企业应用平台1(讲稿)

第三章企业应用平台
一、企业应用平台概述
1．企业应用平台的作用：是访问系统的唯一入口、设置系统的公共信息和基础档案、定义自己的业务工作，设计自己的个性化流程。

2．工作平台的主要任务：基础信息设置、基础档案设置。

3．企业应用平台与其他子系统的主要关系：
企业应用平台集中了用友ERP-U8应用系统的所有功能，为各个子系统提供了一个公共的交流平台。

通过企业应用平台中的[基础设置]，可完成各模块的基础档案管理设置。

通过企业应用平台，可以对各模块的界面风格进行个性化定制，可以方便地进入任何一个有权限的模块。

（李立志，《会计信息系统原理与应用》，2010）
二、基础档案设置:
1．必要性
企业核算或汇总分析必需的基础信息，如与业务处理相关的组织机构设置、职员、客户、供应商等，在手工环境下，这些信息或分散在各个部门进行管理，大多根本就没有规范的档案。

计算机业务处理建立在全面规范的基础档案管理之上，且要求事先设置各种分类、统计口径，才能在业务处理过程中分类归拢相关信息，并在事后提供对应的分析数据。

2．基础档案的概念：是计算机系统运行必需的基础数据。

是计算机进行汇总统计的依据。

而计算机信息处理的优势主要体现在：数据处
理速度快，精确度高，分析统计汇总方便。

用友软件需要的基础数据不仅涉及财务部门，还大量涉及业务部门，因此数据收集、整理的工作量很大。

按照软件的要求，从实现财务业务一体化管理需求出发，用友所需的基础数据主要包括：机构人员、客商信息、存货、财务、收付结算和业务及其他几部分。

3．要求:准确、及时、完整
4．基础档案的设置顺序：
部分基础数据之间存在着前后承接关系，因此，基础档案的设置应遵从一定的顺序，如图所示，在图中未列出的项目，不存在先后顺序问题。

基础档案的设置顺序
3．基础档案的整理
从实现财务业务一体化管理需求出发，需要准备的基础数据包括7个部分：机构人员、客商信息、存货、财务、收付结算、业务及其他。

其中机构人员的内容包括部门档案、人员类别、人员档案；客商信息的内容包括客户分类、客户档案、供应商分类、供应商档案、地区分类；存货包括存货分类、计量单位、存货档案；财务包括会计科目、凭证类别、外币设置、项目目录；收付结算包括结算方式、付款条件、本单位开户银行；业务包括仓库档案、收发类别、采购类型、销售类型、立品结构；其他则包括常用摘要。

我们以财务信息的设置为例：
财务信息的内容包括会计科目、外币种类及汇率、凭证类别、项目目录等内容。

首先是设置会计科目，会计科目是会计核算的基础。

为方便客户，软件在[系统管理]建立账套功能中提供了预置会计科目的功能，用户可以根据实际情况决定是否预置会计科目。

如果选择了预置会计科目，则只需要在已预置科目的基础上进行补充或修改即可。

而明细科目，各单位可根据实际情况在满足核算和管理要求以及报表数据来源的基础上，自行设定。

在计算机会计信息系统中，设置会计科目与科目开设账户二者是同步完成的，这一点不同于手工会计。

基本账（即总账和明细账）随科目的设置自动开设，不需再专门操作。

而需要专门进行设置的是各种辅助账（数量核算、外币核算、部门核算、个人往来、客户往来、供应商往来及项目核算）及日记账
和银行账。

设置辅助核算还有一些相关要求，应引起注意。

会计科目的设置操作包括：新增会计科目、指定会计科目、修改和删除会计科目。

在操作会计科目时应该注意的原则和事项包括：
1．增加会计科目时，要遵循先建上级再建下级的原则。

编码不能重复且科目编码的长度及每级位数要符合编码规则。

2．科目性质，即借，或是贷，只需在一级科目设置，下级科目性质与其一级科目自然相同。

3．科目已经使用后再增加明细科目时，系统自动将上级科目的数据结转到新增加的第一个明细科目止，以保证账账平衡。

4．只有处于修改状态的会计科目才能设置汇总打印和封存。

汇总打印是指在同一张凭证中存在多个会计科目、方向相同并且它们有相同的上级科目，如果希望将这些分录按科目汇总成一笔打印，可以在修改该科目时设置为“汇总打印”，汇总到的科目可以是该科目本身，也可以是它的上级科目；被封存的科目在制单时是不能被使用的。

5．如果同时启用了应收、应付和存货核算系统，那么与应收、应付和存货核算业务有关的科目业务凭证应分别在应收、应付和存货核算系统中录入，进行专项核算。

此时应当将这些科目设置受控于其对应系统。

如设置“应收账款”科目受控于应收系统，“应付账款”科目受控于应付系统。

这些系统就是其对应科目的“受控系统”。

需要说明的是，受控于应收系统的科目必须首先要定义为是客户往来辅助核算科目，受控于应付系统的科目必须要首先定义为是供应商往来
辅助核算科目。

但是如果在总账系统的“选项”中设置了“可以使用应收／应付／存货受控科目”参数选项，那么属于受控于应收／应付／存货系统的科目业务凭证也可在总账系统中录入。

6．科目自定义项是指可以对科目自由设置并在填制凭证时对该科目自由录入的辅助项信息。

在填制凭证时，除输入的摘要、科目、金额等主要信息外，可能还有许多辅助信息可以用来说明该业务的情况。

如科目为部门辅助核算科目时，希望录入此项业务所发生的部门信息，这通过设置辅助账类就可以实现。

但除此之外，可能还需要录入其他的信息，如固定资产科目发生增加业务时，希望录入其增加方式信息(如购建、盘盈、捐赠等)；库存商品科目发生业务时，希望录入其出库、入库方式信息等等。

这些信息不是凭证的主要信息，也无法设定其辅助账类，但在制单时又希望对这些信息提供录入地方，并在查询时可以进行相关统计。

那么通过定义科目自定义项，就可以方便地实现这些功能。

在“会计科目”界面中单击“定义”按钮，即可进入“定义自定义项”操作窗口，双击科目对应的自定义项，可标上“√”（对勾），表示已将该科目设为自定义项，双击标有“√”的自定义项的格，可去掉“√”，表示取消自定义项。

7．为加快建立会计科目的速度和准确性，可对下级或同级性质相近的科目进行复制，可选择[编辑]菜单中的[复制]命令来完成，这样只需稍作改动即可完成增加工作。

三、用友财务软件的基本操作流程
1．整体操作流程
（1）安装产品：根据购买产品分别安装应用服务器、数据库服务器、客户端。

（2）配置应用服务器与数据库服务器的连接。

（3）建立新账套：在正式应用前，建立相应的账套，以适于不同的企业个体。

（4）启用产品模块：启用要使用的功能模块。

（5）设置用户及权限；设置操作员，并针对每个用户或角色指定操作权限。

（6）设置基础数据：设置相应模块需要的基础档案，包括分类体系、基础信息等。

（7）设置单据格式、单据编号。

（8）进行系统选项的设置。

（9）录入期初数据：录入期初数据，对期初余额进行对账、审核。

（10）进行日常业务处理。

（11）进行月末结账。

（12）建立下一年度新账。

（13）结转上年：将上的末数据结转为本年期初数据。

重复第（10）-第（13）步的操作。

2．财务核算流程
财务核算是用友ERP-U8的核心部分，也是一般财务人员用得最多的功能。

财务软件的使用是一个流程性的工作，除了初始建账时比较麻烦之外，以后的工作都是重复性的，仅有个别时候需要进行微小
调整。

为了让大家对用友U8有一个比较全面的认识，在开始系统学习之前，快速了解一下用友ERP-U8财务核算的过程。

（1）以系统管理员登录系统管理：初次使用用友软件，建立新账、设置操作员时，必须在“系统管理”中进行。

（2）新建用户（即操作员）：以系统管理员身份登录后，从“权限”菜单中选择“用户”命令，进入“用户管理”窗口，即可以进行增加新的操作员过程。

（3）创建新账套：在系统管理界面中，从“账套”菜单下选择“建立”命令，可以进入创建账套过程。

当新账套创建工作结束后，当进入日常账务处理之后，除非特殊需要，否则无须再进入系统管理界面了。

（4）进入企业应用平台，进行初始设置：用新建的操作员身份登录后，进入企业应用平台，在左侧的“业务导航视图”选项区域中，单击下方的“基础设置”按钮，然后在上方的列表中双击相应选项，即可进入设置窗口。

对每一个新账套来说，必不可少的设置包括：“财务”设置下的会计科目和凭证类别等。

（5）启用其他功能模块，进行初始设置和日常业务处理：在基础设置的“基本信息”下“系统启用”中启用其他系统模块，如固定资产、应收/应付款管理等，在“业务工作”下“财务会计”中，从所启用的模块列表中双击某一模块名称，启动该模块，进行初始设置后，处理日常业务。

（6）进入总账系统，进行日常业务处理：①录入期初余额。

在
业务导航视图选项区域中选择“业务工作”，在财务会计下的总账下期初余额中，进入相应界面。

如果不是一个新成立的企业，录入期初余额就是必需的工作。

②录入凭证。

填制记账凭证是账务处理系统中最基础、最核心的工作。

在业务工作-财务会计-总账-凭证-填制凭证。

③审核凭证。

所有凭证录入完毕后，必须经过审核才能入账，而且审核与制单不能是同一个人。

也就是说，一个账套至少需要设置两个操作员，一个人制单，另一个人审核。

在业务工作-财务会计-总账-凭证-审核凭证命令，即可进入审核状态。

④其他签字。

如有必要，还可以进行出纳签字、主管签字等操作，但这并不是必需的环节。

⑤记账，即登记账簿的过程。

凭证经审核后，在业务工作-财务会计-总账-凭证-记账命令下，完成记账工作。

⑥期末损益结转。

通过特殊设置由用友软件自动完成结转工作。

方法是先定义，后生成。

⑦查询打印。

业务工作-财务会计-总账-账表命令，按需查询各类账簿，或者打印各类账簿。

（7）对账结账：首先对已启用的其他功能模块分别结账，最后对总账进行对账结账操作。

在业务工作-财务会计-总账-期末-结账命令，完成结账工作。

上个月末进行结账操作时，本月可以录入凭证，但不能记账。

只有结账以后才可以进行下个月的记账工作。

（8）生成报表：用友ERP-U8的财务报表系统是一个单独的模块，在业务工作-财务会计-命令中，选择UFO报表，启动用友报表系统，在该系统中，可以自己创建报表，也可以调用系统已备好的报表模板。

3．总账的操作流程
对中小企业来说，用友ERP-U8的功能模块显得太过复杂了，实际工作中能够用到的功能非常有限，主要是财务核算部分，而这其中最基础、最重要的就是总账和UFO报表。

我们现在从用友总账的基本功能开始讲解。

了解这个流程，对于以后的学习具有提示性作用，也便于今后在实际工作中遇到问题时进行参考。

四、公共基础档案的录入
各子系统基础信息。

1．机构人员
（1）部门档案。

设置部门档案的目的在于按部门进行数据汇总和分析。

如，企管办、财务部、采购部、销售部、生产部。

各部门还可以细分为某某部一部、某某部二部。

（2）人员类别。

人员类别设置的目的是为工资分摊生成凭证设置相应的入账科目做准备，可以按不同的入账科目需要设置不同的人员类别。

其设置程序是在人员档案建立之前。

比如企业管理人员、财务人员属于企业管理人员、经营人员、生产工人和车间管理人员。

（3）人员档案。

设置企业的全体员工。

包括：人员编码、人员姓名、人员类别，如果已经设置，系统将以默认的方式出现、行政部门、是否操作员或业务员信息。

2．客商信息
（1）地区分类。

比如北方区、华东区、中南区、西部区。

（2）客户分类。

比如批发商、代理商和零散客户。

这可以根据合作
时间分类、信用等级分类或者所属行业分类。

但是必须是在最末级客户分类之下。

（3）客户档案。

有基本、联系、信用、其他几个页签。

其中基本页签中包括：客户编码、客户名称、客户简称、所属分类和所属地区，开户银行、分管部门、专管业务员和税号信息。

银行信息不在页签中录入，而是在工具栏中选择“银行”功能。

（4）供应商分类。

可以根据地区、行业、供料性质等对供应商进行分类。

如果企业只有几个主要供应商，长期稳定，那么也可以不需要分类管理。

在建账设置的时候就没有勾选此项。

（5）供应商档案。

与客户档案相似。

也是在页签中录入相关信息。

包括：编码、名称、简称、分类码、开户行、账号、税号、分管部门和业务员。

3．财务
（1）外币种类。

企业如果有外币核算业务，需要事先进行外币及汇率的设置。

需要定义的项目包括：币符及币名、汇率小数位、折算方式、外币最大误差、固定汇率与浮动汇率。

（2）会计科目。

设置会计科目是会计核算方法之一。

它用于分门别类地反映企业经济业务，是登记账簿、编制会计报告的基础。

用友ERP-U8管理软件中预置了现行会计制度规定的一级会计科目和部分二级会计科目，企业可根据本单位实际情况修改科目属性并补充明细科目。

设置会计科目要注意设置原则，增加会计科目的时候主要是增加明细科目。

修改和删除会计科目是
有一定的原则和前提的。

比如已录入或已制单的科目不能删除，非末级科目不能删除，指定为现金科目和银行科目的不能删除，已输入凭证的不允许修改和删除。

指定科目一般是指定出纳的
专管科目。

（3）凭证类别。

从手工环境到计算机环境，对凭证进行分类已经不再需要。

但是系统还是提供了凭证分类，包括限制类型及限制
科目功能，如借方必有、贷方必有、凭证必有、凭证必无、借
方必无、贷方必无。

（4）项目目录。

项目可以是工程、订单，也可以是产品。

包括定义项目大类、指定核算科目、定义项目分类和定义项目目录。

4．收付结算
（1）结算方式：设置结算方式的目的一是为了提高银行对账的效率，二是根据业务自动生成凭证时可以识别相关的科目。

计算机结算方式与财务结算方式基本一致。

如现金结算、支票结算。

对应于手工系统中的支票管理方式，计算机系统也相应地设置了票据管理功能，以适应借用支票和报销支票的业务管理。

（2）付款条件：现金折扣。

（3）本单位开户银行：用来维护本单位的开户银行信息，支持多个开户行及账号。

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