和电子签章技术， 在文件办结后即时向档案室提交归档文件。这样，原来的年度归档变为了随办随归，原来作为“后道工序” 的档案管理同步嵌入到了电子档案的整个生命周期。
3. 实践的时间发展
试点地址：上海自贸区管委会保税区管理局
6.自身思考
为什么要实行电子文件单套制：
（1）电子文件带来的压力：数量 鉴定 库存 工作量 等问题； （2）为实现电子政务中的无纸化办公奠定基础； （3）电子文件管理日益成为国家治理和公共服务的重要手段：推进国家治理体系和社会治 理能力现代化提供有力支撑。
6.自身思考
第七届中国电子文件管理论坛： 国际档案理事会电子文件委员会原主席John MacDonald首先做题为“在业务流程中集成文件 管理：说易行难”的报告。John指出“文件工作者首先要重新调整思维方式，从文件的视角 看业务流程转变为从业务流程的视角看文件，要理解并有效交流文件和文件管理对业务和业 务流程的价值，了解业务流程及其环境。 其次，文件工作者要走出去，要与业务和系统构建者、业务流程和工作流设计者等进行交流 并积极对话，共同有效促进文件、文件管理和业务流程的集成。”
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单套制 创新之处
制度建设
试点单位积极建立健全电子档案管理制度，结合工作实际， 先后制定了《上海自贸试验区管委会保税区管理局电子文 件归档范围和电子档案保管期限表》《上海自贸试验区管 委会保税区管理局电子文件归档整理操作细则》《上海自 贸试验区管委会保税区管理局电子档案长期保存管理规范》 等电子档案管理制度，使电子档案“单套制”管理试点工 作有章可循、有规可依。
6.自身思考
档案化（archiving）
a) 德里达站在哲学高度分析人类社会中的档案现象，把对一切（在有形载体上）表达我们所有经验 和活动的行为都概括为档案化，也就是把从文件的制作形成过程到后来储存管理的完整过程，全部 纳入档案化过程。 b) 现行文件的制作形成过程，正是在档案的名义下进行的，其自身就是一种档案化。 c) 档案化意味着从文件形成之时就将档案目标纳入考虑范围，也就是要将保证文件完整性和证据价
2. 单套制的含义
抽象化 电子文件和电子档案的“单套制”管理是相对于传统的纸质、电子“双套制”归档而言的，是“无纸化” 办公条件下的电子文件在线归档和电子档案管理的创新模式。它颠覆性地改变了传统的文件收集、整理 和归档方式，将电子文件管理嵌入到文件形成、运转、管理、利用的源头和全生命周期，从而实现电子 档案的全程化、专业化管理。
流程图
三个环节
电子文档单套制归档的具体流程 ——浦东档案馆的介绍
5. 单套制的创新之处
技术保障
试点单位紧紧围绕电子档案“真实完整、 安全可靠、长期可用”的要求，应用了电 子签名、元数据采集、日志管理等技术， 研发了一套适合“单套制”管理的电子文 件归档和电子档案管理系统；设计了通用 数据采集、电子档案格式转换、电子档案 离线备份、电子档案通用浏览器等工具， 有效解决了电子文件接收难、电子档案管 理难和长期保存难等问题，使各业务部门 在统一的网络平台和互信的软件系统上开 展一体化管理，保障了电子档案来源可信、 管理可靠、长期可用。
值以及能否有效保存的问题纳入形成文件的业务活动过程，参与规定应该记录什么和保存什么， 包括相关元数据的生成、捕捉和封装以及如何支持业务活动，如何反映业务活动者的社会责任。
电子文件单套制保存过程中，档案化思想是很明显的，档案思想在向前延伸，融入业务工作， 业务人员等，如此情况下，”整个社会的”档案工作者增加，此次机会是一种很好的档案思想的 渗透。