项目可能存在风险及应对方法

项目可能存在风险及应对方法

1 项目可能存在风险及应对方法

协同办公系统作为一种管理型软件，影响范围广，涉及到公司行政与业务流程的设计与调整，用户分布在公司的各个层面。为了使系统能成功实施，除了需要上下各级人员统一配合之外，如何在项目前期对各种可能存在的风险作出充分预估，并及时准备应对的方法，有效屏蔽风险，也是需要考虑的重点。

以下就根据项目的实施步骤与工作内容，对可能存在的风险作出分析，并结合集团的实际情况制定应对策略，如果没有作出特殊说明，则“甲方”代表某有限公司，“乙方”则代表本次项目的软件系统提供商与实施企业。

本次第一期项目计划分为十个阶段，分别描述如下：

1．项目选型阶段

工作内容甲方确定内部意向；

选择合适的能提供协同办公解决方

案的公司。

风险描述项目目标模糊，需求边界模糊；

缺乏统一规划，为项目将来的推广与

升级以及扩展带来问题与隐患；

有解决方案、实施能力的企业众多，

各种方案各有特点，选择不到最合适

的解决方案。

防范风险策略在甲方内部统一大家的目标方向；针对本次项目主要实现协同办公系统，主要在甲方集团内部实现办公自动化、档案管理电子化、信息发布多样化，选择公司历史悠久、实力强、有成熟的经验、本地服务能力，并有全国实施能力并提供协同办公解决方案的软件企业；

协同办公解决方案能满足安全性、开放性、可扩展性与有实用性的要求。

2.合同签订阶段

工作内容商讨合同条款；

签订合同。

风险描述项目目标不确定，需求边界模糊；

合同及各项审核工作时间太长，导致

项目不能按时启动。

防范风险策略在甲方内部形成对项目范围的共识，保证项目的范围是可控的，可预知的；

本着先易后难的原则，提前对公司内部需要实现电子化的流程、档案管理分类原则作内部调研，并对流程按行政流程与业务流程进行简单分类；制订相关管理办法，利用行政手段保证将来系统实施后员工必须使用系统；

提前合同的审核签订工作，保证项目能按时启动。

3.项目计划制定阶段

工作内容乙方组织项目小组，与甲方的项目负责人根据现实情况谈论决定实施的

项目计划。

风险描述甲方内部的工作计划与项目实施计划有冲突，对项目进度产生影响，软

硬件基础环境未配备；

乙方实施小组办公场所未确定，影响

现场实施工作；

本项目未得到甲方各相关人员部门

的重视；

防范风险策略在甲方内部成立相关项目小组，协调好各部门的工作时间，制定项目计划，并在内部达成共识；

准备好各种软硬件环境以及网络环境；

确定好乙方项目实施小组的工作场地，并配备基本网络、电话、饮用水等设备；

甲方提前对内部各部门灌输协同办公系统的基本知识和重要性，

4.需求调研阶段

工作内容乙方主要在这时候对甲方的基本情

况以及对项目的需求进行需求调研，

内容包括：

甲方的组织结构；

甲方各部门的职能工作情况和基本

情况；

甲方的硬件配置情况（包括网络情

况、服务器、客户端、系统软件等配

置情况）；

甲方的现有应用系统、当前系统软件

配置；

甲方的公文处理需求、档案应用需

求、信息发布需求、内部即时通讯需

求；

甲方的业务需求。

风险描述没有调研计划，被甲方调研人员没有准备充分，不知道调研的范围和内

容；

由于工作繁忙，甲方各相关部门不能

有效或无法按时提供需求调研的接

口人员；

甲方被调研人员无法最终决定被调

研的需求；

防范风险策略在甲方内部挑选对业务熟悉，对流程了解的员工或负责人；

乙方实施小组与甲方项目小组共同制定需求调研计划，并发放到相关部门，使需求调研有计划的进行；

由甲方的项目负责人和乙方的项目实施经理对最终总体需求进行确认，作为项目下阶段实现内容的基线；在甲方内部选择能确定需求的关键人员；

保证在需求调研阶段保证所获取的需求是正确、清晰的；

不采纳有异议、模糊的需求；

对于不能完全由办公系统代替的流程，可以允许特殊情况出现，并利用协同办公系统提醒并记录过程信息。

5.需求实现（包括二次开发）

工作内容乙方根据对甲方的调研情况实现应用，包括系统的配置、流程设计、模

板设计等；

根据甲方的调研情况对业务系统进

行二次开发，与安装培训系统环境。

风险描述工作用软硬件平台以及网络出现问

题，导致项目实施工作延期；

需求没有最终确定，在需求实现的过

程中不断推翻或提出全新的需求，导

致项目无限期延迟；

系统平台灵活性不高，导致二次开发

时间加长；

防范风险策略甲方保障软硬件及网络环境的稳定性，甲乙双方共同使用备份策略，定时备份项目成果；

甲乙双方共同制定好规范的需求变更流程，当需求变更时需要双方评审、记录并由双方项目负责人确认，保证需求变更是可控的；

对撰写好的需求说明书要求甲乙双方相关人员签名确认；

选择成熟的、可扩展的、灵活性强的

产品；

6.安装调试

工作内容安装协同办公系统的服务器端及客户端

风险描述甲方服务器不符合系统的要求，致使系统无法安装或出现问题；

甲方客户端存在影响浏览器正常使

用的各种非法的插件、病毒等，导致

客户端无法正常工作；

防范风险策略甲方在项目需求调研阶段时，必须让乙方项目实施小组了解服务器情况；甲方需要保证客户端的系统的稳定，高效，并且已经安装防火墙、防病毒软件，打上最新的系统补丁；

7.普通用户培训阶段

工作内容乙方协助甲方系统管理员进行普通用户的培训；