《办公规范化管理》PPT课件

• 发文字号的选用一般与行文方向，文件内容有关。以总行为例：一般 以行的名义报上级单位的公文，选用“湛商银”；以行的名义下发的 公文，要区分政策性、规范性和事务性两类，对政策性、规范性公文 一般用“湛商银发”或“湛商银办”，用事务性公文一般用“湛商银 函”或“湛商银办函”，业务方面具体事务的行文，由主办部门直接 行文；对向非隶属关系单位的行文，一般用“湛商银函”或“湛商银 办函”。实务中，各单位可参照上述规则制订本单位公文发文字号的 规则，注意与上级单位的衔接，前后保持一致即可。
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公文
• 12.公文的质量包括哪些内容？
• 公文质量是由文体和格式两部分组成的。
• 13.公文文体质量体现在哪些方面？
• 公文是一种特殊的应用文，要求其针对工作中某一方面的特定内容直 接表意，直笔表达，不尚浮华，不事曲笔，具有庄重严谨、质朴平实、 简明得体的文风。主要体现在三个方面：一是主旨要明确，必须正确、 集中、鲜明；二是结构要合理，要服从主旨，反映公务活动规律，符 合思维逻辑，文种选用正确；三是语言要规范，做到平实、简明、庄 重。
• （11）对工作的意见和建议。 h
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信息
• 38.总行层面目前有哪几种信息载体?分别有什么特点?
• 为了提高信息传递的有效性，目前总行办公室主要管理 种信息载体: 分别为《湛江市商业银行简报》、《行内动态》、《新闻》及内部网。 《简报》主要面向全行，不定期出刊，主要刊发一些经验类信息，要 求反映有一定深度、典型的工作，以供大家参阅；内部网是近几年出 现的信息传播工具，目的就是为了让全行及时了解上级行的信息，提 高全行的策略连接度。
• 27.如何“签发”文件？经领导签发的文件，若发现有错 误，如何处理？
• 28.签报和送阅件有什么区别？重点要把握什么？ • 29.工作联系单有什么作用？
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信息
• 30.什么是信息？ • 31.信息材料的收集有哪几种方法？
• （1）综合法。 • （2）追踪法。 • （3）调研法。
• （4）会议收集法。
办公规范化管理
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• 公文 • 信息 • 调研 • 会务 • 协调与督办 • 接待
大纲
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公文
• 1.公文管理工作的基本要求是什么？
• 公文是重要的管理工具。公文管理工作的基本要求是：准确、及时、 安全。
• 2.公文管理规范是什么？
• 公文管理要做到流程合理，流转高效，拟办（审核）正确、催（督） 办及时、归档完整。
• 44.调查研究的主要方法有哪些？
• 调查研究的方法主要有：重点调查法、典型调查法、抽样调查法、定 点调查法、对比调查法、问卷调查法、统计调查法等。
• 45.怎样选择调研课题？
• 一要围绕各个时期经济、金融工作中心选题；二要围绕领导决策需要 选题；三要围绕热点、难点、疑点问题选题；四要围绕倾向性、趋向 性问题选题。
• （2）对党政领导和行领导的重要指示、批示的办理落实情况。
• （3）当地领导、各类工作组来行调查研究、检查工作、解决问题的 情况，包括对重要事项的表态或提出的批评意见等。
• （4）领导下基层调查研究、检查工作、参加会议、发表讲话、解决 问题及基层贯彻落实的情况。
• （5）年度、季度和阶段性重点工作，主要措施，进展情况，存在的 问题及对策。
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Biblioteka Baidu
调研
• 47.怎样进行个别访谈？ • 个别访谈是通过调查者和被调查者面对面交谈而获得调查
• 10.为什么说核稿是发文管理的关键环节？
• 核稿亦称审核，是指公文草稿在签发之前由发文部门负责人或有关工 作人员对拟发公文进行全面检查和修正的活动。
• 11.核稿重点要把好哪些关？
• 核稿重点要把好五关：
• 一是把好行文关。 • 二是把好内容关。 • 三是把好政策、法规关。 • 四是要把好文字关。 • 五是把好审批、签发手续和公文体例格式关。
• 16.什么是电子公文？
• 电子公文是运用现代信息管理技术，以数字代码形式记录于磁带、磁 盘、光盘等载体，依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件， 用以代替传统纸质公文的数字化形式，是具有规范格式的公文电子数 据。 （在湛江市商业银行内部，电子公文通过网上办公系统（EKP） 生成、编辑、审校、提交审批、生产制作、发送公文。）
• 3.公文管理主要有哪些内容？
• 公文管理主要包括收文、发文、签报、送阅件、工作联系单等与管 理工作直接有关的一系列文字类工具的管理。
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公文
• 4.收文管理主要有哪些环节？
• 收文管理主要有签收、拆封、登记、拟办、分发、传阅、批办、承办、 催（督）办、归档等环节。
• 5.为什么说拟办是收文管理的重要环节？
• 拟办是指由收文部门负责人及有关工作人员，对收文办理提出建设性 意见，供有关领导同志批办时参考的活动。
• 6.拟办人员要有哪些能力？
• 首先，要有正确的指导思想和参谋意识； • 其次，要有较高的政策水平； • 第三，要有较强的协调能力； • 第四，要有较强的文字表达能力。
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公文
• 7.拟办有哪些要求？ • 8.如何撰写拟办意见？
• 42.如何抓好信息管理工作？
• （1）抓好信息管理员队伍建设。 • （2）明确信息工作流程和职责。 • （3）及时处理重要信息。 • （4）逐条把好信息内容的文字关。
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调研
• 43.调研工作的一般程序有哪些？
• 调研工作的程序大体上可分为：确定调研的任务和目的、制订调研计 划或方案、开展调查、综合分析、撰写调研报告等。
• 随着办公信息化不断发展，目前各单位普遍都建立了内部网，对需要 转发的公文，可充分利用网络的优势迅速传播。因此，为减少重复劳 动，避免层层转发，提高工作效率，现在对转发类公文，除涉及国家 秘密和湛商行核心商密以外的，一律采取上网转发的原则。对有具体 贯彻落实要求的，可通过电子邮件等形式解决。
• 19.如何正确选择发文字号？
• （6）在业务发展中出现的新情况、新问题，以及解决问题的具体措 施、成效。
• （7）在经营管理、营销和产品创新上的新进展、新经验。
• （8）紧急情况、重大突发事件、重要社情民意及后续情况。
• （9）重要经济指标完成情况，季度、半年经济形势分析及预测信息。
• （10）各地经济发展，融市场新变化，同业竞争的新举措、新动态。
• 39.目前信息工作是如何考核的?
• 信息工作一般都有考核制度，主要由办公室制定。下一步党群文化部 也会对信息报送工作作考核，主要是针对行刊的材料收集。
• 40.信息报送流程有何规定?
• （1）领导参加的重要活动、重要工作等有关信息，应在24小时内经 有关单位领导审核后尽早报送办公室。
• （2）向领导提供的情况分析和政策建议，都应先汇总至办公室，再 由办公室统一编发有关领导。
• 36.如何把握信息需求规律？
• （1）形势发生变化，会对各项工作带来不同程度的影响。 • （2）在决策的不同阶段，信息需求的重点不同。 • （3）对同一项工作，在不同阶段，对信息的需求不尽相同。
• （4）某些工作有季节性、时期性。
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信息
• 37.收集信息材料的范围有哪些？
• （1）贯彻落实中央重要会议、重要政策及重大措施的情况以及存在 的问题及建议。
• 14.公文格式质量体现在哪些方面？
• 公文格式标准主要体现在：公文编排符合国家标准、各种标识准确合 理。
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公文
• 15.管理人员起草公文要掌握哪些编排技能？
• 管理人员起草公文时，要掌握每页22行、每行30字，标题用华康2号 字，正文用4号宋体字，正文一级标题用3号黑体字，二级标题用4号 黑体字等基本编排知识，确保公文材料合乎规范。
• 拟办意见应写在《收文处理单》相关栏目内，并签注拟办人姓名和日 期。拟办意见应针对不同情况分别拟写。
• （1）对上级单位主送本单位，并需贯彻落实、办毕回复、传阅周知的公文， 应提出拟送哪位领导批办或由哪个单位承办的具体意见。
• （2）对来自下级或平行、不相隶属单位需要予以批转、转发和回复的公文， 要指定业务对口部门予以承办，必要时应注明办理时限。涉及多个部门的共 同办理的公文，应注明牵头单位，防止推诿扯皮。
• （3）各类信息都须各单位负责人审定后报送上级行务信息邮箱。
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信息
• 41.动态类信息和经验类信息有那些区别？
• 动态类信息是指反映某项工作、活动或事件发生、发展和变化情况的 信息。
• 经验类信息是把各种富有特色的典型事例、对系统内一些值得推广的 做法等进行提炼、加工、整理，高度概括，以揭示事物全貌，反映事 物本质和规律的信息。
• 23.常用公文文种有哪些？使用范围是什么？
• 法定公文文种包括命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议 案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要13种。根据我行实际， 常用公文文种包括决定、通知、公告、通告、通报、报告、请示、批 复、意见、函、会议纪要11种。
• 非法定公文文种包括讲话稿、计划、总结、会议记录、调查报告、述 职报告、工作要点、方案、规划等。法定公文文种具有固定格式，一 般可套红印发，具备法定权威和效力，非法定公文文种只可内部流转， 需要向外部发送时，必须以法定文种加载。
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公文
• 24.公文的语体风格是什么？语言运用的特点有哪些？ • 25.如何组织“传阅”文件？
• 传阅是指文件只有一份或很少几份的情况下，需要阅知的人较多，故 在他们中间传递阅知。
• 26.公文办理时限是如何规定的？怎样进行“催办”？
• 公文办理时限规定是：一般公文不超过7天，急件、特急件，不得超 过3天。但不能超过文件要求的时限规定。
• 46.怎样召开调查会？
• 首先要制定调查提纲；其次要让被调查者明确调查的内容和目的，知 道汇报什么，反映什么，谈什么；第三要合理确定参加调查会的人数， 人数以服从调查了解情况的需要和时间限制为前提；第四要注意选择 好参加调查会的人员，应安排那些对调查的情况或问题比较熟悉的人 员参加；第五要始终围绕调查提纲，注意启发引导，避免偏题跑题。
• 20.如何标识附注？
• 一般公文不设置页眉、页脚、批注、脚注，如有正文外需说明的事项， 可以附注形式加于文后。附注一般h 应当加括号，左空2个汉字，标识 9 在公文落款日期下一行，如请示等上报文需标识联系人、联系电话等。
公文
• 21.如何标引主题词？主题词的标准格式是什么？ • 22.如何引用公文？
• （1）内容充实，忌空洞无物。 • （2）紧扣题旨，忌芜杂堆砌。
• （3）客观准确，忌华而不实。
• 35.撰写信息时有哪些语言要求？
• 做到在内容上观点正确，材料适合，观点和材料高度统一；在表达上 概念明确，判断恰当，符合逻辑。信息应该是最大的确定性，最小的 不确定性，尽可能不用基本、较好、差不多、部分等语言；能用数字 定量分析的，尽可能用数字说明问题，以准确地反映信息的内容。
• 引用公文一般应从发文机关起先引标题，后引发文字号。如“根据银 监会下发的《关于进一步加强××××工作的通知》（银监办发 〔2011〕168号）精神要求，现将有关事项通知如下”。若引用的文 件中还有文件，应使用单书名号。比如：“根据《关于印发 〈××××管理办法 〉的通知》（湛商银办〔2011〕×号）精神”。
• 17.公文正文的格式标准有什么要求？
• 公文正文格式有以下要求：一是每自然段要左空2个汉字的位置，回 行顶格。二是正文结构层次必须分项标号。第一层为“一、”，标题 结束后不跟任何标点；第二层为“（一）”；第三层为“1.”；第四 层为“（1）”。三是正文不得穿插图表。
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公文
• 18.为什么要严格控制转发类公文？
• （3）对一般知照性公文，包括来往函件、抄送件等，可有选择地送有关领导 或部门阅知，一般不必拟办意见。对于只是收文部门知道即可的阅件，仅写 “此件存档”，存档备查即可。
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公文
• 9.发文管理主要有哪些环节？
• 发文管理主要有起草、会签、核稿、签发、编号、编排、校对、印制、 用印、封发、归档等环节。
• 32.收集和筛选信息有哪些步骤？
• （1）占有尽量多的第一手资料。 • （2）深入钻研，挖掘揭示主旨的典型材料。
• （3）量体裁衣，决定材料的取舍。
• 33.如何提炼和深化信息主题？
• （1）主题须鲜明突出。 • （2）采用新的观察角度。 • （3）深入挖掘事物的本质。
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• 34.信息的具体写作要求有哪些？