OA办公自动化系统管理规定

O A办公自动化系统管理

规定

Prepared on 21 November 2021

公司O A办公自动化系统管理制度

第一章总则

第一条公司办公自动化系统（以下简称“OA系统”），是公司信息化建设的重要组成部分，是实现网上办公和信息资源共享、提高公司办公整体管理水平的重要手段。

第二条为了加强对公司OA系统的管理，提高工作效率，有效降低和节约成本，加快办公自动化建设，保障文件和各种信息传递快捷通畅，根据公司实际，制定本制度。

第二章OA系统的日常使用管理

第三条公司内部小范围内的重要事项通知、商洽和督办及文件传递须使用OA系统协同发送，严禁使用QQ、微信等软件发送文件。收到协同须在流程节点24小时内回复接收状态并及时跟进办理。

第四条公司内部主要工作流程和流程表单（财务付款、报销单除外）须在OA系统上流转，严禁线下流转。

第五条公文处理须在流程节点24小时内办结完毕，对于暂时不办理的流程须暂存代办，否则计入超时流程。

第六条外出、休假或出差培训时，使用手机登录OA系统处理重要流程。外出时间较长，应授权部门其他人

员处理，不得出现人员外出造成工作流程无法流转的情况出现。

第七条OA系统登录密码须每三个月更换一次，严禁使用简单密码，不得点选记住密码。

第八条严禁利用OA系统功能做与工作无关的事情，严禁在OA系统上流转保密文件。

第三章OA系统用户的开通和注销

第九条由公司人力资源部负责新增员工资料的审核，并把须要开通的人员名单、基本信息和使用权限，交由信息部办理开通；使用部门负责内部迁调员工的资料审核，并把须要开通的人员名单、基本信息和使用权限，交由信息部办理开通。

第十条由人力资源部提供须注销OA系统的人员名单，信息部及时办理注销（注销需检查是否有未完成的流程表单，督促使用部门将其主办的流程及时分配其他人员）。

第四章OA系统流程功能管理

第十一条各部门按照职能管理相应的流程表单、知识管理下公共文件相应资料文件夹以及相应的功能模块进行管理。

第十二条如需修改、增加、删除流程表单，须提交申请，按照公司审批流程审批通过后交由信息部执行。

第五章OA系统管理员职责

第十三条管理员必须做好新入职员工的计算机日常管理及OA系统培训工作。

第十四条管理员须维护好本公司流程表单，及时处理OA 使用过程中的问题，优化处理表单流程。

第十五条管理员每周定时统计流程处理超时情况，督促限时办理流程，并将结果反馈给各部门负责人，作为绩效考核重要依据。

第六章附则

第十六条本制度由公司信息部负责解释，自发布之日起施行。