沟通障碍、时间管理及SMART原则

突发事件 A 应当优先处理，D 可以延后甚至不去处 理，这没有争议，问题在于 B 和 C 应该优先处理 哪一个。如果 B 的工作一直拖延没有完成，时间 久了它就会以突发事件 A 的方式出现；而 C 的工 作如果不去完成，却一般不会朝 A 的方向发展， 因为它虽然紧急，但是不够重要，即使不完成 C 会有损失，也不会造成太大影响。因此，假设在 只有一定的时间段内只能完成 B 和 C 的其中一个 的话，则应当选择首先完成 B。因此在实际工作 中，要优先处理 B，而不要为 C 耗费太多时间和 精力。
四、时间管理法则
• 计划：达成目标的过程 目标的SMART原则 Specific （明确的） Measurable （可测量的） Action-oriented（行动导向的） Realistic （ 务实的） Time-related （有时间表的）
目标SMART练习
• 通关练习
•2012年在管理人员培训方面要加大力度 •希望你们部门提高团队协作能力 •退费率，必须降低到1％以下 •2012年销售成本不得超过50万元 •你必须在半年内减肥20斤
• 2.缺乏效能概念 • 然而，这种时间观念的增强仍然还只是停 留在效率的层面，而不是在效能的层面上。 高效率通常是指办事的速度快，而高效能 则不仅仅是指快，而是指在单位时间内， 所获得的价值和回报高，即又快又对又好 又高（速度快、方向对、效果好、效益 高）。这是很多经济发达地区也没有足够 重视的问题。
• 4.以价值性和重要性为导向 一切以价值性和重要性为评判，创造生产力、创 造价值越多的工作优先去做，相反的工作则要尽 量少做甚至不去做。
三、时间效率管理的方法
• 排列优先顺序 • 在时间管理的第三阶段按照工作的轻重缓 急排序，涉及一个较为具体的操作问题。 我们在工作分配当中，可以假设有重要和 紧急两根轴，在这个坐标系上划分出 A、B、 C、D 四个象限，分别代表不同级别的待分 配工作：既紧急又重要的为 A，也就是通常 被称为突发事件的工作；重要但不紧急的 为B；紧急但不重要的为 C；既不重要又不 紧急的为 D。
• • 请您按照艾维李的十分钟效率法，将您下个月要做的六件重要事情列出，并按重要程 度排序，填写在下面的表格中： 重要程度下月需要完成的重要事务1 2 3 4 5 6
重要程度 下月需要完成的重要事务
1
2
3wk.baidu.com
4
5
6
• 2.黄金三问 • 每位主管或员工在遇到具体事务时要问自 己三个问题，即“黄金三问”： • ◆此事价值是否大？真的很重要吗？ • ◆如果价值大，是否需要亲自做，能否请 别人代劳？ • ◆价值高又必须亲自做的事，如果不做是 否会有重大影响？
• 沟通障碍
——一个小游戏引发的思考
• 时间效率管理
• “管理有效性”的关键,不在于有效地“管 理别人”，而在于有效地“管理自己”； 不在于“如何管理别人”，而在于“如何 管理自己”。 • 一个重视贡献的人，为成果负责的人，不 管他职位多卑微，他仍属于"高层管理者". • 有效的管理者坚持把重要的事放在前面做， 每次只做好一件事。
艾维李十分钟效率法
• 1.效率法的内容 • 美国著名效率管理专家艾维李提出过一个十分钟 六件事效率法： • ◆用前五分钟列出明天（下周、下月）要做的六 件重要的事情； • ◆用后五分钟将这六件事情按重要程度排序； • ◆上班开始先做1号，完成之后再做2号，以此顺 延直至下班结束。
• 【自检】
• 时间分配比例 • 在实际的工作时间分配中，对这四类工作 应控制在下图所示的比例上：
• 艾森豪威尔原则 • 对于各类工作的具体处理，管理者应当怎样区别 对待呢？美国的艾森豪威尔将军提供这样一个原 则： • ◆对于重要又紧急的突发事件，要管理者本人亲 自、立刻处理； • ◆对于重要而不紧急的，则要管理者本人花最多 的时间去进行战略规划； • ◆对于紧急而不重要的工作，要减少对其所花费 的时间，也可以酌情委托给下属去处理； • ◆对于不紧急也不重要的工作则可以不去处理。
• 时间效率管理
• • • • • 【本讲重点】 一、时间效率管理存在的问题 二、时间管理的发展历程 三、时间效率管理的方法 四、时间管理法则
一、时间效率管理存在的问题
• 1.缺乏时间观念 • 调查表明，越发达地区的人，时间观念就 越强。在中国人的传统中，重视生命，乐 于理财，却往往缺乏时间观念。当然，随 着改革开放的深入，东部沿海等很多经济 发达地区，这种情况已经得以改观，时间 观念已经越来越强。
二、时间管理的发展历程
• 时间管理大致经历了以下四个发展历程：
• 1.备忘录 将所有需要做的事情都记录下来，每完成一件就 销去一件。 • 2.工作计划 即在每件需要完成的事情之前都分配、安排一个 预定的时间段，将每个时段内需要完成的工作都 列成一个时间表。
• 3.排列优先顺序以追求效率 由于要完成的工作越来越多，在规定的时间内可 能无法全部完成；或者由于工作太多，需要理清， 这时候就需要按照轻重缓急，对工作任务进行时 间排序以提高工作效率。
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