access 表的创建与使用

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3.1 表的创建

表是由字段和记录两部分组成的 字段描述了表的结构 记录描述了表中存储的数据
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3.1.1 使用设计器创建表
使用表设计器可以创建和修改各种表结构，包括定义字段、 选择字段的数据类型、设置字段的属性和定义主键等。 设计方法 （1）打开数据库文件，选择“创建→表格→表设计”命令，打 开表设计视图。 （2）在设计视图中定义表的各个字段，包括字段名称、数据类 型和说明。 （3）根据需要设置字段属性，如字段大小、标题、默认值等。 （4）根据需要，定义一个主键。 （5）根据需要，建立索引。 （6）单击快速访问工具栏的“保存”按钮，保存表对象。
联接属性为选项“2”时的联接标记
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建立关系

实施参照完整性 插入、删除或更新表中数据时，通过参照引用相关联的另一 个表中的数据约束对当前表的操作，确保相关数据的一致性。 级联更新相关字段

更改主表的主键值时，会自动更改子表中的对应数据。


级联删除相关字段
删除主表中的记录时，会自动删除子表中的相关记录。

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主键

定义主键的方法 在表设计器中，选择要定义为主键的一个或多个字段，然后 单击功能区的“主键”按钮。 定义主键后，在主键左侧会显示一个钥匙状的图标 ，表示 该字段已被设为主键。 若要取消主键，可以先选定该主键字段，再单击功能区的 “主键”按钮。
主键标记 字段选定器
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3.1.2 通过输入数据创建表

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3.1.3 表的进一步设计

设置字段的常规属性 字段大小

决定一个字段所占用的存储空间。 该属性只对文本、数字和自动编号类型的字段有效。



格式
控制数据在数据表视图、窗体、报表等界面中显示或打印的样式。 可以选择系统预定义的格式，也可以自定义格式。


输入掩码
输入数据时必须遵守的标点、空格或其它格式要求，可限制数据输入的 格式，以屏蔽非法输入。

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3.3.1 建立索引
在Access中可以基于单个字段或多个字段建立索引 通常对表中经常检索的字段、要排序的字段或在多表查询中 作为联接条件的字段建立索引。 备注、超链接和OLE 对象类型的字段不能建立索引。 索引的类型 主索引：主键就是主索引，主索引也就是主键。 唯一索引：索引字段的值必须是唯一的，不能有重复。
打开表设计器，选择功能区中的“索引”命令。
设置是否为主索引 设置是否为惟一索引
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3.3.2 建立关系
两个表之间可以通过公共字段或语义相同的字段建立关系， 以便同时查询多个表中的相关数据。 联接字段不一定要有相同的名称，但数据类型必须相同。 联接字段在一个表中通常为主键或主索引，同时作为外键存 在于关联的表中。 若联接字段在两个表中均为主索引或惟一索引，则两表为一 对一关系。 若联接字段只在一个表中为主索引或惟一索引，则两表为一 对多关系。 关系中处于“一方”的表称为主表或父表，另一方的表称为 子表。

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3.2.2 编辑记录
切换记录 利用数据表视图下方的导航按钮。 修改记录 自动编号字段和计算字段，其值由系统设定，用户不可更改。 OLE对象字段和附件字段，重新执行相应的操作命令。 其他类型的数据，直接在相应的单元格中修改。 查找和替换记录 执行“开始”→“查找”→“查找”命令 删除记录 选定要删除的记录，按“Del”键。 其他记录的自动编号字段值不会改变。 复制记录 “开始→剪贴板→复制”,“剪贴板→粘贴→粘贴追加”。


必需
取值为“是”，表示必须输入值；取值为“否”，表示可以不输入值。
Biblioteka Baidu6
表的进一步设计
允许空字符串 指定字段是否允许零长度字符串。 设置字段的查阅属性 该属性的作用与使用查阅向导建立字段的数据类型相同。 可以为“文本”、“数字”和“是/否”类型的字段设置查 阅属性，用以设置在数据表视图或窗体中输入数据时所用的控 件，默认为“文本框”，也可以设置为组合框或列表框。
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字段的数据类型

建立计算表达式 直接在属性栏中输入表达式 在“表达式生成器”中建立表达式
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主键
主键能够惟一地标识表中的一个记录 由一个(或多个)字段组成,分别称为单字段(或多字段)主键。 主键的特点 一个表中只能有一个主健。 主键的值不可重复，也不可为空（Null）。 主键的作用 提高查询和排序的速度。 在表中添加新记录时，Access会自动检查新记录的主键值， 不允许该值与表中其他记录的主键值重复。 Access自动按主键值的顺序显示表中的记录。如果没有定义 主键，则按输入记录的顺序显示表中的记录。

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3.3 建立索引和关系
索引（Index） 是数据库的重要功能，用于在大量记录中快速检索数据。 索引有助于提高查询的效率。 索引愈多，数据库更新索引的频率也愈高，遇到大量数据时， 反而会降低效能。 关系 在数据表之间建立关系，可以同时查看来自多个表中的相关 信息。 表之间的关联要依赖主索引。


主索引只能有一个，唯一索引可以有多个。

普通索引：索引字段的值可以有重复。
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建立索引

建立索引 单字段的索引可以通过设置“索引”属性建立。

“无”表示不建立索引。 “有（有重复）”表示建立索引，且索引字段值允许重复。 “有（无重复）”表示建立索引，且索引字段值不允许重复。


多字段的索引可以在索引对话框中建立。

利用组合框选取“类别”字段的值
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3.2.1 输入记录

在数据表视图中输入记录 自动编号字段：其值由系统自动生成(只读)。

删除表中的某条记录后，其后面记录的自动编号值不会更新。


计算字段：其值由系统根据计算表达式自动生成(只读)。 OLE对象类型的字段
右击输入单元格 “插入对象”。


标题

字段在数据表视图、窗体、报表等界面中的显示文本。 如果没有指定标题，默认用字段名作为各列的标题。
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表的进一步设计

设置字段的常规属性 默认值

在添加新记录时为字段填入的预设值。 默认值的类型要与该字段的数据类型一致。


有效性规则和有效性文本
有效性规则用于指定对输入到本字段的数据的要求，以保证用户输入的 数据是正确有效的。可以根据表达式或宏来创建规则，该规则在输入或 修改字段值时起作用。 可以直接在属性栏中输入，也可以在“表达式生成器”中建立 有效性文本用于指定输入数据违反有效性规则时的提示信息。
删除表 在导航窗格中，选中要删除的表，按“Del”键。 表的重命名 在导航窗格中，右击要重命名的表，选择“重命名”命令。

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3.5.1 数据的导入
导入数据 将其他程序产生的表格形式的数据(如另一个Access数据库 中的表、文本文件、Excel文件等)复制到Access数据库中，成 为一个Access数据表。 将其他程序产生的表格形式的数据追加到Access数据库现有 的表中。 链接数据 将外部文件中的数据链接到数据库中。 操作方法 执行“外部数据”→“导入并链接”组中的相关命令。
设计方法 用户先输入一组数据，然后Access根据输入数据的特点自动 生成表中的字段以及字段的数据类型，从而建立新表。 操作步骤 选择“创建”→“表格”→“表”命令，Access 在数据表 视图中打开一个新表。 在各列中输入具有相同语义和数据类型的一组数据，每一列 对应一个字段，字段名默认为“字段1”、“字段2”……。 根据需要，在表设计器 中再对表的结构作进一步 修改，如修改字段名称和 数据类型、定义主键、设 置字段属性等。

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使用设计器创建表
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字段的命名规则
字段名可以是1～64个西文或中文字符。 字段名中可以包含字母、数字、空格和特殊字符（除点号 (.)、叹号 (!)、重音符号 (`) 和方括号 ([ ]) 之外）的任意 组合，但不能以空格开头。 字段名中不能包含控制字符（从 0～31的ASCII 码）。

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字段的数据类型

数据类型决定了存储在字段中的值的种类,默认为“文本”。
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字段的数据类型

说明 “数字”型字段，通过“字段大小”属性可以进一步定义。 “货币”型数据，会自动加上千位分隔符和货币符号。 “自动编号”型数据，系统自动为该字段设定一个惟一的连 续数值（初值为1，递增量为1）或随机数值。 “是/否”型数据，只有代表“是”或“否”的两个取值。 “OLE对象”型字段，插入图片等文件。 “附件”型字段，类似将文件附加到电子邮件中。一个“附 件”型字段中可以附加多个文件。 “计算”型字段，存储一个表达式，其值为表达式的结果。 “查阅向导”不是一种数据类型，是帮助用户设计查阅列的 辅助工具。

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建立关系

操作方法 在功能区中选择“数据库工具”→“关系”→“关系”命令。 在“显示表”对话框中将各表添加到“关系”窗口。 在“关系”窗口中将主表的主键字段拖至子表的关联字段。 在“编辑关系”对话框中进行相应的设置。
主表 联接字段 子表
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建立关系

联接类型 选项1是Access默认的联接类型。
清华大学出版社 2013年8月1日
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第3章 表的创建与使用
3.1 表的创建 3.4 表的编辑操作 3.1.1 使用设计器创建表 3.4.1 表的外观设置 3.1.2 通过输入数据创建表 3.4.2 表的复制/删除/重命名 3.1.3 表的进一步设计 3.5 数据的导入与导出 3.2 在表中输入数据 3.5.1 数据的导入 3.2.1 输入记录 3.5.2 数据的导出 3.2.2 编辑记录 3.6 记录汇总/排序/筛选 3.3 建立索引和关系 3.6.1 记录汇总 3.3.1 建立索引 3.6.2 记录排序 3.3.2 建立关系 3.6.3 记录筛选 本章小结
主表中的联接字段必须是主索引或惟一索引，且两个联接字 段必须具有相同的数据类型，否则就不能设置参照完整性。

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建立关系

编辑关系 修改关系
打开“关系”窗口，双击关系线，在“编辑关系”对话框中重新设置关 系选项。



添加关系
打开“关系”窗口，添加表，建立新的关系。


删除关系
打开“关系”窗口中，单击关系线，按“Del”键。

复制表 在同一个数据库中复制表
在导航窗格中，选中要复制的表对象，按“Ctrl+C”执行复制操作，再 按“Ctrl+V”执行粘贴操作。 在“粘贴表方式”对话框中输入新的表名，并选择粘贴方式。 仅结构、结构和数据、将数据追加到已有的表



将表从一个数据库复制到另一个数据库
在导航窗格中，选中要复制的表，执行复制操作。 打开接收表的数据库，执行粘贴操作。


超链接字段
直接在单元格中输入内容。 右击输入单元格“超链接:编辑超链接”。


附件字段：双击输入单元格，打开“附件”对话框。 其他字段
直接在单元格中输入数据。
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输入记录
默认值
为“员工编号” 字段设置的标题
新记录
短日期格式
插入的OLE对象
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输入记录
保存记录 记录选定器上显示“笔状”标记时,表示所指记录正处于编 辑状态,尚未保存。将光标从当前记录行移至其他位置即可自 动保存记录。 说明 记录是按输入的顺序依次添加的，不能在两条记录之间插入 新记录。 输入或编辑数据时，在表设计器中设置的各项属性会显示其 效果，如自动编号、主键、标题、默认值、输入掩码、有效性 规则等。

在主表中查看子表记录 打开主表的数据表视图，单击每行记录前面的“+”号，可 展开一个子窗口，显示子表中的相关记录。
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3.4.1 表的外观设置

数据表视图：“开始”“文本格式” 设置字体格式、表格的行高和列宽 设置单元格的效果和背景色、边框和线条样式 隐藏列或冻结列
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3.4.2 表的复制/删除/重命名

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3.1.2 通过输入数据创建表
设计方法 用户先输入一组数据，然后Access根据输入数据的特点自动 生成表中的字段以及字段的数据类型，从而建立新表。 操作步骤 选择“创建”→“表格”→“表”命令，Access 在数据表 视图中打开一个新表。 在各列中输入具有相同语义和数据类型的一组数据，每一列 对应一个字段，字段名默认为“字段1”、“字段2”……。 根据需要，在表设计器 中再对表的结构作进一步 修改，如修改字段名称和 数据类型、定义主键、设 置字段属性等。