采购操作手册

第一章系统简介

1.1系统流程

我们华联商业电脑系统适用于营采分开，即运营在店面，采购在总部的经营方式。总公司有一台总部服务器，负责汇总、处理和存储下辖各门店的商业数据，并拥有采购模块和财务模块，分别向采购部和财务部提供支持。每家门店有一台门店服务器，负责处理和存储门店的各种商业数据并对门店的日常工作提供支持，包括收银模块、ALC模块、收货模块和会员模块。

系统模型：

白天，各门店服务器和总部服务器分别独立运作，夜间进行数据相互传递（如上模型）。

夜间数据传递指的是各门店营业结束后，总部服务器和各门店服务器通过电脑网络进行的双向数据传递，并且对数据进行处理，打印出各类报表的过程。通过夜间数据传递，总部新产生的以及变更后的商业数据才会下传到门店在门店生效，各门店当天的运营数据才会上传到总部进行处理汇总，使总部和门店的数据保持一致，维持整个公司的正常运转。

1.2 商业流程

1、销售流程：

定义供应商 → 定义商品 → 下订单 → 收货 → 陈列 → 销售（POS ）

总公司

2、结算流程

（收货部 → 供应商） （供应商 → 财务）

门店

打印验货清单

→

提供对帐金额

收货

财务核算 → 付款通知单→结算

电脑处理数据 → 计算结帐金额 第二章 enter

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系统功能键说明

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第三章

采购系统

3.1采购系统简介

采购系统为采购部的灵活规范运作提供了较好的支持和强大丰富的功能，它主要分为五个部分：

⑴供应商部分用来建立、查询、修改供应商档案；

⑵商品部分用来建立、查询、修改商品档案。这两部分是超市运作的信息基础；

⑶快讯部分用来录入、查询快讯商品信息；

⑷订货部分用来总部采购部直接向供应商下订单；

⑸查询部分提供了丰富的查询功能，把门店的实际运作情况直接反应给采购人员，包括商品的进、销、存信息，供应商、采购、门店的销售信息、快讯销售信息、各门店订货情况等。

3.2采购用户权限

⑴PSB 用户为采购经理权限，可进行供应商、商品等相关信息的录入、修改、删除和查询；

⑵F1-NF10用户为采购主管权限，可进行供应商、商品等相关信息的查询。

3.2.1PSB用户

1、建立供应商

供应商档案的正确信息是公司进行所有商业行为（订货、收货、应付帐款审核）的基础信息和先决条件。总公司采购部负责建立所有供应商档案。每日总公司对供应商的任何修改都会经过夜间数据传递传至下属各个门店。

录入供应商信息及查询界面如下：

按“F4”进入录入状态：

（1）供应商编号：输入完毕后，系统随机自动产生。

（2）名称：指供应商营业执照上的全称，最长不允许超过17个汉字。供应商名称填写一定要仔细，最好按公章来填写，杜绝错别字，以免结帐时出现麻烦（最多可录入17 个汉字，需录入采购代码）

注：每个供应商所做商品涉及到我公司几个采购时，应分别在各自的权限下录入不同的供应商编码，分开签合同

（3）采购：指商品分类编码

（4）类型：指供应商属于何种类型，有以下四种类型，按代码来填写：1—食品2—百货3—内部转货供应商4—联营厂商

（5）区域：每种类型的供应商都有与之相对的销售区域，每一个供应商都属于唯一一个销售区域。按代码填写：

1—生鲜蔬菜水果

2—生鲜肉类

3—生鲜水产品

4—日配

5—烟酒

6—干货

7—联营厂商

8—其他收入

9—食品干货（饼干、休闲、粮油、罐头）

例：录入百货供应商时需录入“2、6”录

入食品干货供应商时需录入“1、9”录

入联营供应商时需录入“4、7”

（6）供应商状态：在系统里，供应商状态有三种：

1—一切正常，可以订货，可以进行应付帐款匹配工作

5—不能继续订货，门店现有的商品可以正常售卖，可以进行应付帐款匹配工作。由“1”到“5”可由手工进行改动，按两次“DEL”键即可

（当把一个供应商的状态改为“5”后，此供应商下属所有商品的状态

都会变成“5”）

9—删除状态，当状态为“5”的供应商所属的商品已全部售卖完毕之后，并且此供应商所有的订单已全部付款，该供应商的状态会变成“9”，

并在年末自动删除。状态从“5”到“9”是系统进行变更，手工无法

完成。状态为“9”之后，就会彻底删除，也无法再变回“1”

（7）是否暂停付款：系统默认植为“0”，如有需要可将其改为“1”

0—可以付款1—不可付款

（8）自动退货：此项一定为“1”，即自动退货，如果录入“0”，则门店无法订货。表示如果该供应商有一张退货单在收货部做了退货动作，那么该供应商的应付帐款金额会自动扣除，无需在财务部进行匹配工作。退货金额以系统的当前进价为核算进价

（9）税值计算：此代码标识供应商税额计算的方式

1—净进价2—净进价减去付款折扣（此时付款折扣代码必须为2）（10）订货方式：指的是订单传递方式

0—非自动的方法，通过手工传真给供应商

1—传真，自动方法，通过调制解调器自动给供应商传递订单

2—E-mail，通过在国际互联网上发送电子邮件传递订单，也是自动方式（11）部分送货：此栏一定为“0”，不允许部分送货

0—不允许部分送货，即这张订单一次送货之后，该订单状态就变成“全部到货”，既使送货数量少于订货数量或品项没有送全，也不能用同

一张订单再次收货

1—允许部分送货，如果送货数量少于订货数量或品项没有送全，订单状态即为“部分送货”，不会上传到总部进行发票匹配，还可用同一张

订单将少送数量补货送过来，这张订单才会变成“全部到货”

（12）供应商组号：可以对供应商进行分组，如果是代销供应商，则录入“1”，