档案管理制度

项目前期与工程管理部档案管理制度

一、档案管理手册

第一章总则

1.1 建立、健全档案管理制度，统一管理工程进度、质量、安全及项目管理文件档案等各种档案资料。对工程项目的开展及公司的生产经营有着重要作用；工程项目档案是企业档案的重要组成部分，为加强工程项目档案的管理职责，规范档案管理，结合施工企业的实际情况，特制定制度。

1.2 本制度适用于鑫诚集团工程建设项目的新建、扩建、改建、技术改造及安装等项目的从立项至竣工验收过程中的文件编制、收集、归档、管理、借阅及销毁。

1.3 项目工程档案按照集中统一管理的原则，由项目前期与工程管理部的档案口统一管理，重要及常用的文件移交档案口保管，以确保工程档案的完整、准确和安全，并便于使用。工程完工后，负责把项目资料和竣工资料移交集团统一管理。项目经理负责对移交集团的档案进行审核。

1.4 根据工程项目建立、建全档案的形成、收集、积累、整理、归档的工作体系。

第二章工程档案管理机构的职责

1.1 负责组织相关合作单位、合作部门和相关人员收集整理项目从立项到最终竣工验收交付的所有相关文件。

1.2 接收相关合作单位移交的项目档案，并加以分类、整理、管理，并负责工程资料的收发、借阅等工作。

1.3 在工程项目过程中，项目档案管理员对所接收的项目资料，应按不同专业和文件类别进行分类、编号、装盒标识并分别存放。公司所开发的项目均有项目名称，且档案盒使用统一的标识。

1.4 项目档案管理员对所接收的项目资料，在专业不同的基础上分类后按接收的先后顺序进行编号，并在首页打印出目录表。对已分类和编号的文件，应在档案盒上进行标识，标识应简单清晰、明了、易懂。在项目建设过程中，各部门如需借用相关资料，应到项目部档案管理员处办理借阅手续，填写借阅登记表，使用完后，立即归还。

第三章项目工程档案管理

1.1 工程项目文件是在项目工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件等。具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。

1.2 工程项目档案从立项到竣工验收交付过程中，施工、监理等相关方应遵循施工的节点，主动将相关资料准备完善，然后移交给档案管理口。同时档案管理人员也应及时收集、催促相关合作单位按照工程节点筹备资料。

1.3 档案收集工作的要求

（1）认真贯彻集中统一管理项目工程档案的原则；

（2）遵循档案的自然形成规律；

（3）保证项目档案的齐全、完整、准确；

（4）档案的内容必须真实、准确、清晰、幅面整洁。

（5）认真审核，未经相关机构审批签字盖章的档案资料，要求相关人员按节点及时补齐；

（6）资料移交方和接收方均需做好资料备份和移交手续留底；

1.4 工程项目资料的收集管理

1.4.1 工程档案的立卷

（1）工程文件可划分为工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件五部分。

（2）工程准备阶段文件按建设程序组卷。

（3）监理文件按单位工程、分部工程组卷。

（4）施工文件按单位工程、分部工程组卷。

（5）竣工图按专业组卷。

（6）竣工验收文件按单位工程组卷。

1.4.2 各个项目负责人负责收集、积累和整理项目前期文件（施工前）以及设备，工艺和涉外文件、勘查文件、设计文件等。

1.4.3 项目施工阶段，由承包单位负责其项目施工部分全部文件的收集、积累、整理；项目监理单位负责收集、积累项目监理文件。

1.4.4 项目竣工验收阶段，承包单位负责项目完工资料的收集、整理。

二、档案管理

1.建立台账

1.1 建立一份电子台账方便日常查阅。

1.2 电子台账明细中需包含：项目名称、报送资料的单位信息、报送资料的类别、报送资料的数量、报送的时间、报送人的联系方式、资料存放的位置、已发放数量和发放去向、剩余数量。

1.3 同一项目建立一份台账。

2.档案资料存放

2.1 将档案资料存放室合理划分区域，用编号的方式给材料架编号。同一项目的档案资料存放到附近集中区域。工程档案管理人员必须确保工程档案的安全和不被流失。保持档案室的干燥和通风，保证工程档案不被腐蚀。

3.给档案资料编写独立的身份编码

3.1 每一份资料编写一个独立的身份编码。（与电子版台账同步）

3.2 制作身份编码标签贴在相应的档案资料上。（方便查阅）

4.资料查询流程

4.1 打开电子版台账。

4.2 查询台账登录讯息，找到相应的资料存放区域。

4.3 到档案存放区域查阅资料档案。

5.档案资料发放

5.1 档案核查后，资料管理人员通知相关部门来项目前期与工

程管理领取资料。（需48小时内领走）。

5.2 工程档案管理人员必须每月对发放情况进行统计，并做好登记。

6.档案资料借阅

6.1 借阅时限为3天，如有特殊情况需要重新续签。

6.2 工程档案管理人员必须每月对借阅情况进行统计，及时催促借阅到期文件的归还并做好登记。

三、接收立项等前置手续原件

1.由各项目前期手续办理人员提供。

2.做好登记。

四、接收图纸

1.报送单位需将图纸详细分类。

2.提供承诺书和详细的移交明细。

3.图纸接收后要查看确认图纸的规范性、版本、内容变化等。

3.做好书面交接记录。（及时做好台账，备注清楚接收人、接收渠道、接收日期、图纸编号等信息。）

五、审核后签发

1.通知相关接收部门领取。（48小时内领走）

2.做好登记。

六、档案交底（工程技术档案）

1.将各类项目或各工程所需要准备的档案资料的明细清单下发给相关合作单位，请他们按照清单里面的内容准备。（参照辽东