公司公文管理规范.doc
《公文管理规范》
《公文管理规范》公文管理规范第一章总则1.1 引言公文是机关、团体和组织之间进行信息交流、决策沟通的重要手段，具有重要的法律效力。
为了规范公文的管理，提高公文的质量和效率，特制定本《公文管理规范》。
1.2 定义公文：指机关、团体和组织为公开交流信息、作出决策而制作或公布的书面文件。
第二章公文的分类和编号2.1 分类根据公文的性质和用途，公文可分为内部公文和对外公文。
内部公文包括工作指示、通知、备忘录等；对外公文包括公告、公函、通报等。
2.2 编号原则公文应按照一定的编号原则进行编制，方便管理和查询。
编号原则包括机关标识、科别标识、年号标识、顺序号和密级。
2.3 编号规则具体的编号规则应由机关内部制定，可根据机关的实际情况进行灵活调整。
第三章公文的格式和要素3.1 标题公文的标题应简明扼要地反映其主题，避免使用笼统和模糊的词语，以便读者能够快速理解公文的内容。
3.2 发文机关和日期公文的发文机关应位于左上方，内容格式为全称或简称。
日期应位于发文机关下方，格式为YYYY年MM月DD日。
3.3 主送、抄送和附件公文的主送、抄送和附件应清晰明确地列明，并按照一定规范进行标注和排序。
3.4 正文公文的正文应紧扣主题，条理清晰，表达准确。
可以使用段落、标题、编号等方式进行组织和呈现。
3.5 署名、签发和印章公文的署名、签发和印章应按照相关规定进行，确保公文的合法性和真实性。
第四章公文的审签和批复4.1 审签程序公文应经过相应的审签程序，确保公文的质量和合规性。
审签程序包括初审、审批和签发。
4.2 批复方式根据公文的性质和重要程度，批复方式可以有口头批复、简单批复和会议决议等形式。
第五章公文的传送和存档5.1 公文的传送公文应根据需要进行传送，可以通过邮寄、传真、电子等方式进行。
5.2 公文的存档公文应按照相关规定进行存档，确保公文的完整性和安全性，便于后续的查询、调阅和管理。
扩展内容：1. 本所涉及的附件如下：- 附件一：公文管理流程图- 附件二：公文编号示例2. 本所涉及的法律名词及注释：- 公文：指机关、团体和组织为公开交流信息、作出决策而制作或公布的书面文件。
XXXXXX有限责任公司办公室公文管理制度
XXXXXX有限责任公司办公室公文管理制度第一章总则第一条为规范公司办公室公文管理工作，提高工作效率和质量，加强信息传递和沟通，特制定本制度。
第二条公司全体员工均遵守本制度，相关部门负责人负责具体实施和监督。
第三条公文包括但不限于公告、通知、文件、函件等。
公司办公室负责编制、收发和归档。
第二章公文的编制第四条公文的编制必须严格按照公司规定的格式和标准进行，要求文字简练、明确，符合规范语言的书写和表达要求。
第五条公文内容必须真实准确，涉及重大事项或需要审核批准的公文应经相关负责人签字确认。
第六条公文的编制应遵循慎重、及时、有效的原则，尽量减少繁文缛节，简化办文程序，提高工作效率。
第三章公文的收发第七条所有公文在编制完成后，由办公室负责人审核，并签发发文号。
第八条公文的收发采用签收的方式，来文必须在签收簿上签字确认，并及时转交给相关责任人。
第九条公文的签收和转交必须在规定时间内完成，不得拖延。
第四章公文的归档第十条公文签收后，办公室负责人根据分类设置的文件夹进行归档。
第十一条公文归档时，应按照时间顺序进行，确保公文的完整性和便于查阅。
第十二条公文归档后，办公室负责人应及时备份到电子档案系统中，保证数据的安全性和可靠性。
第五章公文的使用范围和查阅第十三条公文仅供公司内部使用，不得外泄或向外部机构提供。
第十四条公文的查阅应遵守员工资料保密原则，不得擅自查阅与本岗位无关的公文。
第六章公文的保密第十五条对涉及公司商业机密和员工个人隐私的公文，必须严格保密，未经相关负责人批准，不得擅自外传。
第十六条公文密级的确认必须在编制公文时进行，根据涉密程度进行标注，并由相关负责人确认。
第十七条公文的保密措施包括但不限于密码保护、限制查阅人员范围、控制打印和复印等。
第七章公文的销毁第十八条公文归档满三年后，可以按照规定的程序进行销毁，销毁记录必须做好备份并妥善保存。
第十九条公文销毁必须严格按照公司规定的程序进行，确保不会造成信息泄露和丢失。
办公室公文管理规章制度
办公室公文管理规章制度第一章总则第一条为规范办公室公文管理，提高工作效率，保护机密信息，制定本规章。
第二条本规章适用于公司内各级办公室公文的处理与管理。
第三条办公室公文是指公司内部或者与外部单位之间传达重要信息、决策、命令的书面记录或文件。
第四条公文管理是指对公文的制发、收集、传递、存档、销毁等工作的管理。
第五条办公室公文管理应当遵循合法、准确、及时、保密的原则。
第六条全体员工应当严格遵守公文管理规章，认真履行自己的公文管理职责。
第七条公文管理工作由公司办公室负责，负责公司公文管理制度的建立和监督。
第二章公文的分类第八条公文根据内容和形式，分为内部公文、对外公文。
第九条内部公文是指公司内部单位之间传达信息、通知、通告等公文。
第十条对外公文是指公司与外部单位之间传达信息、通知、通告等公文。
第十一条公文根据紧急程度，分为紧急公文、普通公文。
第十二条紧急公文是指需在规定时间内处理或者回复的公文。
第十三条普通公文是指一般情况下的公文。
第十四条公文根据内容，分为文件、通知、函件、公报等。
第三章公文的制发第十五条公文的制发应当注重规范化、标准化，避免遗漏、错误。
第十六条制发公文应当明确主题、目的、发布日期、签发人等信息。
第十七条制发公文应当经过相关负责人审批，并盖章。
第十八条制发公文应当根据公文的不同性质，确定其传递方式和保密级别。
第十九条紧急公文应当优先处理，并通知相关人员及时回复或执行。
第二十条制发公文应当保存文件原件，并留有存档复印件。
第四章公文的传递第二十一条公文的传递应当明确传递对象、时间、方式，并及时进行。
第二十二条公文的传递应当避免遗漏、失误，确保公文信息的完整性。
第二十三条公文的传递方式可以通过邮件、传真、专递等多种方式。
第二十四条公文的传递应当注意保密，避免泄露公司机密信息。
第五章公文的存档第二十五条公文的存档应当按照规定流程进行，便于查阅、管理。
第二十六条公文的存档应当明确存档日期、存档地点、存档人员等信息。
XX公司公文管理制度
XX公司公文管理制度第一章总则第一条为规范公司公文管理工作，提高办公效率，保证公司公文的规范性、准确性和时效性，制定本制度。
第二条公司公文管理制度适用于公司内部各部门和员工，包括公司内部的各类公文、文件、函件等文书资料的管理。
第三条公司公文管理原则：公开、公正、公平、高效。
第二章公文的分类和编号第四条公司公文按照文件的内容和用途进行分类，主要包括通知、报告、计划、决定等。
第五条公司公文编号应当按照年度、部门和序号的原则进行编制，确保公文可以准确、快速地进行查阅和归档。
第六条公司公文按照重要性和紧急程度进行编号，以便及时处理重要文件。
第三章公文的起草和审批第七条公司公文的起草应当遵循公文的规范格式和语言，内容明确、简练、准确。
第八条公司公文的审批程序应当严格按照公司内部的规定进行，确保审批过程的公开、公正。
第九条公司公文的审批权限应当明确，相关部门负责人要按照规定的程序和权限进行审批。
第四章公文的传阅和签发第十条公司公文在传阅过程中，应当注意保密，确保公文的内容不被泄露。
第十一条公司公文在签发时，相关人员应当按照规定的程序进行签名、盖章，确保公文的真实性和合法性。
第五章公文的分发和归档第十二条公司公文在分发过程中，相关部门应当按照规定的程序进行分发，确保公文能够及时传达到相关人员。
第十三条公司公文在归档时，应当按照规定的分类和编号进行归档，确保公文能够方便查阅和管理。
第六章公文的保存和销毁第十四条公司公文的保存期限应当根据文件的重要性和用途进行确定，超过保存期限的公文应当及时进行销毁。
第十五条公司公文在销毁过程中，相关部门应当按照规定的程序进行销毁，确保公司公文的保密性和安全性。
第七章公文管理的监督和评估第十六条公司公文管理应当建立监督机制，定期对公司公文管理工作进行评估和考核。
第十七条公司应当建立不定期的内部审查机制，对公司公文管理工作进行全面检查，发现问题及时进行整改。
第八章附则第十八条对于公司公文管理中出现的争议，应当按照公司内部的规定进行解决，确保公文管理工作的顺利进行。
公司公文写作管理制度
公司公文写作管理制度一、目的为了规范公司内各类公文写作，确保文书的质量和效率，提高公司整体形象和工作效率，特制定本管理制度。
二、适用范围本管理制度适用于公司内各类公文的写作，包括但不限于公告、通知、报告、会议纪要等。
三、写作规范1. 公文的格式必须符合国家相关规定，并按照公司的统一格式进行排版。
标题、正文、落款等内容必须清晰明了，便于阅读和理解。
2. 公文的语言必须简练明了、通俗易懂，不使用过于复杂或生僻的词汇和长句子。
避免使用口头化、粗糙的用语，尽量避免错别字和语病。
3. 公文的内容必须准确无误，不得包含错误的信息，不得有遗漏或误导性的陈述。
4. 公文的态度必须礼貌、客观，不得出现过于主观、情绪化或攻击性的言辞。
5. 公文的附件必须准确清晰，不得遗漏必备附件，同时注意标注附件的序号和名称。
四、写作流程1. 编制公文前，负责人员必须明确撰写目的、受文对象、主要内容等要点，并在公司规定的公文撰写模板上填写相关信息。
2. 公文的起草由主管或分管领导审阅，确认后由责任人完成撰写。
必须经过审核、审批程序后才能发出。
3. 公文的草稿必须经过严格审核和修改，确保内容准确无误，格式规范，语言通顺，态度得体。
4. 公文的核对和签署必须由相关负责人或领导人亲自进行，核对内容是否准确，并在正文结尾处签署姓名和日期。
5. 审批通过后，公文可以由秘书处加盖公章并发出，同时抄送相关部门和人员。
五、存档管理1. 公文一经发出，必须进行存档管理，建立完整的档案记录。
公文存档的时间和地点必须明确，不得遗漏或混乱。
2. 公文存档应按照公司规定的文件分类和存档要求进行整理和管理，确保公文档案的安全和便捷查阅。
3. 公文的保密性必须严格控制，不得随意泄露公文内容，特别是涉及公司机密或个人隐私的内容。
4. 公文归档后，必须设有专人进行档案管理，对公文进行查阅、借阅和归还等操作，确保档案的完整性和安全性。
六、监督检查1. 公司领导和相关管理人员应定期对公文写作进行监督检查，确保公文的质量和效率符合公司要求。
公司公文管理规定
公司公文管理规定1.目的为了规范公司公文使用，提高公文管理的工作效率和公文质量，特制定本规定。
2.范围适用全公司。
3.定义3.1.公司公文是企业管理过程中具有效力和规范体系的文书，是合规经营和进行企业活动的重要工具。
3.2.公文管理指公文的办理、日常管理、整理、归档等一系列相互关联有序的工作。
4.部门职责4.1.总裁办是公文处理工作的管理部门，主管本公司的公文处理工作，指导下级部门的公文处理工作。
4.2.各级部门的负责人应当高度重视公文处理工作，并加强对本部门公文处理工作的管理和检查。
4.3.公司各级部门文员负责本级部门的公文处理工作。
5.公文种类5.1.公文按行文方向可分为：上行文、下行文和平行文。
5.2.上行文是指各职能部门向公司、总裁、董事长请示报告工作、反映问题所用的公文，文种有“请示、报告”。
5.3.请示是下级向上级或业务主管部门请示某项工作中的问题、明确某项政策界限、审核批准某件事项时使用的请求性的文件。
5.4.报告是下级向上级汇报工作、反映情况、提出建议、回答上级询问的上行公文。
5.5.下行文是指公司及公司职能部门向各分支部门下发的文件，文种有“通知、通报、决定、批复”等。
5.6.平行文是指没有职能管理关系的各部门用于联系业务或往来活动的知照性文件。
5.7.授权适用于经理级及以上人员请假或出差期间本职业务的处理的职务代理，分为向上授权、平行授权、向下授权等，授权书须经直接上级审核，并按规定报分管副总批准后方可生效。
6.公文适用范围6.1.公文包括公司公文、职能管理部门公文、分子公司公文。
6.2.公司公文是公司内部最具权威性的文件，对公司各职能部门都具有普遍效力。
部门公文只在本部门或本职能范围具有效力。
6.3.公司公文适用于：1)下发公司重大策略或重大工作文件；2)下发公司总结、计划；3)发布公司管理规定；4)发布奖惩通报或决定；5)发布公司及部门的设置、合并、撤消及中高层人事任免决定；6)对公司各部门重要请示事项的批复；7)发布公司召开的重要会议的纪要；8)其他必须以公司名义下发的文件。
公司公文管理制度
XXX公司公文管理制度第一章总则第一条为了实现公司公文管理的科学化、制度化、规范化，提高公文处理质量和效率，结合公司实际，制定本制度。
第二条公司公文是公司在经营管理过程中形成和使用的具有法定效力和规范体式的文书，是实施管理、传达信息、处理公务的载体，是指导、布置和商洽业务，请示和答复问题，报告、通报和交流工作情况等的重要工具.第三条公司办公室主管公司公文处理工作，负责公文收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁等工作；并对公司所属部门和分/子公司的公文处理工作进行指导和督促检查。
第四条以公司、公司所属部门和分/子公司的名义行文的纸质、电子文件，均适用本制度。
第二章公文种类第五条公司公文有如下文种,一般以红头文件印发。
（一）决定、决议.对公司的重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员及变更或撤销所属部门或分/子公司不适当的决定、决议等事项用决定；经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项用决议。
（二）意见。
用于对重要问题提出见解和处理办法。
（三）通知.用于颁布规章制度；批转、转发公文；任免管理人员;传达上级指示、转发上级和不相隶属单位的公文;发布、传达要求所属部门或分/子公司执行、办理和周知的事项。
（四）通报。
用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和交流重要情况。
（五）报告、请示。
向上级汇报工作、反映情况及回复上级的询问用“报告”；向主管部门、上级请求指示、批准用“请示”。
（六）批复。
适用于答复下级单位请示事项.（七）函.用于公司与其他无隶属关系的单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项；答复征求对某项工作的意见。
（八）纪要。
适用于记载会议主要情况和议定事项，提示与会单位共同遵守和执行。
第六条公文按照行文方向分为：上行文：指下级单位向所属上级单位的发文，如请示、报告。
平行文:指平行单位或不相隶属的单位之间的发文，主要是函，也包括纪要。
下行文：指上级单位对所属下级单位的发文，如决定、通知、批复等。
XX公司公文管理制度
公文管理制度第一章总则第一条为进一步加强公司的公文管理，严格公文处理程序,提高公文运转时效,明确公文承办要求,实施公文管理工作的规范化、制度化，特制定本制度。
第二章公文处理原则第二条公司公文是实施管理、处理公务的具有特定效力和规范格式的公务文书，是传达、发布指示、请示和答复问题,指导和商洽工作、报告情况、交流经验的重要工具。
第三条公文处理包括公文拟制、办理、管理、立卷归档等一系列衔接有序的工作.第四条公文处理应按照行文要求和公文处理规范进行,做到准确、及时、安全、保密。
第五条行政部是公司公文处理的管理部门，负责公文收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁等工作。
第三章公文种类第六条常用的公文种类有:决定、决议、意见、通知、通报、报告、请示、规定、函、会议纪要等。
（一）决定、决议：对重要事项重大行为做出安排，用“决定”；经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项,用“决议”。
（二)意见：用于对组织工作重要问题提出见解和处理办法.（三）通知:用于传达上级部门指示,要求下级部门办理和需要周知和共同执行的事项.（四）通报：用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。
（五）报告、请示：向上级部门汇报工作、反映情况、提出建议用“报告"；向上级部门请示指示、批准用“请示”。
(六）规定:用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。
（七)函:是相互商洽工作、询问和答复问题,向无隶属关系的有关主管部门提出请求的公文。
（八）会议纪要：传达会议议定事项和主要精神，要求全公司共同遵守执行。
第四章公文格式和行文规则（一)公文用纸幅面及版面尺寸1。
公文用纸幅面尺寸公文用纸采用GB/T 148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为:210mm×297mm。
2。
公文页边与版心尺寸公文用纸天头（上白边）为:37mm±1mm，公文用纸订口(左白边）为：28mm±1mm，版心尺寸为:156mm×225mm（不含页码）。
公司对内对外公文管理制度
第一章总则第一条为加强公司公文管理，提高公文处理效率，规范公文格式，确保公文质量，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保密法》等相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于公司各部门、各分支机构及全体员工。
第三条公司公文管理应遵循以下原则：（一）依法依规：严格遵守国家法律法规，确保公文处理合法合规。
（二）实事求是：坚持实事求是，准确反映公司工作实际情况。
（三）及时高效：提高公文处理效率，确保公文及时传递。
（四）安全保密：加强公文保密工作，确保公司信息安全。
第二章对内公文管理第四条公司对内公文包括：（一）公司内部文件：如通知、通报、报告、请示、批复、函等。
（二）会议纪要：如公司办公会议纪要、专题会议纪要等。
（三）内部通知：如工作安排、人员调动、培训通知等。
第五条公司对内公文处理流程：（一）拟稿：由各部门根据工作需要，起草相关公文。
（二）审核：由部门负责人对拟稿进行审核，确保公文内容准确、格式规范。
（三）签发：由公司领导签发，对公文进行审批。
（四）印发：由办公室负责印发公文。
（五）归档：将公文归档保存，以便查询。
第六条公司对内公文格式要求：（一）公文标题应简洁明了，准确反映公文内容。
（二）公文正文应结构清晰，层次分明，语言简练。
（三）公文落款应注明发文单位、发文日期。
第三章对外公文管理第七条公司对外公文包括：（一）请示报告：向上级机关汇报工作、请求指示、请示批准等。
（二）函：与外部单位进行业务往来、沟通协调等。
（三）其他公文：如合同、协议、证明等。
第八条公司对外公文处理流程：（一）拟稿：由相关部门或负责人根据工作需要，起草相关公文。
（二）审核：由部门负责人对拟稿进行审核，确保公文内容准确、格式规范。
（三）签发：由公司领导签发，对公文进行审批。
（四）发送：由办公室负责将公文发送给相关单位或个人。
（五）归档：将公文归档保存，以便查询。
第九条公司对外公文格式要求：（一）公文标题应简洁明了，准确反映公文内容。
XX公司公文管理制度
XX公司公文管理制度第一章总则第一条为规范公司公文管理工作，提高工作效率，加强信息管理，保证公司各项工作的顺利进行，根据公司的实际情况，制定本制度。
第二条公司的公文包括纸质公文和电子公文两种形式，公文的主要内容包括内部文件类、报告类、请示报告类、通知类、通报类等。
第三条公司公文的发文单位为总经理办公室，具体工作由总经理秘书负责。
第四条公司公文的办理流程应遵循依法行政、科学决策、行政效率、公开透明的原则。
第二章公文的分类与格式第五条公司的公文应根据性质和用途进行分类，分为内部文件、报告、请示报告、通知、通报等。
第六条公司公文的格式应统一规范，采用A4纸标准格式，字体为宋体，字号不小于小四。
第七条公文的标题应简明扼要，内容表述准确清晰，避免使用生僻词汇和长句。
第八条公文的正文应分明，结构完整，逻辑清晰，重要内容应突出并加以标注。
第九条公文的署名应真实可靠，签发单位应符合相关权限规定，签发人员应在职务上真实、准确。
第十条公文的文号应按照一定的规则进行编制，方便查阅和管理。
第三章公文的签发与审核第十一条公司公文的签发应按照签发权限进行，未被授权的人员不得私自签发公文。
第十二条公司公文的签发应在文件正文右下角注明签发人员的姓名、单位和日期。
第十三条公司公文的审核程序应清晰明确，确保公文的内容规范、真实、合法。
第十四条公司公文的审批单位应依法审批，确保公文的合理性和准确性。
第十五条公司公文在签发前应进行全面审核，确保文稿无误，审批合规。
第四章公文的传阅与归档第十六条公司公文的传阅应按照程序规定进行，避免遗漏和拖延。
第十七条公司公文的传阅应保证及时性和准确性，确保相关人员能够及时了解公文的内容。
第十八条公司公文的归档应按照规定的程序进行，确保公文的保存完整和安全。
第十九条公司公文的归档程序应规范，确保公文的查询和利用便捷。
第二十条公司公文的报废程序应规范，标记“作废”并进行彻底销毁。
第五章公文管理的监督与责任第二十一条公司设立公文管理部门，负责公司公文管理工作的协调和监督。
公司文件管理规定
公文管理制度第一条：为了规范公司公文处理程序，保证公文高效、安全、流畅运行，特制定本条例。
第二条：本条例适用于公司所属各部门。
第三条：公司行政部是公司公文和外来公文的归口管理部门，负责收、发文处理和文档管理工作。
第四条：公文的种类（一）、决定、决议类1、对重要事项或重大活动作出安排，用“决定”。
2、对会议讨论通过，要求贯彻执行的事项，用“决议”。
（二）、通知、通报类1、适用于批转或转发有关公文、发布规章、传达要求下属单位办理和通知有关单位了解或共同执行的事项，用“通知”。
2、表扬批评、处分奖励、传达重要情况，用“通报”。
（三）报告、请示类凡上行文均使用呈批呈阅件。
其中，向上级主管和部门汇报工作、反映情况、提出建议，用“报告”；向上级主管和部门请求批示、批准，用“请示”。
（四）、公函类对外商洽工作、询问和答复，用“函”。
（五）、会议纪要记录和传达会议议定事项和主要精神，以便在一定范围内贯彻与执行，用“会议纪要”。
第五条：公文的格式一般由标题、发文字号、签发人、主题词、密级、紧急程度、主送机关、正文、附件、印章、发文时间、抄送机关、附注、发送范围等部分组成。
（一）、公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容，并应标明发文机关和公文种类。
如：公司××部关于××××的通知。
（二）、发文字号。
1、发文字号包括公司、年号、顺序号。
2、主题词是公文标题的简缩词，用于电脑文件的检索。
如《关于春节放假的通知》主题词简写为“春节放假通知”。
3、公文一律加盖印章，并应注明签发人。
4、加盖印章的页面如无正文时，应在页面左上方括符说明（此页无正文）。
5、公文应注明发送范围和印数。
上行文用“报送、并报、抄报”字样，下行文用“发送”；平行文用“主送、抄送”字样。
轮流传看一份文件，应注明“传阅”字样。
上行文一般只标识一个报送领导，如需同时报送几个上级机关或领导，可以用并报、抄报形式。
公文管理规定
公文管理规定第一章总则第一条为规范公司公文管理，保障公文流转快捷高效，根据公文管理有关规定，结合公司实际，特制订本规定。
第二条公司的公文包括纸质公文和电子公文。
它是公司在管理和运营过程中形成的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻上级指示精神、请示和答复问题，指导或商洽工作的重要工具。
第三条电子公文是指通过自动化办公系统发布的具有规范格式的公文。
同一份公司公文的电子版本和纸质版本（加盖印章）效力相同。
第四条本规定适用于*****公司（以下简称公司）。
第二章公文种类与形式第五条公司常用的公文种类：（一）决定：适用于对重要事项或者重大行动做出的安排。
（二）通知：适用于发布规章制度和措施；传达上级有关单位的指示；要求下级单位办理或者需要知晓的事项；转发上级有关单位、同级单位和不相隶属单位的公文；批转下级单位的公文；印发公司领导的讲话；人事任免事项等。
（三）通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
（四）报告：适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见或建议，回复上级单位询问或交办事项的处理结果。
（五）请示：适用于向上级单位请求指示、批准的事项。
（六）批复：适用于答复下级单位或相关单位的请示事项。
（七）意见：适用于对重要问题提出见解和处理方法。
（八）函：适用于平级单位之间或不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题。
（九）会议纪要：适用于记载和传达会议情况和议定事项。
第六条公司公文的形式包括公司发文和部门发文。
凡涉及公司层面的重要事项，以公司名义发文，包括：（一）进行重要工作部署；（二）发布规章制度和重要政策；（三）印发公司领导的重要讲话，传达重要会议精神；（四）涉及架构调整、人事任免等重要事项；（五）对下级单位和员工进行奖惩；（六）转发上级机关的重要文件并提出贯彻落实要求；（七）需要全公司执行或周知的事项；（八）其他相关重要事项。
凡涉及部门职权范围内的常规性事项，以部门名义发文。
第三章公文格式第七条公司正式发布的红头一般由发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、成文日期、印章、附件、抄送单位、印发单位、印发日期等部分组成。
公司行文公文管理制度
公司行文公文管理制度一、制度目的公司行文公文管理制度的制定旨在规范和加强公司内部公文的起草、签发、传阅、存档及销毁等流程，提高行文效率，规范行文行为，保障公司内部信息安全。
二、适用范围本制度适用于公司内部所有部门和员工，涉及公司内部公文的处理均需按照本制度执行。
三、行文流程1. 公文的起草•公文的起草由相关部门负责人或经授权的人员进行，起草前需明确公文的主题、目的、内容和格式，避免遗漏重要信息。
•起草完成后，需经过主管领导审核签字确认后方可进入下一环节。
2. 公文的签发•经主管领导审核签字确认的公文，由行政部门负责进行签发，并在公文上注明签发日期和签发人。
•签发完成后，公文可在公司内部传阅或发送至相关部门。
3. 公文的传阅•公文的传阅需根据内容确定传阅范围和顺序，避免信息泄露和错误传达。
•传阅过程中如有异议或需要修改，应及时反馈并进行相应调整。
4. 公文的存档•公文传阅完成后，需及时归档存储，由行政部门负责设置统一的公文档案管理系统进行管理，并做好信息备份和保密工作。
5. 公文的销毁•公文的保存期限根据公司规定执行，到期后需按照规定对公文进行销毁处理，确保信息安全和合规。
四、行文规范1. 公文的格式•公文应按照公司规定的格式进行起草，统一字体、字号、间距等要求，确保整体风格统一。
•公文标题应简明扼要，内容清晰易懂，避免使用太多专业术语或缩写。
2. 公文的语言•公文的语言应准确规范，措辞得体，避免出现错别字、语病等错误。
•公文中应避免使用口头语言或个人情感色彩，保持客观和公正。
3. 公文的编号•公文应按照一定规则进行编号，确保编号的连贯性和唯一性，便于查阅和管理。
五、行文责任1. 公文起草人•公文起草人需认真负责，确保公文内容的准确性和完整性，避免出现遗漏或错误。
•如公文内容存在争议或问题，起草人需积极协调解决并及时修改。
2. 公文签发人•公文签发人需核实公文内容的真实性和准确性，确保签发的公文符合实际情况和公司政策。
公司公文管理规定
公司公文管理规定第一章总则第一条：为加强公司公文管理，促进公司规范化运作，结合企业实际情况，本着节俭、精简的原则制定本办法。
第二条：行政管理部负责组织、协调全公司公文处理。
第三条：公文处理的基本要求：签批文件应使用钢笔、签字笔或毛笔，不得用圆珠笔或铅笔。
第二章收文处理程序第四条：收文处理程序图第五条：收文：凡标明公司及行政管理部收的来文，均由行政管理部统签收、拆封，并进入计算机登记管理。
各类抄阅件、资料、信息等，不纳入收文登记。
（一）签收：凡投递到公司及行政办公室的机要、挂号信件，经办人都要进行签收。
（二）拆封：投递到公司的信件，凡属于“政机关、司法机关、社会团体”类来文的文件，由行政部主任拆封；属于质检局、税务局的信函，由行政部交由质检部和财务部自行拆封；署名“公司负责人”、由行政部呈送总经理亲自拆封。
凡署名各部门的信件，由行政办公室文员分发至各部门，由各部门自行拆封。
（三）登记：凡是主送本公司的文件，均由行政部文员负责登记，并附上《公文处理签》,公司内部文件附上《内部请示报告处理签》。
第六条：拟办与批办。
行政部负责人或被授权人应在公文处理签上提出拟办意见，明确主办与协办部门、办理要求、时限及具体处理意见，再根据文件内容呈送董事长、总经理或分管总监阅批（各部门收到的文件，须送公司领导审批的应通过行政办公室传递）。
第七条：分送、传阅与承办（一）来文经登记后送行政部负责人提出拟办意见。
来文经公司领导阅批后送相关部门办理，对涉及两个或两个以上部门的工作，应落实有关部门牵头承办。
（二）文件分送要做到准确、及时、安全，急件随到随办。
各部门应认真履行签收手续，建立严格的收文登记制度，并妥善保管文件。
（三）来文应在一个工作日内传送至相关领导传阅或承办。
（四）来文有需承办、有时间限制要求的应及时提醒阅文领导。
（五）承办部门应按时限要求及时办理，并在“公文处理签”填写办理结果。
第八条：督办。
行政部要建立督办制度，对各部门承办、阅办的文件在限定的时间内未报告办理结果的，要及时催办，防止漏办、延误。
公文管理规定
公文管理规定为使公司公文管理标准化、规范化，提高办公效率，特作如下管理规定。
一、公文分类收文：各部门在日常工作中所收到的文件、资料，应按规定登记、保管、存档。
对涉及中心全局工作及客户发来的文件、信函，应及时呈报相关领导，并跟进办理、回复；同时，将处理结果等全套材料交行政部存档，如有特殊需要时，相关部门可复印备存。
涉及有关部门的文件，由行政部统一签收后转发。
发文：凡以中心的名义对外发文，必须呈报相关领导阅签后，方可发出，未经相关领导阅签的文件，不能代表中心。
对上级公司、客户的发文，必须以中心名义发出，部门不能直接对上述机构、组织发文。
注：对公司客户有关防火、安全检查及工程紧急抢修的事宜，可以保安部、工程部的名义发文。
二、行文程序1.公文要明确公文种类，用词严谨，如实反映情况，准确阐明行文的意图。
2.各部门所有上报材料文件，必须注明编号，严格按呈文格式自行打印成稿，并一式两份，一份上报行政部，一份存入部门档案。
部门经理应负责校稿、审阅，不得出现错误。
3.各部门必须建立文档登记制度，设立专用的文件收发册，按科目分立，文件的收发以签字为依据，责任到人，应妥善保管、存档备查。
4.严格按公文的上报程序办理，其中：上行文件：指各部门需向中心主管领导及公司呈送的文件。
此类文件应由：各部门行政部中心主管领导（或公司主管领导）行政部相关部门（或机构）下行文件：以中心名义下发的文件。
此类文件应由：行政部中心主管领导（或公司主管副总）行政部各相关部门三、公文的类别1．请示、报告：QB 编号：HXWY[2002]QB（*-000）第号向上级申请批复的用“请示”，向上级反映情况汇报工作等用“报告”。
2．通知：TZ 编号：HXWY[2002]TZ（*-000）第号下发的有关规定、要求、办法、通报等，要求各部门办理和需要共同执行的事项用“通知”。
3．会议纪要：HJ 编号：HXWY[2002]HJ（*-000）第号工作例会，（办公会、工作协调会、洽商会等）有问题、有措施、有布置、有结论的会议记录，用“会议纪要”。
《公文管理规范》
《公文管理规范》公文管理规范第一章简介1.1 目的和范围本文档旨在规范公文管理流程，确保公文的撰写、审核、发布等环节符合法律法规和相应规范要求。
1.2 适用对象本规范适用于所有涉及公文撰写和管理的机构和人员。
第二章公文撰写2.1 公文的定义公文是指由机构或组织撰写、发布并传达的正式文件，用以表达行政管理、决策、通知和指示等内容。
2.2 公文的分类①决策性公文：包括会议纪要、决策文件、请示报告等。
②通知公文：包括通告、通报、通知、告示等。
③征求意见公文：包括征求意见稿、征集意见等。
④常规公文：包括汇报、报告、函件、备忘录等。
2.3 公文的基本要素①标题：简明扼要地反映公文的主题内容。
②正文：分段、层次清晰，内容完整准确。
③签署：公文必须在适当的位置加上签署人的姓名、职务和签署日期。
④附件：必要时可以附上相关材料作为附件。
第三章公文的审核与审批3.1 流程管理①公文流转始于起草环节，并经过相关部门的审核和审批，最后由主管领导签署。
②公文流转过程中，应建立相应的文件流转记录和审批意见的汇总，确保公文的合规性。
3.2 审核要点①内容审查：对公文的文字、格式、事实、逻辑等进行审核，确保准确性和合规性。
②权限审查：根据机构规定，审核人员应审查公文的发布权限和相应的级别。
第四章公文的发布与传达4.1 发布渠道①纸质渠道：通过印刷、打印等方式发布。
②电子渠道：通过电子邮件、互联网、内部通讯工具等电子方式发布。
4.2 公文的传达①公文的传达方式应根据目标受众的情况，选择合适的方式进行，包括口头传达、书面传达等。
②公文的传达应及时、准确，确保受众能够及时接收到相关信息。
第五章公文的备案和归档5.1 备案管理①对于重要的公文，应进行备案记录，包括公文的编号、类型、标题、签署日期等信息，并将备案记录存档。
5.2 归档管理①公文的归档应根据机构的规定，按照文件管理要求进行分类归档。
②归档管理应具备保密、防灾、备案等功能，确保公文的安全性和可访问性。
公司公文管理规定
六董事局发文,用××董字××年××号；
七董事局委员会发文,用××董×字××年××号；
八董事局委员会所属机构发文,用××董××字××年××号；
九其他管理部门的发文,用×××字××年××号.
第十三条董事会机构及经营管理部门除经对方同意,一般不对外发文.
第十四条红头文件,只适用于需遵照执行的制度、规定、决定、决议、纪要、任命等,其他文件一般用公司信笺印发.
公司收文的处理程序为：收文、分文、传送、催办、立卷、归档.
第六条草拟公文应注意以下事项：
一内容要符合党和国家的路线、方针、政策、法律、法令及地方性行政规章.
二反映情况要客观,实事求是.
三文字要准确、精炼,条理要清楚,层次要分明,结构要紧密,用语要规范.
பைடு நூலகம்四人、地、物名、引文及时间要具体、准确.
第七条各级领导对送来的公文要及时阅批,急件的,当天批复；一般文件的,三天内批复.
第十一条所有文件的发放,一定要有登记、签收手续.
编号
FNC02
共2页
第2页
公文管理规定
第十二条公司发文,一定要由总裁办统一编号：
一以公司名义对外发文,一律用×××字××年××号；
二 公司党总支发文,用××党字××年××号；
三以工会、共青团、妇联名义发文,用××政字××年××号；
四公工会、共青团、妇联名义发文,用××政字××年××号；
第八条各级领导阅、批公文应仔细认真,阅完后要签名并注明日期.不得圈阅.需要签署具体意见的,要明确、具体.
第九条公司所有发文,发文单位应有存档,并将文件原稿经领导签字审核稿件连同文件正本二份送总裁办档案室存档.有领导批示的,还应附批复件.
XX公司公文管理制度
XX公司公文管理制度一、目的为了规范公司内部公文的处理流程，提高工作效率，加强信息传递和沟通，特制定本公文管理制度。
二、适用范围本公文管理制度适用于公司内部各部门和员工的公文处理，包括各类文件、函件、通知、备忘录等。
三、基本原则1.公文的编写应当准确、清晰、规范，内容真实可靠。
2.公文的处理应当按照规定的程序和规范的格式进行，严格保密。
3.公文应当及时传递、回复，保证办理效率。
4.公文的处理应当遵循公平、公正、公开的原则，不得有任何歧视行为。
四、公文的分类1.根据内容和形式，可以分为决定性文件、通知文件、指示性文件、简报文件等。
2.根据重要性和紧急性，可以分为重要文件、常规文件、一般文件等。
3.公文的密级根据具体情况进行标注，分为绝密、机密、秘密和一般。
五、公文的编写1.公文的编写必须符合相关的规范和格式，包括标题、时间、序号、正文、签发人等要素。
2.公文的内容应当简明扼要，表达清晰，避免出现错别字、语法错误等。
3.公文的语言要文雅、规范，尽量避免使用口头化的表达和俚语。
六、公文的处理流程1.公文的签发：由相关负责人签发并加盖公司公章。
2.公文的传达：由公文管理员负责将公文传达给相关部门或人员，并保留传达记录。
3.公文的批阅：需要相关负责人审阅时，应当按照规定程序进行审阅，并在规定的时间内给予反馈。
4.公文的归档：公文处理完毕后，应当按照规定的分类和编号进行归档，做好备份工作。
5.公文的报批：对需要报领导批示或审批的公文，应当按照规定程序报送，等待领导批示意见。
七、公文的保密制度1.对机密和绝密等级的文件，必须经过授权的人员才能查看和处理，严禁泄露。
2.公文管理员负责定期对已处理的公文进行保密检查，防止信息泄露。
八、公文的保存期限1.公文保留期限根据公文的重要性和紧急性而定，一般为1-3年。
2.公文保留期限过后，如无特殊要求，应当按照公司规定的销毁程序进行处理。
九、处罚措施1.对于违反公文管理制度的员工，公司将给予相应的警告、罚款、降职、开除等处理。
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xxx公司公文管理规范1
公文管理规范
为规范交易所公文管理，提高沟通效率，明确工作责任，特制定本管理规范。
第一章目的和原则
第一条目的
一、建立规范的信息流动平台，通畅的工作沟通机制。
二、提高工作沟通的效率。
三、保证工作信息传递中的准确性、严肃性。
四、明确工作责任，保证工作过程的可追溯性，提高组织执行力。
第二条原则
一、简化工作程序，强调工作步骤与关键节点的原则。
二、明确责任，强化分工协作的原则。
三、传统公文手段与现代媒体相结合原则。
四、与交易所当前管理水平相结合，适当提高的原则。
第二章范围
第三条本规范的适用范围为大宗农产品交易所全部所属单位。
第四条本规范所指公文包括如下内容：
一、由交易所总部形成的公文，包括的重大决定、重要任免、重要安排、
会议纪要、规章制度及重要通报、通知；
二、各部门、分市场以公文形式报送的请示、报告等；
三、董事会、国家相关管理机关及其他外单位发来的公文或电子文件；
四、交易所总部及各单位形成的上述公文的电子版；
第三章公文形式
第五条请示：向上级单位或领导请求指示、批准的事项，用“请示”。
第六条报告：向上级单位或领导汇报工作，反映情况，提出意见或建议，回复上级单位询问或交办事项的处理结果，用“报告”。
第七条指示：对交易所所属各部门、单位、人员布置工作,阐明工作活动的指导原则,用“指示”。
第八条通知：传达指示,要求交易所所属各单位、人员办理或者需要知道的事项,
批转或转发公文,用“通知”。
第九条批复：答复下级请示事项时，用批复。
第十条通报：表扬,批评,传达重要情况以及需要所属各单位知悉的事项,用“通报”。
第十一条决定,决议；有决策权限的领导、组织或会议对某些问题或者重大
行动作出安排,用“决定”；经过会议讨论通过,要求贯彻执行的事项,用“决
议”。
第十二条函：与其它企事业单位之间互相商洽工作,向有关政府部门询问和答复问题,用“函”。
第十三条会议纪要：传达会议议定事项和主要精神,要求有关单位共同遵守执行的,用“会议纪要”。
第四章发文程序
发文包括拟稿,审稿,签发,缮印,校对,用印,分发等程序.
第十四条草拟
1.以总部名义发出的文件由总部行政人事部主管草拟,重要公文由行政人
事部经理或相关领导助理草拟。
2.交易所内部所属单位以本单位名义对交易所内部其他单位发文的，由本
单位负责人草拟文件，或由首要负责人指定专人草拟。
3.草拟公文应符合以下要求:
(一)要符合国家的方针,政策,法律,法令和有关规定。
(二)要符合交易所的战略方针、经营理念、以往的相关政策，如提出新的政策规定,应尽量与原来的有关政策相衔接,并加以说明。
(三)情况要确实,观点要明确,文字要精练,条理要清楚,层次要分明,标点符号要正确,篇幅要力求简短。
(四)引用的公文要写明发文单位,公文编号,标题和发文时间。
(五)数字的写法。
正式文件中,除文件编号、统计表、计划表、统计数据、序号、时间数字、专用术语和百分比必须用阿拉伯数字书写外,其他用汉字书写。
(六)章节序数的写法。
一般应按下列顺序排列:第一层为:"一",第二层为"(一)",第三层为"1",第四为"(1)"。
(七)简称的用法。
年月日,人名,地名,文件名称,事物名称等,一般不要简称。
文章内需用简称的，在文中第一次出现时应用全称然后在括弧内说明“以下简称××××”。
第十五条审核
一、文稿送签以前,应由行政人事部经理核稿,重要文件须相关主管领导审核。
二、审核的重点包括:
(一)是否需要行文;
(二)是否符合国家的方针、政策、法律、法令，交易所的方针政策、经营理念等;
(三)是否与本单位发过的公文相衔接;
(四)提出的要求和措施是否明确具体、切实可行;
(五)处理程序是否完备,行文关系,公文格式是否符合规定;
(六)文字叙述是否符合文法和逻辑,标点符号是否正确等。
三、审核时如发现不妥之处,必须进行修改,属于重要的原则性的问题,应退回承办人修改,改动过大的,要重新抄正。
四、发文审核使用《发文审批单》,承办人与审核人应在《发文审批单》做好记录并签字确认。
第十六条签发
一、文稿审核后,由承办人连同《发文审批单》,按审批权限送签。
二、签发后的公文不得再作任何修改.若确需修改,必须重新送签。
三、签发权限
1.重大决定、重要任免、重要安排和交易所的重要规章制度由总经理统一签发。
2.涉及日常工作的文件经总经理同意后，可由常务副总经理签发。
3.各分公司内部发文的一律由分公司总经理签发。
第十七条缮印,校对,用印和分发
一、文件签发后承办人将签发的文件原件、《发文审批单》、文稿电子版一并送行政人事部统一印发。
二、公文签发后,由文秘专员负责打印、盖章、装订、登记、分发，行政人事部经理负责校对。
(一)打印文件要美观大方,符合公文格式,采用交易所发文稿纸印刷。
装订要整齐牢固,不漏页,错页,粘页。
印章盖在年,月,日的中上方,上沿不压正文,下沿略压年月日,如正文末页无空档,可另起一空白页注上日期盖章,并在该页的左上方
标明"此页无正文"字样。
(二)公文校对以原稿为准,不得擅自改动原文。
(三)公文用印时,应做好文号登记。
(四)分发公文应按规定的分发范围分发到责任人,并做好收发登记。
第十八条保管和保密
一、公文保密等级分为:绝密,机密,秘密三种,其余为一般文件。
(一)绝密：具有最高机密性的资料，泄露后，足以使交易所生存受到最严重的影响；
(二)机密：机密资料，泄露后，足以使交易所利益受到重大损失的，或有利于行业内其他企业的；
(三)秘密：其他应保密的资料，不至于危害到交易所整体利益的；
二、绝密,机密文件打印一定要用专用磁盘（如无专用磁盘的则文件电子稿需妥善加密。
在非专用设备读取后需及时删除或作文件粉碎处理。
）绝密文件只能印一份,由起草人送有阅文资格的人传阅;机密文件按审阅人数打印,阅完后由起草人收回归档.秘密文件由阅文人妥善保管.文件机密级数,由发文部门的主管领导根据文件内容确定.
三、有关人员,对公文中涉及本交易所应保密的事项,必须严守机密,不准随便向他人泄露.
四、公文办理完毕后,要及时送交归口管理部门整理立卷,个人不得私自保存。
第五章格式要求
第十九条按年和时间顺序统一编写文号：总经理签发的文件为“御总字…‟号”，常务副总经理签发文件为“御总行字…‟号”，涉及人力资源管理工
作的文件为“御总人字…‟号”、日常性的通知类文件为“御总通字
…‟号”，会议纪要文件为“御总纪…‟号”。
第二十条各分公司文件编号可参照总部编号方式自行编制。
第二十一条请示要一文一事，事项要明确。
涉及其它部门的，用抄送形式。
第二十二条所有公文均应有签发人签字，注明主题词、报送人、发布范围及发文日期、发文单位、印发份数。
第二十三条公文用统一文件格式的A4纸打印。
第二十四条应有页眉、页脚
页眉内容: 集团名称、拟文部门、拟文日期；
页脚内容: 页码。
第二十五条应统一字体
页眉字体: 隶书、五号; 交易所名称居左、部门和日期居右；
页脚字体: 隶书、五号、居中；
大标题字体: 宋体或黑体、加粗、三号、居中；
小标题字体: 宋体或黑体、加粗、四号或小四号、居左；
文字内容字体: 宋体、小四号。
第六章收文处理
公文收文一般包括分发、登记、拟办、批办、送阅（传阅）、承办、督办、立卷归档、销毁等程序。
第二十六条分发。
凡署名公司的正式公文、会议文件、重要资料及信件，由交易所行政人事部负责分发；署名部门的收件，由部门签收和处理；署名领导的收件，送交领导本人收处。
各分公司收文分发由其行政部门参照上述原则处理。
第二十七条登记。
有关部门、单位的正式公文，领导参加的各种会议的文件，及有关部门的重要资料由行政人事部采用“收文登记表”对来文时间、单位、文号、标题、承办单位等进行登记，并填制“文件呈批阅办表”。
第二十八条拟办。
（一）行政人事部经理负责公文拟办工作。
由收文人填制《文件呈阅批办。