古代公文处理

中国古代的文书处理

杨树森

（原载《秘书工作》2007年第8期，发表时题为“古人是怎样处理公文的”）

摘要：本文系统介绍中国古代的文书处理工作。全文分三个部分：1.中国历史上最早的文书工作；2.中国古代主管文书处理的官职和机构；3.中国古代公文办理的重要制度（介绍七种）。

关键词：中国秘书史；公文；文书处理；文书工作制度

一、中国历史上最早的文书工作

我国是世界最古老的文明发源地之一,早在4千多年前就出现了公务文书和文书工作。根据传说,黄帝以前的部落首领有巢氏、燧人氏、伏羲氏、神农氏等,大多以语言来发布指令,所谓“无制令而民从”(《淮南子·氾论训》), “自五帝（黄帝为五帝之首）始有书契”(《后汉书·祭祀志》) 。随着公务文书的出现,也就产生了管理它的工作人员——史官,汉字的发明者仓颉据传说就是黄帝的史官。

夏代，随着国家机器的出现,一切公共事务的管理也就成为国家行为,公务文书也就成了国家管理的重要工具。据《吕氏春秋·先识》等书记载,夏朝末年,夏桀荒淫残暴,掌管文书档案的“太史令终古”取出宫藏的“图法”展示给夏桀看,对桀哭谏。然而夏桀仍执迷不悟,终古只得携“图法” 投归了商汤。这一则记载告诉我们：夏政权已设置了像“终古”这样的秘书官员，并已把文书档案工作视为自己的重要业务。在我国最早的公务文书汇编《尚书》中,也收录有夏代的一篇公文《甘誓》,记载的是夏代开国帝王启在讨伐有扈氏时对将士发布的战前动员令。从以上材料看,夏代应该已经有了比较正规的文书工作。

二、中国古代主管文书处理的官职和机构

公务文书一旦出现，就成为秘书工作中最重要的一项内容。因此历代政权都设有掌管文书的官职，秦汉后还设立了专门处理文书的机构。

在传说中的黄帝时代以及夏、商、周三代，掌管文书的官职是史官。“史”字的本义就是“掌管文书”。出现于商代末年、成型于西周的太史寥，是我国历史上最早的综合性秘书机构，内有太史、小史、内史、外史、御史等“五史”，其中内史又叫“作册”，是掌管公文起草的文字秘书，而御史又称“柱下史”，是保管文书档案的秘书。

秦、汉两代，中央政府主要秘书机构先是御史府，后是尚书台。它们的首要职责是受理公卿、百官和吏民对皇帝和中央政府的上书。御史府和尚书台内分曹办事，其中分官文书工作的是奏曹和书曹,奏曹专管拟写奏章,书曹负责收受、处理文书,令曹掌管秘令、法令。

魏晋南北朝和唐宋时期，中央政府逐渐形成了“三省制”的格局，三省之间的关系是“中书出令、门下审议、尚书执行”，秘书工作主要由中书省和门下省分工承担。中书省的主要职责是起草诏令,即负责朝廷和中央政府的发文工作，中书省内的“中书舍人”一职的职掌是：“凡诏旨制敕、玺书册命,皆起草进画”（《旧唐书·职官志》），也就是负责公文的起草工作；而保管文书、抄写诏敕等具体的文书管理，则由较低的秘书职务“主书”负责。门下省除主要负责审议中书省起草的诏令外，还负责处理臣下报送的章奏，掌管这一工作的主要秘书官是“给事中”。

宋代，在门下省内专设了一个机构——“通进银台司”（因司署位于银台门内而得名）,该司职责是“掌受三省、枢密院、六曹及寺、监、百司奏牍,文武近臣表疏,及章奏房所领天下章奏案牍,具事目进而颁布于中外。”（《宋史·官职志》卷161），可见,它是中央政府公文处理的总枢纽机构。

明代朱元璋彻底废除了三省制，自任宰相，设立了庞大的秘书机构内阁。明内阁中设有中书科、制敕房、诰敕房等三个具体承办文书业务的二级机构；清代内阁更设有典籍厅、满本房、汉本房、蒙古房、诰敕房、副本库、批本处等十余个处理文书的二级机构。明代中央政府还设有“掌受内外章疏敷奏封驳之事”的官署——通政使司，依朱元璋意, 政犹水也,欲其常通,故以“通政”为名。清沿明制,也设有通政使司；雍正皇帝即位后大兴密奏之风,于通政司外又设立了一个专门收受密奏的机构——奏事处，此后通政司主要收受例行公文,而涉及机要的密奏则由奏事处受理。

在古代历朝中央政府各衙署和地方政府中，负责处理文书业务的主要官吏有长史、主簿、令史、书佐、押司、书吏等，《三国演义》中的杨修是丞相府主簿，《水浒传》中的宋江是郓城县的押司。

三、中国古代公文办理的重要制度

公文是国家管理的重要工具，历来受到统治者的重视。我国历史上形成了许多行之有效的文书工作制度，有的制度一直沿用到今天。

1.文书正副本制度

重要公文须建立副本,这一制度自西周时代即已形成。据《周礼》、《礼记》等文献记载,西周时期从周王的王命文书到地方官府的重要文书大多有副本多份,分存各处。所谓“太史、内史、司会及六官皆受其贰而藏之”,这里的“贰”就是抄录的文书副本。王命文书颁发之后,正本交受命者,副本交由内史保存。中央各官署的文件,一份在原官署存档,一份上纳王室“天府”文件库保存。地方官署的重要文书也是一式两份,一份自行保存,另一份送交所属诸州史收存。“宰告闾史。闾史书为二,其一藏诸闾府,其一献诸州史,州史献诸州伯,州伯命藏诸州府。”(《礼记·内则第十二》)

文书正副本制度,既是文书工作的重要制度,也是档案工作的一项重要制度。它为现行公文的执行和历史文件的保存提供了保证。

2.公文主官签发制度(判署签押制度)

公文须由主官签名或画押后才能生效,现代文书学称之为“签发”,古代称为“判署签押”。这一制度是由文书制作者(史官)签名逐步发展而形成的。

在殷墟甲骨文中,有许多记事卜辞的开端部分刻有“卜人”（问卜者）的名字,记事文字之末则刻有巫史（代卜人向神灵问卜者）自己的名字,以示负责。这是文书签名的发端。

战国时期齐国国相田婴首先在契券文书上签名,称为“押券”,各官署仿行之,在官文书(限于缣帛书写的公文,简牍文书则多用封泥)上押署。经过秦汉的发展,到三国时公文签押制度已正式实行。东晋以后正式以纸书写公文,在纸上便于押署,公文押署制度即被朝廷定制下来。

3.请示类公文一文一事制度

一文一事,即一件公文只陈述一件事,不同的事由不得混杂在一件公文中。这种作法大约始于魏晋南北朝,通用于唐代,而见诸典籍记载的成文制度则是在宋代。

考秦汉上行公文,往往一文数事。曹操的公文多为一文一事,内容专一,篇制简短。此后这一做法逐渐流行,在唐代的请示类上行公文中已经基本上没有一文数事的现象,说明此时一文一事已经自然形成制度。南宋《庆元条法事类·卷十六·文书门》规定：“谏奏公事,皆直述事状,若名件不同,应分送所属,而非一宗事者,不得同为一状。”这是目前所能见到的关于一文一事制度的最早记录。

请示类公文实行一文一事制度,符合文书工作的发展规律,因为它能突出公文内容主旨,加快行文速度,提高公文处理的效率,也便于文件的管理、查询和文书档案的保管，所以一直沿用至今。

4.引黄、贴黄制度

“贴黄”一词源于唐代，唐代敕书用黄纸书写,如需作局部改动,就用黄纸贴上改写,称为“贴黄”。到了宋代,“贴黄”的概念有所变化：凡上行文书写完后如有重要补充说明,可另外写于黄纸上贴于正文后,称为“贴黄”。