人事档案管理培训课件讲解

人事档案管理部门要在接收档案材料后15个工作日内将档案材料审核完毕，符合归档要 求的材料，在接收之日起30个工作日内将材料归入本人档案。收到材料后，要按收到的 时间顺序登记在《归档材料登记簿》上。
经过鉴别，不属于规定归档范围的材料，不得擅自归档。下列情况的材料不得归档：涂 改、伪造的材料；未办理完毕的材料；涉及违法违纪或其他重要问题，需要查清而未查 清的材料；来源、时间不明且未查清或对象不明确的材料。
档案的整理
人事档案按照"一人一卷"的原则进行整理。根据《人事档案整理工作细则》要求，整理 档案材料应材料分类准确，排列有序，编号规范，目录清楚，案卷装订整齐。
档案材料的排序（一）按材料形成的时间排序。第一类、第二类、第三类、第四类、第 七类、第九类、第十类材料，按档案材料形成时间排序。（二）按材料的内容以及材料 之间的内在联系排序。第五类、第六类、第八类材料，按档案材料内容的主次关系排序。 第四类、第九类材料排序时，在采用二级分类后的各小类中分别按时间排序。其中第五 类、第八类材料的排列顺序为：上级批复，结论或处分决定，本人对结论或处分决定的 意见，调查报告，证明材料，本人检讨或交待材料等，其证明材料根据每份材料所证明 的主要问题相应集中排列；第六类材料，入团志愿书排在入团的其他材料之前；入党志 愿书排在入党的其他材料之前，党员登记表可按时间先后依次排序。
编目（一）卷内目录：每卷人事档案必须有详细的档案材料目录。目录按类编制。具体 要求：1.按照类内文件排列顺序逐份逐项地编目。档案目录不能粘贴涂改。2.卷内目录 设置：序号、材料名称、材料形成时间、页数、备注项。3.每类目录之前应注明材料类 号和类别名称。4.序号：填写材料类号和排列顺序号。序号栏的规范填写方法是：材料 类号用汉字的"一"至"十"，二级分类的类号用（一）至（四），序号用阿拉伯数字。5. 材料名称：根据材料题目填写。无题目或标题不规范，应另拟标题。材料的标题过长， 可适当简化。拟定或简化题目，必须确切反映材料的主要内容或性质特点。6.材料形成 时间：一般采用材料落款标明的最后时间。复制的档案材料，采用原材料形成时间。时 间填写要尽量详细、规范，有具体年月日的，必须填写齐全。7.页数：按已经编制的页 码填制。登记目录后，要检查核对，做到准确无误。8.备注：填写需要说明的情况。 （二）每类目录之后须留出适量的空格，供补充档案材料时使用。
档案管理的内容和分类
人事档案分正本和副本，副本根据工作需要建立。人事档案副本由档案正本主要材料的 复印件构成。按照干部管理权限，处级管理人员人事档案正本由上一级单位管理，工作 单位留存副本。
人事档案由历史地、全面地反映职工个人情况的材料构成。按照《人事档案工作条例》 规定，人事档案的内容和分类如下：第一类：履历材料（干部、职工履历表，登记表 等）。第二类：自传材料；报告个人有关事项的材料。第三类：考察、考核、鉴定材料： 在重大政治事件、突发事件和重大任务中的表现材料；审计材料；定期考核材料；年度 考核登记表；援藏、援疆、挂职锻炼等考核材料；工作调动、转业等鉴定材料。第四类： 学历学位材料；职业（任职）资格材料；评（聘）专业技术职务（职称）材料；反映科 研学术水平的材料；培训材料。第五类：政审材料；更改或认定姓名、民族、籍贯、国 籍、出生日期、入党入团时间、参加工作时间；计算连续工龄审批材料等材料第六类： 参加中国共产党、中国共产主义青年团及民主党派的材料。第七类：奖励材料。第八类： 涉法违纪材料。第九类：招录、聘用材料；任免、调动、授衔、军人转业（复员）安置、 退（离）休材料；辞职、辞退、罢免材料；工资、待遇材料；出国（境）材料；党代会、 人代会、政协会议，人民团体和群众团体代表会议，民主党派代表会议形成的材料。第 十类：其他有较大参考价值的材料，毕业生就业报到证、派遣证、就业报到通知书；健 康检查和处理工伤事故材料；治丧材料；人事档案报送、审核工作材料；特殊工种审批 表、依据文件；买断工龄、就业登记卡、失业登记表等材料；其他可供组织上参考的材 料。
人事档案必须装订成卷。后续零散材料应至少一年集中装订一次。对纸张破损、幅面不 规则，或字迹材料不符合归档要求的档案材料，应进行技术加工。装订好的案卷装入档 案盒（袋），填写盒（袋）面、脊背编号、姓名及籍贯。人事档案要求统一样式档案盒， 并打印档案盒脊背编号、姓名和籍贯。
档案的保管和保护
根据安全保密、便于查找的原则要求，各单位的人事档案管理部门对 人事档案应严密、科学地保管。（一）人事档案管理部门应建立登记 和统计制度，每年全面检查核对一次档案。（二）人事档案管理部门 要建立坚固的、防火、防潮的专用档案库房，配置铁质的档案柜。库 房面积每千卷需20至25平方米。（三）人事档案库房内应设置空调、 去湿、灭火等设备。库房的防火、防潮、驻蛀、防盗、防光、防高温 等设施和安全措施应经常检查；要保持库房的清洁和库内适宜的温、 湿度。温度应控制在14℃-24℃，相对湿度应控制在45-65％。（四） 要设置专门的档案查阅室和档案工作人员办公室。档案库房、阅档室 和档案工作人员办公室应三室分开。
按照人事管理权限，人事档案由专人负责管理。配备专职或以 人事档案工作为主的兼职档案工作人员。
人事档案管理部门的职责
(一)收集、鉴别、整理、保管人事档案材料； (二)办理人事档案的查阅和借阅； (三)根据工作需要，及时做好人事档案接收和转出工作； (四)熟悉人事档案材料，做好档案统计分析工作，为人力资源工作提供档案信息； (五)认真做好人事档案的安全、保密、保护工作； (六)积极开展档案业务研究工作，推广、应用人事档案先进管理技术； (七)办理其他涉及人事档案的有关事项。
档案的转递
按照人事档案管理权限，人事档案管理部门可以直接转递本单位人事档案。职 工因工作调动或职务调整（指本系统提拔或平级调动）的，档案转出单位要在 职工办结人事关系的30个工作日内，完成其档案的整理，及时转给新的主管 单位。
职工与公司解除或终止劳动合同，档案管理部门应在其办结人事关系的15个 工作日内将其档案转出。
档案材料的收集、鉴别与归档
单位所属各部门人事档案工作联络员,应与形成人事档案材料的各部门建立联系制度,随 时收集干部和职工任免、调动、考察、考核、培训、奖惩、工资、经济责任审计等工作 中新形成的反映干部和职工德、知、能、愿、绩的材料，充实档案内容。《人事档案材 料收集范围》。
各部门人事档案工作联络员，应在本部门有关人事档案材料形成完毕之日起30个工作日 内,按要求送交人事档案管理部门归档，并填写《移交人事档案材料清单》，交接双方清 点无误后，履行交接手续。
按照党和国家有关政策法规及相关规定，在录用、培养、考核、 选拔和任用干部等工作中形成的记载干部个人经历、政治思想、 品德作风、业务技术水平、学识水平、工作实绩、工作变动及 薪酬福利等情况的文件材料，是历史地、全面地考察了解和正 确使用干部的重要依据，是干部、职工享受各项待遇、参加社 会保障的重要凭证。
处罚
人事档案工作人员要严格遵守党和国家有关档案管理和保密工作的政 策法规及公司的相关规定。有下列行为之一的，根据政策法规及相关 规定，追究直接责任人和主管领导责任，并视情节轻重，给予相应的 党纪政纪处罚；构成犯罪的，依法追究刑事责任：
擅自涂改档案内容或伪造档案材料； 人事档案整理、保管、利用、转递过程中，造成档案丢失或其他严重
档案材料归档前，按照《人事档案材料鉴别标准》进行鉴别，保证归档材料真实准确， 完整齐全，文字清楚，对象明确，手续完备。需经组织审查或本人签字的盖章签字后方 能归入档案，人事档案材料归档应符合《人事档案材料归档要求》。发现与档案记载不 一致的归档材料，应及时通知形成材料的部门重新制作，或请具有职工人事管理权限的 组织、人力资源部门审核后予以标注。
严禁任何个人私自保存他人的档案。对伪造、破坏档案材料或利用档 案材料营私舞弊的，应视情节轻重，予以严肃处理。对违犯《中华人 民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》的要依法处理。
档案的查（借）阅
人事档案由组织部门或人力资源部门进行查阅。其他部门查阅，需经 同级组织、人力资源部门批准。查阅本单位关键岗位人员档案，需经 公司组织部门或人力资源部主要领导批准同意后，方可查阅。因工作 需要查阅和借用人事档案，须遵守下列规定：（一）查（借）阅单位 应按照查（借）阅人事档案的规定办理审批手续。（二）人事档案管 理部门，要根据规定，确定是否提供和提供材料的范围。（三）凡查 阅人事档案的部门，应派中共党员到档案查阅室查阅。（四）任何个 人不得查阅或借用本人及其亲属的档案。（五）查（借）阅档案，严 禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料。查（借）阅者必须严格遵守保 密制度和阅档规定，不得泄露或擅自向外公布档案内容，违者应视情 节轻重，予以批评教育直至纪律处分。（六）查（借）阅档案的部门 或个人，不得擅自拍摄、复印、摘抄人事档案内容。需要从档案中取 证的，须经同级组织、人力资源部门批准后，才能办理复印。属于假 公济私者，按违犯《中华人民共和国档案法》处理。（七）人事档案 原则上不外借。如确需外借，需经同级组织、人力资源部门的主管领 导在《查（借）阅人事档案审批表》上签批借出原因、借出期限等意 见后，档案管理部门方可办理借出。借出期间，不得擅自转借他人。 人事档案借出期限原则上不超过5天。特殊需要，可办理续借手续延 长借出时间。档案借出期间，档案安全由借阅人员负责。档案借出、 返还时，档案管理部门和借阅人员要认真核对，做好交接工作。
转递人事档案应遵守下列规定：（一）转递档案必须按统一规定的“人事档案 转递通知单”的项目详细登记，严密包封，加盖印章；（二）转出的档案必须 完整齐全，并按规定经过认真的整理装订，不得扣留材料或分批转出；（三） 接收单位的组织、人力资源部门确认人事档案材料齐全、完整情况，经核对无 误后，在档案转递通知单回执上签名盖章立即退回。对不符合标准的档案，接 收单位有权提出接收要求或拒收。（四）转出单位必须对存在问题进行及时整 改，直至合格，并将整改后的档案及时转给接收单位。（五）档案转出单位将 人事档案转出后，要负责将调档函、档案转递通知单存根和回执单等一并归入 文书档案存档。（六）转递人事档案应派专人送达或通过机要交通方式转递， 严禁邮寄或交本人自带；通过机要交通方式转递的，档案转递通知单要一同转 递，不准邮寄或交本人自带，逾期一个月未接到回执者，档案转出单位应及时 催问，以防丢失。（七）为使人事档案能随着职工调动或职务的调整而及时转 递，人事档案管理部门要与职工调配、任免等工作部门建立必要的联系制度。