建筑设计院费用管理办法

XX建筑工程设计研究院
管理制度
制度名称：费用管理办法
制度编号：JGY/C-06-3B
编写部门：财务部
签发日期： 2006年9月22日
费用管理办法
第一章总则
为了加强XX建筑工程设计研究院（以下简称XX院）费用的管理，明确职责分工和管理权限，规范费用开支范围和控制费用支出，保证各项管理工作的正常开展，根据《企业会计制度》和AA集团公司财务规章制度，制订本办法。

第二条本办法所称费用是指本单位为组织和管理生产经营所发生的管理费用以及在营销过程中发生的经营费用。

第三条本办法包括四个管理细则（见附件一至附件四）。

第四条本办法适用于XX院。

第五条本院主管负责人对费用内部控制的建立健全和有效实施负责。

第二章费用的管理
第六条费用的管理体系
（一）费用的管理业务包括费用的预算和费用的日常管理。

（二）财务部是费用的综合管理部门，各费用责任中心是费用的具体实施部门，其责任人是各部门的负责人。

第七条费用的预算管理
（一）本院的费用实行预算管理，费用支出严格按照预算执行。

（二）费用的年度预算和月度执行预算的编制、调整、追加、反馈、报告等，按照产业公司《预算管理制度》执行。

第八条费用的组成内容
包括员工工资、职工福利费、差旅费、办公费、折旧费、修理费、物料消耗、低值易耗品摊销、工会经费、职工教育经费、劳动保险费、待业保险费、咨询费、诉讼费、排污费、绿化费、税金、租赁费、土地使用费、技术转让费、技术开发费、无形资产摊销、业务活动费、广告费、运输费、计提坏帐准备、存货盘盈盘亏（不包括应计入营业外支出的存货损失）以及其它费用项目。

第九条费用报销流程及审批权限
本院费用报销审批实行一支笔的原则。

为了保证XX院业务正常运作，现金流畅通，对差旅费、招待费、汽车费用等日常费用按预算严格控制支付。

工程项目付款视工程项目进度及资金净流量，按项目预算同进度严格控制。

费用必须据实凭发票报销，先填写相关报销票据，在发票背面详细写明该费用的发生情况，再在报销单据上将费用予以归类，然后报经部门负责人审查，财务根据预算审核，院主管负责人审批后在财务部报销。

日常报销，如：预算范围内的办公费、水电费、午餐费、包车费等，先由归口部门负责人对发生的费用进行审核确认，再由财务部门对报销的单
据进行确认，依据院财务及相关制度进行审核，并核查发生的费用是否在预算范围内，然后由报销人交院主管负责人审批，最后到出纳处报销。

差费报销单必须经部门负责人先对发生的费用进行审核确认，再由报销人交院主管负责人审批，然后由财务部门按XX院《费用管理细则》附件二“差旅费管理细则”核定差旅费，最后到出纳处报销。

如果相关费用超出公司制定的“差旅费管理细则”核定的标准，则在相应的费用单据背后有情况说明和院主管负责人的签字确认方可报销。

招待费报销，先由部门负责人对发生的费用进行审核，再交院主管负责人审批，然后由财务部门对单据进行审核，最后到出纳处报销。

（四）工资以及四金、劳务费，先由综合部负责人审核，再由院主管负责人审批，然后由财务部支出。

工程项目费用支出，如采购材料，发包合同支付款项等，由项目经理（或其指定经办人）填写“支票申请单”，由归口部门负责人进行审核，再由经营计划部审核，院主管负责人审批，经办人凭院主管负责人签字的支票申请单附相关协议、结算单、申购单等，交财务部门审核后按相关规定付款。

（六）贸易类业务应同时提交承接和采购合同（或订单），部门负责人审核后，交财务部门审核，同时核查收款情况，然后交院主管负责人批准。

（七）有预算外的支出，一律须经院主管负责人及相关制度确定的负责人审批方可支出。

（八）报销单据及用款申请单据在未支付前，由经办人各自保存，财务部门不负责保存任何未经支付的凭证。

（九）各部门传递发票到财务部门及财务部门传递发票或支票等到各部门时，均应有签收手续。

第十条专项费用的归口部门
综合部为员工工资、职工福利费、修理费、办公费、租赁费、伙食费、小车费用、书刊等资料费、教育培训费、劳务费、物业管理费等归口管理部门。

（二）归口管理部门应制订相应的管理制度。

第十一条费用的预算管理及分析报告
财务部是费用的综合管理部门，全面负责费用的预算管理业务，包括费用的年度和月度预算的组织编制，报院主管负责人审批和下达；组织完成费用年度和月度预算、项目预算的执行情况分析，以及按月反馈费用的执行情况；各责任部门按月对费用进行逐项分析，对偏离预算范围的费用项目，应予查明原因，对异常情况提出有效的控制措施。

如个人原因造成的损失，由当事人承担。

第十二条费用的考核
财务部根据公司管理的要求制订费用预算考核办法，确保生产经营目标的实现。

考核结果同员工考评相结合。

第三章附则
第十三条本办法由财务部负责解释。

第十四条本办法自下发之日起实施。

二00五年X月X日
附件一：
业务招待费管理细则
第一条业务招待费是指公司为生产经营的合理需要所支付的各种应酬性费用。

公司业务招待费采用：从实列支、规定限额、合理使用、年终审计、定期报告的管理方式。

院负责人按实报销、经营计划部负责人限额为1000元/次、其他部门负责人限额为500元/次，超出限额须经院负责人批准后报销。

第三条预算管理
业务招待费实行专项预算管理。

各部门按经营指标提出所需的业务招待费指标，由财务部根据院经营情况和各部门业务和管理的需要，综合平衡，报院主管负责人批准后下达执行。

各部门应本着小额、合理、必需、从简的原则，统筹安排，节约使用。

（二）业务招待费必须控制在预算之内，不得发生超支。

（三）各部门的业务招待费在预算中单独列示。

第四条开支范围
（一）与本院保持长期良好供销协作关系且信誉好的单位和个人，可适当赠送小额、有意义的纪念品。

（二）用于物资采购、产品营销等业务交往中的各项必要的应酬开支。

（三）用于有特殊意义的座谈会、茶话会和其它活动必要的费用。

（四）用于经院领导批准，在公司召开的各种会议所发生的补贴费用。

（五）用于合理的但不能直接计入成本、费用的其它零星开支。

业务招待费的开支应本着尽量节约、有效的原则（谁主张，进谁的费用额度），事前申请，报院主管负责人批准后执行。

第六条内部管理
本院业务招待费的预算执行情况，由财务部按月提出预算执行情况分析报告。

对外招待、应酬，不得任意挥霍、铺张浪费，经办人员不得从中谋取私利。

（二）业务招待费一律不得用于内部各部门之间的业务招待。

（三）财务部应加强对业务招待费的管理，做到帐目清楚，手续完备，院主管负责人一支笔审批。

二00五年七月
附件二：
差旅费管理细则
第一条申请借支差旅费，一律凭借款单经部门负责人及院主管负责人签字批准，到财务部办理借款手续。

凡购自备车并享受私车共用现金交通补贴的员工，其市内公出发生的过桥费、停车费、出租车费、公交费、汽油费等交通费一律不得报销。

市内公出，原则上不得住宿，若确因条件限制、工作需要（如赴远郊或崇明、金山等地），经院主管负责人批准，可报销食宿费。

出差住宿费标准为（包括外省市）：院级领导，据实报销；部门负责人限额240元/天，其他员工限额140元/天，多人出差时，同性别人员两人也为140元/天，据实报销；因本院已实行工作餐补贴，故原则上市内出差不补助误餐费（节假日例外）。

对市外出差，按实际住宿天数发给用餐补助，补助标准为30元/天，同时上海的工作餐补贴在下月扣回。

（接待单位安排食宿的除外）。

员工经批准在本市参加各类专修班、进修班、培训班：走读的，不享受伙食补助；住读的，不补助误餐费；因参加学习而增加的交通费用由本人自理，不得报销。

员工（含部门负责人）到外省市出差限乘坐火车硬座和硬卧、轮船三等舱及长途汽车。

为节约费用开支，公司员工乘坐飞机、高速旅游列车、
高速气垫船等收费档次较高的交通工具，必须从严控制，确需乘坐时，应事前向院主管负责人申请，经批准后乘坐。

外埠市内交通费报销标准，以公共交通工具为主，按实凭票报销，若确因需要叫出租车的，必须事先通报院主管负责人审批，经同意后，凭票报销；使用公司车辆的则不享有该项报销。

出差天数的计算，按长途汽车及火车的发车、飞机起飞、轮船启航离沪时间至出差结束返回抵沪时间的日历天数计算。

凡超过半天算一天，未超过半天算半天。

出差人员因私绕道发生的差旅费，应按直线距离相应的费用报销，超支部分自理；若绕道费用低于直线费用，据实报销。

绕道期间的各项补贴不予计发。

外省市差旅费实行预算总额控制。

出差申请借款的金额根据具体情况借支，申请借款的应在回院后一周内凭部门领导签字的出差报告核销借款，超过一个月未核销将从工资中扣除。

前账不清，后账不借。

多人参与的费用，应尽量分开结算，或进行合理分摊，以便于更准确地进行费用核算。

第十一条对于现场工程管理人员的外地出差费用实行费用包干。

包干费用包括：住宿、餐费、地区交通费（不含从上海至现场及现场回上海的车费）。

费用包干的标准为100元/天。

在上海地区项目需长期住现场的，费用参照外地费用报销规定，市内交通费不得报销。

二00五年七月附件三：
办公费用管理细则
第一条办公费是指邮电费、资料费、办公用品费等费用。

办公费管理实行预算单列管理。

综合部是办公用品费用预算管理的责任单位。

办公用品费用预算执行和控制实行部门主管负责制。

各单位本着必需、合理、节约的原则在办公室用品费用的年度预算指标内控制使用，不得超支预算指标。

业务往来信件尽量用电子邮件寄送，确需通过邮局寄送的，除所寄资料有时限要求或特别重要外，一般不使用特快专递形式。

公司员工在打印、复印资料时，在不影响工作效果及效率的前提下，应尽量物尽其用，充分利用已用过的纸张。

严禁利用公司复印机、打印机、纸张等公司财产为个人或他人复印与工作无关的资料。

办公用品实行归口管理。

各部门是办公用品的领用单位，综合部是办公用品归口管理的责任部门，财务部是办公用品预算管理部门。

综合部负责制订办公家具的配置标准，协调选用办公用品的档次和确定使用的范围，负责协调处理办公用品质量上出现的问题。

各部门领用办公用品，应本着节约、必需的原则进行，事先填制办公用品申领单，写明所需物品的名称、规格，综合部审核后予以购买或配置。

第四条各部门领取办公用品，凡属日常办公或有同类品种的，不得领用高档或进口办公用品。

新进公司人员所需办公用品，以节约为原则，尽量利用旧的，可先在本部门内调剂解决，确需要新增（或部分更新）的，报综合部审核后方可领用，未经审核手续而擅自购买所发生的费用财务部一律不予报销。

办公用品的购买与发放，由综合部统一经办，综合部建立入库、发放记录，应指定专人根据办公用品购买发票的税前金额，结合办公用品购
买清单与各部门申领清单，在各部门的费用中进行分摊，并附分摊明细，再经由正常报销或申请借款的途径交予财务部处理。

第七条综合部应将于每月25日之前各部门办公用品领用清单和结算价格，书面报财务部，不得跨月。

二00五年七月
附件四：
其他费用管理细则
一、会议费
参加外埠召开的会议，凡是由会议统一安排住宿的，凭会议证明，据实报销；无会议证明的按出差住宿费用标准执行。

会议期间的伙食补贴，按出差标准执行（交纳会务费的，无伙食补贴）；外埠市内交通费不给予补贴，由与会人员自理。

第三条发生的会务费用，事先经部门、院主管领导同意后，据实报销。

第四条会议发生的资料费用，由综合部登记确认后，据实报销。

二、员工探亲费
享受一年一次探亲假待遇的员工，乘坐火车的一律报销硬座费用（年满50周岁且连续乘坐48小时以上者可报销硬卧费用）；轮船报销四等舱（包括四等舱）以下费用；乘坐长途公共汽车不属绕道的据实报销；因故乘飞机、卧铺、出租车或旅游车超过标准的，按规定的直线车、船票报销，超支部分由个人自理。

探亲往返途中，因限于交通条件需中途转换交通工具并在中转点住宿的，每中转一次，可凭票报销1天的普通床位费（80元/天以内），超过规定的天数及住宿标准的费用由个人自理（因自然灾害等不可抗拒因素除外）。

享受四年一次探亲假待遇的职工，其往返路费（乘坐标准如上第一条、第二条规定）扣除本人的自理部分可以报销。

计算公式如下：可报销部分=（车船费+中转住宿费+杂费）-月标准工资×30%。

二00五年七月6iHAL5K。