高校学籍档案管理的现状与改进策略

浅析高校学籍档案管理的现状与改进策略[摘要]学籍档案管理是高校档案工作的重要组成部分。

本文结合我国高校学籍档案管理的现状，特别是远程网上录取给档案管理带来的新问题，提出了现阶段高校学籍档案管理应采取的对策与措施，指出高校学籍档案管理应与时代同步发展，与时俱进，由传统向信息化转变，以创新思维指导工作，在协调中谋发展，最终走向可持续发展。

[关键词]高校学籍档案档案管理纸质档案电子档案可持续发展
一、我国部分高校学籍档案管理的现状
学籍档案所含庞杂众多，大体上说是指学生从入学进入该校到毕业离校形成的大量具有查考利用价值的档案材料，主要包括学生学籍卡（含学年评语表、考试成绩登记表）、学生思想政治品德考核表、毕业登记表、健康卡、体育合格登记表等，是学校档案的重要组成部分，也是学校档案中所占数量较多的一部分，它真实地记录了每一位学生在学校的成长历程。

然而，不少高校的学籍档案管理手段还相对滞后，很难适应当前形势发展的需要。

主要表现在以下几个方面：
1.学籍原始档案不完整，整理不规范。

（1）学生毕业前学籍档案大多由学生所在班级的班主任老师负责填写、保管，这样就会因为个别班主任的档案记录不规范，比如有的使用圆珠笔或铅笔填
写，造成字迹模糊不清，不利于档案长期保存；又比如有的未按要求填写，经常出现缺栏少目现象，有的没有按规定粘贴照片，使学籍档案不能准确、完整地反映真实情况；同时，由于组卷、装订不规范，卷内没有目录、页码的现象较多，给查找利用带来了不便，从而降低了它的使用价值。

2.检索方法陈旧落后，提供资料信息欠准确。

（2）现如今有的学校原有学籍档案的检索工具仍然仅仅是手工抄写制作的案卷目录，且由于学籍档案数量太多，有的根本没有制作相应的全目录，因此，一旦查阅档案者记不清楚确切的毕业届次、班级时，仅靠记忆检索，就犹如大海捞针，花费了大量时间也不一定能找到，大大影响了档案的查全率、查准率，给查阅者和档案员带来了工作上的困扰。

3.档案材料内容空泛无物，不能真实反映学生综合素质和个性差异。

这方面最集中的体现就是毕业生鉴定和平时考核方面，内容平淡空洞，评语格调一致，缺乏个性特点。

由于毕业生档案材料的内容只记载其在校学业、成绩及政治表现，而他的社会活动能力、组织创新能力等综合素质方面的材料却没有反映。

而这些内容恰恰可以从某种程度上反映学生的综合能力和素质，也正是用人单位所需要了解的重要情况。

4.档案使用效率低，毕业转递较为混乱。

虽然绝大部分高校学生档案室配有计算机，但没有一套完善的管理系统，毕业生材料没
有全部输入进去，其作用难以真正发挥。

另一方面，目前高校毕业生档案基本上是落实具体单位之后才能将档案转递出去，在这些转递过程中，难免会造成档案遗失现象。

二、档案工作中查档与档案管理存在的问题。

1.目前，学籍档案管理相对滞后，主要表现在利用现代化技术对档案进行进行开发利用的程度很有限。

在国家实施电子注册制度之前，相关的学籍档案管理，属非公开上网范围，如今转向电子档案，实际操作起来有诸多的困难。

（1）1994 年《分类法》颁布之前，高校档案管理没有统一的标准，学籍管理存在着较多不规范、不科学的管理。

（3）由于历年的招生录取名册、学生学籍表、成绩表等的填写以手写体居多，多年来经手的人众多，书写难以规范，其中涉及的数据繁复，表格规格多样，要对这些材料进行电脑管理并非一蹴而就。

（2）纸质与磁性介质材料的收集脱节。

办公自动化的条件下，教学部门定期对在校生成绩进行计算机著录，待学生毕业后形成一份完整的纸质材料移交给档案部门，由于受到技术维护、保密措施、病毒预防等因素的制约，历时几年后与纸质材料相匹配的磁性载体其完整性、安全性难以保障，故不同载体要达到同步、完整收集有一定的难度，这在客观上影响了档案部门现代化管理的进程。

2.现阶段高校远程网上录取给档案管理带来新问题。

全国高校招生已普遍采取远程网上录取或局域网录取，与传统的招生录取方
式相比，考生电子档案建立以及被网上录取考生纸质档案管理方面存在较多混乱，表现在以下方面。

（1）考生电子档案所反映的内容不够清晰有效，有的指标表达的含义对高校老师而言还存在理解上的困难，容易长生分歧。

（2）电子档案信息缺失。

比如电子档案中的“考生评估”一栏填写内容不真实，有的省份填写认真，有的省份则只有“正常”“合格”等字，有的省份干脆是空白。

（3）被录取考生纸质档案建档、寄发存放混乱。

过去，开学后全部学生档案都能到齐，便于对考生进行复查。

实行网上招生后，纸质档案寄发变成多途径解决，有的是考生自己带到学校，有的是由招生办寄发，有的省份仅送一张录取学生电子档案光盘到高校了事，给高校学生档案管理工作带来了新的问题。

三、我国现阶段学籍档案管理应采取的对策和措施
针对目前部分高校学籍档案管理的现状和诸多问题，我们必须有清醒的认识。

要认识到它的复杂性，这里面的问题，有些是早就存在的，更多的是随着社会的进步，我们工作方式的转变而衍生出来的，我们要直面解决。

（4）更要认识到它的迫切性，学籍档案不允许我们出现些许的混乱，要保证每一位学生离校时档案里该生的综合素质是如实体现的，个性差异是鲜活可见的。

让档案真正地发挥自身的作用。

对目前学籍档案工作的改进，要有针对性强的策略方法。

1.加强对学籍档案的基本管理
（1）增强档案意识，健全规章制度。

增强全员档案意识是搞好学校档案工作的重要保证。

可采取编制《档案法学习材料》组织全校师生学习，进行档案法知识竞赛，在报上开辟档案知识栏，以定期介绍档案小知识等手段提高全员档案意识，同时健全档案管理制度，使档案工作有明确的岗位目标责任制。

（2）抓好环节工作，规范档案管理。

从学生一进校起就要把新生的各类表格、卡片进行统一保管。

诸如专门用笔、字体、项目、页码、组卷、装订、检查、转递等都必须统一规范。

（3）采用计算机检索，提高利用率。

学校要在设备和人才上加强投入，加快电子档案的转化速度。

学校档案室应购置专业的档案管理软件，将学籍档案的案卷级、文件级条目全部录入计算机，借助计算机查阅学籍档案，以提高档案利用的查准率和查全率。

2.加强网上招生档案的管理
（1）制定相关规章制度，明确考生档案管理的政策要求。

各地招办各类中学必须在每次考生建立电子档案的同时，建立纸质档案；被录取的考生档案中，应包括电子档案和纸质档案；被录取考生的纸质档案一律由各省招办归口管理。

（2）保证考生档案填写内容的真实性与档案材料的完整性。

考生纸质档案归档项目要统一规范，九年义务教育后的各种层次教育的档案都应归入纸质档案，内容包括毕业生登记表，考试成绩登记
表，学生评估表，奖惩情况等，对已参加工作考取大学的考生档案还应包括其在工作期间的档案材料。

（3）各省招办应承担学生纸质档案寄发职责，确保考生档案的安全性与及时性。

为保证数据的完整和防止篡改，档案部门对档案要定期备份。

（4）各校应尽快建立纸质档案与电子档案相结合的学生综合档案管理模式。

要确保考生纸质档案能及时准确到位，没有到位的考生纸质档案要及时向考生所在招办催交；为便于今后查阅，必须对考生电子档案信息刻录成光盘。

总之，学籍档案工作要保持与时代同步发展，就必须与时俱进，开拓创新，对即有问题不回避，妥善解决，对发展带来的问题用发展的手段去解决和提高。

以创新思维指导学籍档案工作实践。

通过不断努力和实践，使学籍档案管理工作在创新上迈出新步伐，取得新成果，开创新局面。

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（作者单位：呼和浩特市卫生学校内蒙古呼和浩特）。