电子文件管理 电子文件管理系统测评规范 第1部分 总则-编制说明
电子文件管理规范
电子文件管理规范一、背景介绍随着信息技术的快速发展，电子文件的管理变得越来越重要。
电子文件管理规范旨在确保电子文件的安全、完整和可追溯，提高组织的工作效率和信息管理水平。
本文将详细介绍电子文件管理规范的要求和实施步骤。
二、电子文件管理规范的目标1. 确保电子文件的安全性：采取措施保护电子文件的机密性、完整性和可用性，防止非授权访问、篡改和丢失。
2. 提高电子文件的检索效率：建立标准化的文件命名和分类体系，便于用户快速准确地检索所需文件。
3. 加强电子文件的管理和监控：建立电子文件的生命周期管理机制，确保文件按照规定的期限进行保留和销毁。
4. 促进信息共享和协作：建立电子文件共享平台，提供便捷的协作工具，促进信息共享和团队合作。
三、电子文件管理规范的要求1. 文件命名规范（1）采用有意义的文件名：文件名应能准确反映文件的内容和意义，避免使用无意义的编号或符号。
（2）遵循统一的文件命名规则：建立统一的文件命名规则，包括日期、项目名称、文件类型等要素，便于文件的分类和检索。
（3）避免文件名过长：文件名应尽量简洁，不超过一定长度限制，以免影响文件的存储和传输。
2. 文件分类管理（1）建立标准的文件分类体系：根据组织的业务特点和需求，建立统一的文件分类体系，确保文件分类清晰明确。
（2）制定文件分类标准和流程：明确文件分类的标准和流程，指导用户按照规定分类文件，避免文件分类混乱和重复。
（3）定期进行文件分类的审核和调整：根据实际情况，定期对文件分类进行审核和调整，保持文件分类的有效性和适应性。
3. 文件存储和备份（1）建立统一的文件存储结构：建立统一的文件存储结构，包括文件夹的命名和层级结构，方便文件的组织和管理。
（2）确保文件存储的安全性：采用合适的存储设备和技术手段，确保文件的安全存储，防止文件丢失或损坏。
（3）定期进行文件备份：定期对重要的电子文件进行备份，确保文件的可恢复性，防止因意外事件导致文件丢失。
《政府系统综合办公信息化建设规范第1部分 总则》(征求意见稿)
ICS35.240.01L67 DB45 广西壮族自治区地方标准DB 45/ Txx.1—2019政府系统综合办公信息化建设规范第1部分：总则Technical specification of government office system—Part1: General principles点击此处添加与国际标准一致性程度的标识（征求意见稿）2019-XX-XX发布2019-XX-XX实施前言《政府系统综合办公信息化建设规范》分为以下8个部分：——第1部分：总则；——第2部分：资源与应用支撑；——第3部分：电子公文；——第4部分：政务活动；——第5部分：政务督查；——第6部分：政务值守；——第7部分：移动办公；——第8部分：综合效能评价。
本部分为DB45/TXXX-2019的第1部分。
本部分按照GB/T 1.1—2009给出的规则起草。
本部分由广西壮族自治区人民政府办公厅提出。
本部分起草单位：广西壮族自治区人民政府办公厅、广西壮族自治区财政厅、广西壮族自治区卫生健康委员会、广西壮族自治区市场监督管理局、北海市人民政府办公室、钦州市人民政府办公室、桂林市人民政府办公室、电子科技大学。
本部分主要起草人：政府系统综合办公信息化建设规范第1部分：总则1 范围DB45/TXXXX-2019的本部分规定全区政府系统综合办公信息化建设的总体架构、总体建设要求及对建设内容的一般性要求，包括政府系统综合办公信息化建设的基础设施、资源与应用支撑、业务应用、展示、运维管理、信息安全等内容。
本部分适用于广西政府系统各级各部门综合办公业务信息化建设与管理。
2 规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。
凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文件。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。
GB/T 22239 信息安全技术网络安全等级保护基本要求GB/T 25070 信息安全技术网络安全等级保护安全设计技术要求GB/T 28448 信息安全技术网络安全等级保护测评要求GB/T 30850.1 电子政务标准化指南第1部分：总则GB/T 30850.3 电子政务标准化指南第3部分：网络建设GB/T 30850.4 电子政务标准化指南第4部分：信息共享GB/T 30850.6 电子政务标准化指南第6部分：信息安全GB/T 33482 党政机关电子公文系统建设规范GB/T 35282 信息安全技术电子政务移动办公系统安全技术规范DB45/T 950 政府系统电子公文传输与交换3 术语和定义下列术语和定义适用于本文件。
GBT 17678.1-1999 CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求 第一部分：电子文件归档与档案管理
CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求（GB／T17678.1—1999）发布时间：2008-09-08 信息来源：深圳市档案局【内容纠错】第一部分：电子文件归档与档案管理1 范围本标准规定了CAD 生成的电子文件收集、积累、整理、鉴定、归档与档案管理的一般要求。
本标准适用于光盘存储CAD 产生的电子文件及电子档案。
将已归档的纸质文件、图纸输入光盘的情况不属本标准范围，但可参照本标准中的规定。
2 引用标准下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。
本标准出版时，所示版本均为有效。
所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。
GB ／T 7408 —1994 数据元和交换格式信息交换日期和时间表示法（eqvISO 8601 ：1988 ）GB ／T 8566 —1995 信息技术软件生存期过程GB ／T 8567 —1988 计算机软件产品开发文件编制指南GB ／T 9385 —1988 计算机软件需求说明编制指南GB ／T 9386 —1988 计算机软件测试文件编制规范GB ／T 17678.2 —1999 CAD 电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第二部分：光盘信息组织结构GB ／T 17679 —1999 CAD 电子文件光盘存储归档一致性测试GB ／T 17825.1 —1999 CAD 文件管理总则GB ／T 17825.2 —1999 CAD 文件管理基本格式GB ／T 17825.3 —1999 CAD 文件管理编号原则GB ／T 17825.4 —1999 CAD 文件管理编制规则GB ／T 17825.5 —1999 CAD 文件管理基本程序GB ／T 17825.6 一1999 CAD 文件管理更改规则GB ／T 17825.7 —1999 CAD 文件管理签属规则GB ／T 17825.8 —1999 CAD 文件管理标准化审查GB ／T 17825.9 —1999 CAD 文件管理完整性GB ／T 17825.10 —1999 CAD 文件管理存储与维护3 定义本标准采用下列定义：3.1 电子文件electronic records能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。
建设电子文件与电子档案管理规范标准
建设电⼦⽂件与电⼦档案管理规范标准建设电⼦⽂件与电⼦档案管理规范（2009-8-22）1总则1.0.1 为加强建设电⼦⽂件的归档与管理，建⽴真实、准确、完整、有效的建设电⼦档案，保障建设电⼦⽂件和电⼦档案的安全保管与有效开发利⽤，制定本规范。
1.0.2 本规范适⽤于建设系统业务管理电⼦⽂件和建设⼯程电⼦⽂件的归档和管理。
1.0.3 建设电⼦⽂件归档与电⼦档案管理除执⾏本规范外，尚应执⾏国家现⾏有关标准的规定。
2 术语2.0.1 建设电⼦⽂件electronic construction records在城乡规划、建设及其管理活动中通过数字设备及环境⽣成，以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信⽹络上传送的⽂件。
主要包括建设系统业务管理电⼦⽂件和建设⼯程电⼦⽂件两⼤类。
2.0.2 建设系统业务管理电⼦⽂件electronic records of construction professional administration建设系统各⾏业、专业管理部门(包括城乡规划、城市建设、村镇建设、、建筑业、住宅房地产业、勘察设计咨询业、市政公⽤事业等⾏政管理部门，以及供⽔、排⽔、燃⽓、热⼒、园林、绿化、市政、公⽤、市容、环卫、公共客运、规划、勘察、设计、抗震、⼈防等专业管理单位)在业务管理和业务技术活动中通过数字设备及环境⽣成的，以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信⽹络上传送的业务及技术⽂件。
2.0.3 建设⼯程电⼦⽂件electronic records of construction engineering在⼯程建设过程中通过数字设备及环境⽣成，以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信⽹络上传送的⽂件。
建设⼯程电⼦⽂件主要包括⼯程准备阶段电⼦⽂件、监理电⼦⽂件、施⼯电⼦⽂件、竣⼯图电⼦⽂件和竣⼯验收电⼦⽂件。
GBT全部档案国家现行标准(20180725截止)
序号标准号1GB/T 17678.1-1999 2GB/T 17678.2-1999 3GB/T 17679-1999 4GB/T 11821-2002 5GB/T 20163-2006 6GB/T 20530-2006 7GB/T 22272-2008 8GB/T 11822-2008 9GB/T 9705-200810GB/T 15418-2009 11GB/T 24422-2009 12GB/T 24573-2009 13GB/T 26841-2011 14GB/T 28042-2011 15GB/T 27703-2011 16GB/T 28624-2012 17GB/T 29194-2012 18GB/T 30108-2013 19GB/T 30235-2013 20GB/T 31021.2-2014 21GB/T 31599-2015 22GB/T 31952-2015 23GB/T 31913-2015 24GB/T 31914-2015 25GB/T 32623-2016 26GB/T 18894-2016 27GB/T 33189-2016 28GB/T 33190-2016 29GB/T 33870-2017标准名称CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求 第一部分:电子文件归档与档案管理CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求 第二部分:光盘信息组织结构CAD电子文件光盘存储归档一致性测试照片档案管理规范中国档案机读目录格式文献档案资料数字化工作导则良好实验室规范建议性文件 建立和管理符合良好实验室规范原则的档案科学技术档案案卷构成的一般要求文书档案案卷格式档案分类标引规则信息与文献 档案纸 耐久性和耐用性要求金库和档案室门耐火性能试验方法基于电子商务活动的交易主体 企业信用档案规范基于电子商务活动的交易主体 个人信用档案规范信息与文献 图书馆和档案馆的文献保存要求组织机构代码数字档案管理与技术规范电子文件管理系统通用功能要求信息与文献 图书馆和档案馆的图书、期刊、连续出版物及其它纸质文献的装订要求 方法与材料古代壁画保护修复档案规范电子文件系统测试规范 第2部分：归档管理系统功能符合性测试细则社会保险业务档案管理规范企业信用档案信息规范文书类电子文件形成办理系统通用功能要求电子文件管理系统建设指南流动人员人事档案管理服务规范电子文件归档与电子档案管理规范电子文件管理装备规范电子文件存储与交换格式 版式文档干部人事档案数字化技术规范状态发布日期实施日期现行1999/2/261999/10/1现行1999/2/261999/10/1现行1999/2/261999/10/1现行2002/12/42003/5/1现行2006/3/152006/10/1现行2006/10/92007/3/1现行2008/8/42009/4/1现行2008/11/132009/5/1现行2008/11/132009/5/1现行2009/9/302010/2/1现行2009/9/302010/2/1现行2009/10/302010/4/1现行2011/7/292011/12/1现行2011/10/312012/2/1现行2011/12/302012/5/1现行2012/7/312012/11/1现行2012/12/312013/6/1现行2013/12/172014/4/15现行2013/12/312014/12/1现行2014/9/32015/2/1现行2015/6/22016/1/1现行2015/9/212016/1/1现行2015/9/112016/5/1现行2015/9/112016/5/1现行2016/4/252016/11/1现行2016/8/292017/3/1现行2016/10/132017/5/1现行2016/10/132017/5/1现行2017/7/12017/7/1。
电子文件全程管理系统测评规范
电子文件全程管理系统测评规范国家电子文件支撑平台项目标准规范电子文件全程治理系统测评规范（建议草稿）2010年11 月17日目次前言 (1)引言 (2)1 范畴 (3)2 规范性引用文件 (3)3 术语和略缩语 (3)4 测评指标及评判原则 (4)4.1 测评指标及分类 (4)4.1.1 测评指标 (4)4.1.2 评分项 (4)4.1.3 观看项 (5)4.2 测试指标评判原则 (5)4.2.1 差不多原则 (5)4.2.2 评分原则 (5)5 测评方法 (6)6 测评内容 (6)6.1 功能 (6)6.1.1 应用基础支撑软件 (6)6.1.2 业务与功能组件 (22)6.1.3 工具类软件 (34)6.1.4 电子文件办公软件 (6)6.1.5 机关电子档案治理 (8)6.1.6 综合类档案馆电子档案治理 (16)6.1.7 电子文件公布利用 (22)6.2 效率 (61)6.3 安全可靠性 (66)6.4 兼容性 (68)6.5 易用性 (68)6.6 用户文档 (69)前言《电子文件全程治理系统测评规范》是基于《电子文件全程治理业务需求规范》和软件质量相关国家标准编写制定，要紧针对电子文件全程治理系统涉及的一系列软件产品的功能、效率、安全可靠性、兼容性、易用性以及用户文档进行测评。
本规范的功能测试内容与《电子文件全程治理业务需求规范》的功能需求保持一致性，具体功能点详细要求应以《电子文件全程治理业务需求规范》为准。
本规范在国家档案局实施的《国家电子文件支撑平台系统》项目成果基础上编制。
本规范的编制规则依据GB/T1.1-2009标准化工作导则第一部分：标准的结构和编写。
本规范由国家档案局中央档案馆提出。
本规范由国家档案局中央档案馆归口。
本规范起草单位：国家档案局、东软集团股份、中国软件评测中心。
本规范要紧起草人：李和平、王良城、马淑桂、刘伟晏、王雁宾、冯丽伟、蔡学美、任锦华、郝晨辉、周萌、刘晓光、黄静涛、徐亮、邹德军、林祥振、唐建斌、陈亚军、吕艳静、王洪雨、吴娓娓、曹晓芳。
电子文件归档与管理规范
电子文件归档与管理规范（GB/T 18894—2002）1 范围本规范规定了在公务活动中产生的,具有保存价值的电子文件的形成、捕获、积累、归档、保管、利用的基本方法与要求。
本规范适用于九省区各级国家档案馆、各级党政机关与社会团体、企事业单位,其他社会组织可参照执行。
各级党政机关与社会团体，应依据本规范对本单位形成的具有保存价值的电子文件进行及时捕获、归档、分类、鉴定、利用、统计与科学有效的管理。
各级国家档案馆应依据本规范对接收进馆的归档电子文件，以及馆藏档案数字化资源进行备份、管理与长期保存.2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。
凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单(不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
GB/T 11821－2002 照片档案管理规范GB/T 18894-2002 电子文件归档与管理规范GB/T 19667.1—2005 基于XML的电子公文格式规范第1部分：总则（Specification for the structure of electronic official document based on XML-Part:1 General principles）GB/T 19667。
2-2005 基于XML的电子公文格式规范第2部分：公文体GB/T 20916-2007 中文办公软件文档格式规范DA/T 1-2000 档案工作基本术语DA/T 18-1999 档案著录规则DA/T 31-2005 纸质档案数字化技术规范DB/T 380—2002 江西省归档文件整理规则中办发[1996]14号中国共产党机关公文处理条例国发﹝2000﹞23号关于发布《国家行政机关公文处理办法》的通知国家档案局第6号令《电子公文归档管理暂行办法》,2003年7月28日国家档案局第8号令机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定，2006年12月19日中华人民共和国电子签名法ISO 15489 Information and documentation—Records management (信息与文献——文件管理)ISO 23081—1 Information and documentation – Records Management Processes – Metadata for Records—Part 1：Principles(信息与文献—-文件管理——元数据原则）ISO 14721 Open archives information system (OAIS,开放档案信息系统)W3C Namespaces in XML XML的命名空间（Namespaces)ISO/IEC 26300 ：2006 INFORMATION TECHNOLOGY - OPEN DOCUMENT FORMAT FOR OFFICE APPLICATIONS (OPENDOCUMENT) V1.0 （信息技术—办公应用程序开放文档格式）ISO 19005—1 ：2005 DOCUMENT MANAGEMENT — ELECTRONIC DOCUMENT FILE FORMAT FOR LONG-TERM PRESERVATION - PART 1: USE OF PDF 1。
电子文件管理规范
电子文件管理规范一、背景介绍随着信息技术的飞速发展，电子文件的管理成为现代组织和企业不可忽视的重要任务。
为了保证电子文件的安全性、可用性和可追溯性，制定一套科学合理的电子文件管理规范是必要的。
二、目的和范围本文旨在规范电子文件的创建、存储、传输、访问和销毁等环节，确保电子文件的合规性和有效性。
适合于所有使用电子文件的组织和企业。
三、术语定义1. 电子文件：指以数字形式存储的文件，包括文本、图片、音频、视频等多种形式。
2. 电子文件管理系统（EFMS）：指用于电子文件的创建、存储、传输、访问和销毁等管理工作的软硬件系统。
3. 元数据：指描述电子文件属性和特征的数据，包括文件名称、创建者、创建时间、修改时间等信息。
4. 文档流程：指电子文件在组织内部流转的过程，包括创建、审核、审批、归档等环节。
四、电子文件管理原则1. 合规性原则：电子文件的管理必须符合法律法规和组织内部规定，确保文件的合法性和安全性。
2. 完整性原则：电子文件必须完整保存，不得随意删除或者篡改，确保文件的真实性和可信度。
3. 可追溯性原则：电子文件必须有明确的创建、修改和访问记录，能够追溯文件的操作历史。
4. 便捷性原则：电子文件的创建、存储和访问应简便高效，提高工作效率和便利性。
5. 保密性原则：电子文件必须采取适当的安全措施，防止未经授权的访问和泄露。
五、电子文件管理流程1. 文件创建（1）电子文件应按照组织内部规定的命名规范进行命名，确保文件名称的惟一性和易识别性。
（2）在创建电子文件时，应填写相关的元数据信息，包括文件名称、创建者、创建时间等。
（3）对于重要的电子文件，应进行数字签名或者加密，确保文件的完整性和安全性。
2. 文件存储（1）电子文件应存储在专门的电子文件管理系统中，确保文件的集中管理和统一权限控制。
（2）电子文件的存储介质应具备可靠性和稳定性，定期进行备份和恢复测试，防止数据丢失。
（3）对于长期保存的电子文件，应采用合适的存储介质和格式，确保文件的长期可读性和可访问性。
CJJT 117-2017 建设电子文件与电子档案管理规范
本规范主编单位：住房和城乡建设部科技与产业化发展 中心
本规范参编单位：中国人民大学信息资源管理学院
2术 语
2. 0. 1 建设电子文件 electronic documents of construction 在城乡规划、建设及其管理活动中形成的，可依靠计算机等
数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的数字格式的信息 记录。简称电子文件。 2. 0. 2 建设业务管理电子文件 electronic documents of con
5
目次
1总则................................................. 1 2术语................................................. 2 3 基本规定.............................................6 4电子文件形成 ........................................ 8
本规范修订的主要技术内容是：1.按照电子文件生命周期 管理的要求进行了调整；2.增加了电子文件形成与归档过程中 的创建与保存、文件分类、捕获和固化；增加了电子文件归档后 的安全保护；增加了电子档案移交目录、电子档案移交与接收证 明书、保管期满档案续存清册等方面内容；3.删除了电子文件 代码标识、电子文件收集积累的程序、电子文件的汇总、电子档 案的统计、电子文件（档案）案卷（或项目）级登记表、电子文 件（档案）文件级登记表、电子文件更改记录表等内容；4.修 订了归档范围、归档文件格式、整理、归档要求、检测、移交、 接收、存储备份等方面内容，整合了电子档案的脱机保管与有效 存储。
电子文件全程管理系统测评规范
电子文件全程管理系统测评规范电子文件全程管理系统测评规范为了确保电子文件全程管理系统的合规性和优秀性，制定一套完整的测评规范非常必要。
一个科学、完备、先进的测评规范可以有效地指导电子文件全程管理系统的设计和开发，保障系统的可靠性和稳定性，提高电子文件管理的效率和水平。
一、测评范围电子文件全程管理系统是指用来处理、保管、检索和利用电子文件的信息化系统。
通常包括电子文件的收集、整理、存储、分类、检索、合规性管理、安全保障、转换等一系列业务功能。
电子文件全程管理系统测评主要包括以下方面：1.系统可用性：系统能否满足用户的实际需求，包括业务处理速度、数据准确性、界面友好性、用户体验等。
2.系统安全性：系统是否具有完善的安全机制，保障电子文件的机密性、完整性、可靠性和可追溯性。
3.系统稳定性：系统是否能在长时间运行的情况下保持稳定，避免频繁故障出现。
4.系统易用性：系统的操作是否简便易懂，是否能够有效地提高用户的工作效率。
5.系统扩展性：系统是否具有良好的扩展性，支持各种新的业务需求的实现。
二、测评方法电子文件全程管理系统测评需要采用一套科学严谨的测评方法，对系统进行全面深入的分析和评价。
下面是常用的测评方法：1.现场调研法：现场调研法是指通过实地参观、面谈、询问等方法，实现对电子文件全程管理系统实际情况的了解和分析。
首先要确定调研对象，即电子文件全程管理系统的使用者、管理者和开发者。
其次，需要通过个别访谈、集体讨论等方式，获取系统设计和实施的一些具体信息和数据。
2.文献资料法：文献资料法是指通过阅读系统设计和开发的技术文档、用户手册、测试报告、维护记录等资料，对电子文件全程管理系统的物理架构、系统功能、技术特点等进行了解和分析。
对于文献资料的选择要注意到必须审慎，了解相关的资料，通过有效的调研方法获得更多真实有效的信息。
三、测评标准为了保证电子文件全程管理系统测评的科学性和公正性，需要制定一套测评标准，对系统进行评价和打分。
电子文件管理规范
电子文件管理规范一、背景介绍随着信息技术的快速发展，电子文件管理在各个领域中扮演着越来越重要的角色。
电子文件管理规范的制定旨在规范组织内部电子文件的创建、存储、传输和销毁等环节，以确保电子文件的安全性、可靠性和可检索性，提高工作效率和信息管理水平。
二、目的和范围1. 目的：本规范的目的是为了规范电子文件的管理流程，确保电子文件的完整性、准确性和可用性，提高工作效率和信息管理水平。
2. 范围：本规范适合于所有组织内部产生、使用和管理的电子文件。
三、术语定义1. 电子文件：指以数字形式存储的文件，包括文本、图象、音频、视频等形式的文件。
2. 文件管理系统：指用于电子文件的创建、存储、传输和销毁等管理活动的软件系统。
3. 元数据：指描述电子文件属性的数据，包括文件名称、创建日期、作者、关键词等。
四、电子文件管理流程1. 创建与归档1.1 创建：电子文件应按照规定的格式和命名规则进行创建，确保文件的可读性和可编辑性。
1.2 归档：创建的电子文件应及时归档到文件管理系统中，同时为文件添加必要的元数据，以便后续的检索和管理。
2. 存储与备份2.1 存储：电子文件应存储在安全可靠的存储介质中，避免数据丢失和损坏。
存储介质可以是硬盘、网络存储设备或者云存储服务等。
2.2 备份：定期对存储的电子文件进行备份，确保文件的安全性和可恢复性。
备份的频率和方式应根据文件的重要性和敏感性进行合理设置。
3. 传输与共享3.1 传输：在需要传输电子文件时，应使用安全可靠的传输方式，如加密传输、虚拟专用网络等，以防止文件被非法获取或者篡改。
3.2 共享：对于需要共享的电子文件，应根据权限设置进行控制，确保惟独有权人员可以访问和修改文件。
4. 检索与访问4.1 检索：电子文件管理系统应提供便捷的检索功能，用户可以通过文件名称、作者、关键词等元数据进行检索，快速找到所需文件。
4.2 访问：根据不同的权限设置，用户可以进行文件的查看、编辑、复制和打印等操作。
2课件《建设电子文件与电子档案管理规范》CJJ T117
15）电子签章：利用图像处理技术将电子签名操作转化为与纸质文 件盖章操作相同的可视效果，是电子签名的一种表现形式。 16）城建档案信息管理系统：城建档案管理机构用于接收、存储、 管理城建档案信息，并提供检索和利用的信息系统。 17）检测：按照一定的标准对电子文件和电子档案的准确性、完整 性、可用性和安全性进行测试、核验的过程。
登记是电子文件管理系统根据既定规则分配给文件唯一标识 符的过程，登记意味着电子文件正式成为电子文件管理系统的管 理对象。登记是捕获的一个动作，捕获包含登记。
9）处置：根据鉴定结果，按照电子文件处置规范或其他工具， 对电子文件实施留存、销毁或移交的一系列过程。 10）移交：建设系统各行业、专业管理部门和建设工程档案形 成单位按规定将电子档案送城建档案管理机构保存的过程。 11）接收：城建档案管理机构按规定收存有关单位移交的电子 档案的过程。
1.0.2 本规范适用于建设电子文件的形成、归档，以及 建设电子档案的移交、接收、保管、利用等全过程管理。 (说明：凡从事城乡规划、建设及其管理活动，产生、保管、利
用建设电子文件和电子档案的单位都应执行本规范，并按本规
范的规定对建设电子文件和电子档案进行全程管理。)
第2章 术语(CJJ117新增术语)
(2) 为电子文件的安全传输提供了保障
在电子文件交换过程中，文件接收方必须确认 两个问题: 第一，所接收的文件在传输过程中无篡 改; 第二，电子文件确由指定的发送方发出，未被 伪造，且无法抵赖。电子签名常常应用在交换、传 输、捕获、归档、移交等交互性环节。
(3) 有助于提升信息时代电子文件子文件真实性、完整性、可用性、安 全性的前提下，将文件从一个系统转移到另一个系统，或从一 个存储媒体转换到另一种存储媒体的过程。 13）格式转换：将电子文件从一种格式转换为另一种格式，或 由专用格式转换为相对稳定的通用格式或版式格式的过程。 14）电子签名：数据电文中以电子形式所含、所附，用于识 别签名人身份并表明签名人认可其中内容的数据。
电子文件编号管理制度
电子文件编号管理制度一、总则为规范和管理电子文件的编号工作，提高文件管理的效率和质量，保障文件的安全和完整性，特制定本管理制度。
二、适用范围本管理制度适用于公司内所有电子文件的编号工作。
三、编号原则1. 独一性原则：每个电子文件应当有唯一的编号，以确保文件的唯一性和可追溯性。
2. 顺序性原则：电子文件的编号应当按照一定的顺序规则进行编制，便于查找和管理。
3. 分类原则：根据电子文件的类型和内容进行分类编号，便于分类管理和检索。
四、编号规则1. 编号组成：电子文件编号由数字、字母或符号组成，具体规则由公司文件管理部门制定。
2. 编号长度：电子文件编号的长度应符合实际管理需要，避免过长或过短。
3. 编号前缀：根据文件的种类和性质，可以设置前缀以区分不同类型的文件。
4. 编号分隔符：可以在编号中设置适当的分隔符号，便于阅读和识别。
五、编号管理流程1. 申请编号：提交申请电子文件编号的表格，明确文件的名称、类型和用途。
2. 编号审批：由公司文件管理部门负责审批电子文件编号，并将编号通知申请人。
3. 编号记录：将已审批的电子文件编号记录在文件管理系统中，便于后续管理和查找。
4. 编号分发：将编号通知相关部门或个人，并告知编号的使用规则和注意事项。
5. 编号更新：对已使用的编号进行更新维护，保持编号的准确性和完整性。
六、编号管理要求1. 严格执行编号规则，不得私自更改或篡改已有的编号。
2. 对重要文件的编号，应加密保护，防止泄露或篡改。
3. 定期审查和更新编号管理制度，确保其适应实际工作需要。
4. 对于废弃或作废的电子文件，应及时注销其编号以防混淆。
5. 对于涉密的电子文件，应根据保密等级设置相应的编号管理措施。
七、附则本管理制度由公司文件管理部门负责解释和执行，如有需要，可根据实际情况进行适当调整和修改。
以上为电子文件编号管理制度，公司全体员工应严格遵守并积极配合实施，以确保文件管理工作的顺利进行。
电子文件管理规范
电子文件管理规范一、引言电子文件管理是现代信息化时代的必然要求，它对于提高工作效率、降低成本、保障信息安全具有重要意义。
本文旨在规范电子文件的管理，确保电子文件的有效性、可靠性和安全性。
二、适用范围本规范适用于所有涉及电子文件管理的部门和人员。
三、术语定义1. 电子文件：指以数字形式存储的各种文档、图片、音视频等信息。
2. 电子文件管理系统：指用于电子文件的存储、检索、共享和保护的软件系统。
3. 元数据：指描述电子文件属性和内容的信息，如文件名称、创建时间、作者等。
四、电子文件管理流程1. 文件创建与归档a. 文件创建时，应按照规定的命名规范命名，并填写相关元数据。
b. 归档时，应将文件存储至电子文件管理系统，并进行分类、索引和标注。
2. 文件存储与备份a. 电子文件应存储在专门的文件服务器或云存储平台中，确保存储空间充足且安全可靠。
b. 定期进行文件备份，保障文件的可恢复性。
3. 文件检索与共享a. 电子文件管理系统应提供便捷的检索功能，支持关键词、日期、文件类型等多种检索方式。
b. 合理设置文件的权限，确保只有授权人员可以访问和编辑文件。
c. 支持文件的共享和协作，方便多人协同办公。
4. 文件审批与流转a. 电子文件管理系统应提供审批流程设置和流转功能，确保文件的合规审批和流程可控。
b. 文件的审批记录应详细记录，包括审批人、审批时间和审批意见等信息。
5. 文件保密与安全a. 根据文件的保密级别，设置不同的访问权限，确保文件的安全性。
b. 定期进行文件的安全检查和漏洞修复，防止文件被非法篡改或泄露。
六、文件管理责任1. 部门负责人应制定本部门的电子文件管理制度，并组织实施。
2. 文件管理员负责电子文件的管理和维护，包括文件的归档、备份、检索和共享等工作。
3. 电子文件管理系统的管理员负责系统的安装、配置和维护，确保系统的正常运行。
七、附则1. 本规范自发布之日起生效，由各部门严格执行。
2. 本规范的解释权归公司信息化管理部门所有。
电子文件管理规范
电子文件管理规范一、引言电子文件管理规范是为了规范组织内部电子文件的创建、存储、传输、共享和销毁等全生命周期管理的一套标准化要求。
本规范的目的是确保电子文件的有效性、可靠性、完整性和安全性，提高组织的工作效率和信息管理水平。
二、适合范围本规范适合于组织内部所有电子文件的管理，包括但不限于办公文档、报告、合同、会议记要、电子邮件、电子表格、图片和音频等。
三、文件创建1. 文件命名规范1.1 文件名应简明扼要地反映文件内容，避免使用含糊不清的名称。
1.2 文件名应使用英文或者数字，并避免使用特殊字符和空格。
1.3 文件名应具有一致性，方便查找和识别。
2. 文件格式规范2.1 文件应选择常见的标准格式，如.docx、.xlsx、.pdf等，以确保文件的可读性和可访问性。
2.2 文件应尽量避免使用过时的或者不常见的文件格式，以防止文件无法打开或者读取。
四、文件存储1. 存储设备1.1 文件应存储在组织提供的网络存储设备或者云存储平台上，确保文件的安全性和可访问性。
1.2 文件存储设备应定期备份，以防止数据丢失和文件损坏。
2. 文件目录结构2.1 文件应按照一定的目录结构进行分类和存储，以方便文件的查找和管理。
2.2 目录名称应简明扼要地反映该目录下文件的内容，避免使用过长或者含糊不清的名称。
五、文件传输1. 内部传输1.1 内部传输指组织内部员工之间的文件传输，应优先使用组织内部的网络传输工具或者电子邮件进行传输。
1.2 传输的文件应进行加密保护，以防止文件被未授权人员访问或者篡改。
2. 外部传输2.1 外部传输指组织与外部合作火伴之间的文件传输，应使用安全可靠的传输方式，如加密的FTP或者安全的云存储平台。
2.2 传输的文件应进行数字签名或者加密，以确保文件的完整性和安全性。
六、文件共享1. 内部共享1.1 内部共享指组织内部员工之间的文件共享，应使用组织内部的共享平台或者文件管理系统进行共享。
1.2 共享的文件应设置适当的权限，确保惟独授权人员能够访问和编辑文件。
有限公司电子文件归档与电子档案管理办法
XX有限公司电子文件归档与电子档案管理办法第一章总则第一条为规范XX有限公司（以下简称“公司”）电子文件归档与电子档案管理工作，逐步推进电子档案单套制管理，确保电子档案真实、完整、可用和安全，发挥其在科技创新活动中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《电子文件管理暂行办法》、《科学技术研究档案管理规定》及有关制度规范，结合公司实际，制定本办法。
第二条本办法适用于公司电子文件归档与电子档案管理工作，涉密电子文件归档与电子档案管理应符合国家保密管理要求。
第三条本办法所称电子文件，是指通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的文字、图表、数据、图像、音频和视频等各种信息记录。
第四条本办法所称电子档案，是指具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件。
第五条公司电子文件归档与电子档案管理实行统一领导、分级管理，遵循电子文件形成和电子档案利用规律，坚持“统一管理、全程管理、规范标准、便于利用、安全保密”的基本原则。
第二章管理职责第六条公司综合部是公司档案工作主管部门，负责电子文件归档与电子档案管理工作的宏观管理、统筹协调。
XX有限公司档案室（以下简称“档案室”）负责组织实施，包括：（一）负责制定公司电子文件归档与电子档案管理制度规范；（二）负责公司电子文件归档与电子档案管理工作业务指导、检查与评价；（三）负责建设公司数字档案室；（四）负责公司及所属部门及其他单位电子文件归档与电子档案管理工作，建设机关数字档案室；（五）负责电子档案接收、管理、长期保存和知识服务。
第七条公司各部门负责将电子文件归档与电子档案管理工作纳入本部门相关制度规范和工作流程；负责本部门电子文件及其元数据的收集、整理和归档工作；负责协助落实本部门建设的业务系统与公司电子档案管理系统的相互衔接。
第八条公司所属单位负责本单位电子文件归档与电子档案管理工作具体实施，包括：（一）将电子文件归档与电子档案管理纳入本单位信息化建设规划，配套制定相关制度规范；（二）统筹推进本单位业务系统归档功能建设、电子档案管理系统建设，确保业务系统与电子档案管理系统相互衔接；（三）将电子文件归档纳入本单位相关制度规范和工作流程，推动本单位电子文件归档与科研、管理工作同步开展；（四）配好配齐综合档案室档案工作人员，并为电子文件归档与电子档案管理工作提供充分的条件保障；（五）明确本单位相关部门电子文件归档与电子档案管理工作职责：1.电子文件形成或办理部门：负责电子文件及其元数据的收集、整理和归档工作。
电子文件管理细则第部分文书电子文件元数据方案(
电子文件管理细则第一部分：文书电子文件元数据方案（征求意见稿）1 范围本标准规定了电子文件形成、交换、归档、移交、保管、利用等全过程元数据设计、捕获、著录的一般要求。
本标准适用于各级档案馆和各级机关，企事业单位和其他社会组织可以参照执行。
本标准适用于原生电子文件，以及纸质档案数字化图像、文本的管理。
2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。
凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
GB/T 2260 中华人民共和国行政区划代码GB 2312-1980 信息交换用汉字编码字符集基本集GB/T 4880.2 语种代码名称第2部分：3字母代码（eqv ISO 639-2:1998）GB/T 4881 中国语种代码GB/T 7156-2003 文献保密等级代码与标识GB/T 7408-2005 数据元和交换格式信息交换日期和时间表示法（idt ISO 8601:2000）GB/T 9704-1999 国家行政机关公文格式GB/T 11714-1997 全国组织机构代码编制规则GB/T 13967-1992 全宗单GB 18030-2005 信息技术中文编码字符集GB/T 18391（所有部分）数据元的规范与标准化 [idt ISO/IEC 11179（所有部分）]GB/T 18894-2002 电子文件归档与管理规范DA/T 1-2000 档案工作基本术语DA/T 13-1994 档号编制规则DA/T 14-1994 全宗指南编制规范DA/T 18-1999 档案著录规则DA/T 19-1999 档案主题标引规则DA/T 22-2000 归档文件整理规则DA/T 31-2005 纸质档案数字化技术规范国档发〔1987〕4号编制全国档案馆名称代码实施细则国发〔2000〕23号关于发布《国家行政机关公文处理办法》的通知国家档案局令第8号机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定中办发〔1996〕14号《中国共产党机关公文处理条例》中国档案分类法中国档案主题词表ISO 15489-1:2001 信息与文献文件管理第1部分通用原则ISO 23081-1:2006 信息与文献文件管理流程文件元数据第1部分原则ISO/TS 23081-2:2007 信息与文献文件管理流程文件元数据第2部分概念与执行事宜3 术语和定义GB/T 9704-1999、DA/T 1-2000、《中国共产党机关公文处理条例》和《国家行政机关公文处理办法》中确立的以及下列术语和定义均适合本标准。
中共中央办公厅、国务院办公厅关于印发《电子文件管理暂行办法》的通知
中共中央办公厅、国务院办公厅关于印发《电子文件管理暂行办法》的通知文章属性•【制定机关】中共中央办公厅,国务院办公厅•【公布日期】2009.12.08•【文号】厅字〔2009〕39号•【施行日期】2009.12.08•【效力等级】办法•【时效性】现行有效•【主题分类】机关运行保障正文中共中央办公厅、国务院办公厅关于印发《电子文件管理暂行办法》的通知（2009年12月08日厅字〔2009〕39号）《电子文件管理暂行办法》已经党中央、国务院领导同志同意，现印发给你们，请遵照执行。
电子文件管理暂行办法第一章总则第一条为规范电子文件管理，确保电子文件的真实、完整、可用和安全，保存国家历史记录，促进信息资源开发利用，推动国家信息化健康发展，按照国家有关法律法规，制定本办法。
第二条本办法所称电子文件，是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。
第三条电子文件管理应当遵循信息化条件下电子文件形成和利用的规律，坚持下列基本原则：（一）统一管理。
对电子文件管理工作实行统筹规划，统一管理制度，对具有保存价值的电子文件实行集中管理。
（二）全程管理。
对电子文件形成、办理、传输、保存、利用、销毁等实行全过程管理，确保电子文件始终处于受控状态。
（三）规范标准。
制定统一标准和规范，对电子文件实行规范化管理。
（四）便于利用。
发挥电子文件高效、便捷的优势，对有价值的电子文件提供分层次、分类别共享应用。
（五）安全保密。
按照国家有关法律法规和规范标准的要求，采取有效技术手段和管理措施，确保电子文件信息安全。
第二章电子文件管理机构及职责第四条建立国家电子文件管理部际联系会议制度，由中共中央办公厅牵头，国务院办公厅、国家发展和改革委员会、工业和信息化部、财政部、国家档案局、国家保密局、国家密码管理局、国家标准化管理委员会等相关部门为成员单位，负责组织协调全国电子文件管理工作。
电子文件管理规范
电子文件管理规范一、概述电子文件管理规范是为了规范组织内部电子文件的创建、存储、传输、访问和销毁等过程，确保电子文件的安全、完整和可追溯性，提高工作效率和信息管理水平而制定的。
二、文件创建1. 文件命名规范文件名称应具有明确的含义，能够准确反映文件的内容和用途。
建议采用简洁清晰的命名方式，避免使用特殊字符和空格。
例如：项目名称-文件类型-日期-版本号2. 文件格式规范应根据文件的内容和用途选择合适的文件格式，以确保文件的可读性和兼容性。
常用的文件格式包括.docx、.xlsx、.pdf等。
3. 文件内容规范文件应包含必要的信息，如标题、作者、日期、摘要等，以方便查找和理解文件内容。
同时，应遵循组织内部的文件撰写规范，确保文件的一致性和规范性。
三、文件存储1. 存储位置规范文件应存储在指定的网络共享文件夹或者文档管理系统中，避免存储在个人电脑或者挪移存储设备中，以防止数据丢失或者泄露。
2. 文件归档规范根据文件的保管期限和重要性，将文件进行分类和归档，确保文件的整理和检索的便捷性。
建议采用层级式的文件夹结构，以清晰地组织和管理文件。
3. 文件备份规范定期对重要的电子文件进行备份，确保文件在乎外情况下的安全性和可恢复性。
备份的频率和方式应根据文件的重要性和变更频率进行合理的规划。
四、文件传输1. 内部传输规范内部传输指文件在组织内部的传递和共享。
应遵循组织内部的传输规范，如使用指定的文件传输工具或者邮件系统，并确保传输过程中文件的完整性和安全性。
2. 外部传输规范外部传输指文件与外部合作火伴或者客户之间的传递和共享。
应遵循组织的安全政策和合作协议，确保外部传输过程中文件的保密性和防篡改性。
五、文件访问1. 访问权限规范根据不同的岗位和工作职责，设置不同的文件访问权限，确保文件只能被授权人员访问和编辑。
权限的管理应定期进行审查和更新。
2. 文件查找规范提供便捷的文件查找功能，如通过关键词、文件属性或者文件夹结构等方式进行查找，以节省时间和提高工作效率。
电子文件管理规范
电子文件管理规范一、背景介绍随着信息技术的快速发展，电子文件的管理已经成为现代组织和企业不可或者缺的重要工作。
电子文件管理规范旨在建立一个统一的、规范的电子文件管理体系，确保电子文件的有效管理和安全保密。
二、目标和原则1. 目标：建立一个高效、安全、可追溯的电子文件管理系统，提高工作效率和信息共享能力。
2. 原则：- 合规性原则：遵循相关法律法规和组织内部政策，确保电子文件的合规管理。
- 完整性原则：保证电子文件的完整性，防止文件被篡改或者丢失。
- 可访问性原则：确保电子文件可以随时被合法授权的人员访问。
- 保密性原则：对于涉密文件，要采取相应的安全措施，确保信息不被泄露。
- 便捷性原则：提供便捷的电子文件检索和归档功能，方便用户使用。
三、电子文件管理流程1. 创建：根据文件的性质和内容，确定文件的名称、格式和存储位置，并填写相关属性信息。
2. 归档：将电子文件按照一定的分类标准进行归档，确保文件的有序存放。
3. 检索：提供便捷的检索功能，通过关键词、日期等条件进行检索，快速找到所需文件。
4. 审批：对于需要审批的文件，通过电子审批流程进行审批，并记录审批过程和结果。
5. 共享：对于需要共享的文件，提供权限管理功能，确保惟独授权人员可以访问。
6. 保留：对于需要长期保留的文件，根据相关规定进行定期备份和存档。
7. 销毁：对于再也不需要的文件，按照规定的期限和程序进行销毁，确保文件不被恶意利用。
四、电子文件管理的安全措施1. 访问控制：建立用户权限管理系统，确保惟独授权人员可以访问和操作电子文件。
2. 加密技术：对于涉密文件，采用加密技术进行保护，防止信息泄露。
3. 防病毒措施：使用有效的防病毒软件，及时更新病毒库，防止病毒感染。
4. 定期备份：对重要的电子文件进行定期备份，防止文件丢失或者损坏。
5. 审计追踪：记录电子文件的操作日志，确保文件的操作可追溯。
6. 物理安全：对存储电子文件的服务器和存储介质进行物理安全控制，防止非法获取。
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中华人民共和国国家标准
《电子文件系统测评规范第1部分：总则》
编制说明
一、任务来源
《电子文件系统测评规范》（以下简称《规范》）是关于电子文件系统测试和评估的系列国家标准，是国家电子文件标准体系的重要组成部分，国家电子文件管理部际联席会议办公室和国家标准化委员会将《规范》列入2012-2013年度国家标准制定计划中。
《规范》系列标准将随着电子文件系统相关的国家标准的发布而扩展，目前首先制定以下几部分：
——第1部分：总则
——第2部分：归档管理系统功能符合性测评细则
本文是第1部分的编制说明。
目前，《电子文件系统测评规范第2部分归档管理系统功能符合性测评细则》（GB/T 31021.2-2014）已发布。
二、主要工作过程
1．工作参与：2011年5月至2014年12月期间，中国人民大学电子文件系统测试中心工作人员参与了由国家标准委、工信部、国家档案局等多个部门共同研究和起草的《电子文件管理标准体系框架》的研究工作，主要承担了其中《电子文件管理系统通用功能要求》，《电子文件管理系统建设指南》、《电子文件系统测评规范》等标准的内容设计、方法研究和实施论证。
2. 研究背景：2011年12月，中国人民大学电子文件系统测试中心（以下简称ERSTC）接到国家电子文件管理部际联系会议办公室下发的任务书《电子文件管理归档利用相关系统测试标准研究任务要求》（国电联办函[2011]17号）,研究开展针对GB/T 29194-2012的测试方法与测试实施细则。
2012年12月ERSTC 完成该课题的研究，并针对国家电子文件管理标准体系框架的设计思路，提出电子文件系统测试规范应形成系列标准，其中《规范》第1部分应为总则，主要从总体角度明确系统测试的范围、内容、方法、流程、组织与管理等；《规范》第2部分和后续各部分应为“电子文件相关系统的测评实施细则”，如第2部分应
为面向GB/T 29194的ERMS系统标准符合性测试细则。
课题验收会上，专家一致同意该项目研究提议，并建议先将课题当前研究成果（针对GB/T29194的内容）推广应用为国家标准第2部分。
2013年国家电子文件管理部际联席会议办公室（以下简称国电联办），向国家标准化管理委员会申请制定《规范》两项国家标准并获批，其中《电子文件系统测试规范第2部分归档管理系统功能符合性测试》已由中国人民大学电子文件系统测试中心和国电联办合作完成，国标委于2014年发布了GB/T 31021.2-2014。
3. 任务承接与开展
2015年7月，中国人民大学电子文件系统测试中心承接国电联办立项的科研项目“电子文件管理系统测试规范第1部分：总则”（课题编号为：GDLB-2015-06，以下简称《总则》），成立项目研究团队，并组织相关人员开始《总则》标准框架体系结构和标准文稿内容的编写。
2015年11月10日启动会上，项目组征求业内专家的相关意见，明确了《总则》的总体框架和主体内容，并成立了标准起草工作小组，成员包括中国人民大学电子文件系统测试中心、北京数科网维技术有限责任公司、中国标准化研究院等相关人员。
3．标准起草：2015年12月，标准起草小组开始研究和制定《总则》的矿机体系、文稿内容编制与任务分工，结合国家认证认可制度规范研究和验证规范中明确的测评组织与管理机构的设置和职能，测评相关要求等，以及电子文件系统相关标准，研究和制定《总则》框架结构，明确测试范围、流程以及测试相关组织等，于2016年3月形成《总则》（初稿），并2016年5月12日召开课题成果讨论会，邀请电子文件管理相关专家、学者、电子文件系统软件开发相关厂商等对《总则》（初稿）的结构设计、内容规划、测试方法、研制过程和标准行文格式等进行咨询，以进一步证实《规范》研制的科学性和测试方法的可行性。
起草小组在课题成果研讨会意见基础上，进行修正、改进和完善，于2016年11月形成《规范》（专家咨询稿），并于2016年12月至2017年6月期间，面向全国电子文件管理领域相关的专家、学者和研究人员以email形式进行征求意见，共发出62封email，收到意见回复46人（其中28人提出建议，意见归类合并后共计18条），项目组于2017年8月开始对专家意见进行汇总、合并和研究讨论，采纳其中13建议，部分采纳1条意见，未采纳5条。
同时还进一步结合电
子文件系统测试的相关工作，对《规范》（专家咨询稿）中规定的方法和测试内容项进行论证。
2017年10月开始，起草小组在专家意见的基础上，进一步对《总则》（专家咨询稿）进行改进和完善，并于2018年1月召开项目组扩大会议，邀请电子文件系统研制的相关厂商和系统建设与使用单位共15个单位代表进行沟通和讨论，进一步研究和讨论《规范》的框架体系和专家意见采纳，起草小组于2018年3月讨论并初步形成《总则》（征求意见稿）。
2018年4月起草小组面向全国档案行业的专家、学者和档案系统研制的相关机构征求意见，采取email电子发送函审和召开专家咨询会现场咨询2种方式进行征求意见，共发出邮件50封，召开现场咨询会2次邀请专家10人次，收到意见回复36人（其中29人提出建议，意见归类合并后共计19条），2018年10月起草小组进一步对《总则》（征求意见稿）的内容进行细化和讨论，对标准框架章节进行完善和改进，2018年12月16日召开专家咨询会，对《总则》（征求意见稿）进行专家论证和征求意见， 2019年10月起草小组在综合业内专家、学者和测评中心的相关人员的意见，按照国家标准制定的相关程序，开展网上公开征求意见，2020年1月形成《总则》（网上征求意见稿），报送国电联办，对该标准通过互联网进行公开征求意见。
三、标准编制的原则
本标准在编制过程中按照GB/T1.1-2009 《标准化工作导则第1部分：标准的结构和编写规则》的要求进行编写。
四、建议本标准为推荐性国家标准
建议尽快发布本标准文件，以有利于电子文件管理系统的研制、实施和使用，按照标准的要求进行开展，从而确保电子文件管理的质量。
清华大学
国家电子文件管理国部际联席会议办公室
中国人民大学电子文件系统测试中心
北京数科网维技术有限责任公司
2020年01月10日。