外贸英语函电整理

CHAPTER 1

Structure and layout of international business letter(介绍商务信函基础知识与外贸交易程序）

7原则7Cs: 1.Correctness,正确 2.Conciseness,简洁 3.Clarity,清晰

4.Concreteness ,具体

pleteness,完整

6.Courtesy礼貌

7.Consideration.体谅

信函时间的正确的写法

February 2, 2013 2 February,2013 February 2nd, 2013 2nd February,2013

Structure of Business letter：

1. The Letterhead（信头）

2. The Date line（日期）

3. The Reference and Inside Address（编号和封内地址）5. The Salutation（称呼语）

7. The body of the Letter（正文）8. The Complimentary Close（结尾敬语）

9. The Signature（签名）10. The Enclosure（附件）

11. The Postscript（附言）12. The Reference Line 信件编号

13. The Attention Line主办人或经办人14. The Subject Heading 事由行

15. The Identification Marks备忘署名16. The Attention line（注意项）

17. The C.C. Line抄送(cc to XX) 18. The subject line （事由）

信头（Letter Head) :

信头一般都是事先就印好的，它表示发信人公司行号名称及地址，使收信人一看就知道发自何方、何处、核实，也便于复信时参考。包括发信人的姓名、地址、网址、电子信箱、电报挂号、电话号码。有的信头还包含公司负责人的姓名和职务职称。

一般商号的信笺都印有信头，如果没有，也可以在信纸上端的中间，或者在信笺的右上方，如：

Richard Thomas & Baldwins Ltd.

151 Gower Street

London, SCT 6DY, England

Tel: 63216260

Fax: 63302700

注意：

1.一般说来，门牌号和街名之间不用逗号点开，但城市名和国名之间必须用逗号点开。城市名后面的字母或数字等是大城市的邮区号。注明邮区便于邮局分信。

2.有时候不写门牌号，而是用邮箱号代替。如：P. O. Box No.1079

London, England

日期（Date)：应据信头右下角三至六行处。

注意：

①日期可按“日、月、年”的次序排（英国），如15 Jan., 2012（国际通用）

也可按“月、日、年”的次序排（美国）————如，Jan. 15, 2012

②年份应完全写出，不能用（00）来代表（2000）

③月份要写英文名称，不能用数字代替，例如，3/9/99不能用在正式的信函中。

④月份名称可用缩写，如Aug.代替August; Oct.代替October，但May，June ，July本身很短，不再减

缩。

⑤日期可用基数词，也可用序数词。一般用基数词，较少使用序数词

基数：3 November, 2000 （3 Nov., 2000）November 3,2000 (Nov.3,2000)

序数：3rd November, 2000 November 3rd, 2000

⑥月份和日期之间不要用标点点开，年份之前，必须用逗号点开.

例如，Oct.1,2000 (或October 1,2000) 30 Nov.,2000(或30 Novermber,2000)

日期的几种常见写法：

June 5,2000 (5th June,2000) 30 Nov.,2000 ( 30 November,2000)

1st October,2000 (1st Oct.,2000或October 1,2000)

封内地址和行名（Inside Name and Address):这是指收信人的行号和地址。距日期两行，打在左边。

3.写封内地址时对公司行名的称呼：

①一般用公司全称

London Export Corporation China Chemical Co.

②在公司的名称由人的姓名组成时可以使用Messrs表示客气

Messrs. John Smith & Co. Messrs. Black & White Co.

还有即使公司的名称由人名组成，也不应该加Messrs的情况，例如

a. 写给公司中某一个人的信，例如

Mr. Charles Snow

Robinson & Co.

b.公司名称中已包括其职衔

c.公司名中有定冠词the

Dr. Haris & Co. The Grayson Electrical Co.

称呼（Salutation）：写信人对收信人的一种称呼，其位置是在封内地址的下面空两行，并与之平头。

其形式取决于写信人与收信人的关系。

1.商业函件

①用“Dear Sirs, ”不能单独用“Sirs,”③如果是女性公司，则用“Dear Madams,”

②美国人用“Gentlemen：”,更加普遍(不能用单数）,单数时称“Dear Sir”

2. 公事函件：

“Dear Sir，”对一般机关团体负责人适用。此外公事函件还可以用“To those who may be concerned，”

3. 半公半私函件，且给个人的信件