档案数字化加工操作细则

档案数字化加工操作细则

为确保本馆馆藏档案数字化加工的安全管理和质量控

制，根据国家档案局和本局有关档案数字化的规定和标准，

按照本馆档案数字化加工工作流程，特制定本操作细则。

本细则对档案数字化加工的主要工作环节包括：档案实

体交接、目录审核修改、扫描前处理、档案扫描、图像处理、图像质检、数据挂接、档案装订、数据验收、数据备份、档

案归还等，提出操作要求，并在整个工作环节中确保档案实

体及其信息的安全保密。

一、档案实体交接

档案实体交接分为档案领取、档案归还、档案存放三个

环节，由本馆档案数字化中心和承担本馆档案数字化的服务

机构、监理公司三方指定管理人员完成。

（一）档案领取

1.按照馆藏档案数字化加工项目计划，服务机构根据工

作进度以及加工能力，提出档案领取申请，经监理公司审核

后，向本馆档案数字化中心管理员递交，由档案数字化中心

管理员负责向收集保管处提出需要加工档案的全宗、年份、

保管期限、目录号、案卷号，库房管理人员按需求调卷，清

点、核实无误后办理档案出库登记手续。

2.出库档案进入档案数字化中心，数字化中心管理员与

监理公司、服务机构管理人员共同清点、核对该批次档案的

范围、数量，确认无误后，应填写《档案交接记录表》，并经三方签字确认。

3.接收的档案有错误之处立即核查更正，并打印出勘误

表请档案数字化中心管理员确认后再进行档案整理等工作。

4. 加工人员按档案的档号排列顺序依次向服务机构管

理人员领取档案，确认加工内容并签字。

5. 加工完毕后，加工人员将档案退还服务机构管理人

员，由管理人员确认签字。

（二）档案归还

1.同一批次出库的档案在完成数字化加工并经由数字化

中心管理人员质检抽查合格后，服务机构管理人员按《档案

交接记录表》，确定应归还档案的档号(全宗号、年份、保管期限、目录号、案卷号)和数量，并检查档案的完整性。

2.将档案按出库时的排列顺序排列。

3.监理公司对服务机构提出归还的档案进行清点、检查

档案的完整性，确认无误后向数字化中心提出归还建议。

4.数字化中心与监理公司、服务机构管理人员现场清点

并抽查档案的完整性情况，三方确认无误后在《档案交接记

录表》签字确认。

5. 档案数字化中心管理员负责向收集保管处归还档案，

办理档案归库手续。

（三）档案存放

1.数字化加工档案一律统一存放在临时库房，下班后不

能留存在加工位及加工区域。

2.每天上、下午上班后，由数字化中心、监理公司、服

务机构按当日数字化加工范围，共同到临时库房运送档案到

加工中心，下班后提前10分钟清点出库加工档案，将加工

档案返回临时库房存放。

3.加工档案的安全管理要责任到个人，个人加工领取的

档案在加工完毕后必须完整、如数归还，加工档案禁止存放

到抽屉内，在下班前必须检查个人使用的扫描仪，避免遗漏。

二、数字化加工

数字化加工应严格按照本馆规定的流程进行，具体为：

目录审核修改→档案拆装→档案扫描→图像处理→图像质检、

→数据挂接→数据验收→数据备份→档案装订→档案归还。除

目录审核修改、扫描前处理、档案扫描外，其他工作流程不

允许接触档案实体，如确实因质量检查、修改工作需要，可

向服务机构现场管理人员申请使用档案实体。

（一）目录审核

1.未建立机读目录数据库的，加工人员应在档案数字化

中心管理人员指导下按照《档案著录规则》（DA/T 18-1999）、《广西壮族自治区纸质档案数字化技术要求（试行）》以及数据挂接等要求，依据档案实体逐一进行目录著录。

2.核对目录时如发现有目录无正文、有正文无目录或卷

内目录指定的页号内容与卷内目录内容不匹配现象，应及时

告知现场监理和数字化中心管理人员处理。

3.机读目录数据库建库工作完成的，核实档案目录著录

内容的准确性，如有不规范或错误的文件题名、责任者、档

号、起止页号，应依据档案实体对目录数据进行修改。

著录条目质量应达到以下标准：

①文件题名：一般由责任者、事由、文种三要素组成，

文件没有题名或不能揭示内容的，应根据其内容拟写题名；

文件题名过于冗长的，在不丢失重要信息和损伤原意的情况

下，可删去冗余部分，拟写或删改的题名字数应控制在60个字以内。

②文件时间：一律用8位阿拉伯数字表示，第1—4位数表示年，第5—6位数表示月，第7—8位数表示日，月、日位数不足补“0”，无法确定的时间亦用“0”替代。

③年度：属于公元纪年的年度录入要规范齐全，如“1994年”，不能是“94年”。

④文件编号：除年度用“[ ]”号外,其余原文照录；联合发

文或档案上有多个文件编号时，只著录一个文件编号，但立

档单位的文件编号必须著录。

⑤责任者：必须著录对文件负责的个人姓名和机关、团体的通用简称或全称，不能以“本市”、“本局”等模糊名称著录；责任者有多个时，著录列居首位的责任者，立档单位本身是

责任者的必须著录，其余视需要著录，被省略的责任者用“[等]”表示，责任者之间以“；”号相隔。

⑥档号：档号结构应为“全宗号—目录号—案卷号—文

件所在页号”，各号之间用“—”间隔。除全宗号中作为全宗属类代码的汉字或英文、汉语拼音字母等原样照录外，各号均

用阿拉伯数字表示，并固定位数以利排序，具体为：全宗号

3位、目录号3位、案卷号4位、文件所在页号4位，位数不足前补“0”。

⑦检查著录条目的正题名、档号、年度、责任者、文件

编号、档案馆代码、保管期限、页号、密级等若干必录项目

是否著录完整；残缺文字用“□”号表示。

4.机读目录修改后如错误地方不多，用水性笔在原纸质

目录上略加修改不影响目录整洁、美观的，不需重新打印；

如果需要修改内容太多影响到目录页面美观的，则要重新打

印，将新目录放置在原档案目录上。

5.目录数据存储格式为txt以及dbf格式文件，符合GD2000数据接收要求。

（二）档案拆装

1.档案拆除装订前逐页清点案卷张、页数。出现有少量页码错漏编的，要在档案与装订线相反的页面下角，需用前

一页页码用铅笔加“—1，……”标注在档案上，如漏编页码属本卷的最后一页档案，应续上一页档案的顺序往后编码，不

能用“—1”表示，档案原始页码看不清的要用水性笔写上实际

页码，并在备考表上说明错漏编情况，由数字化中心管理员

签字确认；漏编数量多的，应整卷按规范重新编制页号。出

现页数严重不符、纸张破损严重等异常情况，应根据实际情

况交数字化中心管理员进行处理。