优化馆藏档案 加强企业档案的鉴定工作

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办公室业务・档案学研究
文/广东省韶关钢铁集团有限公司档案馆张玉香
优化馆藏档案加强企业档案的鉴定工作
【摘要】企业档案鉴定工作是对档案保存价值的鉴定,是优化馆藏的有效手段。

本文分析了不重视档案鉴定工作的原因，提出了三点措施，加强企业档案鉴定工作有着积极的意义。

【关键词】馆藏档案；鉴定；库房；价值
随着企业快速发展，档案类型不断增多，档案数量急剧增长，档案馆库房容量的有限与档案数量增长之间存在矛盾，如何优化馆藏档案，又丰富馆藏，以最小的投入取得最大的效益，是摆在档案管理人员面前的难题。

只有科学地开展档案鉴定，保存真正需要保存的档案，剔除失去保存价值的档案，才能缓和档案数量急剧增长与库容有限的矛盾，更好地保管和利用档案，促进档案事业可持续发展。

一、鉴定工作不重视的原因分析
目前大部分企业档案保存方式仍以纸质档案保存为主，增长的数量惊人，但长期以来,档案鉴定工作始终没有得到应有的重视,使得现存馆藏档案“玉石不分”、“鱼龙混杂”,严重影响了企业档案工作的发展,也制约了档案作用的充分发挥。

造成这种现象的原因大致有以下几方面：
1.人们对档案价值的认识不够全面馆藏档案数量逐年增长，但各单位基本不开展鉴定工作，只存不鉴的现象十分普遍。

2.档案鉴定工作是一项决定档案生死存亡的大事，一旦销毁，就无法找到替代品，因此许多单位对档案的销毁非常谨慎，即使做了鉴定，但也是鉴而不毁，宁愿延长保管期限。

3.限于档案鉴定的方法、标准、组织以及档案保管期限等方面，档案鉴定难度较大，省市档案部门对档案保管期限的设定及相关文件对档案价值的判断使得判断者在准确鉴定上存在较大难度，档案鉴定的实际工作缺乏可操作性较强的理论指导。

二、企业档案鉴定应推进的几点措施
建立科学的鉴定机制和标准，做好
档案归档前、档案变动过程中以及做好
到期档案的鉴定工作。

（一）做好档案归档前的鉴定工作
对于各档案移交部门及单位移交的
各门类档案，档案管理人员对照《文件归
档范围和保管期限表》，鉴别和判定文件
材料的价值，坚持辩证唯物主义和历史
唯物主义的观点,全面分析和判定档案的
保管价值,区分档案的保管期限,确定文
件材料的去留和保管期限。

对于有价值
的文件或重要的文件设为长期保存或永
久保存；对于无保管价值或短期内保管
的档案，建议移交单位自行保留或设为
短期保留；对于通用的资料，在网络上都
能查询到的资料，只保留电子文件即可。

档案人员在完成接收时的鉴定工作
后，及时对接收到的档案进行整理著录
及档案数字化，在整理过程对照档案系
统历史数据剔除重复档案或已过时效的
档案。

（二）做好档案变动过程中的鉴定
工作
文件一般都具有初始使用价值，文
件在实现其价值目的后，其中具有后续
使用价值的文件被人们选留作为档案保
存，以备今后在工作中利用。

档案保存
若干年后，丧失了后续使用价值，又需要
经过鉴定剔除，以保证档案质量，对永久
或长期保管的档案根据形势的变化和现
实需要，重新判断其保存价值。

当档案所属单位因拆除、撤销、解散
或合并时，该单位之前所形成的档案需
要进行重新鉴定，对于没有价值的档案
可以鉴定销毁，例如对厂房拆除及设备
报废，其对应的基建设备档案已无再利
用价值，在保留电子信息的前提下，可以
直接销毁纸质档案；对于在一定时间内
还有价值，要过一段时间后再销毁的，例
如工程的前期文件等，需要继续保存，待
新的工程取代旧工程时，这部分文件在
保留电子文件的前提下可鉴定销毁纸质
文件。

（三）做好档案到期时的鉴定工作
对于超过保管期限的档案，档案馆
及时将这部分档案信息整理出来，组织
鉴定小组（企业资产机构负责部门及档
案所属单位负责人及相关人员）对进行
鉴定，按省、市及企业自身形成的原则及
标准，按该档案的使用情况及利用价值，
科学地判定档案历史与现实的价值，确
定其销毁或延长保管期限：通过价值核
查和质量核查，对失去保存价值，或内容
失真和不完整的档案，提出销毁意见，编
制档案销毁清册，列明待销毁内容及销
毁原因，最终在销毁清册上签署销毁意
见；对因特殊原因经鉴定需要延长保管
期限的档案，鉴定人员签署暂缓销毁的
意见后继续保留档案实体。

经各方确定
销毁的档案，在保证保存电子文件的前
提下，最后必须经过企业领导的审核批
准及备案后方可销毁档案实体。

三、做好企业档案鉴定工作的意义
档案鉴定是一项决定档案命运、关
系档案去留存毁的严肃工作。

它决定档
案的存毁，决定档案的数量和质量。

从
实体方面来讲可以使档案结构系统、完
整,内容简洁精炼,存者有用,毁者无误,减
轻或者减免馆藏档案价值鉴定、期满开
放鉴定等深层次鉴定的负担;从安全管理
方面来讲,可以节省因不必保存文件材料
所占用的库存空间,减少档案保管利用、
安全管理方面的经费投入,降低劳动强
度;从档案数字化方面来讲,可以减轻或
减免数字化前的鉴定工作,确保档案数字
化内容的含金量,提高网上利用率,加快
档案信息化进程;从深层次开发档案信息
讲,可以为编史修志、档案编研、专题数据
库开发等工作提供完整有价值的第一手
资料。

36办公室业务2012・9。