外国档案管理笔记整理

第一章外国文件管理理论

第一节文件定义

文件定义的类型

（一）划分方式

主要是从界定文件形成者范围和定义目的的角度来划分的：

1．专指型

专指公共文件，把文件形成者界定为“政府部门”或“公共机构”，美、加、澳大利亚、非洲诸国的文件定义均属此类。

2．扩展型

扩展了文件形成者的范围，界定为任何公私机构，如谢氏的定义。这种类型一般在档案学著作中出现较多，不会出现在档案法规中，而专指型则相反。

3．泛指型

指一切公私文件，即把文件形成者界定为“一切机构、组织和个人”，如苏联的《社会主义国家档案术语词典》和国际档案理事会的《档案术语词典》。

（二）特点

1．专指型文件定义：

⑴强调文件及其形成者的“公共性质”，机构活动的“公务性质”，严格排除私有性质的文件。

⑵强调文件的“法律效力”或“行政效力”，使定义具有法律约束力。

⑶多见于各国文件或档案法规中。

⑷由于定义是要贯彻执行的，内涵明确，通俗易懂，易于掌握。

2．扩展型文件定义：

扩大了范围，采用该类定义的国家一般把个人形成的文件视为私人手稿，对其另下定义。

3．泛指型文件定义：

⑴文件形成者的范围最广泛，泛指一切公私机构和个人。

⑵所含文件种类和类型最为齐全，把文件物质形态等方面的特征高度概括为“不管其形式、载体和记录方式如何。”（电子文件）

⑶使用了“信息”或“信息材料”作为定义的属概念，从而突出了文件的信息属性，把文件纳入了信息资源领域，体现了时代特征。

第二节文件生命周期理论

文件生命周期理论是文件管理理论的核心部分，也是西方现代档案学理论的重要组成部分，它研究文件从形成到最终销毁或永久保存的整个运动过程，研究文件属性与人的主体行为之间的关系，是对文件产生、运动、变化过程和规律的客观描述和科学抽象。

文件生命周期理论的内容：

文件从其形成到永久保存，是一个完整的过程；

根据文件的不同价值及其作用形式可将这个完整过程划分为几个不同的阶段；

文件在每一个阶段因其特定的功用和价值而与管理形式、保存场所之间存在一种内在的关系。

文件生命周期理论的意义

（一）准确揭示了文件生命的运动规律，为文件和档案管理奠定了理论基础。

（二）有利于针对不同阶段文件的价值特点，采用适宜的存放和管理形式。

现行阶段：一般保存在形成机关内部，由制作或承办人员或行政官员负责管理；半现行阶段：保存在过渡性机构，该机构有三种功能，其一是继续发挥半现行文件的原始价值，为形成机关服务；其二是必要时，经形成机关同意，将半现行文件提供给其他机关或个人利用；其三是储存具有第二价值的文件，为移交档案馆永久保存做准备。非现行文件则销毁或移交档案馆永久保存。

（三）为实现文件与档案管理的一体化，提供了理论依据。

从现行文件到档案是一个连续的过程，前一阶段的文件质量将直接决定后一阶段档案的质量，有必要把文件管理和档案管理看作是一个统一的系统工程，实现管理一体化。

第三节文件与档案的关系

一、档案源于文件

档案由文件转化而来，或文件是档案的前身。

二、档案是文件的特殊部分

（一）档案是具有长期或永久价值的文件

（二）档案是由特定场所永久保存的文件。

（三）档案是有机联系的文件整体。

（四）档案是非现行文件。

三、文件和档案是同一事物在其不同运动阶段上价值形态变化的体现

第二章外国文件管理内容

第一节文件管理概述

一、文件管理的含义

文件管理是指对文件在其形成、保存、利用和处置过程中进行的经济而有效的全面管理。

二、必要性和目的

（一）必要性

1．文件的数量和形式的迅速增长和多样化，要求控制文件数量过量增长和研究管理新型载体文件。

2．需要有效地解决制作和保存文件的条件问题（工资、场地、设备等）。

3．需要对文件进行淘汰，档案只为文件数量的5%～20%。

4．需要使文件的制作、保存和处置既经济又高效。

（二）目的

1．对文件在其形成阶段进行“超前控制，从数量、质量上监督文件的产生，防止不必要文件的产生，使现行文件得到妥善保管、有效利用。”

2．确保半现行阶段的文件得到安全保管，做好文件的处置工作。

（三）总原则

以最低廉的代价和最有效的方式保管文件，并最大限度地满足文件形成机关的利用要求。

第三节影响文件管理的因素

一、现代文件自身的特点

二、文件管理人员的素质特点

三、文件管理活动的阶段性特点

第三章外国文件管理机构

文件中心的性质、任务和类型

（一）定义

文件中心是在档案行政管理机关管理之下的，对各个不同行政机构的半现行文件进行经济地保管和提供利用，并在这些文件被销毁或移交到档案馆之前进行系统处置的保管机构。

（二）性质

是一种过渡性的半现行管理机构，它处于文件形成单位和档案馆的中间位置。

（三）任务

1.负责对半现行文件进行廉价的贮存和有效的保管。

2.负责对文件形成机关及时提供优质、高效服务，或经文件形成机关同意为其他用户提供服务。

3.负责对半现行文件进行最终处置，即移交档案馆永久保存或按规定程序进行销毁。

（四）类型

1.各级政府的文件中心。

2.一个机关或单位的文件中心。

3.商业性的文件中心。如底特律文件中心、麦肯罗文件中心、南方文件中心。

文件中心的业务

一、接收

二、保管

三、借阅

四、处置

文件中心的优越性及面临的挑战

一、优越性

国外档案界因文件中心具有经济、高效的优点将其誉为“现代最富有生命力的新