无纸化会议系统建设方案

无纸化会议系统解决方案

一、产品背景

企业现场会议问题

通过调研和客户访谈，企业会议存在如下需求和开展过程中的痛处：

1)开会的准备周期长、效率低，要经过打印、装订、分发、签到、收集投

影资料等过程，效率有待提高。

2)会议成本高，打印或复印大量会议资料，耗费大量的纸张，还存在装订

出差错的可能；

3)含有经营数据、战略规划案、市场营销案等高度保密的会议资料的打印

和分发，会导致泄密。

4)现场会议或大型会议坐后排参会者在看会议资料时，看不清的阻碍；

5)移动办公的需求，想要轻便、简单而又高效；

6)会前阅读会议材料，需要标记或者笔记资料内容和自己观点，但缺少一

种工具在会前和会中都可方便使用。

使用自动化会议系统的好处

针对企业会议的问题和痛处，通过使用自动化会议系统，我们可以解决如下问题：

1)提高办公效率。将会议过程中的各环节无纸化、无线化，将多种信息化

技术融入会议的各环节、贯穿会议全过程，将频繁召开的会议全部搬上

电子平台，这样管理者可以在更短时间内完成多于以往的任务。

2)降低办公成本，包括打印、复印、装订、会议配套设备(投影仪、移动白

板、白板笔等)所产生的费用；

3)解决会议投影内容看不清，姿势累的问题；

4)满足移动办公需求，带平板、笔记本、手机即可参会，轻便、简单、高

效；

5)不需要每个会议室都配备投影仪，系统通过同屏可以起到同屏浏览的效

果，没有投影仪也可聚焦重点；

使用前后的对比

使用自动化会议系统场景一：

使用前：开一些领导决策的相关会议，综合部或者会议服务者要为各个与会领导打印相关资料，以便会上查看材料和发言。这一项准备工作，非常耗费时间，也难免出错，同时耗费大量耗材成本。尤其是当有大量文档的时候，此问题更严重。作为参会者，可能自己带笔记本电脑入会，也可能直接使用打印的资料。

使用后：会议资料无需再打印，只需把会议资料上传到服务端就已经准备完毕。每一位参会者都会有一台安装“无纸化无线会议客户端”的平板，相当于一个“个人会议终端”，可通过无线网络访问到已经准备好的会议资料。无需麻烦的用笔记本或使用打印的资料。

使用自动化会议系统场景二：

使用前：会议参会者众多，后排总有人看不清投影内容。

使用后：通过“个人会议终端”，可方便浏览已上传的会议材料，选择同屏，可跟随主讲人当前屏幕内容。

使用自动化会议系统场景三：

使用前：领导需要发言，翻打印的资料指住某一页并且进行发言，所有参会者跟随一起翻打印的资料。或者在电脑上打开该资料，然后连接投影设备，进行发言，当有多人需要发言时，需要切换设备等过程操作。

使用后：主讲人可在参会者之间切换，切换后可把已经准备好的会议资料打

开，所有参会者都可同屏查看。方便很多、效率提高很多。

应用价值

该会议系统是一套会议的辅助工具，通过多种终端设备的屏幕同屏，及会议相关的辅助功能，解决企业无纸化会议的需求，解决参会者就近共同查看会议资料的难题，及会议过程中的障碍，达到降低企业会议成本、加强企业的会议管理、提高会议沟通效率和效果的目的。

二、系统概述

系统组成

本系统主要由“会议服务端”和“个人会议终端”组成。

“会议服务端”主要包含会议控制服务、会议资料解析转换服务、会议资料存储服务等。

“个人会议终端”是运行在笔记本或移动终端上的应用软件，包括PC浏览器上WEB版本、基于移动设备的安卓客户端应用、IOS客户端应用，“个人会议终端”由个人使用，通过WIFI、3G、4G网络登入会议系统。

本产品与其它同类产品的竞争优势

产品支持多种终端同时参会

本产品支持用苹果的iPad、安卓平板、安卓大屏手机、笔记本电脑、PC机等设备共同参会。采用PC和笔记本参会，将为企业最大化利用现有投资。

产品支持多议题会议模式

本产品根据客户需求的反馈，为满足集团型企业、政企单位等现场会议需求，

开发了同一会议多子议题的功能，满足不同议题主讲人员分别指定、分权限控制能查看的会议资料的需求。

产品支持多种会议资料类型

产品支持的会议资料类型有：DOC、DOCX、PPT、PPTX、XLS、XLSX、PDF、PNP、JPG、MP4。

安全与稳定性

操作系统更优异：会议系统运行在Liunx操作系统平台上，比一般厂家windows平台的补丁不断、黑客攻击、木马侵入等更安全和稳定。

应用服务更安全：提供帐号的认证、离线即删除资料等功能，保障阅读者的身份控制和会议资料的安全。现有一些厂家是直接下载的SD卡中，能被第三方应用使用，或者被复制。

系统角色及权限描述

1).主持人

主持人可通过“会议应用服务器”创建“会议”。

可赋予与会人员主讲权限。

可控制会议进程，切换各个会议议题。

与会过程可发起“投票”会议功能。

会议结束后，可查看保存的会议资料。

2).主讲人

可上传会议资料；

可签到会议；

可操作同屏会议资料，并进行重点标注；

可全屏显示同屏的资料；

可隐藏标注和取消一步标注；

可参与投票；

可在会中载入和书写笔记。

3).参会者

会中，手机、PAD、PC可同屏接收到被共享的文档内容；

可退出同屏，自己浏览会议资料；

可申请成为主讲人；

参与投票；

可在会中载入和书写笔记。

4).来宾

可登录系统，看到属于该来宾的当前会议。

只具有观看权限，不能申请主讲等。

三、业务流程及系统功能

核心业务流程：

创建会议流程

系统支持所有注册用户创建会议，董事会会议、总经理办公会议一般由对应的办公厅或综合部秘书创建。该会议类型是私秘性会议，即只有被邀请的人员才能参加。具体流程见下。

主讲人参会流程

主讲人是当前议题的主讲人，每议题的主讲人可分别在创建会议时指定。主