预付款管理规定

编号：XX集团有限公司编制：行政人资部

版本：A /0预付款管理规定审核：

页数：共2页日期：2018年11月1日批准：

第一条：目的：为严格执行财务制度，明确要求，规范办理流程，特制定本规定。

第二条：适用范围：本规定适用于本集团所有预付款的借支审批流程、审批等管理。

第三条：权责：

3.1、法务部负责相关合同的风险审核；

3.2、申请部门负责预付款项的申请；

3.3、分权相关领导负责业务付款的最终批准；

3.4、财务部负责财务付款的审批。

第四条：预付款类别：

4.1、原辅料采购类：如购买板材、原木、原材料、五金辅料等；

4.2、设备工程：如购买机器设备，工程基建等；

4.3、经营业务类：如经营运输费、砍伐费、查林费、业务承包费等。

第五条：凡需要预付款的项目，必须签署合同且经法务和财务审核。支付预付款时，财务必须核查是否严格按相应合同执行。

第六条：基本付款审核流程：

6.1、业务审核流程：申请人填写单据申请人部门负责人审核签名最高权限领导签字批准；

6.2、财务付款流程：会计初审财务经理复审出纳复核付款。

第七条：所有的业务合同签订后，采购经办人需要立即或在第一次支付合同款项时提交一份合同原件给财务部。若暂无法提供合同原件的，需部门负责人签字确认方可付款（业务合同的签订需履行业务合同类别的审批手续）。

第八条：原辅料与经营业务类办理预付款，需要检查和保存以下单据：

8.1、《采购订单》或是《原辅料申购单》（确定货物部门归属和审批手续）；

8.2、《价格确认单》或能确认价格经审批的文件(确定货物价格经过相关审批)；

8.3、其他能证实相关业务已经在进行的单据如预付运费时的《发车单》等；

8.4、特种专项物质审批单如《固定资产申请单》(确定专项特种采购已经办理专项手续)。

第九条：重大工程或设备采购专项预付款的部分，由采购经办人填写《预付款申请单》并附上合同、《合同付款进度表》、《验收报告》及正式发票等相关凭证至财务部，并附上对应的《固定资产申请单》（确定专项特种采购已经办理专项手续）。

第十条：各部门于每周五下班前将下周需预付款的相关单据提交至财务部，由财务部审核单证、程序等符合集团财务规范才能按规定时间安排付款。

第十一条：各类预付款一律填写《预付款申请单》，按分权手册严格审批。经办人有责任完成收回票据、完成验收手续等工作。集团财务将把该类付款同时视同为经办业务员的公务借款一样进行登记追查。

第十二条：本制度由行政人资部制订交经营委员会核准并公布实施，修改时亦同。本制度由财务部负责执行前的培训与解释。