员工人事档案管理办法

1.目的

为了规范公司人事档案管理，加强档案管理的完整性、真实性、及时性和保密性。同时为了维护人事档案的完整，防止材料损坏，便于高效、有序的利用档案资料，特制定本管理办法。

2.适用范围

适用于公司员工纸质档案和电子档案的管理工作。

3.职责

公司人力资源部门为本公司员工人事档案的归口管理部门。

4.原则

分类标准、归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范。

5.档案管理内容

5.1员工入职档案

个人简历、员工入职登记表、应聘人员登记表、面试记录及待遇核定事项审批、笔试试题、身份证复印件、学历学位证复印件、转正及晋级表、离职证明、各类合同及协议。

5.2员工培训档案

培训通知、培训总结报告或者考评结果、培训审批表、员工外派培训合同、外出培训反馈表（证书原件）、员工培训统计表。

5.3绩效管理档案

将员工绩效考核相关资料按月归类整理。

5.4员工离职档案

员工离岗包括员工与公司解除（终止）劳动关系，死亡等情形。

6.程序

（1）新员工报到后，收齐新入职员工的所有手续、证件、资料后，统一装入新建的档案袋内，并在档案袋封面左上方书写上档案袋编号、员工姓名、性别。将档案资料以纸质档案和电子档案两种载体保存，纸质档案统一归入每位员工的个人档案袋，电子档案以人力资源部管理信息系统为平台进行统一管理。员工人事档案管理人员须忠于职守，严格遵守公司《员工保密管理制度》。

（2）档案建立：新员工经考核合格，入职之日始，即建立个人人事档案，起始档案材料包括：一寸近期免冠照片、身份证和学历职称证件的复印件、个人简历、应聘挡案表、录用审批表、员工个人档案表、体检报告、离职(失业)证明等。

7.档案更新

为保证员工档案信息的及时性和准确性，及时更新、变化的资料进行系统录入，具体时限要求如下：

（1）新员工入职、员工调动、任命、借用、离职信息自生成之日起二个工作日内录入电子档案，并进行纸质档案归档；

（2）组织机构变动、培训管理、考核管理、奖惩管理信息自生成之日起七个个工作日内录入，并进行纸质档案归档；

（3）社会保险、合同签订等信息自生成之日起七个工作日内录入，并进行纸质档案归档。

8.人事档案借/调阅

（1）调阅员工的人事档案需填写《档案借/查阅申请表》并经有效批准。

（2）本部门员工的人事档案调阅需经部门经理批准。

（3）部门经理有权调阅其他部门员工的人事档案，但需人力资源经理审核，并报总经理批准。

（4）部门主管级别的人事档案，总经理有权调阅。

（5）调阅档案原则上在人力资源部门内部并在指定人员陪同下调阅。如需借出人力资源部门，需经人力资源经理批准。借阅档案的人员，对档案应妥善保管，不得遗失、泄密和污损，不准抽换、折卷和转换，不得复印，借出的档案必须在2天内归还。

（6）所有调阅档案，均需登记备案。

9.人事档案归属

（1）继续受聘的员工档案，作为其今后聘任聘用的依据；档案分类编号存放，一个员工一个编号，防止重名重姓员工档案交叉，制电子目录，以便查阅。

（2）离职员工的人事档案每月清查，另外存档，应在妥善保管一年以后销毁。部门主管以上人员、关键岗位人员档案应妥善保管三年以后销毁。

10.附则

本制度最终解释权归人力资源部，本制度从下发之起实施。