函、通知等公文写作培训

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写作能力

写作能力是学生干部具备的基本能力，也是学生干部策划能力、文字能力、逻辑能力以及总结能力的直观体现。学生干部的写作一般分为两部分，一是公文写作，二是新闻写作。

1、公文写作

公文写作能力是学生干部必须掌握的工作能力，公文写作一般包括通知、工作要点、工作总结等工作中经常遇到的文本写作。

公文标题居中排一行或数行。公文标题用2号宋体。正文用3号仿宋。一般每页22行,每行28个字。用A4纸打印。结构层次序数,第一层为“一”；第二层为“㈠”；第三层为“⒈”；第四层为“⑴”。成文时间用汉字,“零”可写为“○”,右空4个字。印章上不压正文,下压日期,“骑年盖月”。

（1）通知

通知是一种使用范围较广的文体。凡需要特定单位和人员知道、办理的事宜，都可以用通知，但也不能因为通知便于使用而滥用通知。

通知可分为一般性通知、指示性通知、特殊性通知、会议性通知、任免通知五种。这里仅介绍一般性通知、会议性通知、任免通知。

1）一般性通知。在上级单位的有关事宜需要下级单位知道或办理时，如庆祝某个节日，成立、调整、合并、撤销某个机构，更正文件差错，请下级单位报送有关材料等，都可使用这种通知。这种通知要交代清楚所通知的事项，如何办理，有什么要求等。

2）会议性通知。上级单位要求召开比较重要的会议时，一般都要提前通知所属有关单位，这就是会议通知。这种通知要求写得明确具体，交代清楚会议名称、主持单位、会议内容、起止时间、参加人员、会议地点、报到地点、携带材料以及其他相关事宜。如果这些事项交代不清楚，丢三落四，就可能影响会议的按时召开和正常进行。

3）任免通知。上级单位在任免下级单位的干部或上级单位的有关任免事项需要下级机关知道时要发任免通知。这种通知的写法比较简单，一般只要写清楚决定任免的时间、机关、会议或依据文件，以及任免人员的具体职务即可。

不论哪种类型的通知，都应该注意以下几点：

第一，通知一般都要有一个符合标题“三要素”（即发文单位、事由、文种）的标题，使人一看标题就知道是通知什么事情或要求做什么事情。有些单位简单地使用“通知”作标题，这是不确切的。应尽量避免，更不应提倡。

第二，被通知单位就是文件的主送单位，有的通知往往不写被通知单位，这是不妥当的。

第三，如果所通知的事项需要被通知的单位尽快知道，可在“通知”之前加“紧急”二字，这就是常见的“紧急通知”。

（2）工作要点

所谓要点，实际就是计划的摘要，即经过整理，把主要内容摘出来的计划。一般以文件下发的计划都采用“要点”的形式。

工作要点的具体写法：要点大多是上级单位某一项重要或较大工作计划的摘要，一般都要以文件形式下发，因为多用某个通知作“文件头”，所以只要有标题和正文两部分内容就可以了，不必再落款，再写成文时间；但也有些要点，由于涉及的工作重大，为郑重起见，往往要在标题下标明发文单位名称和印发具体时间。要点的标题可写“四要素”，也可写“三要素”，但“三要素”的写法一般要在题下标明被省略的发文单位名称。正文写法，由于要点的内容是摘录计划的主要重点，所以其正文都写得比较概要，既不需要兼顾到各个方面，也不必讲具体做法，更不用讲道理，没有过渡段，段落也不长。在结构方式上，大多是并列式，可分若干项目一贯到底，也可分几大项，大项下分若干小项，其中的小项可在每一大项下单独排列，也可全文排列。

（3）工作总结

工作总结就是把某个人某一时期已经做过的工作，进行一次全面、系统的总检查、总评价，进行一次具体的总分析、总研究；也就是看看取得了哪些成绩，存在哪些缺点和不足，有什么经验、提高。工作总结的基本内容如下：

1）总结必须有情况的概述和叙述，有的比较简单，有的比较详细。这部分内容主要是对工作的主客观条件、有利和不利条件以及工作的环境和基础等进行分析。

2）成绩和缺点。只是总结的中心。总结的目的就是要肯定成绩，找出缺点。成绩有哪些，有多大，表现在哪些方面，是怎样取得的；缺点有多少，表现在哪些方面，是什么性质的，怎样产生的，都应讲清楚。

3）经验和教训。做过一件事，总会有经验和教训。为便于今后的工作，须对以往工作的经验和教训进行分析、研究、概括、集中，并上升到理论的高度来认识。

4）今后的打算。根据今后的工作任务和要求，吸取前一时期工作的经验和教训，明确努力方向，提出改进措施等。

工作总结写作应注意的问题如下：

1）总结前腰充分收集材料。最好通过不同的方式，听取各方面的意见，了解有关情况，或者把工作总结的想法、意图提出来，同各方面的人员商量。一定要避免“领导提出观点，到群众中找事实”的写法。

2）一定要实事求是，成绩不夸大，缺点不缩小，更不能弄虚作假。这是分析、得出教训的基础。

3）条理要清楚。总结是写给人看的，条理不清，别人就看不下去，即使看了也不知其所以然，这样就达不到工作总结的目的。

4）要剪裁得体，详略适宜。材料有本质的，有现象的；有重要的，有次要的，写作时要去糙存精。工作总结中的问题要有主次、详略之分，该祥的要祥，该略的要略。

5）总结的具体写作，可先议论，然后由专人写出初稿，再行讨论、修改。最后由主要负责人执笔，或亲自主持讨论、起草、修改。

2、新闻写作

团学工作中，及时准确地发布新闻是十分重要的，对学生干部而言，新闻写作较其他能力与素质，相对更薄弱，需要更多专业知识的培训与学习。

新闻不是文学作品，必须遵循“真实”的原则，一切以事实为依据，用事实说话，而不要用自己的主观判断替代事实的描述，新闻写作主要包括消息和通讯的写作。

（1）消息写作

1）消息的概念

定义：消息是对新近发生的有社会意义并引起公众兴趣的事实的简短报道。

组成：标题、消息头、导语、主题、结尾。

特性：真实、时效、精短。

要求：简而重，短而精。

2）消息的标题要反映新闻的精华，吸引读者阅读。

A、标题的构成。

主题：概括与说明主要事实和思想内容。

引题：揭示消息的思想意义或交代背景，说明原因，烘托气氛。

副题：提示报道的事实结果，或作内容提要。

要求：简介、鲜明、醒目。

B、标题的内容。

主要可分为以下几种（附例）。