某公司行政管理制度

办公用品管理
（一）管理部门：办公用品由行政部统一管 理。
（二）责任人
管理部门：办公用品由行政部统一管 理。
1、行政部负责办公用品需求的收集、汇总与审批。
2、行政部专人负责办公物品的询价、采购。
3、行政部负责办公物品的登记、保管、调拨、维 护及报废。
4、行政部每季度对办公物品进行检查，核实数量 及使用情况
责任人
1、办公用品采购后，由行政部负责入库和保管， 并负有相应责任。
2、行政部根据办公要求将办公物品调拨至使用人 接受后，即由使用部门和使用人负责办公物品的耗 用或使用维护。
3、如出现浪费、使用不当、遗失及其他违反本规 定的情况，责任人除需按规定赔偿外，视情节严重 给予相应处罚，相应部门负责人也需承担相应的管 理责任。
办公用品分类
1、耗材：为一次性办公耗用的低价值用品，单价多在10元 以下，使用期限在3个月内。如纸张，签字笔、洗洁精等； 由行政部负责保管、分配到各部门使用。
2、低值耐用品：可长期重复使用的办公用品，使用年限多 在3个月以上，单价100元以内（如：计算器、订书机、电话、 键盘、鼠标等）。
3、办公设备：正常使用年限1年以上，单位价值较高的各种 有形资产（如：电脑、打印机、复印机、桌柜等）
办公用品采购
1、耗材采购 2、低值耐用品采购 3、办公设备采购
耗材采购
（1）耗材实行定点定价采购。每年年末行政部通 过招标或询价的方式，按照质优价廉的原则，确 定耗材的供应商及采购价，编制次年《 年耗材 供应商及价格表》，报总经办批准后实施，并报 财务部备案。
（2）每季度末，行政部采购次季度办公用耗材， 采购数量需符合当年报批《 年部门耗材用量 表》，供应商及价格需符合《 年耗材供应商及 价格表》，付款按签批程序签批；财务部需根据 上述两表核对后付款。
4、赔偿金额由行政部专人根据上述规定计算，经 总经办签批后，报人力资源部扣减责任人当月工资。
办公用品报废
1. 低值耐用品及办公设备报废时，由使用 部门提出申请，经有关部门检验，尚有修复 价值的办公物品，由行政部负责损坏物品的 修复事宜；无修复价值，符合报废条件的， 办公用品鉴定人员、行政部主任分别在报废 申请上签字确认，报总经办审批。
（3）使用说明书、质量保证书、保修证书、发票复印件 等资料登记后，交由行政部文档管理人员统一保管；使用 部门使用时可至行政部办理借阅。
（4）报销时，财务资产管理员需审核发票、销货明细单、 库管人员签字、行政部主任签字无误后，方可录制入库存 管理系统。
办公用品申领与出库
1、耗材申领与出库
2、低值耐用品及办公设备出库
2. 办公用品出现损坏或故障，应及时报行政部， 由其安排专业人员进行维护处Βιβλιοθήκη Baidu；未经许可，任 何人不得私自拆卸。
3. 行政部库管员应合理有效地使用库房，分门别 类码放物品，保证出入方便、整齐有序，要做到 “防火、防盗、防潮、防霉、防鼠、防尘、防爆、 防漏电”。
使用年限及赔偿
1、低值耐用品使用年限为4年，办公设备使用年限 为8年。
低值耐用品及办公设备出库
（1）行政部依据经批准的岗位配置，向各岗位发放低值耐 用品或办公设备；如配备不足或出现损坏，经部门经理同意 后，可向行政部申领；由行政部进行控制，不得超出岗位配 置标准。
（2）低值耐用品及办公设备出库时，由行政部库管人员填 写出出库明细单一式两份，由领用人签字及领用部门经理签 字后方可领用；出库明细表第一联由行政部归档保管，第二 联由行政部库管人员于每月月末，汇总交财务部资产管理员 统一出账、全额计入当期费用。
办公用品用量管理
1、消耗品实行定额管理 2、低值耐用品实行定岗管理 3、办公设备实行定岗管理
消耗品实行定额管理
（1）每年年末，由行政部会同各部门经理，根据 各部门人数、业务性质等因素，核定各部门各类 型耗材使用量，编制下年度《 年部门耗材用量 表》，报总经办批准后实施，并报财务部备案。
（2）行政部根据经总经办批准的《 年部门耗材 用量表》，按月或季度向各部门定量发放耗材， 由部门经理分配。如部门或个人使用量超过发放 量，由部门经理或个人自行负担；如确系业务变 动或其他特殊原因，引起使用量增加，按签批程 序报请行政部、总经办批准。
耗材申领与出库
（1）行政部依据批准的《部门耗材耗用量表》， 按月或季度向部门发放耗材，由部门经理分配给员 工；如当月用量不够，经部门经理同意后，可向行 政部申领；由行政部进行总量控制，不得超过当年 预计总额。
（2）耗材领用出库时，由行政部库管人员填写出 出库明细单一式两份，由领用人签字及领用部门经 理签字后方可领用；出库明细表第一联由行政部归 档保管，第二联由行政部库管人员于每月月末，汇 总交财务部资产管理员统一出账、全额计入当期费 用。
（3）报销时，财务资产管理员需审核发票、销货 明细单及库管人员签字无误后，方可录入库存管 理系统。
低值耐用品及办公设备入库
（1）采购人员、行政部库管人员联合现场验收，核对数 量、检查质量，由行政部库管人员在发票及销货明细单上 签字，注明“低值耐用品已入库”或“办公设备已入库” 字样。
（2）行政部库管人员负责登记办公用品领用薄或OA办公 用品管理系统，对办公用品的使用说明书、质量保证书、 保修证书等资料需单独登记，并复印发票留存；行政部主 任复核无误后，在发票上签字，并注明“复核登记”字样。 库管及采购工作不得由一人兼任。
一、办公秩序
3. 办公桌上不得摆放私人物品，办公用品排列整齐、有序； 及时整理文件资料，离开办公室时办公桌上不准留下任何文 件，关闭电脑及连接电源，最后离开办公室者注意关闭室内 外灯、空调，并负责给办公室门上锁；不准在行政部就餐； 中午就餐不得饮酒，以免影响下午工作。
4. 洗手间内外请保持清洁、卫生习惯，不要给清洁人员增加 不必要的负担。
办公用品入库
1、耗材入库
2、低值耐用品及办公设备入库
耗材入库
（1）采购人员、行政部库管人员联合现场验收， 核对数量、检查质量无误后，由行政部库管人员 方在发票及销货明细单上签字，注明“耗材已入 库”字样，并办理耗材入库；库管及采购工作不 得由一人兼任。
（2）行政部库管人员登记耗材登记薄，并由行政 部主任复核签字。
（3）行政部库管人员登记办公用品领用薄，由领用人签字； 或登录OA办公用品管理系统，从系统中将物品转交领用人， 领用人进行接收。
办公用品交接、调拨
1. 人员岗位变更、离职时、离岗人员需在 行政部库管人员监交下，将本岗位所用办公 用品交接给入岗人或交回行政部，由行政部 库管人员登记办公用品领用薄，接收人签字； 或由双方通过OA办公用品管理系统实现交 接。交接前，接收人员及行政部库管人员需 仔细核对办公用品是否齐全完好，如有缺失 损坏应由交出人按规定赔偿。
办公设备采购
（1）办公设备的采购。由行政部通过招标或询价 的方式，按照质优价廉的原则，确定供应商及采 购价格，报总经办批准后实施，并报财务部备案。
（2）每季度末，行政部对各岗位办公设备的使 用情况进行清查，确定需采购的种类及数量后进 行采购，采购数量需符合报批的《 年岗位办公 设备配置表》；财务部需核对上表及采购合同后 付款。
低值耐用品实行定岗管理
（1）每年年末，由行政部会同各部门经理，根据 各岗位业务性质，核定各岗位需配置的耐用品类 型及数量，编制下年度《 年岗位耐用品标准配 置表》，报总经办批准后实施，并报财务部备案； 如年中因增加新的岗位或其他原因，需要调整该 表，按签批程序报行政部、总经办批准。
（2）行政部根据报批的《 年岗位耐用品标准配 置表》，每季度检查各岗位耐用品的配置，对配 置不全的岗位补充发放缺少的耐用品，对超出配 置的岗位收回多余的耐用品。
2、如使用年限内出现遗失或损坏不可修复，按原 购置价格和尚可使用年限计算使用人个人承担部份， 但不得低于原购置价格15% ；超出使用年限，出现 遗失的，由使用人承担原购置价格的15%；超出使 用年限，出现损坏不可修复的，由使用人承担原购 置价格的5%。
使用年限及赔偿
3、办公用品出现可修复的损坏或故障，需经行政 部专业人员查明原因，确定责任人，由责任人承担 全部维修费用；如原因不明，不能确定责任人，按 如下办法处理：未超出使用年限的，由使用人承担 维修费用的10%；超出使用年限的，维修费用全额 由公司承担。
办公用品管理规定
一、办公用品分类：耗材、低值耐用品、 办公设备。
二、办公用品管理 三、办公用品用量管理 四、办公用品采购
办公用品管理规定
五、办公用品入库 六、办公用品申领与出库 七、办公用品交接、调拨 八、办公用品使用和保管
办公用品管理规定
九、使用年限及赔偿 十、办公用品报废 十一、盘点清查
行政管理制度
一、办公秩序 二、物品管理 三、档案管理 四、车辆管理
一、办公秩序
1. 工作时间内不应无故离岗、串岗，不得闲聊、吃 零食、大声喧哗，不得在工作时间内做与工作无关 的一切事情，确保办公环境的安静有序。
2. 员工间的工作交流应在规定的区域内进行（大厅、 会议室、接待室等）或通过公司内线电话联系，如 需在个人工作区域内进行谈话的，时间一般不应超 过三分钟（特殊情况除外）。
5. 部门专用的设备由部门指定专人定期清洁，公司公共设施 则由行政部负责定期的清洁保养工作。
一、办公秩序
6. 发现办公设备（包括通讯、照明、影音、电脑、 建筑等）损坏或发生故障时，员工应立即向行政部 报修（非专业维修人员，不得随意拆卸办公设备）， 以便及时解决问题。
7. 打复印遵循节约的原则，打复印者一律登记打复 印内容、数量、规格等。
1、行政部库管员对入库物品要经常盘点，做 到日清月结。
2、每年6月末及12月底前，由财务部依据库 存账与仓管人员对库存共同进行盘点，发现 盈余、短少、残损必须查明原因，分清责任， 出具盘点表，呈报总经办处理。
盘点清查
3、每季度，行政部依据办公用品领用薄，对 员工个人保管的办公用品进行检查，如发现 损坏、遗失等情况，须查明原因，分清责任， 出具盘点表，呈报总经办处理。
办公用品交接、调拨
2. 办公用品的调拨，需经公司总经办批准， 由行政部负责办理调拨与监交。行政部库管 人员登记办公用品领用薄，接收人签字后接 收物品；或由交接双方通过OA办公用品管 理系统实现交接。
3. 办公用品外调或外借，需经公司总经办 批准，由行政部统一负责安排。
办公用品使用和保管
1. 员工应本着“节约”的原则领取和使用耗材， 对所使用的低值耐用品及办公设备负有保管、维 护的责任，不得私自挪用、调换。对本部门办公 用品，部门经理负有监督使用和管理的职责。
2. 拟申请报废用品的维修费用及相应赔偿 按本规定第九条进行处理。
办公用品报废
3. 总经办审批的报废意见，需报财务部备 案；达到固定资产条件的，由财务部进行固 定资产的清理和报废的帐务处理。
4. 公司对已报废的资产处置实行“一物一 回收”制度，由行政部统一安排，各部门不 得擅自处理。
盘点清查
低值耐用品采购
（1）低值耐用品实行定点定价采购。每年年末行 政部通过招标或询价的方式，按照质优价廉的原 则，确定耐用品的供应商及采购价格，编制次年 的《 年耐用品供应商及价格表》，报总经办批 准后实施，并报财务部备案。
（2）每季度末，行政部对各岗位耐用品的使用情 况进行清查，确定需采购的种类及数量后进行采 购，采购数量需符合报批的《 年岗位耐用品标 准配置表》，采购价格及数量需符合报批的 《 年耐用品供应商及价格表》；财务部需根据 上述两表核对后付款。
办公设备实行定岗管理
（1）每年年末，由行政部会同各部门经理，根 据各岗位业务性质，核定各岗位需配置的办公 设备类型及数量，编制下年度《 年岗位办公 设备配置表》，报总经办批准后实施，并报财 务部备案。
（2）行政部根据报批的《 年岗位办公设备配 置表》，每季度检查各岗位耐用品的配置，对 配置不全的岗位补充发放缺少的办公设备，对 超出配置的岗位收回多余的办公设备。
4、以上盘点清查结果及总经办处理意见，报 人事部进行处罚，并报财务部进行账务处理。