公安机关行政公文写作培训核心课件

三、 密级和保密期限
1.密等及时限： 公文秘级后应标明时限，时限期满自动解密 绝密（30年）、机密（20年） 、秘密（10年） 2.标志：★ 3.使用： 如无保密内容，不得标注此项，以免增加工作上的麻烦
4. 位置： 顶格标注右上角 如只有秘级：两字间空一字，其后加“★”，如“机 如全有：两字间不空，“机密★ 5年”“绝密★长期” 密★”
八、 关于引文与简称
1、公文应当先引标题，后引发文字号；引用外文应当注明中文含义
2、如非规范化简称，应先用全称并注明简称。使用国际组织外文 名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。 （FBI, 美国联邦调查局；NASA，美国航空航天管理局） 九、 公文中的数字
除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语，
公文要素组成: 眉首:公文首页红色反线（宽度同版芯，即156mm）以上各要素; 主体:红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间各要素;
版记:主题词以下各要素
一、 版头(发文机关) ----“红头文件” 1.位置： 下行与平行文: 版头上边缘至版心上边缘为25mm（信函为30mm，命令为20mm） 上行文: 版头上边缘至版心上边缘为80mm (“大版头”-----供上级机关批示使用) 2.间隔线:党的文件中间有五角星 ★
印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，
务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”
的方法解决。
十四、附注
居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。
1、发放传达范围、传递使用方式: 如：“此件发至县、团级”；“此件传达到全体党员”；“此文件 可口头传达”；“此件可见报”、“此件可自行翻印”
例1、***关于申请解决更换一台锅炉并大修一台锅炉的报告。
标题内容十分明确，就是要求解决问题，关键词是“请示”，
“请示”的标题可直接准确概括出“请示”的内容，使人一目了 然。正确的作法应是将“报告”两字替换为“请示”。
例2、巡警支队关于为三家子警务工作站申请分配IP地址的报告。 （主送机关：交警支队） 他们之间不属于隶属关系，是属于平行关系。《国家行政机关 公文处理办法》中明确指出“相互商洽工作、询问和答复问题，
具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外 （如一起，一切，三心二意，“五四”青年节，“七七事变”）， 其它均应使用阿拉伯数字。
十、公文的结构层次序数标注
公文结构分为4个层次，具体标注法： 第一层为“一、” 第二层为“(二)” 第三层为“1” 第四层为"(1)" 第一，第二，„„。
公文的基本格式
（2）党的机关公文：顶格标注左上角第1行，如有密级，则 在第2行，两字间空一字（“上秘下急”） 上行文 下行文
五、发文字号 1.组成：
“发文机关代字”+“年份（发文年度）”+“序号（发文顺序号）”
（1）代字：发文机关极度缩减，但还能识别出是哪个机关
A、所在行政区域代字： “京”、“沪”，除中央、国家级的发文机关外都不可缺；
2、×××××
附件名称后不加标点符号。
错例
3、附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格 标识“附件”，有序号时标识序号；
4、附件的序号和名称前后标识应一致。
5、如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行 顶格标识公文的发文序号并在其后标识附件（或带序号）
十一、发文机关署名 1、行政机关：可署名，可不署名 2、党的机关公文：必须署名，用全称或规范化简称 3、正文下方偏右
八、主送机关：对文件负有主办或答复责任的机关 1、注意事项：
（1）应用全称或规范化简称或同类机关的统称
（“各财政厅局”、“各有关单位”） （2）下行文： 可有若干，同类型用顿号，异类型间用逗号， 最后用冒号； 上行文： 一般只有一个，如需要其他上级机关阅知，可以抄送
2、格式： （1）题下空1行，左侧顶格标识，回行时仍顶格； （2）如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时， 应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标 识方法同抄送
十三、印章
（一）要求：
1、除会议纪要、以电报形式发出及印制有特定版头的普 发性公文外都应有印章
2、联合上报的非法规性文件，由主办机关加盖公章
3、联合下发的公文，联合发文机关都应盖章
（1）单一发文印章
印章上弧边缘应距正文2mm～4mm，防止空白过大
私加内容； 下弧应压成文日期，防止出现空白印章。
上弧边缘应距正文2mm～4mm
1—6项在间隔线之上，属于眉首部分
七、公文标题 1. 组成形式
（1）“发文机关名称”+“事由”+“文种”
如《国务院办公厅关于调整中国人民银行值币政策委员会 组成人员的通知》 （2） “发文机关名称”+“文种”： 用于正文篇幅较短的公布性文件 （公布令、公告、通告、通报） 如《国务院公告》
（3） “事由”+“文种”： A、规范性文件和计划类文件： 《中华人民共和国人民币管理条例》 B、使用正式文件版头的上行文： 请示、报告、（上行）意见
注意： 行政机关之间联合行文，标注主办机关的发文字号； 行政机关与其他机关联合行文，原则上使用排列在前机关的文号， 也可协商确定。
2、位置： 版头下空2行，居中排布 发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线 3、特殊： 命令、公告、通告可只标识发文文号而不用标注时间。如 领导者以任期为限统一编一流水号
向有关主管部门请求批准等应用"函"”。该文件是属于请求批准 “函”性公文，理应删除“报告”，将“报告”两字改为“函”。
例3、巡警支队关于建设警务工作站车辆高清抓拍比对系统管理 平台所需经费的报告。 标题显然是下属单位向上级主管部门请求解决经费的问题。《办 法》中规定，向上级机关请求指示和批准应该用“请示”。此文 是属于请示性公文，“报告”两字应改为“请示”。
2.位置：红色反线下空2行
3.注意事项： （1）回行时，要做到词意完整，不能“切词”，如“国家”
（2）排列对称，间距恰当
（3）结构助词“的”应在行末
（4）排列方式
A、单行排列 B、双行排列：齐行排列、上短下长、上长下短； C、多行排列：齐行、正梯形、倒梯形 （5）一般不出现标点符号
（2）请示、函、报告三者混淆使用
下弧应压成文日期
下套：印章下弧无文字
中套：印章下弧有文字
错例
（2）当联合行文需加盖两个印章时：
A.成文时间居中，左右各空7字
B.两个印章均压成文时间，主办机关印章在前 C.只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐 D.两印章之间不可相交或相切，相距不超过3mm。
错例
(3)当联合行文需加盖3个以上印章时
四、紧急程度
1.紧急公文文件 （1）行政公文：特急、急件； （2）党的机关公文：特急、加急； 2.紧急电报 （1）行政公文：特急、急件、平急； （2）党的机关公文：特提、特急、加急、平急；
3.位置： （1）行政公文：顶格标注右上角第1行，如有密级，则在 第2行，两字间空一字（“上秘下急”） 上行文 下行文
B、机关代字： 政 府——“政”或“府” 政府办公部门——“政办”或“府办” 教育行政部门——“教”
百度文库
C、发文形式：
除信函类用“函”外，其余都用“发”（个别还用“报、请、呈”） “国发”——国务院机关 “中发”——中共中央 “国办发”——国务院办公厅 “沈公发”——沈阳市公安局
（2）年份 发文年度，用阿拉伯数字写全，不得缩写； 如1999——99，2000——00，2003——03等； 加 “〔〕”
2、发文机关的联系方式： “请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话
十五、主题词 1.含义： 适应办公自动化的需要，在实践中总结出来的能表达公 文基本内容的规范化单词和词组
九、正文 从左到右，横排，少数民族可按民族习惯书写，排版
主送机关名称下一行，每自然段段首左空2字，回行顶格。
数字、年份不能回行（一个阿拉伯数字、年份不能分成两行）。
禁止标注“此页无正文”
十、附件 1、位置 正文之后，机关署名或成文时间之前，并注明附件顺序和
名称
2、格式： 正文下一行左空2标识“附件”，后标全角冒号和名称。 附件如有序号使用阿拉伯数字 如“附件： 1、×××××
注意：用直角中括号“茂××[2004]10号” 或用小括号“茂××（2004）10号”都是不规范的。
（3）序号： A、不同于份号：机关公文当年所发的同一类型文件的流水号，第一 份公文是1号，以此类推； B、除命令外，其他公文的序号前不必加“第”字； C、数字前也不必加“0”占位，如不能写成“001”、“002”等。
A.为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）
排在发文时间和正文之间 B.主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超 出版心 C.最后一排如余一个或两个印章，均居中排布 D.印章之间互不相交或相切，在最后一排印章之下右空2 字标识成文时间
错例
特殊情况说明：当公文排版后所剩空白处不能容下
二、 份号（公文份数序号 ） 1.含义 将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号 ，用自动 号码机印刷，每一份公文的份号都不一致。 2.份号的使用
（1）行政公文：要求“绝密”、“机密”的应当标明份号；
（2）党的机关公文：凡“秘密”以上的均要求标明份号； 3.位置： 首页版心左上角第1行；位数应大于两位，“1”应写为01”
行 政 公 文 写 作
Official Document of Administration
第三编
文种
行政机关公文
第一章 概述
《国家行政机关公文处理办法》规定的13类14种(2001-1-1) 命令（令） 议案 决定 指示 通告 通知 通报 报告 请示 批复 意见 函 会议纪要
政府部门行文的5条规则 （1）政府各部门依据部门职权范围可以相互行文； （2）政府各部门可以向下一级政府相应的主管部门行文； （3）属于上级政府主管部门职权范围内的具体问题，应直接 报送上级主管部门处理； （4）部门内设机构除办公厅(室)外，不得对外正式行文； （5）政府各部门除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、 审批事项外，一般不得向下级政府正式行文。
3.组成：
（1）一般由发文机关名称加“文件”两字组成
（2）也可只有发文机关名称，不加“文件”两字组成
（3）党的机关公文还可在发文机关名称后括号标明文种 组成
沈阳市人民政府文件 中华人民共和国公安部 沈阳市公安局巡逻警察支队
A4型公文用纸页边及版心尺寸示意图
4.发文机关名称的写法： （1）须用全称或规范化简称，不能出现所指不明或容 易误解的情况：如中央（党中央、团中央） （2）联合发文： A.行政公文： 要把参与发文的机关都排列上； 主办单位排列在前，其他机关依次按党、政、军、群 对应排列； “文件”二字纵向居中： 如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文 沈阳市财政局 沈阳市税务局 文件 沈阳市电信局
六、签发人——上报的公文需标识签发人姓名
1、含义
（1）所有文件都有“签发人”：机关领导审核文稿签署意见； （2）上行文眉首应标签发人：请示、报告、上行意见 2、资格
（1）一般应为本机关领导
（2）重要的或涉及面广的公文，须为本机关的正职领导； 正职领导不在，应由主持工作（常务）副职签署； （3）经授权，也可以由秘书长或办公厅（室）主任签发； （4）一般不使用复印件会签
十二、成文时间
1、确定标准：
（1）一般应以领导人签发的日期为准 （2）如会议通过的重要会议，以通过会议的日期为准 （3）如联合发文，以最后领导人签发为准 （4）法规性文件，以批准日期为准
（5）电报，以实际发出日期为准
2、书写格式： （1）写全年、月、日，不得简写； （2）用汉字书写，不能用阿拉伯数字； （3）会议通过的重要会议，如决议、决定、条例等法规性文 体，成文日期不在文后，而在标题下方，居中位置，并加括号 3、位置：正文或机关署名的下方。成文时间右空4字；
2、位置： 平行排列于发文字号右侧。 发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字
3、格式：签发人后标全角冒号
如有多个签发人（会签人），主办单位签发人姓名置于第 1行 ，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下 按发文机关顺序依次顺排，下移反红线，应使发文字号与最后 一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm