秘书基础复习专题

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《秘书基础》复习专题

中国秘书的起源

在我国，"秘书"一词最早出现于汉代。最初的含义是指物而非指人。即带有神秘色彩的图书。根据古籍记载，这些图书主要有两类：

宫禁里的秘籍，因为是宫禁内收藏的各种经典文献，因而一般不予公开，故称为"秘书"。如《晋书•荀勖传》："及得汲郡冢中古文竹书，诏勖撰之，以为中经，列在'秘书'。"

指谶纬图箓。这是一种在汉代流行的宗教迷信，是巫师或方士制作的一种预算吉凶的隐语。

至东汉后期："秘书"不仅指物，也指机构和人员。

古代的秘书工作者，被称为"史官"、"御史大夫"、"尚书"、"长史"、"主簿"等。

唯有一次例外，那就是东汉末年

魏王曹操为削弱当时位高权重的皇帝身边的秘书机构--尚书台的势力，曾设秘书令，以"典尚书事"，这样，秘书令不仅具有原先掌管图书典籍的职能，而且还具有收发奏章、草拟和上传下达的职责。

至清末，我国的秘书工作真正名实相符。

辛亥革命后，秘书的含义发生了质的变化。

其一：秘书一词已完全摆脱了"图书"的含义，从原先指物转变为特指从事秘书工作的人或职位。

其二，对秘书人员所有的旧式称谓全部退出了历史舞台，对各级政府部门中从事秘书工作的人员或相关职位均以"秘书"相称。

一、秘书工作的基本属性：1、辅助性2、政治性（体现在三个方面：鲜明的

阶级性、明确的政策性、高度的机要性）3、服

务性

二、秘书工作的主要任务：政务和事务（俗称“办文”“办会”“办事”）

三、我国秘书工作的发展趋势：参谋职能化、管理科学化、手段现代化

习题：1、秘书工作者在参谋过程中要做到( B )。（2008高考试题）

A. 既谋且断

B. 只谋不断

C. 只断不谋

D. 不谋不断

2、现代公共关系理论的精髓是( A )。（2007高考题）

A. 传播沟通

B. 管理职能

C. 问一下功能

D. 协调

作用

3．现在所知道的我国最早从事秘书工作的人是( )时期的( )

A．殷商秘书B．铜朝史官C、殷商巫(贞人) D．东汉秘书令

案例分析：

《秘书的责任》

《人民日报》报道了一则罕见的“烟叶诈骗案”，某省土特产出口公司被港商骗子去XXX万美元。

案件发生前四个月，该省政府领导机关就收到有关部门发来的建议取消这次交易的函电。这份极其重要的文件曾经十多位领导层层批阅，最后转到有关部门，可是款已经划出，文件成了“明日黄花”。

事后在处理有关领导的渎职时，有几个秘书也被处理，没有审批权力的秘书负的是什么责任。

分析：秘书无直接的责任。但也有失职之处，四个月中，这份重要的函电经过十多个省级领导之手，也至少从十多位秘书手中“溜过”。如有一位秘书能够向领导提醒，将此重要文件抓紧处理，也不会造成领导的渎职。可以建议领导下达紧急电话通知，暂缓此交易的进行。等有关领导层层批阅完结，再正式终止交易。这就可以避免数百万美元的损失。此案例充分说明秘书秘书在工作中为领导出谋划策、提建议的必要时性。

四、秘书工作的基本原则、特点和作用。

1、秘书工作的环境——领导活动（领导活动的要素包括三个方面：领导者、

被领导者、作用客体）

★案例分析要点：秘书在领导身边，不等于就是领导，“参谋”不是“参与”，千万不能

“越权”，秘书是领导的参谋和助手，没有决策权。

2、秘书工作的核心——领导意图

3、秘书工作在领导活动中的作用；枢纽作用——助手作用——参谋作用—

—辅助作用——“不管部”作用——窗口作用。

（释疑：秘书向来有“不管部”之称，凡是其它职能部门不管的事，领

导都可以安排秘书部门去做。）

4、秘书与领导者的关系：⑴在组织上是上下级关系，

（案例分析的理论）⑵在工作上是同志关系——不是主仆关

系，无贵贱之分，只是分工不同，秘书与

领导在人格上是平等的，不必卑躬屈膝，

惟命是从。

⑶在职能上是“主辅”关系。

5、秘书与领导相处的基本原则：⑴“职权划分，单向请示”的原则

（案例分析的理论）⑵“按规章制度办事”的原则

⑶“不分亲疏，一视同仁”的原则

⑷“通报情况，维护团结”的原则

6、现代秘书工作的原则：准确、周密、迅速及时、

五、秘书信息工作的则：⑴追踪原则⑵超前原则⑶、选优原则（选择题）

六、信息的整理加工

1、信息的（整理加工）是整个信息工作的核心。（单项选择题）

2、信息成为信息资料有四道程序：筛选—校核—加工—编制（多选题）

3、信息工作的核心是( )。

A. 收集

B. 储存

C. 整理加工

D. 传递

4、《红楼梦》列宁格勒藏本的发现，对“红学”研究者来说价值很高，面对一个养鸡专业户来说，就没有什么价值，这要求秘书活动中的信息工作，必须注意信息的( )

A．综合性B．时效性c．经常性D．针对性

七、辅助决策

1、科学决策必须具备的四个要素：⑴决策者⑵、决策对象⑶决策机制⑷、

决策结果

2、秘书工作在决策中的在位和作用：决策者是领导，秘书中辅助参谋作用。

八、秘书部门检查督办工作的主要内容：⑴克服“进度差”。⑵、克服“行为差”

⑶、克服“效果差”⑷、克服“失误差”

九、沟通协调

1、接待的规格：高规格接待、低规格接待、对等接待

2、接待工作的基本原则：①、热情相待原则②礼仪对等原则

③保密原则④、讲求实效原则