移交工程档案常见问题答疑

移交工程档案常见问题答疑

一、告知会专题

1、怎样参加移交工程档案告知会

答：由建设单位拨打市档案局城建档案预约电话进行预约，预约电话：。

2、建设单位什么情况下预约参加移交工程档案告知会

答：建设项目工程竣工验收后，各参建单位收集汇总并初步整理工程档案的情况下，建设单位（甲方）向市档案局提出预约申请后，按约定时间到市档案局参加移交工程档案告知会。

3、参加移交工程档案告知会的人员范围是什么

答：参加移交工程档案告知会的人员范围包括：建设、监理、总包和分包单位档案管理人员及相关人员。

4、建设单位什么时间向城建档案馆移交工程档案

答：根据深圳市档案局2012年4月颁布的《深圳市城建档案馆接收建设工程档案规范》，建设单位应当在工程竣工验收后6个月内向市城建档案馆移交建设工程档案。

5、市城建档案馆受理工程档案移交进馆的条件是什么

答：工程档案移交进馆受理的条件是：

1、以工程项目为单位进行整体移交，包括建设、监理、总包和各个分包单位的档案；

2、建设周期在5年以上或分期建设的工程项目，可按建设周期或标段进行移交；

3、燃气、桩基工程档案可在整个项目档案移交前提前移交。

6、建设、监理、总包、分包单位在工程建设项目档案工作及项目档案移交中职责是什么

答：建设单位档案工作职责：建设单位是建设项目工程档案工作和工程档案移交的责任主体。1、建设单位在与监理、设计、勘察、施工等单位签订协议、合同时，应当对工程文件归档的套数、质量、移交时间等提出明确要求；2、建设单位具体负责整个工程项目准备阶段文件和工程竣工验收阶段文件的收集整理工作，同时负责组织、监督、检查监理、施工单位工程文件的收集整理工作，并汇总所有档案；3、负责向市城建档案馆移交档案。

监理单位档案工作职责：依照有关规定对监理文件进行归档立卷，及时向建设单位移交，并协助建设单位做好整个项目档案工作；

总包单位档案工作职责：负责本单位施工范围内的工程文件的归档立卷，并对各分包单位的档案进行检查、审核和汇总，及时向建设单位移交。

分包单位档案工作职责：依照有关规定负责分包工程范围的工程文件的整理归档，并及时向总包单位移交。

7、移交进馆工程档案检查的主要内容是什么

答：市城建档案馆对移交进馆工程档案主要从案卷的整理质量、档案的完整性、原件性和档案的真实性、准确性三方面进行检查。

8、怎样把握移交进馆工程档案的案卷质量

答：移交进馆档案严格按照深圳市档案局2012年4月制发的《深圳市城建档案整理规范》进行整理，在分类、组卷、卷内目录编制、卷内文件的组织编排和页号、卷内备考表、卷皮卷盒、移交进馆凭据的填写和案卷

装订等都须严格遵守整理规范的要求。

9、怎样把握建设工程档案的完整性

答：建设工程档案的完整性主要从两个方面看：一是建设工程项目各专业档案是否齐全，即建设单位、监理、总包和分包单位（包括建设单位发包）档案均须完整；二是各个专业均按应归档范围和标准目录收集、整理、归档，做到各专业文件齐全完整，都是原件。

10、怎样把握建设工程档案的真实性、准确性

答：档案的真实性、准确性主要从文件的签署、文件的逻辑性和竣工图的准确性三个方面来把握。

11、工程文件材料的签署、用章应当如何把握

答：归档工程文件应当填报的信息完整、签字手续完备、用章规范，不出现打印签名、复印签名、漏签名和无资质签名，使用手签章和工程项目章须有授权报批手续。

12、工程文件材料的逻辑性应当如何把握

答：归档工程文件材料如施工合同、施工报建时所列的工程内容与施工管理、施工技术资料要一致；总监、项目经理与相关资料中的签署人员应该一致；设计变更汇总表要与变更文件一一对应等。

13、怎样向市档案局移交建设工程档案

答：移交工程档案按《深圳市城建档案馆接收工程档案业务办理流程》（见深圳档案信息网）办理。

14、哪些工程档案在移交时需向市城建档案馆报送地下管线数据

答：涉及地下管线施工内容的项目工程均需向市城建档案馆报送地下

管线数据。

15、什么是“A类档案”、“B类档案””“C类档案”

答：根据《深圳市建筑工程文件归档管理办法》，全市建筑工程档案按照管理流向的不同，分为“A类档案”、“B类档案”和“C类档案”。

“A类档案”原件统一由城建档案管理机构保管，“B类档案”原件由建设单位保管，“C类档案”由施工单位保管。建设单位在向城建档案管理机构移交“A类档案”时需同时移交“B类档案”移交凭据和卷内目录。16、装饰装修工程、智能化工程专业档案需要向市城建档案馆移交吗

答：政府投资的装饰装修工程、智能化工程A类档案向市城建档案馆移交，B类档案向建设单位移交；非政府投资的装饰装修工程、智能化工程A、B类档案均向建设单位移交。

17、移交工程档案时，除移交凭据外还需作哪些相应准备

答：可按以下顺序做准备：

（1）城建档案总目录夹（硬皮封面）；

（2）总目录（A4纸打印）；

（3）案卷目录（A4纸打印）；

（4）深圳市建设单位工程档案审查表（A4纸打印）；

（5）深圳市移交竣工档案授权书（如果非建设单位移交）；

（6）深圳市建设工程档案接收进馆质量抽查记录（市档案局填写）；

（7）深圳市建设工程档案进馆质量检查意见书；

（8）深圳市城建档案移交进馆凭据（移交单位由建设单位盖章，接收单位由市档案局盖章）；

（9）工程档案卷内目录（市政或行业工程项目档案提交卷内目录即可；

房建工程项目除移交A类卷内目录外，还需移交B类档案移交书及B 类工程档案卷内目录。）

二、档案的原始性、完整性专题

1、归档的材料可以是复印件吗

答：不可以。除归档目录有注明的材料除外（如单位及个人的资质文件材料等）。

2、大宗购买的原材料(如钢筋、水泥等)出厂合格证及检验报告一般都为复印件，能归档移交吗

答：加盖供货单位或厂家印章后可以归档移交。

3、由总包单位分包的其他专业资料是否由总包单位形成相关资料

答：应由承担此专业施工的分包单位形成。

4、除施工技术文件外，总包单位、分包单位和建设单位发包的单位是否都应该提供各自形成的施工管理文件

答：是。

5、幕墙、气体消防、钢结构等专业存在深化设计问题，是否要与甲方签订设计合同

答：不一定。只要与相关责任单位签订安装与设计合约即可。

6、未办理施工许可证的建设工程竣工档案能否移交归档

答：凡新建、扩建、改建的各类房屋建筑工程和市政基础设施工程的竣工档案都应归档。未办理施工许可证的，须由建设单位出具相关说明。