第八章 档案的检索

8.4 档案标引
8.4.1 含义
是指在档案著录中，对档案内容进行分析和 选择，并赋予其规范化检索标识的过程。 其中赋予主题词的过程为主题标引，赋予分 类号的过程为分类标引。
8.4.2 分类标引
8.4.2.1 分类标引的依据 《中国档案分类法》是进行档案分类标引的 基本依据。 8.4.2.2 程序和方法 1、熟悉《中国档案分类法》和《档案分类标 引规则》等规范化文件。 2、深入分析文件或案卷的主题内容。分类标 引的结果应能充分揭示档案主题内容。 3、将文件或案卷归入恰当的类目，给予恰当 的分类号。 4、认真审核校对标引结果。
对已升、已降、解密文件，应著录新密级，公开级、国 内级可不著录。密级前加“. －”
2、保管期限* 分永久、定期（30年、10年）。其前加 “：”，若已改，应著录新的保管期限。
8.3.3.4 时间项 分为文件形成时间、卷内文件起止时间等，其前均加 “. －”。 1、时间项一律用8位阿拉伯数字。历史纪年照原文著 录外，还需附公元纪年，加“（）”标注。 2、没有形成时间的，应据内容、形式特征考证出时 间著录，并加“〔〕” 3、文件时间不完整的，仍注原时间，不清楚部分以 “口”补之，将考证出的时间附后，并加“〔〕”。 4、考证不出时间的，著录为“. －口口口口口口口 口”，也可注首问世间、审核时间、印发时间，但应在 附注项中说明。 5、起止时间注法：用“—”连接。
8.3.3.6 附注和提要项 1、附注* 此项著录需要解释和补充的内容。依各项目 顺序著录。每一条附注均以“—”分隔。 2、提要* 对文件和案卷内容的简介，应反映主要内容 和重要数据。附注后另起一段写，一般不超过 200字。
8.3.3.7 排检与编号项 1、分类号 依据《中国档案分类法》和GB15418—1994 的有关规定著录。 2、档案馆代号* 依据《编制全国档案馆名称代码实施细则》 的代码著录。 3、档号 档号中各号之间以“—”相隔。
8.3.3.5 载体形态项 1、载体形态* 分为甲骨、金石、简牍、纸、唱片、胶片、 磁带、磁盘、光盘等。纸张载体不予著录，其 它载体据实著录。其前加“. －”。 2、数量及单位* 数量为阿拉伯数字，单位如“页”、“张”、 “片”、“盒”、“米”等。其前加“：”。 3、规格* 指载体的尺寸和型号等，其前加“：”。
8.1.2.2 指标设置 检索效率通常采用查全率和查准率两个指标 来衡量。

1、查全率：检索出的相关档案与全部相关档 案之间的百分比。与之相对应的是漏检率。其 公式： 查全率=
检索出的相关档案 检索出的相关档案


x100%
2、查准率：检索出的相关档案与检出的全部 档案之间的百分比。其公式： 查准率=
检索出的相关档案 检索出的相关档案
x100%
例
在一次检索中，共检出档案100篇，经过专家判定， 其中与提问相关的为60篇，其余的40篇为误检档案，那 么；另外，后来发现，检索系统中还有90篇相关文献由 于各种原因而未被检出（漏检）。请计算这次检索的查 全率和查准率。


查全率=60∕（60+90） x100%= 40%
12.5cm
2、案卷级条目著录：
I108042
12-6-345
D00112
76-2
江口市各县干部教育情况报告.—永久.—19821205—19830201 为提高干部文化水平，1982年市属各县教育局举办业余大学5所，业余 学校10所，技术学校7所，入学人数达53000人。 干部教育 业余大学 业余学校 技术学校
8.4.3 主题标引
8.4.3.1 主题标引的依据 主题标引的依据是《中国档案主题词表》。
8.4.3.2 程序和方法 1、阅读档案原件，了解主题内容。 2、分析主题，选定主题概念。 3、查表选词，进行主题概念的转换。 4、认真校对审查，保证主题标引质量。
词语转换的方法： 1、直接转换。 如：《关于利用农闲抓紧做好农田基本建设的意见》，
8.2.2.3 指南 以文章形式综合叙述档案情况的一种检索工 具。主要有： 1、档案馆指南 2、全宗指南 3、专题指南
8.3 档案的著录
8.3.1 概述
8.3.1.1 含义

档案著录时档案馆（室）编制检索工具时对 档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录 的过程。两个步骤： 第一步，按一定规则，将每份文件的内容和 形式特征记录下来，由若干著录项组合成一个 个条目。
4、电子文档号 为管理电子文档所设的一组符号代码。 5、缩微号 是档案馆赋予档案缩微制品的编号。 6、主题词或关键词 按照DA/T19—1999、《中国档案主题词表》 及本专业、单位的规范化词表进行标引。另起 一行，齐头著录；各词之间空一个汉字位置； 一个词不得分两行写。
示例
2、并列题名* 是以第二种语言文字书写的与正题名并列的 题名，与正题名一并著录，前加“=”号。 3、副题名及说明题名文字* 副题名是从属于正题名的另一题名，照原文 著录。正题名能够反映档案内容的，副题名不 必著录。 说明文字是指在题名前后对档案内容、范围、 用途等的说明文字。必要时照原文著录说明文 字，副题名及说明文字前加“：”。
分类号 档号
正题名=并列题名：副题名及说明题名文字：文件编号∕责任者+附件. －稿本： 文种. －密级：保管期限. －时间. －载体类型：数量及单位.3.3 著录项目
8.3.3.1 题名与责任说明项 1、正题名：一般指单份文件的题目。须照原文著录。 几种情况： （1）单份文件没有题名的，依据内容拟写题名，并加 “〔〕”。 （2）单份文件题名不能揭示内容的，原题名照录，再 据内容另拟题名附后，加“〔〕” 。 （3）单份文件题名过长，在不丢失重要信息和损伤原 意情况下，可删除冗余部分，节略部分用“…”表示。 （4）案卷题名不能揭示案卷内容或题名过长的，一般 重新拟写著录。
4、文件编号* 包括发文字号、科研实验报告流水号、标准 规范文件的统编号、图号等。除年度号用
“〔〕”外，其余照原文抄录。其前加 “：”；若著录多个文件编号，用“；” 隔开。
5、责任者 即作者。只有一个责任者时，照原文著录， 其前加“∕”；多个责任者，著录居首 责任者， 被省略的用“〔等〕”表示。
1、文件级条目的著录：
GE5.15 2-53-107-8
41010 46 – 94
7.5cm
转发国务院批转国家教委关于改革高等院校毕业分配制度通知的通知：京〔1989〕56号/北京
市人民政府+国务院通知+国家教委报告+市计委、市高教局实施意见.—副本：通知.—内部：
永久.—19890702 .—8页：260mmx184mm.—教委报告不全，市计委、市高教局、市人事局 实施意见全无 国家教委报告分析了毕业生分配制度上存在的问题及进行改革的意见。国务院通知要求 各地区部门制定改革措施。北京市有关单位提出实施意见。 毕业生分配 高等院校 教育改革 制度 通知
2、文种* 依实际情况著录为命令、决议、指示、 通知等，其前加“：”。
8.3.3.3 密级与保管期限项 1、密级*
根据“GB 7156-1987文献保密等级代码”：
名称 公开级 国内级 内部级 秘密级 机密级 绝密级 数字代码 0 1 2 3 4 5 汉语拼音代码 GK GN NB MM JM UM 汉字代码 公开 国内 内部 秘密 机密 绝密
第二步，将许多条目，按照一定方法，组织 成一个有机体系，形成档案检索工具。


8.3.1.2 档案著录原则
1、客观性原则

2、力求内容准确，形式一致，符合标准化
8.3.2 档案著录格式

有两种类型：表格式和段落式。根据《档案 著录规则》，主要采用段落式。段落符号式条 目格式式例：
档案馆代号 电子文档号 缩微号
8.2.2 按编制方式分的检索工具
8.2.2.1 目录 是将所著录的条目按照一定次序编排而成的 检索工具。主要有： 1、案卷目录 2、全引目录 3、归档文件目录 4、全宗目录 5、分类目录 6、主题目录 7、专题目录
8.2.2.2 索引 将档案的某一部分分特征以及出处著录出来， 并按照一定秩序编排的检索工具。主要有： 1、文号索引 2、人名索引 3、地名索引
6、附件* 只著录附件题名，其前加“+”号；多个附件 的，应逐一注明，各附件前均加“+”号；附件 过长，可节略，节略部分用“…”表示；自
拟附件题名前加“〔〕”。
8.3.3.2 稿本与文种项 1、稿本* 依据实际情况著录为草稿、定稿、手稿、草 图、原图、底图、蓝图、正本、副本、原版、 试行本、修订本、影印本、各种文字本等，其 前加“. －”。
8.1 档案检索概述
8.1.1 档案检索的含义和一般过程
8.1.1.1 含义 档案检索是对答案干信息进行系统存储和根 据需要进行查找的工作。 8.1.1.2 档案检索的一般过程
著录标引
编制
检索工具
确定
查找内容
查找
存储
查检
8.1.2 检索效率
8.1.2.1 含义 检索效率是指在检索过程中满足利用者需求 的全面性和准确性的程度，这是衡量档案检索 系统性能与质量的一个最基本指标。
直接提炼主题词为“农田基本建设”
2、分解转换 如：《关于青少年犯罪问题的报告》，先提炼主题概念
为“青少年刑事犯罪”，然后根据词表分解转换为“青 少年犯罪”和“刑事犯罪”。
3、组培转换
如：《第三季度熊猫牌电视机市场调查报告》，其中 “熊猫牌电视机”这一主题概念转换为“熊猫牌商品+ 电视机”
查准率=60 ∕（60+40） x100%=60%
8.2 档案检索工具
8.2.1 档案检索工具分类 按照编制方式分，检索工具可以分为目录、索引和指
南。 按照载体分，可分为书本式检索工具、卡片式检索工 具、缩微目录和机读目录。 按检索范围分，可分为全宗检索工具、若干全宗检索 工具和以若干档案馆档案为对象的检索工具。 按功能分，可分为馆藏性检索工具、查找性检索工具 和介绍性查找工具。