建筑工程档案管理现状及存在问题浅析

建筑工程档案管理现状及存在问题浅析

摘要：建筑工程档案不仅能够给其他工程的施工、设计、策划起到借鉴、指引

作用，还是工程改造、维修、拓展建设的权威性的重要证据，能够给建筑工程科

学技术的探索与发展起到正面的影响。但是，建筑工程的建设智周期较长、施工

人员多、施工规模大、牵涉面广，其工程档案的管理也相对而言较复杂。所以，

本文通过对建筑工程档案管理的难题的具体分析，给出可行性高、效果好的档案

管理措施，从而对竣工档案归档的完整性、系统性、准确性以及建筑工程档案管

理的规范化发展起到一定的引导作用。

关键词：建筑工程；档案管理；现状分析

前言

随着改革开放以后我国建筑事业的大力发展，建筑工程施工项目越来越多，

而工程施工过程中必然会产生繁多的业内资料，即建筑工程档案。建筑工程档案

是整个工程由最初投入到最终竣工过程的真实记录，其不仅对建筑工程本身有保

存价值，还对整个市政规划有重要指导价值。在实际工程施工中必须重视档案管

理工作，及时发现档案管理中存在问题并解决。

1 建筑工程项目档案管理的重要性

完整规范的建筑工程档案为建筑工程的质量评定及竣工后的维护管理准备等

提供一定的参考资料，在建筑事业发展上占重要地位：（1）建筑工程档案是城

市规划、建设以及管理的依据，为城市建设积累了宝贵经验，为现代化建设储备

了丰富资源，为建筑行业的发展打下了坚实的基础。（2）规范、齐全的建筑工

程档案为竣工后的工程维修管理、扩建、改建提供了有效的资料来源和信息依据，健全完善对建筑工程档案的管理是工程档案管理规范化、齐备化的有效保障。（3）建筑工程档案对提高建筑工程的整体质量，优化建筑工程项目有很大的参

考价值，能有效提高工程项目建设的经济效益。因此，强化并完善建筑工程档案

管理工作是相当重要且必要的。

2. 建筑工程档案管理的存在问题

2.1对建筑工程档案管理工程的不重视

目前，在建筑工程建设过程中，大家都一味地追求讲解利益，认为档案建筑

工程管理不能带来任何经济收益，对此，对于建筑工程档案管理没有引起重视。

在建筑工程建设过程中，大家都把目光集中在了建筑的施工过程中，只是一味地

强调建设工程进度的快慢，这使得在整个建筑的大环境中，施工建设者们将工作

的重心都放在了建筑工程建设方面，从而忽略了建筑工程的档案管理工作。由于

建筑工程档案管理涉及整个施工建设过程，而现实就是往往建筑施工者们往往到

建筑工程快到收尾的时候在想到进行档案建设工作，然后凭借着记忆草草进行档

案管理工作，这样导致在面一旦工程建设过程中出现一些问题，最后进行责任划

分时就会出现一些问题。对于此，需要重视这其中的问题所在，需要认识到工程

建设档案工作的重要性。

2.2档案管理制度不完善

目前档案管理工作，国家已经进行了严格的控制，同时制定了相关的文件，

但是在实际操作过程中，仍然有很多施工者们并没有严格执行这些制度。建筑工

程是一个非常重要的工程，这其中涉及很多的安全问题，对此，在建筑施工过程中，需要对施工过程的每一项步骤进行详细记录，保证建筑工程施工过程中的严

谨性与安全性。实际工程档案管理过程中，往往是想到哪记录到哪，在记录过程

中往往会忽略一些施工细节，这样导致施工建设档案工程的不完整，对此，需要

严格规范档案管理制度，严厉打击不规范的档案建设工作。

2.3管理资金缺乏

进行建筑工程档案管理需要花费一定的资金，目前档案管理工作的问题之一

就是由于资金不足，对此，也需要思考如何解决资金不足的问题。由于资金问题，从而导致在进行建筑工程管理中的档案管理技术和设备落后问题，同时普遍状态

下对建筑工程档案管理意识的缺乏，更加使得建筑工程档案问题凸显。对此，需

要考虑如何解决资金不足问题。

2.4管理人才缺乏

建筑工程的档案中涉及工程问题，这就需要专业的人员进行档案管理工作，

使得对档案管理人员的要求也越来越高，不仅需要懂管理的人才，同时还得需要

具有建设方面背景的专业技术人才，这就使得管理人员的缺乏。同时，前面提及

的资金问题也会导致一部分人才的流失，人才的流失导致建筑工程档案管理工作

不专业，从而导致管理工作中会出现一些各种问题。

3 建筑工程档案有效管理的措施

3.1 建立健全档案打理制度是做好建筑工程档案管理的基础。

为了加强对工程建设各阶段档案资料的有序管理，保证归档资料及图纸的准确、齐全、规范，建设单位在项目建设初期（从工程立项开始）就应按照国家档

案管理的有关规定，结合建筑实际情况，制定相应的档案管理制度、措施。同时

要明确建设单位、勘察设计单位、招投标代理机构、施工单位、监理单位等工程

项目管理人员及档案人员在工程档案形成过程中各自所应承担的职责，规范档案

资料的收集、整理，以保证工程自立项开始与档案跟踪管理同步。完整的先期文

件很重要，在维护建设单位的合法权益方面有重要的依据、凭证作用。

3.2 严格把好竣工验收档案资料质量关，使工程竣工验收档案充分发挥其凭证作用。

工程竣工验收时，建设单位档案管理人员要会同工程项目管理人员，按照建

筑工程档案归档范围的要求，对工程建设中形成的全部文件进行全面的检查、审核，发现问题，及时解决，补缺补漏，务必使得竣工材料做到真实、完备、及时，归档范围符合要求，认真贯彻执行《建设工程质量管理条例》和《工程竣工验收

备案制》的有关条文，把好竣工验收关，把竣工档案的验收、移交作为整个工程

验收的一个重要环节和内容，做到工程竣工验收与档案验收同步。

3.3 加强建筑工程档案管理工作，建立完善的档案管理制度是做好工程档案工作的重要保证。

3.4 加强施工管理，强化档案材料编制工作。按照标准编制工程档案材料，是施工单位最基本的业务条件。一个施工队不会编制工程内业材料，就不具备承包

工程的资格。工程档案材料的质量，关键在于编制形成过程。施工单位应明确自

己的责任，加强对施工技术人员编制档案材料的训练，不断提高编制工程档案材

料的业务水平。开发公司要加强对施工的监督和管理，检查工程档案材料编制情况，按照标准形成档案材料，给后人留下宝贵的财富。

3.5 及时做好传递和变更记录。在管理过程中，频繁传递和变更，容易使档

案的完整性、有效性发生变化，各部门只有及时的对档案的增减变动及传递情况

做出相关记录（如传递情况记录、变更情况记录、修改情况记录、作废情况记录等），才可能有效地了解档案的来龙去脉，防止其丢失、损毁、失效。确保档案

的完整性和有效性，确保各部门获取及时，有效档案资料或信息。