秘书的时间管理

科技信息人文社科
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浅谈秘书的时间管理艺术


湖州师范学院医学院!赵丽彬

［摘!要］秘书能不能科学地管理利用时间和工作绩效的优劣直接相关。只有善于管理时间，才能提高工作效率。反
之，如果让时间放任自流势必会“时倍功半”。因此，秘书必须努力掌握时间管理的艺术，切实提高工作效率和工作质
量。

［关键词］秘书!时间管理!艺术


!!秘书对时间管理的好坏，直接影响着工作效率的高低。因
此，秘书应该努力掌握时间管理的艺术，懂得时间管理的原则和
方法及一些小窍门，切实提高工作效率和工作质量。

一、秘书时间管理中存在的问题


"#工作目标不明确

如果不清楚自己的行为目标，那么，要想有效地管理时间是
十分困难的。除了一些日常工作，秘书还有很多临时性的事务
要处理，如果没有明确的工作目标，就好比无头苍蝇，整天忙得
团团转，还不知道自己在干些什么，到头来一些重要的工作或是
应该在某个时段完成的工作没有完成，影响了下一步工作的开
展。


$#工作计划性不强

有些秘书的工作计划性不强，或者说没有计划，整天忙于应
付，工作起来手忙脚乱，经常被日常工作搞得晕头转向，工作效
率大打折扣，自己觉得很忙很累，其实不然。


%#工作任务的延期

现代社会是一个高速发展的社会，办公室秘书工作不再是
以前人们说的那样：一杯茶，一张报纸打发时间，而应该高速有
效地运转，注重效能。由于秘书工作任务繁重，有些秘书做事总
是拖拖拉拉，把应该马上做的事情一贯地往后拖，而每天又会有
新的工作任务，新旧任务交织在一起，就可能导致工作杂乱无
章，丢三落四。

二、秘书时间管理的原则


"#管理时间就是管理你的生命

人生最宝贵的资源就是时间，管理时间，就是管理你的生
命。时间管理要区分战略和战术两个层次。首先做好战略管
理，包括时间要实现的整体目标与价值，经常做方向性的调整，
用战略来指导战术管理。要涉及长远和近期两个尺度，近期时
间安排要服务于长远规划。时间的利用要使工作价值最大化，
要通过管理使时间富裕化。要敢于打破常规，以创新方式利用
时间。比如，利用走路时思考，带问题入睡，启动潜意识创新，让
空闲时间成为宁静的享受。


$#减少不必要的时间浪费

首先，要改变无意义的思考及行动的习惯。曾经引起“水
平思考”风潮的思考心理学者狄伯诺，最近提出了“五分钟思考
法”：最初一分钟———决定目标及课题，次两分钟———思考的扩
张及探求，最后两分钟———应

整理思绪，定出结论。如此严格地
限制时间，反而能使精神集中，更有助于解决问题。另外，秘书
还应消除工作中浪费时间的因素，如做事方法千篇一律、限制自
己一次只做一件事、不利用黄金时间等等。


%#掌握时间的有序性

所谓有序性就是先做什么后做什么，要有条理，不能穷于应
付。这种有序性要体现在时间的计划安排之中。工作时间的顺
序确定一般说来要注重将来而不是注重过去，要着重于机会而
非着重于困难，要选择认定的方向而不轻易地受环境影响，要以
创造性为先，而不仅仅追求稳当和易办。


&#注意事情的轻重缓急

秘书在拟定时间计划表的时候，必须区分重要事情和一般
事情。首先应把要做的事依据重要程度加以排列，先安排重要
的事情，要注意抓住关键性的工作，同时还要注意用最佳的时间
安排最重要的工作。根据自己的“生物钟”，用精力最旺盛的时
间处理最重要的工作。

三、秘书时间管理的方法


"#目标—
———计划管理法

目标是秘书时间运用的基础，工作目标不明确就会迷失方
向。秘书要有较强的把握工作目标的能力，并能事先作好周密
的工作计划，事先作好周密的计划是节省时间最好的办法。如
果在工作开始前多花
或统系脑电在可也；忘遗备以划计作
记在，项事办待阅查或查检析分备
"’分钟思考，可能会为下一步工作的开展
节省几个小时的时间。如每年年末制定下一年度工作计划，每
季季末制定下季度工作计划，每月月末制定下月工作计划，每周
周末制定下周工作计划。同时要养成记录自己实际耗用时间的
习惯，一般是当时作出记录，不得已的情况下可事后回忆补记，
尽量做到事前控制；或准备一个待办事项清单、时间记录本或效
率手册，以事本上标注当天或
预定工，电子记事本设置发
声装置以便及时提醒。


$#工作分类法

将工作按轻重缓急分为：(（紧急、重要）、)（次要）、*（一
般）三类，以便于安排各项工作的优先顺序，粗略估计各项工作
时间和占用百分比。在工作中记载实际耗用时间，对比每日计
划时间与实际耗用时间，分析时间运用效率；重新调整自己的时
间安排，更有效地工作。

将日常工作与非日常工作区分开来，先将日常工作的时间
大体固定下来，然后再合理地安排其他事务，以避免不必要的混
乱和相互干扰。如果发现有一些事情反复或有规律地出现，就
采用“批处理”的方式进行操作，将大大提高工作安排上的科学
性。


%#将工作内容交错安排

为了高效地利用时间，切实提高工作效率，秘书人员应

把一
天的工作内容交错安排，以提高效率。这是因为长时间持续同
一个活动内容，大脑细胞长时间授受一种信息刺激，会导致工作
效率降低。如果穿插进行其他内容的活动，人体原有的兴奋区
产生抑制点，在其他部位出现新的兴奋区，就会提高工作效率。

四、秘书时间管理的窍门


"#提高说话效率。言简意赅的表达不但节约自己的时间，
更能够节约他人的时间。任何场合的罗嗦、离题和无休止的争
执都是大忌。


$#下班前
+分钟，整理好你的办公桌，清清爽爽地回家。办
公桌、电脑都很容易成为堆积过量资料的地方，每天只要用下班
前
+分钟时间进行简单整理，往往能取得事半功倍的效果，至少
能为第二天工作的开展做好准备，便于在第一时间里，搜寻到自
己随时所需的物品，省却在关键时刻带来的麻烦，提高工作效率
和工作质量。


%#为处理突发事务预留时间。如果将所有的时间都排得满
满的，那么一旦出现意外或临时性的工作，整个原定计划就会被
打乱，从而使整个工作都不能顺利进行。所以，在时间管理的过
程中，还需为处理意外的不确定性事件预留时间。

参考文献
［"］赵映诚#论秘书的时间管理［,］#江汉大学学报，$’’’年
第
’+期
［$］申宇杰，潘小平#秘书要有管理时间的能力［,］#秘书之
友，$’’-年第
+期


万方数据—"".
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浅谈秘书的时间管理艺术

作者：赵丽彬
作者单位：湖州师范学院医学院
刊名：
科技信息(学术版)
英文刊名： SCIENCE & TECHNOLOGY INFORMATION
年，卷(期)：2006，""(11)
被引用次数：0次

参考文献(2条)
1.赵映诚论秘书的时间管理 2000(05)
2.申宇杰.潘小平秘书要有管理时间的能力[期刊论文]-秘书之友 2006(05)
相似文献(10条)
1.期刊论文杨毅.李建时间管理在医院专职秘书工作中的运用 -解放军医院管理杂志2009,16(4)
随着医院管理理念的发展,医院专职秘书这一岗位应运而生,许多综合性医院已经引入了科室专职秘书.医院专职秘书的职责和任务主要是协助专家教授、科
室主任、技术骨干完成医疗、教学、科研、管理中的服务性工作,如拟定合理的工作流程、草拟各类文稿、处理各方面的突发事件、参与一般性事务,有效地将专
家教授、科室主任、技术骨干从繁琐的事务中解脱出来,集中精力和时间在管理理念的创新上、业务水平的提高上,工作流程的再造上,使医院卫生人才资源的价
值得到充分体现[1].

2.期刊论文葛红岩秘书的时间管理与工作效率--读《水煮三国》有感于秘书工作 -秘书2006,""(1)
现代秘书,尤其是中高级秘书,工作职责已远远不止是"办文

、办会、办事",而且要做好领导的参谋与助手,协调领导进行商务谈判,进行有效的沟通与协调等
.虽然每个人每天拥有一样多的时间,但是从经济学的角度看,每个人的"时间价值"却不相同.时间价值的另一个关联词是"效率",所以,如何有效地管理时间,就成
了提高工作效率的关键.

3.期刊论文万淑兰浅析英语谚语的翻译 -科技信息(学术版)2006,""(11)
谚语语言简练,寓意深刻,有的还带有浓厚的民族特色.本文针对英语谚语的翻译,提出了一些常见的翻译方法、即直译法、意译法、套用同义汉语谚语、直意
译结合法.

4.期刊论文刘军平浅谈领导干部的时间管理 -陕西省行政学院陕西省经济管理干部学院学报2003,17(4)
跨越时间陷阱一靠授权,二靠秘书,三靠该说"不"时要说"不";选定目标一定要符合SMART法则,制定规划要尽量适中,节省时的手段一定要利用,等等.

5.期刊论文申宇杰.潘小平秘书要有管理时间的能力 -秘书工作2006,""(3)
秘书对时间管理得好坏,直接关系着工作效率的高低.秘书要在执行任务或处理繁杂事务时有效利用时间,就必须有管理时间的能力.

6.期刊论文中原时间管理的艺术 -秘书2007,""(1)
你的工作是否如你所希望的有条理、有效率?是否觉得时间越来越少,工作却越来越多?尽管信息科技产品不断推陈出新,但仍无法解决时间管理方面的烦忧
.时间成了现代工作者的奢侈品.英国知名生涯管理顾问、畅销书<搞定一切,还有时间玩>的作者马克·佛斯特,在其最新出版的<明天再做>(Do It Tomorrow)一书
中,与你分享他多年来关于时间管理的体验.

7.期刊论文季风.朱明明.JI Feng.Zhu Mingming论时间管理在教学管理工作中的应用 -江苏科技大学学报（社会科学版
）2006,6(3)
时间管理是一种自我管理,其本质是选择管理.在教学管理工作中应用时间管理的目的是为了提高教学秘书的工作效率,获得更高的工作满意度.

8.期刊论文杨树森有效管理时间——"三维综合分类法"例解 -秘书2008,""(10)
一、时间管理的概念
我的学生常冠林根据我编写的<秘书实务>教材所介绍的时间管理方法,对谭一平先生提供的一个案例进行分析处理,得到了与谭先生不同的结果(详见<秘书
>2008年第5期<有效管理时间的"三维综合分类法">).

9.期刊论文付霞丽教学秘书的设置在临床护理实习生教学管理中的作用 -中国现代药物应用2010,4(8)
目的 为了加强护理队伍的素质教育和能力培养,强化护理实习生在学习中的主体作用,改变以往护理实习生被动的学习状态,以及不能适应现实生活当中的临
床工作.方法 本院自2007年起在护理实习生临床带教中设立教学秘书负责制.通过选拔与培训,制定实习计划、

形式多样的教学方法,采用ABC时间管理法,护理风
险管理,临床能力的培养等方法.结果 教学秘书的设置提高了护理实习生的学习自主性,促进了临床护理实习生的角色转换与适应.结论 教学秘书的设置在临床护
理实习过教学管理中起到了积极的作用.

10.期刊论文邹涛学会管理时间 -秘书工作2003,""(8)
一天,时间管理专家为一群大学生讲课.
他现场做了演示,给学生们留下难以磨灭的印象.站在那些高智商高学历的学生前面,他说:"我们来个小测验",拿出一个一加仑的广口玻璃瓶放在桌上.

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