建筑工程档案管理工作中存在的问题和解决的措施39

建筑工程档案管理工作中存在的问题和解决的措施

摘要：建设工程档案是指在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录，也可简称工程档案。不论是在建筑施工

过程中、在工程验收阶段，还是在建筑的物业管理、故障维修和建筑物改扩建过

程中，以及监察部门核查建筑工程是否存在贪污腐化等违法行为时，工程档案都

起着重要的指导作用，工程档案的重要作用越来越受到建设单位施工单位的重视。关键词：建筑档案；管理工作；问题；措施

1导言

工程档案资料是工程施工中很重要的一部分，工程在改建、检查以及使用的时候，档案

资料就可以作为原始凭证被其借鉴，工程在竣工验收的时候，档案资料也可以被其作为重要

的参考资料。在我国工程建设事业不断发展的过程中，施工技术资料的地位也在不断的提升。因为它可以反映工程的管理水平，通过它还能够进行工程质量的检验以及控制。

2建筑工程档案管理重要性的分析

建筑工程在施工的时候所涉及的环节十分的复杂，涉及的领域也十分的广泛，因此使用

到的资料非常的多。所以一个完整的档案管理是十分必要的，它可以使建筑工程施工的质量

得到很好的保障，因此我认为使用科学的档案管理制度就可以很好的做到这一点，不但可以

突出管理水平还能够突出对它的重视度。根据国家相关档案管理的要求我们可以知道，档案

资料必须要严格的管理好，如果不合格那么该建筑工程也就不合格，所有相关建筑单位必须

要对工程档案资料管理提起高度的重视。

3建筑工程档案管理工作中存在的主要问题

3.1建筑工程的档案资料管理质量偏低

工程的档案管理都有些什么？主要是施工准备时期的前期资料、施工时的文件、竣工验

收时的文件。目前有很多建筑企业只重视收集工程档案数量，但是却没有对这些资料进行很

好的鉴定，所以在这些档案资料里面不乏有一些资料已经没有了保存的价值，严重影响了档

案的优化管理以及长期存放。除此之外，在保管的时候还经常会出现丢失的现象、资料在形

成的时候不完整的现象以及有些十分重要的文件在签字的时候十分的随意，这些现象都对档

案造成了十分严重的影响，严重影响了其有效性以及真实性。

3.2未能形成规范化的建筑工程资料管理体制

现如今，我国还有很多建筑以及施工企业并没有很好的意识形态认识，所以很大的程度

上忽视了对工程档案的管理，大部分的企业只是一味的重视管理施工建设。在这些企业管理

人员的眼里档案管理是可有可无的，档案管理并不能带来好的经济效益给企业，所以这些企

业并没有在档案管理上投放物力、人力以及财力。除此之外，建筑施工企业也并没有建立严

格的档案管理制度，同样也没有专人进行管理，不过施工监理为建设方提供了很好的服务来

控制工程的技术、质量以及进度，因此监理方也有责任管理好工程的档案资料。

3.3建筑工程的档案资料管理质量偏低

在建筑工程管理过程之中，作为其中最为关键的环节，就是施工准备过程的前期资料、

施工过程之中的文件资料以及竣工验收之后的资料，均隶属于工程档案管理之内。现如今，

大部分建筑企业始终都会将重点放在建筑工程档案数量之上的搜集，然而却忽视了资料的坚

定工作，进而使得工程档案资料管理有部分没有保存价值的资料，进而最终会严重的影响档

案管理工作的优化以及长期储存。

4完善措施

4.1完善档案管理制度

第一，相应的政府单位要尽量的完善工程建设档案的法律规范，将其中管理流程进行逐

步的细化，最终推动建筑企业可以相应的遵守相应的法律规范，进而达到稳固建筑工程档案

管理工作的市场。第二，则是要将完善化的建筑管理制度，充分的保障建筑工档案管理的工

作走向流程化、规范化的道路；比如：为了深化建筑工程档案资料管理人员的职责，保证工

程施工技术资料的精确性，某县明文规定，对于从事档案资料管理的人员，必须要加入相同

应的法人企业，不能一个人的名义来承包建筑工程档案管理的工作。第三，对于施工之中的

每一个阶段，相应的档案管管理人员必须要充分的重视起来，将建筑工程档案管理工作落实

到每一个环节之中。所以工程档案管理人员要在工程施工之前深入到施工现场之中，合理统

筹工程项目档案管理的相关工作，工程竣工之后，也要进行相应的档案管理工作，这样可以

有效地预防档案数据出现丢失、遗漏或是失真的情况。

4.2加强对档案管理人员的培养和保持人员的稳定性

档案管理工作是一个对专业水平要求较高，需要工作能力比较强的人员才能胜任的工作，而且要求管理人员要有较强的责任心和积极的工作态度，档案管理人员在工作中要认清档案

工作的意义和重要性。因此建筑单位要积极进行档案管理人员的培养，让管理人员能运用现

代化的科学技术和设备，提高档案管理水平，方便对档案的利用，提高工作效率。在用系统

化的管理知识和能力做好档案资料的收集整理工作的基础上还应该保持工程档案人员的相对

稳定，这样才能提高档案管理的水平。

4.3明确建筑档案的收集范围，保证档案的有效性和、适用性和真实性

对建设项目归档范围中规定的收集内容，如：建设规划许可证、设计图纸、监理大纲、

设计变更、质量检验报告、项目竣工图、验收报告等，根据档案工作的规定，一一明确具体

的收集要求，做到突出重点，严格把控；同时档案管理人员应与工程技术人员一起根据工程

中出现的情况，及时调整收集范围，保证档案的完整性，保证工程档案的整理效果。同时在

档案形成过程中，要从源头开始把控，对不需要保存的资料进行筛选剔除，同时对资料的真

实性严格要求。

4.4增强资料编制的专业性和质量

强化资料编制的质量及专业性、安全可靠性，这主要表现在两个方面：第一提升管理人

员的专业素养，强化员工培训的力度，这样不仅可以加大员工的专业水平，还可以保证在收

集资料的时候可以及时的熟悉专业性相对较强的方面；第二，员工在搜集资料的过程要规范

合理化，针对收集到的资料不会出现胡编乱造的情况，在最大程度上保证资料的正确性以及

完整性；三要将资料表格的样式进行统一化，强化规范，这样一来也可以便于资料的整理以

及编制。

4.5严格规范档案管理各个环节

为确保档案管理质量，还应加强档案工作各个环节的管理，从而使档案管理工作得以规

范开展。首先，在档案收集环节，还应从档案完整性角度进行工作的开展，加强对档案装订

规格、纸张大小和材料字迹等内容的管理，从而使案卷的质量得到保证。针对不符合要求的

档案材料，则要退回要求相关单位整改。其次，在档案鉴定工作中，还应加强档案内容的检查，确保其内容齐全。为提高档案鉴定水平，还应加快新技术的引进，并要求档案管理人才

加强新技术的学习，进而使档案鉴定工作能够适应市场发展需求。最后，参建单位还应完成

档案管理的信息化建设，加快档案管理信息系统的开发和研究，并利用先进的档案管理软件

开展相关工作。而利用该系统，则能为多方档案管理工作的开展提供信息交流平台，并加强

对各单位档案管理情况的监督管理，进而使档案管理质量得到保证。

5结束语

总之，建筑工程档案在建筑工程中有着重要的作用，在建筑工程后期的运行、改造扩建

等有着重要的指导和参考价值，同时对建设单位的其他建筑工程的开发、施工有着重要的参

考作用，通过对建筑档案的收集归档管理，可以对建筑单位发挥积极的作用。建筑档案管理

是一个系统化的工作，需要各方参与人员协调配合，相互理解支持，共同遵守相关的法律法

规和标准规范的规定，认真执行档案管理制度的要求，确保工程档案管理工作能够得到持续

有效的发展。

参考文献

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