研发部电子文档管理规定 ——修改

研发部电子文档管理规定

第一章总则

为适应公司信息化建设的需要，规范电子文件归档与管理工作，保障电子文件的真实性、完整性、有效性和安全性，结合公司和研发部的实际情况，制定本规定。

本规定适用于公司研发部。

第二章电子文档管理体系

第一条研发部电子文档管理人员建立与研发部人员的联系制度，保证及时沟通、解决在电子文件归档与管理中出现的问题。

第二条为保证电子文档的安全性，能制作成纸质的存档电子文档，须制成纸质文件，并同步归档保存。

第三条一般电子文档的分类：

1．文字型电子文档；2．图片电子文档；3．音频电子文档；4．图像电子文档；

第三章电子文档的收集与保存

第四条电子文档在形成、接收时就要制作备份。在文件流转的每一个环节，只要发生过信息变化的，都必须制作备份，并在文件内容中注明：初稿、修订稿、定稿。如需多次修改的文件还需标注：修改1稿、修改2稿、以此类推并注明修改人姓名和修改时间。

第五条对已经定稿完毕的电子文档及时交由研发

部电子文档管理人员进行统一编号发布。

第六条电子文档存档发布前应在电子文档登记表上登记，登记表与电子文档同时保存。

第七条电子文档稿本代码：

M—草稿性文件；U—非正式文件；F—正式文件；

第八条文档接收单位对所收到的文档按其来源进行分类，可分为内部文档和外部文档。外部文档标注为“单位+日期”模式；内部文档标注为“部门名称+项目名称+日期”，以文件夹或压缩文件形式保存。

第九条成文日期是文形成的日期，其基本格式一律用阿拉伯数字表示。时间不详时用数字“0”表示。

例1：20110314，即：表示年度为2011年3月14日。

例2：20110000，即：表示年度为2011年，月、日不祥。

第四章电子文档的归档

第十条发至研发部电子文档管理人员备案的电子文档由研发部电子文档管理人员集中、分类归档。并按档案管理要求的格式将其存储到符合要求的介质中。

第十一条存储电子文档的载体上应当贴有标签，注明载体序号、档号、存入日期等内容，归档后的电子文档的载体应当设置成禁止操作的状态。

第十二条对于特殊格式电子文档所需的机读目录、相关软件程序及其他说明等应当同时归档。

第五章归档电子文档的移交

第十三条对归档电子文档，应当按照有关规定认真检验。检验合格后如期移交至保管人员，进行集中保管。

第十四条接收人员应对载体进行检查，查看载体有无划痕，是否清洁；有无病毒；核实归档电子文档的真实性、完整性、有效性检验及审核手续是否完备；核实登记表、软件、说明资料等是否齐全；对特殊格式的电子文档，应当核实其相关的软件、版本、操作手册等是否完整。移交的电子文件检验不合格的，退回制作人员重新制作。

第十五条检验结果分别由移交人员、接收人员填入《归档电子文件移交、接收登记表》。

第十六条档案保管人员验收合格，完成《归档电子文件移交、接收登记表》的填写、签字和盖章等环节。登记表一式2份，一份交电子文件制作单位，一份由档案保管人员自存，并将电子文档的档号返登入《电子文件登记表》。

第六章电子文档保管

第十七条归档电子文档应当作防写处理，并避免擦、划、触摸记录涂层。

第十八条载体应当装盒，竖立存放，避免挤压；存放应远离强磁场、强热源等，并与有害气体隔离。

第七章电子文档的使用

第十九条借阅电子文档需填写《电子文档申请单》

并经研发部部长批准。

第二十条归档电子文档载体未经批准不得外借；外借文档载体必须妥善保管。

第二十一条使用电子文档不得超出借阅范围。

第八章归档电子文档的鉴定销毁

第二十二条对过期归档电子文件的鉴定销毁，应当在研发部讨论并经研发部部长批准后方可进行。

第二十三条通过审核销毁的电子文件必须在《电子文档销毁登记表》上进行登记。

本制度自年月日起开始实施。

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