论“保密”在档案工作中的重要性

论如何在在档案工作中“保密”

档案保密工作是一项政治性、全局性和战略性的工作。由其是在2010年10月1日起实施《保密法》以来，档案部门与档案工作人员需依照新《保密法》的规定重新审视档案工作中的保密工作。档案保密工作面临新形势、新情况，保密工作如何更好的为档案服务，在保守国家秘密与信息资源的合理利用中寻找契合点，成为档案保密工作中的重中之重。

一、档案保管过程中的保密工作

（一）档案库房管理中的保密工作

档案的库房管理是档案保密的重点。

档案库房应按照国家有关规定单独兴建，从档案保密的角度来看，不宜将库房设在办公楼的最底层，库房门窗等应专门加固，以防盗窃。做到库房与办公室、阅览室分开。档案库房应制定严格的库房管理制度，指定专人负责管理，无关人员一律禁止入内。实践证明，档案库房的科学管理，是做好档案保密、维护档案安全的基本保障。

（二）绝密档案的管理和保密

绝密档案是党和国家的核心秘密，它关系到党和国家的安全，关系到国家的政治活动、军事活动和经济发展的成败，关系到四化建设的进程。因此绝密档案应与非绝密档案分别

保管。要设保险柜、保险锁、防盗器，从保管条件上确保绝密档案的安全。

（三）涉密档案人员的管理与职责

提高涉密档案管理人员的素质，档案人员无论在什么场合，都应做到守口如瓶，万无一失，把保守国家秘密做为自己的神圣职责和应尽的义务。涉密档案的调阅、移出、销毁等应严格按规定手续办理，必须经指定领导人审批，认真履行登记、签字手续，任何人无权擅自调阅。涉密档案使用完毕后应及时清对、检查，发现失密、泄密问题，应及时查明原因，进行补救。确保档案的安全，为档案保密工作提供物质基础。

（四）档案涉密情况的变化

档案在保管过程中，其密级是随着时间的推移和文件贯彻的情况而变化的。基本变化是升密、降密、解密。其中升密是极少数的，也是暂时的；大多数多为降密，直至解密。其变化原因有三：一是保密范围的变化；二是密级文件作用的变化，原来的密级文件指导作用与现在工作不相适应，已失去了指导作用，为此立档单位废掉了此类文件，密级自然消除了；三是保密时限的变化，已存档案涉密文件，只标有密级而没有保密时限，多数都是超期服役，因此应依据档案涉密内容的变化掌握划密标准，严防密级偏高或偏低，密期偏长或偏短。

二、档案利用过程中的保密工作

（一）正确处理好档案保密与利用的关系

保守国家机密是每个公民应尽的义务，更是档案管理工作人员的神圣职责。随着经济体制改革与对外开放带来的国际环境改变、社会结构变迁、价值观念冲击与信息普及等无一不对国家的保密工作带来严峻的挑战;同时,政务信息公开、保障公民知情权的呼声也日益高涨。但由于在传统的保密观念影响下，档案工作普遍存在着重保轻用的现象。因此档案部门改变传统的观念，在严格做好保密工作的同时，切实完善工作职能，为领导决策服务势在必行。机密档案应该保密，但保密的目的之一是为了利用，是有时间、地点、范围限制的利用，保而不用只会失去保的意义，失去档案的价值。当然，利用必须是在保密基础上的利用，无限制的利用会给党和国家的安全和利益造成危害。所以，对档案工作来说，保密与利用两者都十分重要，决不可偏颇。

（三）进一步做好档案开放中的保密工作

一成不变地看待档案的秘密性，无视其秘密性的时效和范围，是不对的；但如果缺乏保密观念，对涉密档案无视其秘密性，无限地扩大开放利用范围，也是错误的。因此，在开放档案为社会各界所利用的同时，应当做好相应的保密工作。

１、做好档案的审查工作。审查工作是档案开放前的一

项重要工作，也是开放档案工作的一个重要环节，其主要任务是科学而准确地区分、判定档案的开放与控制使用范围。对这项工作可以分三步进行：一是初审，档案馆工作人员根据标准，对开放期限内的档案逐件进行审查，初步判定开放与控制使用范围。二是中审，由具有较高政策水平和业务能力的同志，重点审查初审中没能判定开放与控制使用的部分档案，以确定其取舍。三是终审，由有关领导，根据初审和中审的情况，权衡利弊，进行综合分析、审查，最终决定与批准档案的开放与否。

２、做好档案的解密工作。保密档案是有等级的，其划分等级是根据《保密法》规定，划分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。确定档案的密级，就是为了让档案工作人员根据不同的密级采取不同的管理措施，最大限度地提供利用档案。但是秘密不是一成不变的，一旦秘密保管期限届满，便失去了它的保密价值，为此我们就不能按原有的保密文件管理，而应该按照公开文件进行管理。这就是档案保密的时效性。向社会各界开放的档案，必须是到了一定时限的档案，要开放，必须先进行划密解密，把未解密的列入控制使用的范围。过去，许多档案馆，对其所保管的注有密级的档案，没有定期解密，影响了档案的开放利用。对划密档案进行解密工作，应当遵循保密法的有关规定，即：“国家秘密事项在保密期限内不需要继续保密的，原确定密级和保密期限的机关、单位

或者其上级机关应当及时解密。”《中华人民共和国保守国家秘密法》第１６条。这也就是说，解密是由原确定密级的机关、单位或其上级机关进行。

３、做好档案开放前的基础工作。开放档案首先要做好档案开放的基础工作，即：一是提高开放档案案卷的内在质量。利用原有基础，进行系统整理，达到分类科学、组卷合理、编目清楚、排列系统的要求。二是建立健全档号。要适应开放后检索与管理的要求。三是编制检索工具。一是基础性检索工具，如《开放档案目录》；二是骨干性检索工具，如《开放档案卡片目录》；三是文字叙述性检索工具，如《开放档案全宗介绍》、《全宗卷》等，使开放档案的检索工具逐步形成以骨干性检索工具为主，以基础性检索工具为辅，以叙述性检索工具为必要补充的检索工具体系，实现检索途径的多元化。四是准备好副本。对珍贵、重要的档案，应采取抄录、复印、照相等形式进行复制，搞好档案副本。

综上所述，档案工作的保密必能更加充分发挥作用，为我国档案事业的发展写下浓重的一笔!