电子文件管理 电子文件管理系统测评规范 第1部分 总则-编制说明

中华人民共和国国家标准

《电子文件系统测评规范第1部分：总则》

编制说明

一、任务来源

《电子文件系统测评规范》（以下简称《规范》）是关于电子文件系统测试和评估的系列国家标准，是国家电子文件标准体系的重要组成部分，国家电子文件管理部际联席会议办公室和国家标准化委员会将《规范》列入2012-2013年度国家标准制定计划中。《规范》系列标准将随着电子文件系统相关的国家标准的发布而扩展，目前首先制定以下几部分：

——第1部分：总则

——第2部分：归档管理系统功能符合性测评细则

本文是第1部分的编制说明。目前，《电子文件系统测评规范第2部分归档管理系统功能符合性测评细则》（GB/T 31021.2-2014）已发布。

二、主要工作过程

1．工作参与：2011年5月至2014年12月期间，中国人民大学电子文件系统测试中心工作人员参与了由国家标准委、工信部、国家档案局等多个部门共同研究和起草的《电子文件管理标准体系框架》的研究工作，主要承担了其中《电子文件管理系统通用功能要求》，《电子文件管理系统建设指南》、《电子文件系统测评规范》等标准的内容设计、方法研究和实施论证。

2. 研究背景：2011年12月，中国人民大学电子文件系统测试中心（以下简称ERSTC）接到国家电子文件管理部际联系会议办公室下发的任务书《电子文件管理归档利用相关系统测试标准研究任务要求》（国电联办函[2011]17号）,研究开展针对GB/T 29194-2012的测试方法与测试实施细则。2012年12月ERSTC 完成该课题的研究，并针对国家电子文件管理标准体系框架的设计思路，提出电子文件系统测试规范应形成系列标准，其中《规范》第1部分应为总则，主要从总体角度明确系统测试的范围、内容、方法、流程、组织与管理等；《规范》第2部分和后续各部分应为“电子文件相关系统的测评实施细则”，如第2部分应

为面向GB/T 29194的ERMS系统标准符合性测试细则。课题验收会上，专家一致同意该项目研究提议，并建议先将课题当前研究成果（针对GB/T29194的内容）推广应用为国家标准第2部分。2013年国家电子文件管理部际联席会议办公室（以下简称国电联办），向国家标准化管理委员会申请制定《规范》两项国家标准并获批，其中《电子文件系统测试规范第2部分归档管理系统功能符合性测试》已由中国人民大学电子文件系统测试中心和国电联办合作完成，国标委于2014年发布了GB/T 31021.2-2014。

3. 任务承接与开展

2015年7月，中国人民大学电子文件系统测试中心承接国电联办立项的科研项目“电子文件管理系统测试规范第1部分：总则”（课题编号为：GDLB-2015-06，以下简称《总则》），成立项目研究团队，并组织相关人员开始《总则》标准框架体系结构和标准文稿内容的编写。2015年11月10日启动会上，项目组征求业内专家的相关意见，明确了《总则》的总体框架和主体内容，并成立了标准起草工作小组，成员包括中国人民大学电子文件系统测试中心、北京数科网维技术有限责任公司、中国标准化研究院等相关人员。

3．标准起草：2015年12月，标准起草小组开始研究和制定《总则》的矿机体系、文稿内容编制与任务分工，结合国家认证认可制度规范研究和验证规范中明确的测评组织与管理机构的设置和职能，测评相关要求等，以及电子文件系统相关标准，研究和制定《总则》框架结构，明确测试范围、流程以及测试相关组织等，于2016年3月形成《总则》（初稿），并2016年5月12日召开课题成果讨论会，邀请电子文件管理相关专家、学者、电子文件系统软件开发相关厂商等对《总则》（初稿）的结构设计、内容规划、测试方法、研制过程和标准行文格式等进行咨询，以进一步证实《规范》研制的科学性和测试方法的可行性。起草小组在课题成果研讨会意见基础上，进行修正、改进和完善，于2016年11月形成《规范》（专家咨询稿），并于2016年12月至2017年6月期间，面向全国电子文件管理领域相关的专家、学者和研究人员以email形式进行征求意见，共发出62封email，收到意见回复46人（其中28人提出建议，意见归类合并后共计18条），项目组于2017年8月开始对专家意见进行汇总、合并和研究讨论，采纳其中13建议，部分采纳1条意见，未采纳5条。同时还进一步结合电

子文件系统测试的相关工作，对《规范》（专家咨询稿）中规定的方法和测试内容项进行论证。

2017年10月开始，起草小组在专家意见的基础上，进一步对《总则》（专家咨询稿）进行改进和完善，并于2018年1月召开项目组扩大会议，邀请电子文件系统研制的相关厂商和系统建设与使用单位共15个单位代表进行沟通和讨论，进一步研究和讨论《规范》的框架体系和专家意见采纳，起草小组于2018年3月讨论并初步形成《总则》（征求意见稿）。2018年4月起草小组面向全国档案行业的专家、学者和档案系统研制的相关机构征求意见，采取email电子发送函审和召开专家咨询会现场咨询2种方式进行征求意见，共发出邮件50封，召开现场咨询会2次邀请专家10人次，收到意见回复36人（其中29人提出建议，意见归类合并后共计19条），2018年10月起草小组进一步对《总则》（征求意见稿）的内容进行细化和讨论，对标准框架章节进行完善和改进，2018年12月16日召开专家咨询会，对《总则》（征求意见稿）进行专家论证和征求意见， 2019年10月起草小组在综合业内专家、学者和测评中心的相关人员的意见，按照国家标准制定的相关程序，开展网上公开征求意见，2020年1月形成《总则》（网上征求意见稿），报送国电联办，对该标准通过互联网进行公开征求意见。

三、标准编制的原则

本标准在编制过程中按照GB/T1.1-2009 《标准化工作导则第1部分：标准的结构和编写规则》的要求进行编写。

四、建议本标准为推荐性国家标准

建议尽快发布本标准文件，以有利于电子文件管理系统的研制、实施和使用，按照标准的要求进行开展，从而确保电子文件管理的质量。

清华大学

国家电子文件管理国部际联席会议办公室

中国人民大学电子文件系统测试中心

北京数科网维技术有限责任公司

2020年01月10日