4.《管理文秘理论与实务》习题及答案

第一章绪论

第一节

1.试论述管理文秘活动与领导者管理活动的关系。

答：两者的关系是相互区别与相互联系的，主要表现为下述两点：一是管理文秘活动从属于领导者的管理活动；二是管理文秘活动中包含着某种程度的领导者管理活动。

然而，管理与文秘属于两个不同的范畴，各自有特殊活动，在总体的管理活动中，领导者处于最高层，偏重于全局和战略方面，管理的是全局性工作。文秘人员与管理文秘部门的工作大多属狭义管理内容，又不同于一般的管理活动，表现出明确的辅助性特征，在工作中处理领导者或者管理者大量的全局性事务性工作。

综上所述，由于管理与文秘不可分割，但又属于两个不同的范畴，各自有不同的特殊活动，从而它是管理的一般原理在文秘领域中的特殊应用。

2．有人认为：“秘书在实际工作中，为了不得罪上司或客户，有时必须学会‘编故事’或者‘撒谎’。”你是否赞同这种说法？为什么？答：不赞同：秘书人员应当在管理秘书事务中必须强调实事求是的精神。实事求是是我们党的思想路线，也是秘书工作应遵循的一条基本原则。只有坚持实事求是，才能为领导提供真实情况，以供领导作出正确决策。因此，秘书不论、向领导汇报什么情况，都应该做到实事求是。

赞同：在秘书的实际工作中应当学习应有的处世说话技巧。

第二节

3．论述管理文秘的含义及其特征。

答：含义：管理文秘是指社会各类组织的管理文秘部门与文秘人员，为协助与促进组织及领导完成组织目标的一系列服务性事务活动。

特征：服务性、复杂性、政策性、时间性。其中，服务性是其本质特征，复杂性、政策性、时间性为其次要特征。

4．管理文秘的功能是什么？

答：①计划、控制功能与保障作用；②组织功能与助手作用；③指挥、协调功能与纽带作用；④创新功能与垂范作用

5．为什么说服务性是管理文秘事务的本质特征？

答：因为这一本质特征是由管理文秘的内部实质与外部特征所决定的，即由事

务管理决定的。服务与管理需要是管理文秘事务生存和发展的根本矛盾，也是其特殊矛盾。它规定着管理文秘事务特有的本质，是管理文秘事务区别于其他事务的根本点，从而也构成管理文秘事务的研究对象，同时也是其本质性特征。各级各类组织内部设立的综合性办事部门，本质上就是服务性部门。

第三节

6．简述管理文秘事务中应该遵循的原则。

答：从根本上讲，管理文秘要遵循党和国家的路线、方针、政策，符合有关的法律、法规。在此大前提下，还应遵循依客观规律办事的原则、集中统一管理的原则、依法管理的原则、注重效率的原则，管理文秘在遵循前述原则的同时，还需遵循弹性原则、例外原则，以便能更好地适应组织与领导，以及种种事务在时间与环境上的变化。

7．管理文秘事务中应如何进行依法管理？

答：要做到依法管理，首先必须建立健全社会主义市场经济中的法律体系。其次，还必须建立和完善各种监督机制，保证组织的管理文秘事务有法可依、违法必究。8．谈谈管理文秘人员如何提高工作效率。

答：提高管理文秘事务的效率，主要注意三点：一是要不断提高文秘人员的综合素质和办事能力，促进文秘人员的技能转移。二是要建立健全岗位责任制，分解目标，责任到人，逐步实现管理文秘的现代化，以达到快速高效的目标为原则。三是管理文秘事务具有相对的稳定性和连续性，同类事务的处理具有常规性，而且在一定时限内具有稳定性。

第四节

9.试述我国管理文秘部门的设置现状。

答：当前，我国从中央到地方各级机构和具有一定规模的企业、事业、群众团体以及其他经济组织，一般都设立管理文秘部门。由于组织的性质、规模、层级不同，其具体设置也不尽相同，例如：党政机关是一级领导机关，其管理文秘部门是整个机构的枢纽，根据工作需要而设置。各民主党派是按照各自章程设置管理文秘部门的，有的设办公室，有的设秘书处，由正副秘书长领导。大型群众团体一般设办公室，根据级别下设局、处、科等。

10．管理文秘部门具有哪几方面的主要职能？

答：服务协调职能、辅助管理与指导职能、参谋咨询职能、内部监督事务职能。

11.管理文秘部门的设置应当遵循哪些原则？

答：精简高效的原则、科学合理的原则。

12.为什么说要提高文秘部门的工作效率，首先要精简机构？

答：精简是党和国家在机构设置方面的根本原则。社会各类组织的管理文秘部门，作为组织的综合办事部门，同样要贯彻精简的原则。这就要求相关人员要精干，必须要定员、定编，要裁减冗员，不滥设副职和虚职。同时，要尽量简化层次。

13.在管理文秘部门中“三服务”具体内容是什么？

答：管理文秘部门做好“三服务”工作：一是要为本组织及领导服务。协助领导处理日常事务，进行调查研究，收集、整理信息为领导决策提供依据，以及完成领导交办的任务等；二是要为同级各部门服务。承担办公环境事务、文书与档案事务等任务；三是要为下级组织与员工或群众服务，主要体现在日常工作的相互沟通联系中。

14.如何正确认识和全面提高管理文秘部门的辅助功能？

答：管理文秘部门辅助组织及领导者的管理，应从以下三点人手： (1)确定合理的管理目标。(2)帮助制订实施方案。(3)做好信息反馈。

第五节

15.结合管理实践，谈谈文秘人员应该具备的职业道德修养。

答：管理文秘人员的管理，首要必须建立合理的德智结构与知识结构，即职业道德素养。它包括职业道德修养、文化知识修养、能力才干修养三个方面。

16.现代文秘人员应具备哪些能力和素质？

答：①观察分析和创新能力；②表达能力和办事能力；③协调沟通能力；④适应能力和自控能力；⑤办公自动化设备的操作能力。

17.怎样理解管理文秘人员是组织的“窗口”？

答：管理文秘是组织的“窗口”，需要处理纷繁庞杂的事务，接触各种各样的人员。文秘部门素有“窗口”之称。秘书部门是访客最先到达和最后告别的地方，给人以先入为主的第一印象和告别时的最后印象。秘书的一言一行直接关联着领导机关的作风和领导者的形象。如果秘书部门环境优雅，关系融洽，管理文秘人员态度友好、办事认真，就给访客留下良好的印象，使访客心目中树起本机关的良好形象，进而提高领导的威信。秘书部门环境杂乱，管理文秘人员关系紧张、态度生硬、出言不逊，叫人感到“人难见、脸难看、办事难”，这就必然给人留下不良影响，对领导和机带来负面效应。