系统需求分析与概要设计

第二章系统需求分析与概要设计

2.1 系统初步调查

2.1.1应用人事管理系统的必要性

现在不少企业管理人员已经认识到采用人力资源管理系统的必要性，纷纷开发或选购适合本企业特点的人力资源管理系统。人事管理系统具体以下优点：

1．采用人事管理系统，可以用集中的数据库将与人力资源管理相关的信息全面、有机地联系起来，有效地减少了信息更新和查找中的重复劳动，保证了信息的相容性，从而大大地提高了工作效率，还能使原来不可以提供的分析报告成了可能。

2．人事管理系统有着易访问、易查询的信息库。在没有采用和实施人事管理系统之前，当企业管理人员要统计数字时，往往依赖于某个人或某些人来获取。这种依赖于人的过程往往会因为花费的时间较长或某个人不在办公室而不能及时完成。在采用和实施人事管理系统之后，就会将依赖于人的过程改为依赖于计算机系统的过程。企业管理人员只要获取了相应的权限，就可以随时进入系统，直接查阅相应的信息。实施了人事管理系统之后，不仅可以得到较为全面的、详细的、未经过过滤的第一手人事信息，发现不公平的现象，甚至还可以从中得到某些灵感和启发，从而改进企业的管理。这种透明性还可以规避企业管理中潜在的风险。

3．采用和实施人事管理系统不仅仅是为了提高工作效率。应该看到，在实施人事管理系统之后，经过整合的、较为全面、准确、一致和相容的信息不仅可以让企业领导对本企业人力资源的现状有一个比较全面和准确的认识，同时也可以生成综合的分析报表供企业领导人在决策时参考。这就提高了企业的管理水平。

2.1.2人事管理系统实施的特点及注意事项

要想通过人事管理系统来提高企业的管理水平，光是选取一个好的或比较好的、适合本企业特点的人事管理软件还是远远不够的。人

事管理软件通常只是一个通用的系统框架，它提供诸如报表生成、查询、宏等辅助工具协助使用者工作。作为一种通用的系统，它适用于多种行业和企业的需要，能够处理各种各样包括规范的和不规范的、普遍存在的和特殊的、相对简单和错综复杂的情景。因为不同类型企业的不同需要就成为了关键。

由于人事管理系统管理的是所有与人相关的数据，信息量大，变化频繁，内部关联性较弱，数据的采集、确认、更新和检查都比较困难，而且其管理的信息与员工的切身利益密切相关，因此，实施工作尤为繁琐和困难。为了最大限度地提高企业的人事管理水平，成功地实施人事管理系统，需要特别注意以下七点：

1．主要领导理解和全力支持。为了保证数据的完整、准确和及时，需要企业内各个部门和全体员工的积极配合，要有企业决策层的参与和支持。

2．培训。要想使人事管理系统真正地发挥应有的效用，必须通过培训转变人们的思维方式和行为方式，学会通过系统来进行科学的管理。

3．改进企业的相关制度和信息结构。要充分地回顾本企业的相关政策和信息组成，充分利用人事管理系统改进企业的人事管理。

4．明确基础上的实施目标。要明确整个项目的实施计划和目标，明确需要采集的数据及保留的历史信息。

5．组织精悍的基础上实施小组。实施小组人员的组成就包括企业管理人员，人事、薪资、计算机专业人员，他们是企业运行人事管理系统的主要骨干和技术支持。

6．测试软件功能。由于人事管理系统需处理的信息关系非常复杂，各企业的需求也不尽相同，所以在其实的初期要进行软件功能的测试，以确保日后的使用。

7．建立科学的程序性文件。人事相关信息的特点是信息量大、变化频繁、采集和确认困难而且无内联关系。采用计算机系统来管理人事信息要求数据的采集、更新能够完整、准确和及时。而两者之间的矛盾就要通过建立必要的科学的程序性文件才能为人事管理系统的实施和正常运行提供有效的保证。

2.2 业务流程设计 2.2.1企业管理业务流程

人事管理系统在企业中占有极其重要的地位，它关系着企业内部每个职员的档案，其中包括新职员的增加，职员档案的查找，职员的详细资料等等。对于企业来讲，人事管理系统是不可缺少的组成部分，它有效地管理企业的员工，对企业内部人事的流动和分配起着重要的管理作用，它正确地反映着企业的人事变化。

（企业管理业务流程图）

图2-1

根据企业对人员管理的需要，开发一个“人事管理系统”，开发目的如下：

1． 能够对员工的有关资料进行输入，修改，删除。

2．

能够为企业提供强大的查询功能，以便企业主管了解和掌

握各职员的具体情况。

3． 能够提供员工的考勤信息及调动信息。

4．

能够对员工的资料数据进行备份，以作为相关的历史资料。

2.2.2业务流程图

业务流程图的符号说明如下图所示：

1、

、

、 4、系统中人员 实体或单据 实物或信息流 处理 数据存储 图2-2业务流程图图例

详细调查之后，绘制出的人事管理系统的管理业务流程图如下图所示。

图2-3企业人事管理系统业务流程图

2.3 系统详细调查

2.3.1功能需求

基于以上的开发目标，系统开发的范围确定如下：本系统只涉及人事资料部分，不包括工资计算等项目；本系统提供强大的查询功能，可进行不同类型查询，提供多种索引；本系统提供记录的添加，删除和修改；本系统可单条或多条输出个人资料，并可打印相关报表。2.3.2数据需求

通过调查和研究，本系统仅提供一个数据库，但该数据库包含各项所需信息，表名为person，（Access表结构）

此表包括职员所有的详细资料，可以为企业主管提供详细信息，以期对员工管理及分配。

2.3.3运行环境

大多数中小型企业，对计算机的要求并不高，一般只需能进行工资计算，人事录入，打印报表等功能，所以计算机的配置为普通配置，DDR256M内存，17英寸纯平显示器，80G左右硬盘，标准键盘和鼠标，打印机，Windows 98/xp/me/2000操作系统等。而本系统开发工具选取VB 6.0，所以编制的程序在以上环境的机器中均可顺利运行，并且本系统占用空间较小，主要依靠鼠标和键盘进行录入，依靠打印机进行输出。详细调查的重点是对管理业务的流程进行描述，通过采用系统流程图中部分图形工具来描述管理活动，进行规范化说明。