档案检索

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采购档案检索办法

1. 概述

本文档旨在制定一套简单而有效的采购档案检索办法，以便优

化企业内部的采购流程和管理。此办法适用于需要检索和查找采购

档案的各个环节。通过规范化、统一化的档案管理，可以提高工作

效率，降低人力资源成本，并确保采购档案的准确性和完整性。

2. 档案分类

为了方便检索和管理，采购档案应根据其内容和属性进行分类。以下是常见的采购档案分类：

- 供应商档案：包括供应商合同、企业资质、供货质量评估等

档案的检索

馆藏申新纺织企业联合全宗包括申新纺织总公司、申新纺织厂总管理处、申新一、五、六、九厂和荣丰纺织股份有限公司等单位档案5301卷，排架长度57.7米，起止时间是1906年至1958年。该全宗档案已经系统整理，编有案卷目录3册．
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该全宗档案主要内容为：
1、申新纺织总公司有工商部给荣宗敬聘函，荣宗敬、荣德生的寿启和讣告。申新系统企业史料12 册，30周年纪念册；设立登记和商标注册文件，各厂调查表；茂新、福新面粉公司商标一览表；……………… 2、申新纺织厂总管理处有该处董事会成立会议录，管理委员会会议录，工务处、业务处处务会议录、
库。
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常用的档案检索工具： 1. 案卷文件目录案卷文件目录又称全引目录，是以全宗为单位将案卷目录与卷内文件目录相结合按一定次序编排而成册。
2. 分类目录
分类目录是依据分类表按照分类标识以一定次序编排而成的一
种档案目录。
3. 主题目录
主题目录是依据主题词表按照主题标识以一定次序编排而成的
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档案信息存储阶段的主要内容一是著录标引二是编制检索工具
档案信息查检阶段的主要内容第一要确定查找内容第二则是实施查找
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（三）档案检索的语言
为了提高档案检索工作的质量，在档案检索中需要使用专门的检索语言，检索语言也称为标引语言，是根据检索的需要而编制的一种专门语言。它是存储与查找之间的桥梁。

档案的检索

中国档案主题词表
词间关系
（1）等同关系：指两个或几个概念相同或相近的主题词之间的关系。在主表中正式主题词与非正式主题词必须相互对应。（2）属分关系：是指概念上具有隶属关系的一系列主题词之间的关系。属概念词即上位词，分概念即下位词。上位词、下位词在主表中必须相互对应。（3）相关关系：是指主题词之间不存在等同关系和属分关系，而具有其他密切的关联，在标引和检索时需要参考的一种相互参照关系。参照关系在主表中必须相互对应
三、《中国档案主题词表》简介（一）主表（二）范畴索引（三）词目首字笔画检字表
（一）主表
即字顺表，由全部词目排列组成。词目按汉语拼音结合汉字字形排列。主表中词目结构由汉语拼音、款目主题词、范畴号、注释、词间关系等项目组成，例如：
解析
词目结构中注释、范畴号、此间关系这三个项目的含义是： 1、注释。是对主题词所做的简要说明。 2、范畴号。款目主题后均注有该主题词在《范畴索引》中的范畴分类号。借助范畴号可以在《范畴索引》中查寻与该主题词同属一类的有关主题词。 3、词间关系。《中国档案主题词表》的词间关系有等同关系、属分关系和相关关系三种，其含义和符号如表：
每一种检索语言都对其包容的全部检索标识进行有规律的系统排列，如分类语言采用系统排列法，主题语言采用字顺排列法。检索语言有两大类：一类是分类语言，一类是主题语言。
二、《中国档案分类法》简介（一）《中国档案分类法》的分类原则与用途（二）《中国档案分类法》的结构与使用方法

档案管理指南(完整详细版)

1. 介绍

2. 档案分类

3. 档案存储

4. 档案检索

5. 档案保护和安全

6. 档案处理和销毁

1. 介绍

本指南旨在提供档案管理的完整详细信息，以帮助组织有效管理和保护其档案。档案是组织重要的信息资产，正确的管理将有助于提高工作效率和风险管理。

2. 档案分类

为了更好地管理档案，我们建议根据以下几个方面进行分类：

- 档案类型：例如合同、报告、信函等。

- 档案日期：按照时间顺序进行分类，例如年份。

- 档案部门：根据不同的部门或业务功能进行分类。

- 档案主题：按照档案所涉及的主题进行分类。

通过合适的分类方式，可以更快速地检索和访问所需的档案。

3. 档案存储

档案的存储至关重要，以下是一些存储策略和建议：

- 选择合适的存储介质：硬盘、云存储或纸质档案柜等。

- 建立合适的存储结构：按照档案分类的方式设置存储位置。

- 标记和标识：对档案进行标记和标识，以便快速识别和检索。

- 保持存储环境：保持适宜的温度和湿度，避免日光直射和潮

湿环境。

4. 档案检索

有效的档案检索将提高工作效率和减少时间成本。以下是一些

建议：

- 定义检索规则：明确搜索关键词、日期范围和其他相关条件。

- 使用分类索引：建立分类索引，使档案能够按照特定标准进

行快速检索。

- 数字化档案：将档案数字化，利用文档管理系统进行快速检索。

5. 档案保护和安全

档案的保护和安全至关重要，以下是一些保护措施：

- 访问控制：限制档案的访问权限，并确保只有授权人员能够

访问。

- 灾难恢复计划：建立灾难恢复计划，确保档案在灾难事件中

档案检索系统的设计与实现—免费毕业设计论文

档案检索系统的设计与实现—免费毕业设

计论文

1. 简介

本文旨在介绍一个档案检索系统的设计与实现方案，该系统将

帮助用户有效地管理和检索档案信息。通过该系统，用户可以快速、准确地找到所需的档案信息，提高工作效率。

2. 系统需求

为了设计并实现这个档案检索系统，需要满足以下系统需求：

- 用户管理: 系统应具备用户管理功能，包括用户注册、登录、

权限管理等。用户管理: 系统应具备用户管理功能，包括用户注册、登录、权限管理等。

- 档案录入: 系统应提供档案录入功能，允许用户将档案信息添

加到数据库中。档案录入: 系统应提供档案录入功能，允许用户将

档案信息添加到数据库中。

- 档案检索: 用户可以通过关键字、日期范围等方式进行档案检索，系统将根据用户的查询条件快速返回相关档案信息。档案检索: 用户可以通过关键字、日期范围等方式进行档案检索，系统将根据

用户的查询条件快速返回相关档案信息。

- 档案分类: 系统应具备档案分类功能，将档案信息按照一定的

规则进行分类，方便用户快速定位所需的档案信息。档案分类: 系

统应具备档案分类功能，将档案信息按照一定的规则进行分类，方

便用户快速定位所需的档案信息。

- 档案编辑: 用户可以对已存在的档案信息进行编辑、更新等操作，保证数据的准确性和完整性。档案编辑: 用户可以对已存在的

档案信息进行编辑、更新等操作，保证数据的准确性和完整性。

3. 系统设计

3.1 数据库设计

系统的数据库将包含以下表格：

- 用户表: 存储用户的基本信息，包括用户名、密码、权限等。

用户表: 存储用户的基本信息，包括用户名、密码、权限等。

档案数字化检索方案

1. 背景

随着科技的迅猛发展，传统的档案检索方式已经显得过时且低效。为了提高档案管理的效率和准确性，我们计划进行档案数字化检索方案的实施。本文档将详细介绍该方案的目标、实施步骤以及预期效果。

2. 目标

本档案数字化检索方案的主要目标包括：

- 实现档案数字化并建立电子档案库；

- 提高档案检索的速度和准确性；

- 提升工作效率，节省人力和物力资源。

3. 实施步骤

3.1 档案数字化

为了实现档案的数字化，我们将采取以下步骤：

- 进行档案扫描：将纸质档案通过高速扫描仪转换为电子文件；

- 建立电子档案存储系统：通过建立电子档案库，统一存储和

管理电子档案，确保其安全性和可访问性；

- 标准化文件命名和索引：对每个电子档案进行命名和索引，

以便快速检索。

3.2 档案检索系统开发

为了提高档案检索的速度和准确性，我们计划开发一个智能化

的档案检索系统。该系统将采用以下步骤：

- 分析业务需求：根据不同用户的需求，确定系统的功能和特性；

- 设计系统架构：建立一个可扩展和易于维护的系统架构，并

确定数据存储和处理方式；

- 开发检索算法：利用先进的检索算法和技术，提高档案检索

的准确性和速度；

- 用户界面设计：确保用户界面简洁友好，方便用户进行检索操作。

3.3 培训和推广

为了确保方案的顺利实施，我们将进行培训和推广工作：

- 培训用户：针对系统使用者，提供专业的培训课程，使其能够熟练操作档案检索系统；

- 推广宣传：通过内部推广和宣传活动，向所有相关部门介绍该档案数字化检索方案的优势和重要性。

4. 预期效果

实施档案数字化检索方案后，我们预期将取得以下效果：

常用档案检索工具

1.归档文件目录

归档文件目录是以“件”为单位，依据《归档文件整理规则》整理档案的顺序组织起来的，固定归档文件位置，统计归档文件数量，监督、保护档案材料的一种管理工具；也是档案室最基本的使用较为频繁的一种检索工具。

它既是查找档案最基本的工具，又是编制其他检索工具所必须使用的工具。

档案室为开展利用工作和发挥归档文件目录的更大作用，还可将归档文件目录汇编成册印发机关单位各部门使用。

归档文件目录的汇编原则一般以全宗或年度为单位，或根据所有目录的数量状况编成一册或若干分册。

2.专题目录

专题目录是系统揭示档案室内有关某一专门题目档案内容和成分的一种检索工具。它的特点，是以专门题目为对象，把档案室有关某一专门题目的档案线索集中起来有利于档案工作人员按专题系统地查找档案材料，也便于利用者了解和查找有关题目的系统材料。

专题目录的编制方法大致如下：

(1)选题

选定专题是编制专题目录工作的一个特点，也是编制工作的重要环节。

专题题目的选择和确定对这一专题目录是否切合实际、是否具有

现实利用价值有着很大的关系。选定题目，一般应考虑机关单位各项工作的需要或一定的利用者某些特定的迫切要求，并根据本档案室所保存有关该题目档案材料的状况来确定。

(2)制订计划

对一些较大的专题，在编制工作开始之前应制订计划。计划的主要内容包括：

①专题的名称；

②题目内容大纲和选材标准，即草拟专题目录的系统分类方案及其说明；

③题目所包括的年限。

(3)选材

选材是在确定题目和拟定计划之后的一项重要工作，也是编制专题目录的一个特点。

档案内容查询方法

一、前言

档案是指记录历史事件、个人信息、组织机构等各种信息的文件或资料。档案管理是一项重要的工作，而查询档案内容也是其中一个重要的环节。本文将介绍档案内容查询方法，以帮助读者更好地了解和使用档案。

二、查询前准备

在进行档案内容查询前，需要做好以下准备：

1.明确查询目的：明确自己要查询的内容和目的，以便更加精准地进行搜索。

2.了解查询范围：确定需要查询的档案所在机构或部门，以及是否有相关权限。

3.获取查询工具：获取可以进行搜索和浏览的工具，如电脑、手机等设备，并安装相关软件。

4.了解查询方式：掌握不同机构或部门的查询方式和规定。

三、在线查询

1.国家档案馆网站

国家档案馆网站是全国最大的档案官方网站之一，提供了丰富的在线资源和服务。用户可以通过以下步骤进行在线查询：

（1）打开国家档案馆网站首页；

（2）选择“电子资源”选项卡，并选择“全文检索”；

（3）输入关键词并点击“搜索”按钮；

（4）根据搜索结果选择相应的档案文件进行查看。

2.各地方档案馆网站

各地方档案馆也都设有官方网站，提供了本地区的在线资源和服务。用户可以通过以下步骤进行在线查询：

（1）打开当地档案馆网站首页；

（2）选择“电子资源”选项卡，并选择“全文检索”；

（3）输入关键词并点击“搜索”按钮；

（4）根据搜索结果选择相应的档案文件进行查看。

3.图书馆网站

一些大型图书馆也提供了档案查询服务。用户可以通过以下步骤进行

在线查询：

（1）打开图书馆网站首页；

（2）选择“电子资源”选项卡，并选择“全文检索”或“专题数据库”等选项；

档案检索流程总结

档案管理是一个组织或机构内部必备的重要环节，而档案检索是档

案管理中不可或缺的步骤。本文将对档案检索的流程进行总结，以帮

助读者更好地理解和应用于实际操作中。

一、前期准备

在进行档案检索之前，需要进行一系列的前期准备工作。首先，确

定检索的目的和范围，明确需要检索的档案种类和时间段。其次，制

定检索计划，确定检索的时间节点和人员分工。最后，清理档案库存，确保各个档案资料的存放位置和编号准确无误。

二、检索要求

在进行具体的档案检索之前，需要明确检索的具体要求和条件。根

据检索目的的不同，可以确定检索条件包括文件编号、文件名称、文

件日期、文件主题等。此外，还可以根据需要进行模糊搜索，以更好

地满足实际需求。

三、档案检索流程

1. 档案查询

根据检索要求，进行档案查询。可以利用电子档案管理系统进行查询，也可以通过人工查找档案目录和索引进行查询。根据档案编号或

关键词进行查找，并记录查询结果。

2. 档案审核

在进行档案检索之后，需要进行档案审核。审核的目的是确认检索

结果的准确性和完整性，避免遗漏或错误的信息。同时，还需要核对

档案的完好性和可读性，确保所查找到的档案符合要求。

3. 档案复制

在确认所查找的档案符合要求后，需要进行档案复制。复制的方式

可以根据具体情况选择，可以是打印纸质档案，也可以是电子复制。

在复制的过程中，需要保证档案的保密性和安全性，并记录复制的数

量和存放位置。

4. 档案归档

复制完成后，需将档案归档。归档的目的是将检索到的档案重新放

回到原来的位置，确保档案的有序性和可追溯性。归档时需要根据档

档案检索作用及方法

档案检索的作用是为了方便使用者提高档案、资料的查准、查全率，档案检索工作采取手工检索与计算机检索两种方式，为使用者提供档案借阅服务。

编辑本段计算机检索

计算机检索方面一般采用软件管理，可对馆藏档案进行案卷级、文件级条目检索和全文查阅。

编辑本段手工检索

手工检索工具大体上分三种类型：

编辑本段一、以馆藏全部档案为对象的检索工具有

《档案馆指南》、《全宗名册》、《档案存放地点索引》、《分类目录》等。

1、《档案馆指南》

《档案馆指南》，是一种叙述式的报导性工具书，是档案馆必备的检索工具。它全面介绍和报导档案馆的基本情况，馆藏档案和资料内容，指导利用者查阅利用档案、资料。包括“前言”、“目录”、“档案馆概况”、“馆藏档案介绍”、“附录”等部分。

前言：包括编著指南的目的和作用，指南的框架、结构、使用方法、编著指南的简要过程，参加编著工作的人员及其它需要说明的问题。

目录：是由指南各章节的题目及其所在的页号组成，供利用者检索。

档案馆概况：包括档案馆历史沿革，馆藏档案综述、馆藏资料综述、检索工具情况、汇编出版档案资料情况以及利用工作综述等部分。

馆藏档案介绍：馆藏档案依其实际整理、保管的体系为单位，立档单位整理保管的档案，以全宗为单位；按类别、项目等整理、保管的档案，以相应的类项为单位，分别进行介绍。

馆藏资料介绍：对馆藏档案有重要补充和辅助作用的资料逐类予以介绍，一般性资料不作具体介绍。

附录：是指附于正文之后与正文内容有关的文字、图表等材料。

2、《全宗名册》

《全宗名册》，是一种总揽全局，脉络清楚，书本式的具有查找性兼报导性的检索工具。它揭示馆藏全部全宗，按单位依次赋予全宗代号，标明目录单位，目录号以及该单位进馆档案的成份和总卷数，并按年代标明进馆档案的起止卷号和卷数，是档案馆的一本总帐，通过它可以了解一个档案馆内全部全宗的基本情况。

档案内容查询方法

一、引言

档案内容查询是指通过一定的方法和工具，对档案中的内容进行检索和查找。这是在大量信息积累和快速信息传播的时代，方便用户根据自己的需求快速准确地查询到所需信息的重要工具。本文将从不同的角度和层面，详细探讨档案内容查询方法。

二、关键词检索法

关键词检索法是目前最为常见和直接的一种档案内容查询方法。用户可以通过输入关键词，利用查询工具进行搜索，系统将根据关键词的匹配程度和搜索算法给出相关的档案内容。

2.1 基本操作

1.打开档案查询系统；

2.在查询输入框中输入关键词；

3.点击”查询”按钮；

4.系统将返回相关的档案内容列表。

2.2 提高查询准确度的技巧

为了提高查询准确度，以下是几个值得注意的技巧：

•使用具体的关键词：尽量使用具体而明确的关键词，避免使用模糊或泛指的词汇；

•利用搜索引擎的高级搜索选项：搜索引擎通常提供一些高级搜索选项，例如在特定网站中搜索、限定时间范围等，利用这些选项可以更精确地筛选出所

需内容；

•使用引号：如果需要查询一个固定的短语或特定的词组，可以使用引号将其括起来，以确保搜索结果更精确。

三、分类检索法

除了关键词检索法，分类检索法也是一种常用的档案内容查询方法。分类检索法是将档案内容按照一定的分类标准进行分门别类，用户可以根据自己的需求选择相应的分类进行查询。

3.1 分类标准

分类标准可以根据不同档案的特点和内容进行设定，以下是几种常用的分类标准：

1.按档案形式分类：如文件、图片、音频、视频等；

2.按档案主题分类：如科技、历史、艺术等；

3.按档案时间分类：如年代、时期等。

档案检索工具

一、档案检索工具的划分

档案检索工具是以一定的形式揭示和介绍馆室藏,积累档案线索和查询档案材料的手段,进行档案管理和提供利用的工具;

1按检索手段

手工检索工具和机读检索工具;

手工检索工具：以人工查检的各种目录、指南、索引等;有卡片式和书本式;

机读检索工具：是借助计算机等手段形成和使用的检索工具,如机读目录、缩微目录等;

2按功能

查检性检索工具、介绍性检索工具和馆室藏性检索工具;

查找性检索工具：为查找检索档案而编制的;有分类目录、专题目录、主题目录等;

介绍性检索工具：亦称工具书;有全宗指南、档案馆指南等;

馆室藏性检索工具：反映馆室藏档案分类整理、排列体系,为管理馆室藏档案而编制的检索工具;有全宗目录、案卷目录等;

3按使用对象

公务检索工具和开放检索工具;

公务检索工具：为满足内部工作人员因档案管理和开展利用的需要而编制的各种目录和索引;有案卷目录、文件目录等;

开放检索工具：为配合档案开放的需要而编制的检索工具;有开放档案目录、档案馆指南、全宗指南等;

二、常用档案检索工具

1全宗目录

又称全宗名册,是介绍档案馆室所藏全部全宗简明情况的一种检索工具;

目录项目内容：全宗号、全宗名称、全宗内案卷数量、起止年度等;

2案卷目录

是以案卷为单位,依据档案整理顺序排列组织起来,揭示和介绍一个全宗或某一部分档案内容和成分的一种检索工具;

目录项目内容：案卷号分档案室编、档案馆编、案卷题名、年度、页数、保管期限、备注;

3卷内文件目录

是把某一案卷卷内文件依整理顺序排列组织起来,揭示和介绍一个案卷内文件内容和成分的一种检索工具;

档案管理规定的查询与检索

档案管理规定的查询与检索档案管理是一项非常重要的工作，它涉及到对大量的文件和资料进行整理、存储、检索等环节。在档案管理过程中，查询与检索是其中关键的环节之一。本文将就档案管理规定中的查询与检索进行探讨，并对档案管理中的一些相关概念进行解释和说明。

一、档案查询与检索的定义

档案查询是指通过某种方式寻找和获取需要的档案信息的过程。档案检索是指根据特定需求，在档案系统中进行选取、提取和组合所需档案的过程。综合起来，档案查询与检索是为了满足用户对档案信息的需求，通过系统化的方法和手段找到、获取、提取和输出相关的档案数据和文件。

二、档案查询与检索的目的与重要性

1. 档案查询与检索的目的

- 提高档案信息的利用效率：通过查询与检索，可以快速找到所需的档案信息，提高了档案信息的利用效率，避免了信息分散和浪费。

- 保护档案信息的完整性和准确性：查询与检索可以确保档案信息的完整性和准确性，避免信息遗漏或错误的出现。

- 支持决策和管理：查询与检索为决策和管理提供了基础和支持，使得处理和利用档案信息更加科学和高效。

2. 档案查询与检索的重要性

档案查询与检索在档案管理中起着重要的作用。首先，它可以提高工作效率，减少重复工作和时间成本。其次，查询与检索能够保证档案信息的完整性和准确性，确保相关工作的顺利进行。最后，它还可以为管理和决策提供依据，为机构的发展和决策提供有力支持。

三、档案查询与检索的方法与步骤

1. 档案查询的方法与步骤

（1）了解查询需求：明确查询的目的、范围和条件，明确需要查询的档案信息。

（2）明确查询方式：根据查询的目的和条件，选择适当的查询方式，例如按文件名称、文件号码、文件日期等进行查询。

谈怎样建立档案机关检索工具体系

【摘要】

建立档案机关检索工具体系是提高档案管理效率和质量的重要举措。本文首先介绍了建立档案机关检索工具体系的重要性，并概述了

文章的内容。然后从确定检索工具的需求和目标、选择合适的检索工

具类型、建立和完善检索工具的规范化标准、培训工作人员使用检索

工具、定期评估和更新检索工具体系等方面详细阐述了建立档案机关

检索工具体系的关键步骤。总结了建立档案机关检索工具体系的关键

步骤，展望了未来建立档案检索工具体系的发展方向。通过本文的指导，可以帮助机关建立健全的档案检索工具体系，提高档案管理效率，满足信息检索的需要。

【关键词】

建立档案机关检索工具体系，重要性，需求，目标，选择类型，

规范化标准，培训工作人员，评估，更新，关键步骤，发展方向

1. 引言

1.1 介绍建立档案机关检索工具体系的重要性

在现代社会，信息量呈指数级增长，各种机关的档案资料也在不

断积累。如何有效地管理和检索这些档案资料，成为了一项重要的任务。建立档案机关检索工具体系，就是为了更好地利用这些信息资源，提高工作效率，保障信息安全。

建立档案机关检索工具体系可以帮助机关更快速、准确地找到所

需的资料，节省检索时间，提高工作效率。建立规范的检索工具体系，可以降低信息管理的风险，防止信息被不当使用、泄露或丢失。通过

建立档案机关检索工具体系，可以提高机关的信息管理水平，促进信

息资源的共享和流通，实现信息资源的最大化利用。

建立档案机关检索工具体系是一项重要的工作，不仅关乎机关工

作效率和信息安全，也是提升机关管理水平和服务质量的关键举措。

查询档案所在地的方法

一、通知单位查询

二、网上查询

目前，许多国家都建立了相关的档案查询网站，提供了在线查询档案所在地的服务。用户可以通过这些网站输入相关的个人或者组织信息，进行查询。网上查询的优点是方便快捷，可以随时随地进行查询。然而，由于个人信息的敏感性，网上查询也存在一定的风险，需要注意个人信息的保护，选择正规可信的查询网站。

三、实地查询

四、当地政府查询

综上所述，查询档案所在地的方法有通知单位查询、网上查询、实地查询和当地政府查询等。根据不同的情况选择合适的查询方式，并注意个人信息的保护和查询要求的遵守，能够更有效地查询到档案所在地的准确信息。

档案查阅须知

一、档案查阅的目的和意义

档案是记录历史、证明事实、保障权益的重要载体，查阅档案有助于了解历史、研究学术、解决问题等。因此，档案查阅具有重要的目的和意义。

二、档案查阅的适用人群

档案查阅面向广大公众，包括但不限于研究人员、学生、法务人员、企事业单位工作人员等。

三、档案查阅的基本流程

1. 登记与预约：前往档案馆或相关机构，按规定进行登记和预约手续。

2. 审核与审批：档案馆或相关机构对申请人的身份、目的等进行审核，并决定是否批准查阅。

3. 档案调阅：申请人按照预约时间前往档案馆，由工作人员协助调阅所需档案。

4. 查阅与复制：申请人可以在规定的查阅区域查阅档案，并根据规定进行复制、拍照等操作。

5. 归还与结案：查阅结束后，申请人应将档案归还给档案馆，并办理结案手续。

四、档案查阅的注意事项

1. 遵守规定：申请人应严格遵守档案馆的规定和管理制度，不得擅自移动、涂写、损坏档案资料。

2. 保护档案：申请人在查阅档案时应妥善保护档案资料，不得随意折叠、撕毁或遗失。

3. 合理使用：申请人应合理利用查阅时间，不得滥用查阅权益，保证其他人员的正常查阅。

4. 注意安全：申请人在档案馆内应注意人身安全和财产安全，遵守档案馆的安全管理规定。

5. 尊重隐私：在查阅个人隐私档案时，申请人应严格遵守隐私保护法律法规，不得泄露他人隐私信息。

五、档案查阅的权益和责任

1. 权益：申请人有权利按照规定查阅档案，了解真实情况，保障自身合法权益。

2. 责任：申请人应尊重和遵守档案馆的规定，爱护档案资料，合理使用查阅权益。

相关主题

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7
（1）分类号。根据《中国档案分类法》和“GB/T 15418—1994”的有（2）档案馆代号。根据《编制全国档案馆名称代码的实施细则》对本（3）档号。它是档案室（馆）在整理和管理档案过程中以字符形式赋（4）电子文档号。它是档案馆（室）管理的电子文件的一组符号代码。（5 （6
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任务10
1 为了便于识别各著录项目、小项及其内容，著录时必须添加如下规定的
标识符（见表10-2 2 （1）除了“题名与责任者项”“排检与编号项”之外，各项目连续著
—”号，如遇回行不可省略，但各项目另起段落
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任务10
（2
—”占两个格，回行时不宜拆开；其他标识符只占一格。
（3）当某一项目缺少第一小项时，应将现在位于首位的小项的原规定
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任务11
（1 （2
时间：20070412
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任务11
（1 （2）全宗概况：介绍档案来源、数量、整理、保管、鉴定及编制的检
根据以上内容和形式特征就可按规定格式制作检索卡片以及各种目录，如表11-8
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谢谢观赏
表10-1 文件密级对应表
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任务10
（1 （2）数量及单位：2 （3）规格：A4纸型（210mm×297mm
（1 （2）提要项：决定成立星月实业集团人力资源部，同时任命×××为
星辰实业集团综合办副主任兼人力资源部经理，并规定了星月实业集团
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任务10
（1）分类号：根据《中国档案分类法》和“GB/T 15418—1994”的有
（2）选材。选材要全面、精确。为确保全面，可以先列出有关全宗或案卷的名单，而且范围应尽量广泛一些；为确保精确，应再从各个全宗或案卷中把有关的档案材料挑选出来，而后通过对有关材料进行分析对比，挑出最合适的材料。
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任务11
（3）填卡。填卡可以和选材结合进行。填卡可以一文一卡，也可以一卷一卡。填卡的形式可参见档案著录卡片，也可结合实际突出专题特点。
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任务11
3 主题目录是将文件或案卷的主题词按字顺排列而成的一种检索工具。其
优点是专指性强，查找方便，查准率高，尤其计算机检索。主题卡片目
（1）编制条目。一般是一文一卡，将该文件的主题词按一定的顺序著录在卡片上，形成一个条目。
（2）排列。主题卡片目录是按照字顺排列的，字顺包括汉语拼音、部
表11-5 年文件字号目录
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表11-6
返回
表11-7 专题人名索引表
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表11-8
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名。说明题名文字是指在题名前后对档案内容、范围、用途等的说明文（4）文件编号。它包括发文字号、科研试验报告流水号、标准规范类（5）责任者。也称作者，指对档案内容进行创造、负有责任的团体和（6
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任务10
2 （1）稿本。它包括草稿、定稿、手稿，草图、原图、底图、蓝图，正（2 3 （1）密级。文件的保密等级，其名称与代码见表10-1 （2）保管期限。根据档案价值确定的档案应该保存的时间，一般分为 4
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任务10
（4）著录条目的形式为卡片时，卡片尺寸为12.5cm×7.5cm，著录时卡片四周均应留1cm空隙。如果卡片正面著录不完，可接背面连续著录，并在正面右下角用“（）”注明“接背面”。背面著录时原顺序、格式
著录格式是著录项目在条目中的排列顺序及其表达方式。《档案著录规则》中规定了案卷级和文件级两种条目著录格式。案卷级条目著录格式及文件级条目著录格式，如图10-2及图10-3
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档案室的工作人员为了查找档案资料，开展档案的提供利用工作，需要
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任务11
编制档案检索工具要符合国家的各种规范和与国家文献管理的标准相一致，要想科学、合理的建立档案检索体系，要根据公司的实际情况和要求，编制出能突出室藏又能满足需求的检索工具，要立足于提高检索效率，规范、标准地编制。为今后查找方便，应将文件详细的检索。掌握了检索体系、检索工具的种类、检索工具编制之后，就可以按照规定格
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任务11
4 专题目录是集中、系统地揭示某一专题档案内容和成分的检索工具。其
优点是内容具体，针对性强，非常便于查找。而且其兼具分类目录和主题目录的某些功能。专题目录大多也以卡片的形式编制，专题卡片目录
（1）选题。选题是编制专题目录的关键。选题有两种形式，一是主动选题，二是被动选题 .
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任务10
(1)著录用文字必须规范化。汉字必须是规范化简化汉字,外文与少数民族文字必须依照外文与少数民族文字书写规则。文件编号项、时间项、载体类型与形态项、排检与编号项中的数字一律用阿拉伯数字。图形及符号应照录，无法照录时可改为其他的相应内容，并加“［
(2)档案的著录信息来源于被著录档案。单份文件或一组文件著录时主要依据文头、文尾，一个或一组案卷著录时主要依据案卷封面、卷内文件目录、备考表等，被著录档案本身信息不足时可参考其他有关档案材料。
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任务11
（1）立档单位历史和全宗概况。立档单位历史主要介绍立档单位的名称、隶属关系、性质、任务、内部组织机构、主要领导人等方面的情况和沿革。全宗概况主要介绍档案的来源、数量、整理、保管、鉴定情况
（2）全宗内档案的内容与成分。这部分是全宗指南的主体，具体介绍全宗内各部分档案的内容与成分。介绍时一般以案卷为单位进行，叙述方式有两种：一是以问题为主线，按整理时原划分的类目逐一介绍；二
（2 （3）档号：由全宗号—案卷目录号—案卷号— （4）电子文档号：是档案馆（室）管理的电子文件的一组符号代码。（5）缩微号：档案馆（室）赋予档案缩微制品的编号，如果文件未作
（6）主题词：集团、资源、
根据以上内容和形式特征就可按规定格式制作著录卡片，如图10-4所示。
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任务11
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任务10
著录项目是指揭示档案内容和形式特征的记录事项。它包括题名与责任说明项、稿本与文种项、密级与保管期限项、时间项、载体形态项、附
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（1）正题名。它是档案的主要题名，一般指单份文件文首的题目和案
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任务10
（2）并列题名。它是以第二种语言文字书写的与正题名对照并列的题（3）副题名及说明题名文字。副题名是解释或从属于正题名的另一题
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任务10
5 （1）它分为甲骨、金石、简犊、缣帛、纸、唱片、胶片、胶卷、磁带、
（2 （3 6 （1）附注项。它指档案中需要解释和补充说明的地方。有则录，无则
（2）提要项。它是对文件和案卷的简介和评述，简明扼要，准确清楚，文字流畅，一般不超过200
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任务10
表10-2
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表10-2
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图10-1 档案著录段落符号式条目格式图
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图10-2 案卷级条目著录格式
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图10-3 文件级条目著录格式
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图10-4 著录卡片
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表11-1 档案检索工具的分类
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表11-2 案卷文件目录表一
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表11-3 案卷文件目录表二
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表11-4
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任务10
根据“扬人字〔2007〕15号”文件的特点，适合采用段落符号式条目格式进行著录，根据著录项目逐条分析文件的内容与形式特征，按照以下
（1 （2 （3）文件编号：扬人字〔2007〕15 （4 （5
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ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
任务10
（1 （2
（1 （2
时间：20070412
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任务10
2 实际工作需要使用表格式条目时，其著录项目应与段落符号式的条目格无论著录对象为单份文件、单个案卷还是一组文件或一组案卷，均按以
上两种格式依次著录。著录条目的形式为卡片式时，卡片尺寸一般为 12.5cm×7.5cm，著录时卡片四周均应留1cm空隙，如卡片正面著录不
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任务11
根据以上所学内容，采用几种适合的目录，根据目录项目逐条分析文件
（1 （2 （3 （4 （5）目录：案卷文件目录、分类目录、主题目录、专题目录、文号索
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任务11
（1）案卷文件目录：见表11-2、表11-3 （2 （3 （4 （5）文号索引：见表11-4、表11-5 （6）人名索引：见表11-6、表11-7
（4）分类和排列。分类可根据内容或结构情况，采用问题、时间、地区等标准进行。卡片的排列可采用“类—年度—重要程度”或“类—问题—
5 文号索引是以文号为检索途径，揭示每份文件部分特征的检索工具。文
号索引通常采用表格式，编制方便，查找迅速。例如：文档对应文号索引的格式（见表11-4
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任务11
表内每页100格，代表100件发文，固定数字代表文号，如“01”代表第一号发文，“99”即第99号发文，满100号时即在“00”前注上“1”。 101号自第2页第一号起。这样，1至100号在第1页，101至200号在第2
编制文号目录，先把需要编制的案卷找出来，逐卷逐件翻阅，把文件号和档号等填入印制好的文号目录表内。文号目录表一般按文件责任者或年度装订成册。年文件字号目录见表11-5
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任务11
6 人名索引是将档案中涉及的人名及其简要情况著录下来，集中排列并指
（1）综合性人名索引。它是将室藏档案中所涉及的全部人名都编成索引。其内容和格式见表11-6：
7 全宗指南是以文章叙述的方式揭示某一全宗情况的检索工具。全宗指南
属于介绍性检索工具，不但对于宣传报道全宗的内容具有独特的作用，
—”
（4
（5 （6
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任务10
《档案著录规则》中规定一般使用段落符号式的条目格式。实际工作需要时也可以使用表格式条目格式。
1 （1）段落符号式条目格式将著录项目划分为四个段落。档案著录段落
符号式条目格式，如图10-1 （2）实际工作中需要使用表格式条目时，其著录项目应与段落符号式（3）无论著录对象是单份文件、单个案卷，还是一组文件或一组案卷，
模块5 档案检索
1 任务10 档案著录 2 任务11 档案检索工具
任务10
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档案室的工作人员为了编制档案目录，需要根据国家的有关标准对公司的“扬人字〔2007〕15号”发文进行著录（见附录22
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任务10
准确规范的档案著录是编制档案检索工具的基础，此项工作必须按1999 年发布的国家行业标准《档案著录规则》（DA/T18—1999）进行。要想准确规范地著录，必须首先分析文件的内容与形式特征。这是扬帆集团的一份内部发文，同时有纸质和电子文件两种形式，文件的内容与形式较为规范，段落符号式条目格式的著录格式。为今后查找方便，应将文件的具有检索价值的特征详细著录。掌握了著录项目、著录符号及使
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任务11
档案检索工具是揭示档案室保存档案的内容和成分，指明档案存贮线索（1）存贮职能。（2）检索职能。
表11-1
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任务11
1 它是将案卷目录和卷内文件目录的内容结合在一起而形成的目录名册，
编制案卷文件目录，只需把案卷目录和卷内目录依次打印，或复印剪贴后装订起来即可。案卷文件目录的格式见表11-2和表11-3 2 分类目录是以档案馆（室）全部（或主要部分）档案为著录范围，按《档案著录规则》著录成文件级或案卷级条目，依照《中国档案分类法》主表体系分类排列而成的一种综合性检索工具。
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任务11
分类目录主要以卡片的形式编制，编制时一般以案卷为单位，即一卷一（1）填卡。按照《档案著录规则》的规定，把有关内容分成条目格式（2）排列。如果档案室保存的有不同时期的档案，应首先按时期分开，
反应同一时期内容的卡片要排列在一起，然后，在每一时期内，依据《中国档案分类法》的体系，把卡片按大类、属类依次排列；在每一类（3）设置指引卡。由于分类卡片目录数量大，各类之间应用指引卡分开。