采购部管理制度和工作流程

采购管理制度与工作流程

第一条为统一公司的采购工作，使其合理、高效，特制定本制度。

第二条各请购部门应根据“营业”、“工程”、“生产”，计划及办公用品的预算表或库存不足部分开立请购单，须将品名、规格、用途、数量、生产厂商、商标及交货期等详细填写，并依采购核决权限表的规定呈准后办理

第三条请购单由请购部门编列号码，并将请购单送采购部门或直接办理采购。

第四条请购部门对于所请购材料，需变更规格或数量时，必须立即通知采购部门。如因已订购，而于事后变更的，采购部门须立即回复已订情形，并洽请购部门设法收受，或由请购部门负责会同采购部门与承售商协调解决，但应尽可能避免这种情况。

第五条采购部门在接到请购单时，立即办理询价、议价，并将询、议价结果记录于请购单，然后将请购单呈准，必要时须事先送请购部门签注意见

第六条请购单呈核后送回采购部门向承售商办理订购，必要时应与承售商签订买卖合同书一式四份。第一分正本存采购部门，第二份正本存承售商，第三份副本存请购部门，第四份副本及暂付款申请书送财务部供整理定金用，如不需支付定金时，第四份副本免填

第七条采购部门订购手续办完后，应立即填写订货收料单一式三联，并将第一、二联送请购部门登记及验收手续

第八条因缺货或不明供应处所，以致无法购得或逾期者，采购部门应立即通知请购部门。

第十条请购部门于厂商交货时，先将供应厂商的托运单据与请购单查封，并实际清点品名、型号、规格、数量及质量，相符后签收，如发现不符时，立即通知采购部门会同处理。

第十条请购部门于厂商交货时，立即通知使用部门(或质检部门)派人验收品质，验收合格后于订货收料单内验收栏加盖印章，并将第二联及供应厂商单据、发票等一并送采购部门整理付款。

第十一条分批交货以分批方式收货时，必须以“分批收货单”(一式三联)办理收货，其手续与本制度第十条规定相同。

第十二条采购部门将已办妥收货的收货单第二联与发票单据等并在一起核算，然后送财务部整理支付传票转出纳付款

第十三条承售商领款时，须将托运单据签收联缴回出纳，经出纳人员核对无误后，再凭对供应厂商资料卡上公司章及领款人私章领款。

第十四条建立好供方及用户档案，并做好工作记录。

第十五条建立、建全比价制度，保证采购设备的质优价廉。

第十六条建立客户资料管理（表）册，新客户开发一览表，竞争同行动向一览表，售后服务管理表。

第十七条每周末将上周付款、欠款、欠票情况进行汇总在周例会上做总结，并提出本周用款计划。

第十八条签订采购合同后，应全面了解发货情况，如不能及时供货，应将原因提前十日通知销售内勤

第十九条所有货物一律开箱验收，发现问题及时和供应商联系，尽早解决。

第二十条采购部负责所采购货物的入库手续。货到后应在一个工作日内办理入库手续。验货完毕后，及时按操作规程准确记录存档。

第二十一条采购部每月5日前，将上一月的采购合同编号整理成册

第二十二条违反上述规章制度，视情节罚款50-500元。

第二十三条本制度由有限公司负责解释。

第二十四条本制度自年月日起实施。

1、审核采购需求；

2、决定合适的采购方式；

3、分配、选择和维护潜在供应资源；

4、负责供应商的调查和实地勘察，评估供应商的生产能力；

5、采购合约与订单的起草，签发以及管理；

6、根据采购需要采取相应的应急行动或进行后续跟踪；

7、解决与供应商在合约上产生的分歧以及支付货款问题。

采购经理的工作重点

1、制定采购谈判的策略和方案并加以实施；

2、处理质量问题，以及退货方案的实施；

3、同公司内部其它各功能部门建立并维持良好的关系；

4、对公司采购管理的政策和程序进行有益的宣传并提出建设性的改良建议；

5、运用一些战术性的方法如供应商伙伴关系；供应链管理等建立良好的供应商关系；密切与供应商的合作关系，做到投入、细致、深知，达到低价、快速、及时供货。

6、处理供应商的问讯，异议及要求；

7、实施对新供应商的开发和扶植工程；

8、此外，采购经理的工作常常能够体现出采购部门对整个公司所起到的关键作用和真正价值所在，这些有影响力的工作包括：保证产品质量，降低生产成本等等.

9、配合财务在整体上用的付款策略，如：

①整理，控制及存储原物料；

②立库存量与及时供货策略；

③决库存矛盾；

④理废弃或过剩的设备与物料；

⑤发并实施标准化程序；改善流程；降低成本；规避成本以及成本的固定；

⑥进新产品和改良产品或服务之间的协调。

10、负责制定工作计划，监督工作计划的执行及完成情况

11、buyer（采购）要严格按流程执行并做到货比三家，控制降低buyer（采购）成本，对供应商进行管理及考评，每年按一定比例更新供应商（形成表单）。

12、组织本部门员工业务培训

13、树立公司的专业形象，保证公司的名誉不受到侵害。

采购主管的工作职责

1．新产品、新材料供应商的寻找、资料收集及开发工作。

2．对新供应商品质体系状况（产能、设备、交期、技术、品质等）的评估及认证，以保证供应商的优良性。3．与供应商的比价、议价谈判工作。

4．对旧供应商的价格、产能、品质、交期的审核工作，以确定原供麻商的稳定供货能力。

5．及时跟踪掌握原材料市场价格行情变化及品质情况，以期提升产品品质及降低采购成本。

6．采购计划编排．物料之订购及交期控制。

7．与供应商以及其他部门的沟通协调等。

1、严格遵守公司规章制度，树立、维护公司的专业形象，保证公司的名誉不受侵害。

2.热爱本职工作，勤于学习新技术，了解新产品，注意市场信息的积累。

3.廉洁奉公，不徇私舞弊，不违法乱纪，勤俭节约，讲究职业道德。

4.负责公司生产及办公所需材料的采购工作。

5.负责供应商的开发、管理及维护工作。

6.坚决执行各项采购工作制度及公司各项规章制度。

7.大项批量材料必须做多家供应商进行选择。

8.积极了解材料的短缺、发货、验收等实际情况，做到早知道，早处理。

9.及时协助财务部对照欠款数额或者合同要求安排对供应商进行付款。

10. 具体工作完成后，按规定时间及时汇报本部门经理。做到每周一小结，每月一总结，每年一审核。

11.完成领导交办的其他工作及临时任务。

12、参加本部门员工业务培训。

采购员工作流程

我公司采购的物品大致分成：常用的工具材料、常用办公材料、常用的生产材料、新的配件材料，四种类型其中常用的生产材料，新的配件材料按照以下流程。常用的工具材料及办公材料直接填写请购单，由部门经理和总经理签名后直接申请资金采购。

一、下单：

1、请购单

“请购”是进货业务的起点。

请购部门需要根据目前的生产状况制订进货计划，填写好请购单后在相关部门审批，送到采购部。

2、讯价

接到请购单后对请购单上的产品进行多家供应商讯价，并且记录相关信息和意见，以供总经理核准。

3、下定单

总经理核准后，采购员对核准的供应商下定单，同时根据采购情况向财务部门申请资金的支配。向供应商签定合同。

二、稽催

采购定单完毕以后，采购员根据采购定单上要求的供货日期，采用时间段向供货商反复确认到货日期直至材料到达我公司

三、入库

1、实物入库

采购员协助请购部门及质检员对供应商提供的产品进行核对，再入库。收材料之前需确认供应商的送货单是否具备以下信息：供应商名称，定单号，存货编码，数量；如定单上的信息与采购定单不符，需根据合同进行协商或退货处理。

2、单据入库采购员根据收货单据进行整理入档，安排付款计划。

四、对帐

1、月结表

每个月月初，各供应商将上月月结表送至我公司，采购员根据我公司收货员签字的送货单，我公司的入库单据和单价表核对月结表。

2、增值税发票

校对发票上的以下信息：我公司的全称，帐号，税号，发票上的材料名称，数量，金额。

五、付款

根据手中单据及付款周期编制付款计划，安排付款