商务秘书实务第三章 办公室日常事务管理
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一次性口杯要及时清走。 • 5、废纸篓要及时进行清理，涉及组织秘密的任何纸张都不能扔
在废纸筒中，而应放入碎纸机中。
2020/6/4
（二）自觉清洁整理本人参与的公用区域
• 内容主要包括： • 1、经常清洁整理你使用的复印机、打印机等设备的周围，发现复印纸抽拿零乱
，废纸扔在地面等，都要经常参与服务并共同维护； • 2、经常清理参与使用的茶水桌，保持桌面、地面无弃物、无水迹，茶具清洁整
• 6、火灾或消防中的隐患，如乱扔烟头，灭火器前堆 放物，走廊、楼道堆放易燃的物品；
• 7、工作习惯中的隐患，如离开办公室前不锁门，放 文件和现金的箱柜、抽屉不上锁。
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• 2．光线环境：办公室的光线应充足，局部照明要达到要求，可采取人工光或 人工光与自然光结合等方式。而且灯光不闪烁，直射的窗户应安装挡板或窗帘 ，注意光线不应引起计算机屏幕的反射。如果长时间在光线不足的办公室里工 作，很容易产生视觉疲劳。
• 3．声音环境：办公室要保持肃静、安宁的气氛，地面、墙面、天花板应有一定 的吸音、静音装置。
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二、工作场所隐患的消除
• 1.学法懂法，了解国家或地方有关安全生产和劳动保护和规定， 如《劳动法》、《安全生产条例》等；树立安全意识，维护公司 的利益，保护自己合法的劳动权益。
• 2．上岗前学习了解有关安全生产、劳动保护的规定、环保规定 和本组织的规章制度，并自觉地遵守执行。
• 3.主动识别工作场所存在的隐患，并在职权范围内排除，认真填 写“安全隐患登记表”。
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第一节 办公环境的维护与管理
• （一）构成办公环境的要素 • （二）秘书对办公责任区的管
理
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一、办公室环境的构成
• 1．空气环境：办公室内要有良好的通风条件，室内的通风和良好的空气条件， 将能够提高秘书工作的效率。办公室内的温度要适宜，可根据天气设置供暖供 冷设备，最好室温不低于16℃。禁止在办公室吸烟，需要时可在工作区外设立 吸烟区。
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（三）自觉整理上司的办公区域
• 1、经常清洁整理上司的办公桌，将文件整理好， 文件柜、书架、百宝阁和各种陈设要经常清洁整理 ，地面和废纸篓要经常打扫和清倒。
• 2、经常打扫清洁上司办公室的门窗，每天打开窗 户，为上司的办公室通风、调温。
• 3、经上司授权后，定期对上司的文件柜进行整理 ，将文件进行归类，将一些无用的文件销毁。
齐； • 3、经常清理参与使用的文件柜、书架、物品柜等家具； • 4、注意清理由你负责的接待区或会议室，并在访客离开或会后立即清理，保证
在下一个访客或会议前又显现一个清洁整齐的环境。 • 5、设备、物品和公用资源要摆放有序，自用的办公文具、用品、零散物件应有
序的放在抽屉里，用文件夹应整齐地叠放在桌边或直立在文件架上，并贴有标 识予以区分，专用的电话应放在左手边方便拿到的位置，以用右手记录留言， 电脑、打印机等办公设备宜放置在一起，便于电源接线和管理。用过的电话号 码本、火车时刻表、字典、航班表、文件等要放回原处。
• 4．空间环境：办公区建筑必须坚固安全， 办公设备的摆放应整齐，ห้องสมุดไป่ตู้局要合 理，办公室空间及座位空间要适当，座位间要留有通道，在通道的拐角处，要 注意桌椅、设备摆放的安全。
• 5．绿化环境：办公室内摆放一些花木，会使办公室内空气更清新，布置更优雅 。
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二、秘书对责任区的管理
• （一）秘书要经常清洁整理个人的责任区 • （二）自觉清洁整理本人参与的公用区域 • （三）自觉整理上司的办公区域
• 4、注意对上司的办公室进行绿化，适当摆放一些 绿色植物。
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第三节 识别工作场所和常用设备的隐 患
• 工作场所隐患构成与类型 • 掌握识别安全隐患的知识
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工作场所隐患构成与类型
• 工作硬环境是由许多方面的因素和条件构成的，诸如工作区的空间、 采光、温度、通风、噪音、装修、装饰；工作区的门窗、办公桌椅、 文件柜架、各种办公设备、饮水设备、办公用品和耗材；工作所需的 文件、资料、档案、书籍等构成。工作场所的温度是否达到了要求； 门窗是否严密安全；照明是否满足工作的需要；噪音干扰、空气污染 是否超标；这些既关系到组织的工作效率，也关系到职工的工作安全 和身体健康。在国家的《劳动法》中明文规定了劳动条件和安全标准 ，秘书做为企业核心部门的工作人员有责任有能力维护和改进的办公 环境。无论对工作场所，无论对办公设备操作，都要遵循“安全第一 ，预防为主”的方针，识别各种不安全因素，找出隐患，排除隐患， 共同维护和管理办公环境。
• 3、室内光线、温度、通风、噪音、通道方面的隐患，如室温太 低或太高、光线耀眼、电脑折射太阳光、空气污浊等；
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掌握识别安全隐患的知识（二）
• 4、地、墙、天花板、门、窗中的隐患，如地上突起 的砖块，墙上掉落的各种标识牌；
• 5、工作中疏忽大意造成伤害、失密的隐患，如复印 时将保密原件忘在复印机玻璃板上，或者正在起草 保密文件时，来了客人，也不将文本倒扣过来；
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（一）秘书要经常清洁整理个人的责任区
• 内容主要包括： • 1、清洁台面、地面、电脑、负责的设备、家具以及门窗墙壁等
处； • 2、保持办公桌面清洁、整齐、美观，不乱放零散的物品和无用
的东西，也不能摆私人的物品； • 3、电话按键、听筒和传真机的磁头应经常清洁消毒； • 4、来访者用过的茶具应立即清洁干净，并重新摆放好。用完的
• 4.发现工作场所有异常情况或险情，应立即准确、清晰地向主管 报告。
• 5.按照设备故障，应立即报告，并填写“设备故障登记表”。
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掌握识别安全隐患的知识（一）
• 1、办公设备及操作中的隐患，如设备的电线纠缠在一起，电器 插头打火或电线磨损裸露，电线拖曳太长，未接地线的电器设备 ，
• 2、办公桌椅、家具方面的隐患，如办公家具盒设备摆放不当， 椅子的靠背角度不对，家具和设备有突出的棱角，磕碰人的大腿 ，电脑键盘桌面过高，难以用正确的姿态操作，档案柜、书架阻 挡了通道，还有挡住通道的包裹、重物；
在废纸筒中，而应放入碎纸机中。
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（二）自觉清洁整理本人参与的公用区域
• 内容主要包括： • 1、经常清洁整理你使用的复印机、打印机等设备的周围，发现复印纸抽拿零乱
，废纸扔在地面等，都要经常参与服务并共同维护； • 2、经常清理参与使用的茶水桌，保持桌面、地面无弃物、无水迹，茶具清洁整
• 6、火灾或消防中的隐患，如乱扔烟头，灭火器前堆 放物，走廊、楼道堆放易燃的物品；
• 7、工作习惯中的隐患，如离开办公室前不锁门，放 文件和现金的箱柜、抽屉不上锁。
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• 2．光线环境：办公室的光线应充足，局部照明要达到要求，可采取人工光或 人工光与自然光结合等方式。而且灯光不闪烁，直射的窗户应安装挡板或窗帘 ，注意光线不应引起计算机屏幕的反射。如果长时间在光线不足的办公室里工 作，很容易产生视觉疲劳。
• 3．声音环境：办公室要保持肃静、安宁的气氛，地面、墙面、天花板应有一定 的吸音、静音装置。
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二、工作场所隐患的消除
• 1.学法懂法，了解国家或地方有关安全生产和劳动保护和规定， 如《劳动法》、《安全生产条例》等；树立安全意识，维护公司 的利益，保护自己合法的劳动权益。
• 2．上岗前学习了解有关安全生产、劳动保护的规定、环保规定 和本组织的规章制度，并自觉地遵守执行。
• 3.主动识别工作场所存在的隐患，并在职权范围内排除，认真填 写“安全隐患登记表”。
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第一节 办公环境的维护与管理
• （一）构成办公环境的要素 • （二）秘书对办公责任区的管
理
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一、办公室环境的构成
• 1．空气环境：办公室内要有良好的通风条件，室内的通风和良好的空气条件， 将能够提高秘书工作的效率。办公室内的温度要适宜，可根据天气设置供暖供 冷设备，最好室温不低于16℃。禁止在办公室吸烟，需要时可在工作区外设立 吸烟区。
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（三）自觉整理上司的办公区域
• 1、经常清洁整理上司的办公桌，将文件整理好， 文件柜、书架、百宝阁和各种陈设要经常清洁整理 ，地面和废纸篓要经常打扫和清倒。
• 2、经常打扫清洁上司办公室的门窗，每天打开窗 户，为上司的办公室通风、调温。
• 3、经上司授权后，定期对上司的文件柜进行整理 ，将文件进行归类，将一些无用的文件销毁。
齐； • 3、经常清理参与使用的文件柜、书架、物品柜等家具； • 4、注意清理由你负责的接待区或会议室，并在访客离开或会后立即清理，保证
在下一个访客或会议前又显现一个清洁整齐的环境。 • 5、设备、物品和公用资源要摆放有序，自用的办公文具、用品、零散物件应有
序的放在抽屉里，用文件夹应整齐地叠放在桌边或直立在文件架上，并贴有标 识予以区分，专用的电话应放在左手边方便拿到的位置，以用右手记录留言， 电脑、打印机等办公设备宜放置在一起，便于电源接线和管理。用过的电话号 码本、火车时刻表、字典、航班表、文件等要放回原处。
• 4．空间环境：办公区建筑必须坚固安全， 办公设备的摆放应整齐，ห้องสมุดไป่ตู้局要合 理，办公室空间及座位空间要适当，座位间要留有通道，在通道的拐角处，要 注意桌椅、设备摆放的安全。
• 5．绿化环境：办公室内摆放一些花木，会使办公室内空气更清新，布置更优雅 。
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二、秘书对责任区的管理
• （一）秘书要经常清洁整理个人的责任区 • （二）自觉清洁整理本人参与的公用区域 • （三）自觉整理上司的办公区域
• 4、注意对上司的办公室进行绿化，适当摆放一些 绿色植物。
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第三节 识别工作场所和常用设备的隐 患
• 工作场所隐患构成与类型 • 掌握识别安全隐患的知识
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工作场所隐患构成与类型
• 工作硬环境是由许多方面的因素和条件构成的，诸如工作区的空间、 采光、温度、通风、噪音、装修、装饰；工作区的门窗、办公桌椅、 文件柜架、各种办公设备、饮水设备、办公用品和耗材；工作所需的 文件、资料、档案、书籍等构成。工作场所的温度是否达到了要求； 门窗是否严密安全；照明是否满足工作的需要；噪音干扰、空气污染 是否超标；这些既关系到组织的工作效率，也关系到职工的工作安全 和身体健康。在国家的《劳动法》中明文规定了劳动条件和安全标准 ，秘书做为企业核心部门的工作人员有责任有能力维护和改进的办公 环境。无论对工作场所，无论对办公设备操作，都要遵循“安全第一 ，预防为主”的方针，识别各种不安全因素，找出隐患，排除隐患， 共同维护和管理办公环境。
• 3、室内光线、温度、通风、噪音、通道方面的隐患，如室温太 低或太高、光线耀眼、电脑折射太阳光、空气污浊等；
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掌握识别安全隐患的知识（二）
• 4、地、墙、天花板、门、窗中的隐患，如地上突起 的砖块，墙上掉落的各种标识牌；
• 5、工作中疏忽大意造成伤害、失密的隐患，如复印 时将保密原件忘在复印机玻璃板上，或者正在起草 保密文件时，来了客人，也不将文本倒扣过来；
2020/6/4
（一）秘书要经常清洁整理个人的责任区
• 内容主要包括： • 1、清洁台面、地面、电脑、负责的设备、家具以及门窗墙壁等
处； • 2、保持办公桌面清洁、整齐、美观，不乱放零散的物品和无用
的东西，也不能摆私人的物品； • 3、电话按键、听筒和传真机的磁头应经常清洁消毒； • 4、来访者用过的茶具应立即清洁干净，并重新摆放好。用完的
• 4.发现工作场所有异常情况或险情，应立即准确、清晰地向主管 报告。
• 5.按照设备故障，应立即报告，并填写“设备故障登记表”。
2020/6/4
掌握识别安全隐患的知识（一）
• 1、办公设备及操作中的隐患，如设备的电线纠缠在一起，电器 插头打火或电线磨损裸露，电线拖曳太长，未接地线的电器设备 ，
• 2、办公桌椅、家具方面的隐患，如办公家具盒设备摆放不当， 椅子的靠背角度不对，家具和设备有突出的棱角，磕碰人的大腿 ，电脑键盘桌面过高，难以用正确的姿态操作，档案柜、书架阻 挡了通道，还有挡住通道的包裹、重物；