新时期档案管理工作

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办公室业务2013·1

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【摘要】档案管理工作在现在社会发展中的作用日益突出，相应的也就对档案管理提出了更高的要求，新形势下必须完成档案整理的标准化、智能化、科学化转型，以实现文件档案现代化管理，最大化利用效果。

【关键词】档案管理；现状；分析；建议

档案是一种有形资产，却蕴含了大量无形资源。对已有的信息进行有效的分析利用，为我们今后的工作提供了方便。现在是信息时代，如何将先进的科学技术运用到档案管理中，以达到提高工作效率和延长档案寿命的目的，结合现在档案管理方面出现的问题，就新时期如何进行档案管理工作进行分析。

一、档案管理工作的意义分析

（一）做好档案的整理工作有助于挖掘潜在的信息资源

档案作为一种资源，包含很多单位和部门活动记录，其中蕴藏了很多对社会有用的信息资料，对国家社会都具有很好的保存和利用价值，如果对这些有用的资源没有得到合理管理分析利用，将是一种很大的浪费。通过档案管理，将死板的资料变活，最大化的发挥其利用价值来服务社会。

（二）简单来说档案的管理工作就是将外界获取来的信息和资源通过科学化的处理，分类保存，然后按需进行信息提取输出

档案整理是项目完成的最后一项工作，可以实现对活动方案的检验，是维护

原始资料完整性，还原历史真实面貌的一项重要工作。档案管理工作做好了，一是使高层管理人员及时了解单位整体运转状况，为适时调整经营战略提供准确依据；二是有利于社会各方面准确认定该单位的工作成果，成为与合作企事业单位的互相了解、交流的媒介，充分发挥档案的宣传教育、传播知识和凭证依据的作用。

二、档案管理现状分析

（一）档案管理意识欠缺，对档案的认识和重视不够

长期以来，人们对档案的理解局限于抄录保管这样的事务性工作，并且因无法给企事业单位带来直接经济效益而被轻视或者忽视。无论是从领导层还是档案管理者本身都对档案管理的理解不够深刻。工作内容上认为档案管理只需要做好不丢失，不泄密，检查能过关就行；资金、人力、设备投资配置上达不到需求，极大阻碍工作的开展。

（二）档案管理手段落后，管理力量薄弱

新时期的档案管理工作严重缺乏相关职业培训，相当一部分人对档案的重要性、管理要求、档案收集、审查整理、归档存机、装订等业务并不熟练。又因其工作性质的特殊性，工作中难免有些单调，一味的机械式重复操作可能会使档案管理者失去工作热忱，不能全身心投入到工作中来，影响到档案管理质量。

（三）档案整理制度不规范，档案收集考核不明确

对于很多单位，在收集过程中，制度形同虚设，交与不交对最终的业绩考核没什么影响。很多情况下是求量不求质，甚至是连量也不求，即使上交资料也不完整，造成阶段性缺失，对于有延续性、周期性档案的单位就无法形成系统资料，影响档案的完整性，降低分析和使用价值。档案管理制度松懈，档案本身上交时审查不过关或者分门别类不规范造成卷内文件与目录不相符。档案管理人员对借阅制度外紧内松，借出的档案没有按期归还，归还时对文件的完整性检验标准也参差不齐。

（四）档案管理工作现代化建设滞后随着办公自动化的发展，纸质文档已经不能适应快速高效的现代化办公的需求，利用档案信息进行资源开发利用已经急如星火。信息化建设设备更新意味着档案管理人员的队伍素质也要提升才能完成配合。

档案整合网络的设立可以将诸多部门串联起来。但由于机制不完备，上传资料分类冗杂不方便，一些部门自设的资料库无法与总系统连接，给档案的综合管理造成困难。当前档案管理人员本身会有自己的习惯性分类，对于一些机制不完备的单位，档案管理部门长期以来作为非核心的服务部门，人员配置较少，一旦人员变动，不能在短时间内完成

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交接。

三、新时期如何做好档案的管理工作

（一）从源头上转变观念，实现档案整理

1.加强档案管理重要性的宣传，增强档案收集意识。随着社会的发展，对档案信息的利用和需求不断增多，档案利用服务应该成为档案工作的重心和热点。便捷的档案调阅为工作提供了便利，节省了不必要的麻烦，这就需要在日常工作中实现对档案的完整、及时的收集。因此要使大家意识到档案收集这一基础性工作的重要性和必要性。工作的初期都会遇到困难和阻力，但是一旦形成一种机制并呈良性循环一切工作便都变得简单。工作完成质量的好坏与领导层的支持有着密不可分的联系。因此从领导做起认识到档案资料收集的必要性，相应的制度才会切实落实，才能得到其他部门大力协助。

2.实现人员、资源、设备的优化配置。档案综合管理水平的高低取决于档案管理人员的素质高低。因此需要配备专、兼职档案管理人员。合格的档案管理人员不但需要有一定的专业知识，还需要具备丰富的专业经验。在当今信息社会下，逐步实现档案管理人员的知识化、年轻化是确保档案管理人员队伍稳定健康发展的保证。

（二）加强相关教育，努力做好多方面的培训工作

1.档案管理工作中的领导和相关的工作人员要充分的对档案的管理工作进行认识。要想适应社会化的发展以及各级岗位和专业的需求，我们的档案管理工作人员就要坚决树立起终身学习的思想并付诸行动，自觉地接受再教育。

2.提升职业认识，培养责任意识。档案管理的保密要求决定了管理人员必须意识到自己责任的重要性。各部门应该认真组织人员学习《档案法》、《保密法》、《档案实施办法》以及其他有关档案工作的法律法规，使广大档案管理者学法、懂法，贯彻执行档案法律，法规，充分认识到档案综合管理工作的重要性和必要性。

3.提高档案管理的培训方式还可以采取多样化的形式。比如定期举办学术性的讲座或者举办短期的集训等。做好档案管理工作，我们必须要努力坚持创新，从根本上做好相关档案管理人员的培训以及实现档案管理的信息化建设。

4.优秀的档案管理单位可以开展交流活动。相互学习经验，借鉴优秀的管理模式，取长补短，可以开阔档案管理人员的视野，促进档案管理规范化运作。使档案管理向着标准化、科学化、智能化方向发展。有效的提升管理人员的业务素质和管理水平，只有这样才能适应时代的发展变化，才能更好的发挥档案管理工作的作用，更好地服务与人和社会。

（三）建立和健全档案管理工作的机制，实现规范化管理

1.严格档案收录标准。公文制发要规范化，标准化。纸质要好，幅面尺寸规格统一、规范、标准符合国家规定。制定提交档案的统一要求，纸质、排版、文字格式等都要规范化。检查制发公文是否符合签发手续，是否符合审批权限，公文标题等是否符合标准。无论是草拟公文还是缮印公文都要保证字迹鲜明，印章清晰，以便于长久保存。

2.更新工作机制。必须建立和健全档案管理工作的机制，克服工作中出现的盲目性，防止随意性的产生，我们要坚决按照系统完整的程序以及岗位的责任制度对档案整理工作进行规范。严格地对岗位的纪律进行控制，明确分工和责任，从而形成运转灵活而程序严谨的档案管理工作机制。

3.整体的工作思路要创新。树立在档案管理工作中的典型，奖励和表扬有突出贡献的工作人员，激励并鞭策后进的工作人员，从而促进整体的档案管理工作能够上水平上台阶。要不断的总结经验，吸取教训，共同解决管理工作中出现的各种问题，以典型来带动整体的管理水平。

（四）实现档案的信息化

1.档案管理的信息化就是把档案管理的模式从以实体保管的同时将数字化和信息化引用到档案管理的工作中来，

从而实现档案中各种信息的传递、接受、存储以及处理和供给利用的一题化管理服务模式。积极探索对电子档案管理的新办法，加快档案信息电子化进程，充分利用计算机存储、网络、计算的功能，加快档案信息系统建设。利用现代化管理所必须的计算机、扫描仪、光盘刻录机等现代化办公设备，建立电子影像档案数据库，实现对电子影像档案的管理和维护，以达到提高工作效率和延长档案寿命的目的，适应社会对档案信息要求日渐增强的客观需求。

2.档案的信息化要切实可用。要全面实现档案的数字化录入，而且要有选择的对档案进行数字化录入。根据其同时我们社会的需要，将所提供的信息资源逐步加工成为有序的系统化的信息。实现档案文本与电子档的双重记录，并模拟图书馆储书系统进行有效分类和保管。方便归类和输出，从而能更好的为社会提供优质的服务。

3.强化档案信息化管理的安全性。随着当今社会信息化建设的高速发展，网络中的各种威胁和病毒日益凸显，这就要求我们从网络技术的安全性出发，采取有效地措施：如可根据文件的性质不同，设置公开范围；与公安系统联网，对于恶意侵入的行为，予以有效反击，充分保证档案信息资源的安全。

总之，新形势下，我们要做好档案工作必须要坚持与时代发展需求相对应，适时提升管理人员的业务水平和综合素质，建设一支纪律严明政治强作风正而且精于档案管理工作、会电脑、懂外语的档案管理人员队伍。探索出新时期档案管理模式，以更好地发挥档案管理工作的作用，更便捷的服务于人民和社会。

参考文献：

[1]张燕.对“档案管理之我见”[J ].档案管理,2006(06).

[2]杨海生.浅析如何做好档案管理工作[J ].山东社会科学,2011(05).

[3]王亚平.档案信息电子化初探[J ].档案天地,2009(06).

[4]李小平.新时期高校档案管理工作探讨[J ].办公室业务,2012(03).