档案管理考试重点

档案是各类单位或个人在社会活动中直接形成的供保存备查的各种形式的原始记录。

档案的本质特征-----原始记录性档案和文书的关系：文书是档案的源头，档案是文书的归宿档案和资料的关系：从逻辑上讲，两个概念的外延大面积重合，且资料的外延一般说来要大于档案。

档案与信息的关系：档案是信息的一种存在形式，是最真实、最可靠、最具权威性与凭证性的原生信息资源档案的源流：出于记事的需要、文字的产生与应用。

我国现存最古老的档案，是甲骨档案埃及的石刻档案。

档案的分类：中华人民共和国成立后的档案、革命历史档案、旧政权档案（建、革、旧）文书档案、科技档案与专门档案：文书档案，主要是由各类单位在管理活动中形成和保存的各种书面文件，如命令、请示、通告、计划、总结、合同、市场调查和预测报告、营销策划方案、客户记录等等科技档案，主要是指由企业或科研单位在生产和科研活动中形成和保存的科技文件材料，例如图纸、设计任务书、科研报告等等。

科技档案的内容与文书档案明显不同，它不是人类自我管理活动的记录，而是人类面对自然进行科学研究、进行物质生产活动的记录。

专门档案是人们通过创造性劳动选择并保存下来以备查考的各种专门文件组成的有机体系的总称。

专门文件是指机关、企业、事业单位及其他社会组织在从事某些专业性活动中，为了实现相关的职能目标而制作和使用的，具有比较稳定的文种和记录目的的各种载体类型的数据、信息记录，如会计档案、人事档案、诉讼档案、医院的病历档案、婚姻登记和工商注册登记档案等等。

档案的作用：凭证、参考、文化、教育。

档案发挥作用规律：1、从形成单位向社会扩展对于形成单位的作用→第一价值，对于社会的作用→第二价值；2、档案作用方向的多元化趋势档案管理工作的内容和性质：性质：信息管理工作；内容：收集→整理→鉴定→保管→检索→编研→提供利用→统计；期限：一般档案的保管期限定为永久、长期和短期三种。

长期为十六年至五十年左右，短期为十五年以下。

档案的流转：组织各部门→档案室→档案馆我国各级档案馆接收档案的期限是：省级以上机关应将永久保存的档案在本机关保存20年左右，省辖市（州、盟）和县级以下机关应将永久、长期保存的档案在本机关保存10年左右，逾期可向有关的档案馆移交。

档案馆的设置和类型：（1）综合性（2）专门性（专业性）（3）部门档案馆（4）企业档案馆，5）事业单位档案馆。

（6）新兴机构：“档案管理最根本的准则-----《档案法》1987年通过，1996修正文件归档：是指各单位办理完毕的具有保存价值的文件，经文书部门或承办部门整理后，定期向档案室或档案人员移交的过程。

文件和档案的关系：办理完毕、具备查考利用价值、经过归档的文件才能转化为档案。

文件是档案的前身，档案是文件的归宿；文件是档案的基础，档案是文件的精华；文件是档案的因素，档案是文件的组合。

全宗：是一个具有独立性的单位或个人在其社会活动中所形成的全部档案的总称。

是一个表示档案的计量单位。

凡是具有独立性的单位或个人的全部档案就叫做一个全宗。

立档单位的独立性：－－工作上，可以独立地行使职权，并能以自己的名义对外行文；－－财务上，是一个会计单位或经济核算单位，可以编制财务预算或财务计划；－－人事上，有一定的人事任免权，设有管理人事的机构或人员；区分全宗：（一）立档单位发生根本性变化与全宗的划分：立档单位被撤销，工作终止，其档案应作为独立的全宗予以保存。

如果单位撤销后，其部分职能由其他立档单位接续，撤销之前形成的档案仍作为独立的全宗对待；在今后延续下来的职能活动中形成的档案，作为接续该职能的立档单位全宗的一个组成部分。

由几个立档单位合并组成新的立档单位，合并前的档案分别构成独立全宗，合并后形成的档案构成一个新的全宗。

如果以其中的一个立档单位为中心，兼并若干其他立档单位，那么，中心立档单位兼并前后的档案则应作为同一个全宗，其他立档单位被兼并前的档案分别构成独立全宗。

立档单位的某个内部机构或职能独立出来而形成新的立档单位时，其独立之前的档案作为其原所在单位全宗的一部分，独立后形成的档案构成新的全宗。

原来是独立的立档单位，后来并入其他立档单位成为所并入单位的内部机构的，其并入前所形成的档案构成独立全宗，并入后形成的档案成为所并入立档单位全宗的一部分。

某单位的某内部机构或职能直接并入其他立档单位时，该内部机构或职能并入前的档案是原所在立档单位全宗的一部分，并入后的档案成为所并入立档单位全宗的一部分。

合署办公的立档单位，如教育局与教委，档案局与档案馆，纪委与监察处，其档案如果能区分开，一般应分别构成全宗；如果档案确实难以区分，可以按照全宗的补充形式处理，组建联合全宗。

（二）立档单位非根本性变化与全宗的划分：立档单位非根本性变化是指立档单位名称的变更、职权范围的扩大或缩小、隶属关系的改变、内部组织机构的调整、组织规模的扩大或缩小、工作地点的迁移等，这些变化均未引起立档单位实体独立性的改变，因此不会导致全宗的变化。

（三）临时机构和派出机构档案的全宗归属：如果临时机构存在时间较短，职能性质不重要，档案数量不多，则可以不构成独立全宗而作为其上级主管单位全宗的一部分；如果临时机构存在时间较长，职责较重要，档案数量较多，其档案则可以构成独立全宗。

派出机构不具有社会独立性，所以其档案不能构成独立全宗，一般作为其所属立档单位全宗的一部分，实施统一管理或单独管理。

全宗的补充形式：一）联合全宗，联合全宗是两个或两个以上的全宗的联合体。

必须组成联合全宗的情况有两种：1、两个或两个以上的立档单位在存在时间上前后相继、交替，在人员、职能和内部机构等方面相互交叉，文件处理界限不清，使档案混淆在一起无法区分。

2、两个或两个以上同时存在的立档单位，职能相近，关系密切，且合署办公，文件混合处理，致使档案无法区分。

（二）全宗汇集，全宗汇集是指将若干性质相近的、且档案数量极少的独立全宗人为汇集起来。

（三）档案汇集，档案汇集是指将若干全宗所属不明或所属全宗已经不复存在的档案按照内容、性质上的联系或共同点汇集起来，四、全宗群，全宗群是由若干具有一定联系的全宗构成的群体。

在档案管理中，全宗群是一个在宏观上组织全宗的思想方法，而不是档案实体管理管理分类的层次和实体性的保管单位文书档案整理工作的改革：传统的文书档案整理：传统是卷、现代是件，归档文件整理：是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位，进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

整理方法的不同：1、以“件”取代“卷”----标准更加客观----归类更加准确----有利于现代化2、以“案盒”取代“案卷”-----工作量大大减少-----统一文书档案工作-----方便查找与借阅-----方便复制与保密便于保管和利用----归档文件最基本的整理原则----检验归档文件整理方法实用性的唯一标准件的确定：本办法以件为归档文件的整理单位。

一般以每份文件为一件。

文件正本与定稿为一件；正文与附件为一件；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；会议记录、介绍信存根等一本为一件；成套的会议材料各为一件；重要文件的正文与历次修改稿可各为一件；计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，或打印出的定稿上无重要修改手迹、领导批示，定稿不存档的，将正文与发文稿纸为一件；正文与文件处理单为一件；来文与复文(指请示与批复、报告与批示、函与复函)可为一件；经过若干环节、层次办理的来文、复文，超过两件的，则将所有的来文、复文分别作为一件；报表、名册、图册等按其原来的装订方式，一册(本)为一件；未装订的式样同一的表格，以一定的单位组合，可装订在一起作为一件。

•一般规则：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复件在后，转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后；计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，正文在前，发文稿纸在后；汉文本在前，少数民族文字文本在后；不同文字的文本，无特殊规定的，中文本在前，外文本在后；有文件处理单的，可放在最前面，这样可以作为首页加盖归档章，从而更好地保护正本的原始面貌。

选择分类层次（分类法）→制定分类方案→文件的归类一、选择分类层次－－按年度＊－－按保管期限＊（永久、30年、10年）－－按机构分类：机关二、制定分类方案－－七种分类法: 年度—机构—保管期限、年度---问题---保管期限、保管期限---年度—机构、保管期限----年度---问题、问题----年度----保管期限、保管期限----年度、年度----保管期限文件的归类：按年度分类：１、一般文件归入文件签发年度（即落款日期）２、跨年度办结的文件归入办结年度３、几份文件作为“一件”时，归入排在最前面文件的签发年度。

按机构归类（１）归类的依据是看哪个机构对文件进行了实质性的办理工作，而不能仅看发文名义或处理名义。

还有一个辅助标准就是，看文件内容是否属于该机构的职责范围。

（２）由立档单位领导人或中心机构负责起草办理的全局性、综合性文件，应归入中心机构，即办公厅（室）类。

（3）由某一个或几个内部机构负责起草、办理的全局性、综合性文件，一般应归入中心机构类别，也可归入起草或办理的机构类别之中。

排列：归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间排列。

同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列。

因故未及时整理归档的零散文件材料，可排在同一年度、期限、机构(问题)的所有文件的最后，或并入关系密不可分的相关文件中作为一件1、事由的含义。

：是指一件具体的事，一个具体的问题，一段紧密的工作过程，不是指一类相同性质的事或某一方面的工作内容。

档号：是档案室（馆）在整理和管理档案的过程中赋予档案实体的一组位置号或存址号。

“号”并不是一个简单的数字，而是包括全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、件号、页数等要素在内的一组数字和字符的集合。

归档章：归档号填写在归档章内，归档章设置见图Al其中必填项为全宗号、年度、保管期限、件号、总页数、，选择项为机构(问题)等。

归档章采用红色印泥，一般加盖在文件首页上端居中的空白位置上。

文件阅办单随同归档的可盖在阅办单上，以保持文件原貌。

填写编号项目的字迹材料应耐久。

价值鉴定：是指档案室（馆）按照一定的原则、标准和方法，分析和评价档案的价值，确定其保管期限，剔除丧失保存价值的档案予以销毁的活动。

鉴定档案价值必须采用直接鉴定法：（一）给予弹性保管期限，留有可调余地（二）不要绝对划分比例，坚持宽严适度－－保存从宽，销毁从严－－孤本从宽，副本从严－－本单位文件从宽，外单位文件从严－－介于两可之间的，“就高不就低”－－以卷为单位时，以短从长，尽量不拆卷－－以件为单位时，事由关系文件，从长保管鉴定档案标准：１、档案的来源标准，档案的来源是指档案的形成者。