档案数字化加工操作细则

档案数字化加工操作细则
为确保本馆馆藏档案数字化加工的安全管理和质量控
制，根据国家档案局和本局有关档案数字化的规定和标准，
按照本馆档案数字化加工工作流程，特制定本操作细则。

本细则对档案数字化加工的主要工作环节包括：档案实
体交接、目录审核修改、扫描前处理、档案扫描、图像处理、图像质检、数据挂接、档案装订、数据验收、数据备份、档
案归还等，提出操作要求，并在整个工作环节中确保档案实
体及其信息的安全保密。

一、档案实体交接
档案实体交接分为档案领取、档案归还、档案存放三个
环节，由本馆档案数字化中心和承担本馆档案数字化的服务
机构、监理公司三方指定管理人员完成。

（一）档案领取
1.按照馆藏档案数字化加工项目计划，服务机构根据工
作进度以及加工能力，提出档案领取申请，经监理公司审核
后，向本馆档案数字化中心管理员递交，由档案数字化中心
管理员负责向收集保管处提出需要加工档案的全宗、年份、
保管期限、目录号、案卷号，库房管理人员按需求调卷，清
点、核实无误后办理档案出库登记手续。

2.出库档案进入档案数字化中心，数字化中心管理员与
监理公司、服务机构管理人员共同清点、核对该批次档案的
范围、数量，确认无误后，应填写《档案交接记录表》，并经三方签字确认。

3.接收的档案有错误之处立即核查更正，并打印出勘误
表请档案数字化中心管理员确认后再进行档案整理等工作。

4. 加工人员按档案的档号排列顺序依次向服务机构管
理人员领取档案，确认加工内容并签字。

5. 加工完毕后，加工人员将档案退还服务机构管理人
员，由管理人员确认签字。

（二）档案归还
1.同一批次出库的档案在完成数字化加工并经由数字化
中心管理人员质检抽查合格后，服务机构管理人员按《档案
交接记录表》，确定应归还档案的档号(全宗号、年份、保管期限、目录号、案卷号)和数量，并检查档案的完整性。

2.将档案按出库时的排列顺序排列。

3.监理公司对服务机构提出归还的档案进行清点、检查
档案的完整性，确认无误后向数字化中心提出归还建议。

4.数字化中心与监理公司、服务机构管理人员现场清点
并抽查档案的完整性情况，三方确认无误后在《档案交接记
录表》签字确认。

5. 档案数字化中心管理员负责向收集保管处归还档案，
办理档案归库手续。

（三）档案存放
1.数字化加工档案一律统一存放在临时库房，下班后不
能留存在加工位及加工区域。

2.每天上、下午上班后，由数字化中心、监理公司、服
务机构按当日数字化加工范围，共同到临时库房运送档案到
加工中心，下班后提前10分钟清点出库加工档案，将加工
档案返回临时库房存放。

3.加工档案的安全管理要责任到个人，个人加工领取的
档案在加工完毕后必须完整、如数归还，加工档案禁止存放
到抽屉内，在下班前必须检查个人使用的扫描仪，避免遗漏。

二、数字化加工
数字化加工应严格按照本馆规定的流程进行，具体为：
目录审核修改→档案拆装→档案扫描→图像处理→图像质检、
→数据挂接→数据验收→数据备份→档案装订→档案归还。

除
目录审核修改、扫描前处理、档案扫描外，其他工作流程不
允许接触档案实体，如确实因质量检查、修改工作需要，可
向服务机构现场管理人员申请使用档案实体。

（一）目录审核
1.未建立机读目录数据库的，加工人员应在档案数字化
中心管理人员指导下按照《档案著录规则》（DA/T 18-1999）、《广西壮族自治区纸质档案数字化技术要求（试行）》以及数据挂接等要求，依据档案实体逐一进行目录著录。

2.核对目录时如发现有目录无正文、有正文无目录或卷
内目录指定的页号内容与卷内目录内容不匹配现象，应及时
告知现场监理和数字化中心管理人员处理。

3.机读目录数据库建库工作完成的，核实档案目录著录
内容的准确性，如有不规范或错误的文件题名、责任者、档
号、起止页号，应依据档案实体对目录数据进行修改。

著录条目质量应达到以下标准：
①文件题名：一般由责任者、事由、文种三要素组成，
文件没有题名或不能揭示内容的，应根据其内容拟写题名；
文件题名过于冗长的，在不丢失重要信息和损伤原意的情况
下，可删去冗余部分，拟写或删改的题名字数应控制在60个字以内。

②文件时间：一律用8位阿拉伯数字表示，第1—4位数表示年，第5—6位数表示月，第7—8位数表示日，月、日位数不足补“0”，无法确定的时间亦用“0”替代。

③年度：属于公元纪年的年度录入要规范齐全，如“1994年”，不能是“94年”。

④文件编号：除年度用“[ ]”号外,其余原文照录；联合发
文或档案上有多个文件编号时，只著录一个文件编号，但立
档单位的文件编号必须著录。

⑤责任者：必须著录对文件负责的个人姓名和机关、团体的通用简称或全称，不能以“本市”、“本局”等模糊名称著录；责任者有多个时，著录列居首位的责任者，立档单位本身是
责任者的必须著录，其余视需要著录，被省略的责任者用“[等]”表示，责任者之间以“；”号相隔。

⑥档号：档号结构应为“全宗号—目录号—案卷号—文
件所在页号”，各号之间用“—”间隔。

除全宗号中作为全宗属类代码的汉字或英文、汉语拼音字母等原样照录外，各号均
用阿拉伯数字表示，并固定位数以利排序，具体为：全宗号
3位、目录号3位、案卷号4位、文件所在页号4位，位数不足前补“0”。

⑦检查著录条目的正题名、档号、年度、责任者、文件
编号、档案馆代码、保管期限、页号、密级等若干必录项目
是否著录完整；残缺文字用“□”号表示。

4.机读目录修改后如错误地方不多，用水性笔在原纸质
目录上略加修改不影响目录整洁、美观的，不需重新打印；
如果需要修改内容太多影响到目录页面美观的，则要重新打
印，将新目录放置在原档案目录上。

5.目录数据存储格式为txt以及dbf格式文件，符合GD2000数据接收要求。

（二）档案拆装
1.档案拆除装订前逐页清点案卷张、页数。

出现有少量页码错漏编的，要在档案与装订线相反的页面下角，需用前
一页页码用铅笔加“—1，……”标注在档案上，如漏编页码属本卷的最后一页档案，应续上一页档案的顺序往后编码，不
能用“—1”表示，档案原始页码看不清的要用水性笔写上实际
页码，并在备考表上说明错漏编情况，由数字化中心管理员
签字确认；漏编数量多的，应整卷按规范重新编制页号。

出
现页数严重不符、纸张破损严重等异常情况，应根据实际情
况交数字化中心管理员进行处理。

2.档案虫蛀、碳化情况严重，影响扫描的要登记在册，
由数字化中心管理员与相关处室做好对接，进行修补或裱
糊，不允许擅自拆除装订。

3.档案清点完成后，填写《纸质档案数字化加工工作单》中相应项:实际张、页数、偏离数、偏离情况等，相关人员签字确认。

4.拆除装订物时应注意保护档案不受损害。

浆糊粘连、
衣车缝制等拆除装订会造成档案页面损坏的，不允许强行拆除；杂志、书籍等拆除装订难以复原的，也可不拆除装订扫描。

5.拆分档案发现原件有夹带实物的，应根据原件给实物
编号，并用塑料袋妥善保管好，装订时再按原样复原。

6.档案扫描、图像处理并质检通过后，要逐页清点档案
卷内文件纸张数量，还原装订原貌。

7.档案还原装订遇到页面倒置、无装订边、装订线压文
字等情况，无装订边的应贴边后装订，不允许装订线压在文
字上；对倒置页面进行纠正，如遇到其他特殊情况应交数字
化中心管理员，与相关处室沟通、协商，提出装订建议，按
建议进行装订。

（三）档案扫描
1.每日开始扫描前必须多扫描仪玻璃面进行除尘，确保
扫描效果。

2.扫描分辨率按项目合同要求进行。

档案扫描前要确定
扫描仪设定的参数符合项目规范、要求，档案要逐页通过扫
描设备，确保图像清晰完整。

3.对于原件不清晰的档案扫描，要调整对比度、亮度等
相关参数，以使扫描后的图像尽量清晰；扫描时须将纸张放
正，倾斜度控制在1度之内。

4.档案中有浮贴时，浮贴加原页扫1页，浮贴揭开后原页扫1页，若有多张浮贴重叠，每张浮贴均需单独扫描。

5.纸张过薄的档案，须在其后垫上白纸，以使扫描的档
案字迹清晰，不透视下一页图像内容。

档案本身内容太靠边
时需用白纸垫在背后再扫描，以防档案内容扫描缺。

6.空白页有页码无内容的不扫描，在档案备考表及工作
单注明。

7.纸质档案中有照片的，应调整扫描分辨率为600dpi，文件存储格式为tiff，按照片档案扫描要求扫描，并在工作单上注明。

8.档案页面若有折角或折叠，应小心展开、抚平、压平，褶皱严重的，应覆盖纸张用低温熨斗熨平。

但传真纸、照片
等不允许用熨斗熨平。

9.对于不适合拆卷的档案，采用零边距扫描仪扫描，如
用常规扫描仪，则在扫描过程中尽量避免扫描页面变形、漏
光等，确保扫描图像质量，同时注意避免对档案造成的损害。

10.扫描时不允许不遮盖扫描以及非质量不合格的重复
扫描。

如有特殊需求须与监理人员和数字化中心管理人员确
认。

11.扫描完成后，检查扫描仪是否有档案遗漏，按要求将档案整理好装回档案盒内，填写《纸质档案数字化加工工作单》，及时将档案及工作单移交管理人员。

12.扫描人员在每日下班归还档案前必须检查扫描仪和
桌面等设施，确保档案无遗漏。

（四）图像处理
1.图像文件要进行纠偏、裁边、图像拼接等精细处理，
力求保持档案原貌，不允许用软件强行纠偏、自动裁剪档案
原有页面。

图像处理应达到：图像完整、清晰、底色与档案
本身相仿、色泽均匀、无影响图片美观的非档案所有的黑边
（白边或灰边），图像不偏斜或倒置，符合正常阅读习惯。

2.可对图像进行90度或180度旋转，禁止小角度旋转，偏离1度以上退回重新扫描。

可对原件本身偏斜严重的图像
进行纠偏处理。

3.图像处理基本要求：先纠偏，再裁剪。

图像纠偏：
（1）若纸张偏斜，文字不偏斜，以内容正来纠偏、裁
剪。

（2）若纸张不偏斜，文字偏斜，文字偏斜角度小的，
以纸张规则的边缘来纠偏、裁剪；若文字偏斜度大于3度，以内容正来纠偏裁剪。

（3）若纸张规则，文字不偏斜，以规则的纸张来纠偏、
裁剪。

图像裁剪：
（1）处理翻折档案图像时，翻起部分只保留覆盖后页
档案部分，其他部分裁除。

（2）处理档案中有黏贴小于32开不规则小浮贴的图像，当小于32开不规则小浮贴与后页内容无关联时，应分开裁剪，不保留小于32开不规则小浮贴以外的其他图像；小于
32开不规则小浮贴与后页内容有关联时或互为补充内容时，
小于32开不规则小浮贴图像的裁剪，要保留后页完整图像。

（3）A3页面、书本、笔记本等原则上分开裁剪。

如A3（或其他）为跨页号印制，可进行整页扫描，按其中间折痕
进行图像裁剪，以确保文件内容、页码的连续性。

（4）档案出现大的破损，裁剪时要保留破损部分。

（5）原档案有托边的纸张，裁剪时以原档案大小裁剪。

（6）两页16开或A4档案粘连，内容有联系的，按两
页裁剪成一个画幅；内容没有联系的，按单页裁剪成两个画
幅。

（7）粘贴有分类小标签的会计账簿，要保留分类小标
签扫描和裁剪。

（8）纸张有不规则边角，但不属于破损（如存根类），且无档案信息的，可进行规整裁除。

（9）笔记本等页面一个画幅中，一页有内容一页没有
内容且无页码时，应裁剪空白页面。

（10）备考表若与其他非档案页面（无档案信息）粘连，形成A3页面时，裁剪只保留备考表部分。

4.处理过程中对档案装订孔、档案原有污点等不去除，
处理过程应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的
原则，不允许出现原件没有的颜色、变形、明显皱纹等破坏
图像质量的现象。

5.去除不属于档案页面的白边、灰边、黑边等，以有效
缩小图像文件的容量，节省存储空间。

6.依据有关规范要求对图像文件进行命名。

图像文件命
名格式与目录数据库的档号格式一致：全宗号（4位）—目录号（3位）—案卷号（4位）—文件页号（或文件顺序号），档号中的各号（代码）固定位数，不足前补“0”。

7.按档案实体页数、页序检查、排列图像文件的页数、
页序，确保一致、无缺漏。

8.图像处理完成后，填写《纸质档案数字化加工工作单》。

三、图像质检
1.图像质检必须逐页翻看检查图像，检查图像反映的文
件数量、页数是否与其目录一致，图像是否还原档案原貌、
文字清晰，每页图像的页码是否存在，无漏失、多扫、不清晰、变形、失真、偏斜、页码错误等情况。

2.检查图像文件命名是否规范，图像排列循序是否正确。

3.检查过程中如碰到图像内容不清楚、数量不准确等情况，须拿档案纸质原件对照确认的，向管理人借出案卷实体
对照，问题明确后即时归还。

四、数据挂接
1.批次图像质量经检查确认合格后，通过相应的软件与
档案文件目录数据库进行批量挂接，数据挂接完成，依据档
案全文图像和目录数据，核对目录条目与档案原文的挂接是
否正确，发现错误及时修正。

2.服务机构对数据挂接全面检查并检查合格后，向监理
公司提出批次质检要求并提供该批次全文、目录数据，监理
公司质检发现问题，返回服务机构修改。

3.监理公司完成批次检查并确认合格后，向数字化中心
管理员提交《传统载体档案数字化加工成品发布程序表》及
相关全文、目录数据，数字化中心管理员负责将该批次数据
发布至本局馆局域网，并进行抽检，发现问题及时提交服务
机构进行整改，整改完毕后重新发布修改数据。

4.数据挂接合格后方可进行档案装订还原、归库、数据
备份等项工作流程。

五、数据备份
1.数据质检、挂接合格后，服务机构管理人员向监理公
司提交《档案数据批量操作程序表》，监理公司确认无误后，向信息化工作处转交，信息化工作处在确认数据已备份至电
子文件（档案）备份中心后，将程序表交给服务机构刻录小
组进行光盘刻录。

2.数据刻录使用刻录软件NERO，刻录速度≤8X，光盘由服务机构提供，采用档案级专业刻录机，每张刻录数据量
不超过 4.3GB。

3.刻录光盘为档案级光盘，现有清华同方及JVC两种
4.7GB的DVD。

为防止同品牌光盘质量故障影响数据质量，
在一式三套中，不能单纯一种品牌的光盘。

4.划分好数据刻录的文件夹，按照档案管理的要求做好
分级分项组织管理，以光盘号命名光盘卷标。

5.光盘面使用光盘笔英雄HERO CD\DVD Marker CD 书写专用笔CD-C001或真彩0615B光盘专用油性笔标注：年度、顺序号、全宗号等。

6.封面打印：制作光盘封面（正面、背面、背脊）录入
信息并打印；光盘封面与封底使用专门的WORD模板打印，裁剪。

分别录入（A、B、C）三套保存数据入库。

及时记录、填写工作进度表、档案数据存储光盘刻录表等信息。

7.光盘专检人员负责读取检查每张光盘，刻录必须保证
质量，要求盘片能在普通光驱中正确读取，内容无差错（有
任何差错必须重新刻录）。

把计算机设置成可以浏览缩略图；其次对照数据单查看文件数。

信息处工作人员随机抽检光盘
质量。

及时放至7-1光盘库，做好光盘存储位置登记。

8.数据刻录完毕后，由信息化工作处按数据备份等相关
操作规程监督各加工计算机以及服务器等加工存留数据的
移动、删除等操作。

9.未经信息化工作处的允许，各加工计算机产生的加工
数据不得私自迁移、删除。