运用计量管理软件科学高效的特点提高计量仪器收发业务管理工作质量和效率

　2012年8月

内蒙古科技与经济

A ugust 2012

　第15期总第265期

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运用计量管理软件科学高效的特点提高计量仪器

收发业务管理工作质量和效率

姜　卫

(内蒙古自治区计量测试研究院,内蒙古呼和浩特　010020)

摘　要:介绍了内蒙古计量测试研究院计量业务管理工作运用计量管理软件取得的成就及自行研发的计量管理软件对提高计量仪器收发业务管理工作质量和效率方面取得的经验,希望对广大从事计量业务管理工作的同志有所启迪。

关键词:计量技术机构;计量业务管理;仪器收发;自主研发;功能特点

中图分类号:T P319 文献标识码:A 文章编号:1007—6921(2012)15—0048—02 随着我国国民经济的高速发展,现在各级计量技术机构业务量也在不断增加,对实验室的规范化、信息化管理的要求也在不断提高。传统的计量业务管理模式已不能适应现代计量业务管理模式的要求。为了解决日益突出的问题,GB/T 15481—2000《检测和校准实验室能力的通用要求》、JJFl 033—2008《计量标准考核规范》、JJFl 069—2007《法定计量检定机构考核规范》对计量机构的计量业务管理均提出了严格的要求。各计量技术机构需要有一个完善的、规范的、信息化的、科学高效业务管理系统软件是大势所趋。下面根据内蒙古计量测试研究院在计量业务管理工作软件的开发和运用方面取得的经验和成就,就如何运用计量管理软件科学高效的特点来推动计量事业的发展,提高法定计量技术机构业务管理方面的科技含量做一介绍,希望对广大从事计量业务管理工作的同志有所启迪。

1　仪器收发工作中运用计量管理软件的重要性仪器收发工作是计量工作服务于社会的一个窗口,是计量技术机构整体竞争力的基础,是计量检定工作的基础和前提,同时也是沟通送检单位和计量检定部门的桥梁。对于一些规模较大的计量院所或计量中心,仪器收发工作经常是同时面对数十甚至是上百台不同种类的仪器设备进行接收与分发工作,不仅需要详细记录送检单位名称、地址、送检人和送检时间,对每台仪器设备的名称、型号编号等信息进行登记和核实,并确定分发到相应的专业实验室,还要进行发放仪器回收、客户仪器领取、收费、数据统计等工作,工作量相当繁重。因此,仪器收发工作服务质量的好坏,将直接影响计量技术机构进行计量检定测试的声誉以及经济效益。坚持文明服务、坚持用户至上,应始终作为仪器接收和发放部门工作的宗旨。

一个客户就是市场中的一扇门。客户们对我们的满意度提高了,也就意味着大大小小的市场之门向我们敞开。相反,倘若计量技术机构的管理上不去,质量和技术也就跟不上去,那么客户就不会满意,市场之门也会对其关闭起来。计量技术机构的效益,来源于广大用户的支持,广大用户是计量技术机构的资源,是计量技术机构的上帝,因此必须做好仪器收发工作。要做好仪器收发工作,只有运用科学高效的计量管理软件,才能提高仪器收发工作的质量和效率。

2　仪器收发工作中运用计量管理软件的必要性

各级计量技术机构仪器接收发放部门基本的业务流程包含从仪器接收、发放、查询是否检测完成、出具检定证书和结果通知书、完成检测的台(件)数以及金额的统计等。传统的方法都是要靠人工管理来完成。但由于仪器数量、种类的繁杂,工作流程的繁琐,如果用手工处理常常容易出错或遗漏,还不容易查找,数据不能保留,并且信息也不能共享。因此,必须使用计算机系统软件进行一系列业务操作,如:检定信息录入、检定信息查询、信息修改、信息统计、出具证书、仪器接收登记、入账、分检、检测专业室领检、出具工作单、数据分析,到发放的回收、仪器领取、收费、数据统计等工作,才能准确、快捷地完成。如果不运用计量管理软件改进传统仪器收发工作的方式,就不可能提高仪器收发工作的质量和效率,因此运用计量管理软件提高仪器收发工作的质量和效率是大势所趋,势在必行。

3　现代化计量业务管理软件具有的功能特点3.1　现代化计量业务管理软件具有的功能

长期以来,在计量业务管理中一直采用费人、费力,时效性差的以公文、报表方式上传下达的工作方式。随着计算机和网络科技的飞速发展,计量事业日

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收稿日期:2012-04-28

作者简介:姜卫(1967-),女,高级工程师,现就职于内蒙古自治区计量测试研究院。

　姜卫・运用计量管理软件科学高效的特点提高计量仪器收发业务管理工作质量和效率2012年第15期

新月异地变化,提高业务管理水平已成当务之急。因此,内蒙古计量测试研究院计量工作者根据该院和内蒙古自治区的实际情况,认为现代化计量业务管理软件应具有如下功能: 能规范计量检定业务的所有工作流程,减少和预防各种人为因素造成的质量事故; 具有智能化证书编辑和模板调用功能,减少检定人员花费在证书录入的时间,可实现证书批量打印功能; 操作简单可自动生成收发室与专业室的各种计量管理业务清单和标签; 客户管理方面可自动生成与客户的各种关系报表,方便与客户交流; 绩效管理方面可自动进行机构内的各种绩效考核评价; 效益提升方面可自动生成客户催检通知、催领仪器通知、催款通知等。

3.2　内蒙古计量测试研究院研发的计量业务管理软件过程

内蒙古计量测试研究院计量工作者根据该院实际情况定义了现代化计量业务管理软件应具有的功能,进行了软件研发。整个软件系统的开发过程大致如下: 需求调研; 需求分析; 详细设计; 代码实现; 测试阶段的测试用例的描述。在整个开发过程中,主要解决的问题包括: 权限的严格划分; 角色的灵活定义和分派; 领导的审核; 对总体业务的监督; 数据挖掘的概览。系统最终将实现从仪器的接收到证书/报告的生成,在整个工作流程中涉及仪器的检定、校准、检测,以及最终结果的审核操作。最终,自主研发了一套具有完整的量值传递体系管理和计量业务管理功能的办公自动化软件。

3.3　内蒙古计量测试研究院研发的计量业务管理软件特点

内蒙古计量测试研究院自主研发的计量业务管理办公自动化软件具有如下特点: 仪器登记和录入简单高效,流程简化; 证书生成和打印成本低,速度快; 送检仪器流转速度; 进行各种管理信息统计方便及时。

该软件虽然还存在一些这样那样的瑕疵,还在不断改进中,但并不影响该软件对提高内蒙古计量测试研究院计量业务管理工作质量和效率方面的贡献。

4　计量业务管理软件的使用,提高了内蒙古计量测试研究院计量业务管理工作的质量和效率

内蒙古计量测试研究院因为有了自主研发的业务管理办公自动化软件,实现了计量业务管理的办公自动化,确保了业务工作流程的高效运行,杜绝了工作流程的阻塞现象,减少了人为环节干扰,提高了工作效率。并且将财务、业务、人事三者的管理有机地结合起来,实施全机构的监督管理,提高工作效率。在仪器收发工作中运用计量管理软件科学高效的优势,使信息直接传送到各个实验室,减少了中间环节,减轻了各实验室、各职能部门人员的工作量,实现了仪器收发管理、设备管理、收费管理的办公自动化,降低机构运作成本。正因为有了一套严格、统一、规范、高效的计量管理业务管理软件,才能使内蒙古计量测试研究院的计量工作的各个环节都做到有条不紊,规范统一,从而增强本单位实力,使该院2007年和2010年两次被国家质检总局表彰为“全国质量监督检验检疫工作先进单位”,2004年以来,连续8年被自治区质监局表彰为“工作先进单位”。更好地发挥计量的保证作用,促进计量事业的发展、更好地为经济建设服务。

[参考文献]

[1]　GB/T15481—2000,检测和校准实验室能力

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[2]　JJF l033—2008,计量标准考核规范[S].

[3]　胡畅.计量技术机构仪器收发标准化管理方法

研究和应用[J].现代测量与实验室管理,

2010,(4).

[4]　周文中.提高计量仪器收发业务管理工作质量

和效率[J].中国计量,2007,(1).

[5]　胡畅,李元沉,牛琪,等.计量技术机构仪器收

发标准化管理方法研究和应用[J].现代测量

与实验室管理,2010,(4).

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