某公司公文管理规范标准

**公司公文管理规范

一、目的

为保障公司各项政策、规章、政令、业务指导性文件等及时、有效地贯彻

和执行，特制定本规定。

二、适用范围

本办法适用于**有限责任公司（以下简称公司）及下属机构、子公司。

三、定义

公文是公司贯彻各项政策、规章、政令、业务指导性文件的有效载体。包括：

1.以公司名义及以公司各单位（体系）名义下发的通报、通知、指导书、会

议通知、会议纪要等等。

2.公司正式签发的高管例会及办公例会会议纪要。

3.以公司名义对政府机构或外单位发出的汇报、请示、情况说明、对外公函等。

4.各子公司正式签发的红头文件。

四、职责

1.签发权

1.1 公司整体红头文件由总经理签发。

1.2 以各单位（体系）名义下发的红头文件由分管副总经理签发。

1.3 子公司红头文件由子公司总经理或由其授权的子公司副总经理签发。

2.发文权：总经办/子公司综合办公室。

五、管理制度

1.公文的常用种类

1.1 请示

请上级部门请求指示和批准，用“请示”。

1.2 报告

向上级部门汇报工作，反映情况，答复上级的询问用“报告”。

1.3 意见

用于对重要问题提出见解和处理办法, 用“意见”。

1.4 通知

批转下级的公文或转发上级和不相隶属单位的公文，传达上级的指示，要求下级部门办理或者需要周知和执行的事项，用“通知”。

1.5 通报

表扬好人好事，批评错误，传达重要情况的事项，用“通报”。

1.6 规定/办法/制度

对下级部门布置工作，阐明工作活动的指导原则，用“规定”、“办法”

或“制度”。

1.7 决定、决议

对某些问题或者重大行动作出安排，适用于重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤消下级部门不适当的决定事项。用“决定”。经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项，用“决议”。

1.8 会议纪要

传达会议议定事项和主要精神，要求有关单位共同遵守执行的文件用“会议纪要”。

2.公文的格式

2.1 公文格式一般包括：标题、主送单位、正文、附件、单位印章、发文时

间、抄送(抄报)单位、公文字号、主题词等。

2.2 标题及主题词为3 号黑体加粗，正文为小四宋体，段间距为1.5 倍行距。

2.3 公文纸一般采用国际标准A4 型（297MM×210MM），左侧装订。

3.公文的编号

3.1 以公司名义下发的文件编号

3.2 以公司所辖各单位（体系）名义下发的文件编号

3.3 以子公司名义下发的文件编号

3.4 文件字号右侧必须注明签发人姓名。

4.公文的下发流程

4.1 公司及各单位（体系）正式发文必须以公司红头文件下发，由承办部门

负责起草, 并填写《发文审批单》，承办部门负责人予以内容审核签字后送总经理/分管副总经理的秘书审核。

4.2 总经理/分管副总经理的秘书负责对文件内容、文字、格式进行审核。

4.3 总经办主任对文件进行最终审核签字后报公司总经理/分管副总经理签发。

4.4 签发人签批后，承办部门根据各级签批人意见对文件进行修改，确认无

误后将文件签批版及电子版转总经办发文。

4.5 如文件审核不合格,总经办将审核意见反馈给承办部门，承办部门修改后

再报审。

4.6 正式文件由总经办在文控专员统一授文号后正式下发。

4.7 如发文内容与其他部门有重要关联，须其他部门会签后再以承办单位名

义发文；如需两个或以上单位联合发文，在会签完毕后以主要承办单位文号发文，并在落款处注明联合发文各单位名称。

4.8 在公司OA 系统尚未正式启用之前，公司红头文件以纸介版形式送达相关

单位；公司 OA 系统正式启用以后，公司红头文件一律以电子版形式加盖电子印章后，通过OA 下发。重要文件及有紧急时限性要求的红头文件,同时以纸介版形式送达主送单位。

5.公文流转的时间规范

文件按急缓程度分为：特急、紧急、一般。

5.1“特急”文件，要求自接到文件起立即按主送范围传送到位，否则将严重

影响正常工作秩序，给公司造成重大经济损失。

5.2“紧急”文件，要求自接到文件起两小时内按主送范围传送到位，否则将

影响正常工作秩序。

5.3“一般”文件，要求自接到文件起半个工作日内必须按主送范围传送到位。

6.公文阅办程序

6.1 上级发来的文件及注有密级的报告、电邮、资料和相关单位发来的文件，

均由文秘人员统一签收、开拆、登记、呈阅、分发并按不同类别进行分类处理（涉及到绝密文件直接转相关领导拆阅）。收文时，需填写《文件阅办单》，及时呈送领导阅批，如领导出差，立即送总经办主任处理。

6.2 承办人应根据文件规定的传阅范围或领导指示，安排传阅或办理。领导

人之间不宜直接横向传递，以免文件积压或传失。

6.3 凡需办理的公文，应先送办公室主任签批意见，再分送给有关部门办理

或送领导批示后办理。办公室主任在签批公文时，认为无需送领导阅批的一般性公文，可根据公文内容和性质直接批有关部门阅办。