关于规范合同工作的有关规定

中新道控股有限公司

关于规范合同工作的有关规定

为了更好地保障公司利益，规范管理各项合同，现对我公司与外单位所签合同，特作出如下规定：

一、合同管理

1、公司与外单位所签合同，由行政部进行统一分类、统一分号，各相关部门按所分配的统一分类、统一分号进行编号，合同签订后，应由各部门分管人员进行统一编号，此合同编号具有唯一性，将贯穿合同履行全过程。

2、要加强合同内容的规范性，从合同的签订内容、执行内容、请款内容、确认内容（包括监理审核确认、跟踪审计确认、我方人员确认等）等要做到逻辑上的一致性。合同执行需有关监理、跟踪审计等单位审核签字、盖章的，须在合同执行条款中明确规定和要求。

二、合同签订

1、公司与外单位签署合同前，应履行相关部门参与的会签手续，经会签、领导审批后，再双方签字、盖章，未经会签的合同，不得提前盖章（合同会签的相关规定及要求按公司文件执行）。

2、必须在合同结算条款中强调开票事项，要求对方依合同及工程进度开具真实、合法、有效的发票。对于涉及增值税事项，必须要明确金额是含税金额还是不含税金额。

3、依据合同及工程相应进度，要将对方移交相应必须移交的资料作为付款的必备条件。

4、如涉及对方需提供保函的，必须在合同条款中约定为银行保函，公司不接受担保公司等第三方公司提供的商业保函。

5、对于有类似质保等责任期限的，合同条款中应注明“按合同或国家相关规定质保，质保期内无违约事项，质保期满后N天内付清质保金”。对于需依考核情况付款，应在合同中规定可执行、可量化的考核的具体办法及付款标准。

6、所签署合同中，对于与付款、扣款、转款等结算相关条款，必须全部在结算条款中进行体现或有所指引。

三、合同执行过程中的请、付款

1、在申请合同款项时，首先附件要齐全，其次手续要完备。

2、在申请合同款项时，已开票及付款金额必须经过相关财务人员的签字确认。

3、在合同履行过程中，对方在依合同履行相关义务后申请付款，对方已履行的相关义务须经我方人员确认，只需依合同付款节点相关规定确认相关事项即可，然后我方确认人员签名，同时签上相应的确认日期（年月日）。

4、对于涉及需施工方承担的水电费等相关费用，必须在依合同相关规定，结清相关费用后，方可申请支付工程款。

5、一次性支付30万以上的工程款，原则上我公司通过全额银行承兑汇票的方式进行支付，对方如要提前进账，须由对方承担贴息

费用。

6、合同结算条款中，应对收款人名称、开户行、账号进行约定，实际请款时由业务人员根据合同上的收款人名称、开户行、账号进行请款。收款信息如有变更，应由对方单位提供变更函或委托收款函，同时由业务人员和对方单位财务进行确认，经过确认无误后，我公司业务人员和对方单位业务人员要分别在变更函或委托收款函上签字。

7、特殊情况下申请支付合同款项，必须附专门报告，并在报告上说明：合同名称、合同编号、合同金额，本次申请付款金额，特殊缘由，经相关领导及主要领导审批后方能支付。

四、本规定自2016年5月1日起执行。

2016年4月7日