浅谈集团公司采购管理模式

浅谈集团公司采购管理模式

审计部赵天迎

i.集团公司采购管理模式升级的必要性

随着公司规模扩大和业务范围的扩展，公司采购工作的业务量增大、采购人员增多、管理难度增加、采购资金周转困难加大等。公司应该告别现行的各个子公司各自为战，独立采购的模式，建立健全采购管理制度同时优化采购组织架构，向集团化、专业化采购管理模式升级。

集团采购管理模式有以下特点：

1、精简采购人员队伍，减少了集团的管理工作量以及各种工资、福利费用的支出，

降低了管理成本

2、取消各个二级库存点，大量的管理人员可以精简，并且各个分厂仓库保持较低

的存货水平，同样减少了管理费用；

3、较低的库存资金占用，为集团的资金运作注入了活力；

4、可以通过规模化采购，降低采购物资本身的价格；

5、可以强化对采购流程的管理，有利于流程的公开透明化，减少不合理费用；

ii.建立健全集团采购管理制度

集团公司采购管理的前提是首选建立健全采购管理制度。包括有《供应商管理制度》、《库存管理制度》、《采购作业操作流程》《招投标管理制度》《采购中的财务管理制度》、《采购岗位管理制度》《紧急采购管理制度》等。《供应商管理制度》应该包括有供应商资格评审制度、供应商评估制度、供应商质量管理制度、供应商供货的及时性等。《库存管理制度》应该包括库存周期、警戒库存、库存盘点制度、出入库管理制度等。《采购岗位管理制度》应该包括采购经理、采购主管、采购员的岗位职责、考评、工作流程等。

iii.集团采购组织框架

其中集团采购中心内部的组织架构应为如下图

其中综合管理部除了子公司采购管理科还应该包括有文员岗位，主要负责采购中心的文档管理工作以及人事考评工作。

iv.集团采购职责划分

1、集团采购中心的职责：

采购中心负责集中采购项目的具体实施工作，其主要职能是：

（一）负责制定采购政策和管理制度；

（二）负责制定采购计划（基于需求计划、库存状态、各种采购策略，制定各类物

品的年度采购、季度、月度采购计划）；

（三）负责监督需求计划、采购计划和采购计划执行情况，以及费用预算的执行情

况；

（四）负责配合公司审计部、财务部监控采购合同、订单执行情况；

（五）负责供应商信息管理（档案管理、合同管理、供应物资价格管理、供应商评

估），及采购信息收集和分析；

（六）负责整合各生产基地物料需求资源，提高与卖方的谈判力度，取得优惠的价

格和服务，降低采购成本；

（七）负责配合招标小组对确立集中采购项目及范围（包括供应商选择、采购立项、

采购人员组成、采购方式等）；

（八）负责配合招标小组对集中采购评标人员库组成人员的资格审核和组建；

（九）负责各生产基地、直属部协议或定点采购供应商的审核及采购价格的监控；

（十）负责对采购中心及生产基地、直属部采购人员的管理、考核和培训；

（十一）负责协调与企管、营销、质量、财务等中心及各生产基地、直属部的关

系；

（十二）负责组织单价超过3000元以上物资的采购审批；

（十三）负责各生产基地库存原辅料、包装材料、产成品的监控；

（十四）负责采购中心人员绩效管理以及任用、提升和辞退；

（十五）完成公司领导交办的其他工作

优点：

１）整合、优化采购资源，降低采购成本，提高企业竞争力；

２）制定合理的采购管理制度，设置合理的岗位职能，规范业务流程；

３）集成各环节信息，提高决策分析能力；

４）提高企业内部之间及与外部的信息交互速度，及时响应市场需求；

５）抓大放小，循序渐进，逐步提升企业管理信息化水平；

６）与供应商共赢

2、子公司采购部职责：

1）3000或者其他金额以下的零星采购。自主采购，备案处理。3000元以上的必须把询比价单传回公司采购中心审批。

2）集团采购定的执行。包含订单的下达、催货、收货、结账等。

3）子公司的采购需求申报、采购计划的编写等。

4）供应商开发、供应商管理等

5）领导交代的其他工作。

分公司采购业务职责如下图

v.集团采购相关技术应用

1、存货周转天数

存货周转天数的定义

存货周转天数(Days sales of inventory)是指企业从取得存货开始，至消耗、销售为止所经历的天数。周转天数越少，说明存货变现的速度越快。民间非营利组织资金占用在存货的时间越短，存货管理工作的效率越高。

存货周转天数的计算公式

存货周转天数=360/存货周转次数

存货周转次数=销售成本/存货平均余额

存货平均余额=(年初余额+年末余额)/2

也即，存货周转天数=360/存货周转次数=360/(销售成本/存货平均余额)=(360*存货平均余额)/销售成本={360*[(年初余额+年末余额)/2]}/销售成本

存货周转分析指标也可用于会计季度和会计月度等的存货周转分析。将360天对应的计算数值转换为90天和30天分别对应的计算数值即可。具体转换可参考例二。

存货周转次数也称存货周转率。

例一

甲公司2007年度产品销售成本为200万元，期初存货为50万元，期末存货为3 0万元。则：

存货平均余额=(50万元+30万元)/2=40万元

存货周转率=200万元/40万元=5次

存货周转天数=360天/5次=72天

例二

乙公司2008年6月的销售成本为80万元，存货期初额为150万元，6月当期存货130万元。则：

存货平均余额=(150万元+130万元)/2=140万元

存货周转次数=80万元/140万元=0.5714次

存货周转天数=30天(因为只有6月1个月)/0.5714次=52.5天

一般来讲，存货周转速度越快，存货的占用水平越低，流动性越强，存货转换为现金、应收账款等的速度越快。提高存货周转率可以提高企业的变现能力，而存货周转速度越慢则变现能力越差。

存货周转天数的意义

存货周转天数这个数值是越低越好，越低说明公司存货周转速度快，反映良好的销售状况。该比率需要和公司历史上的数据及同行业其他公司对比后才能得出优劣的判断。存货周转天数加上应收账款周转天数再减去应付账款周转天数即得出公司的现金周转周期这一重要指标。

存货周转天数表示在一个会计年度内，存货从入账到销账周转一次的平均天数（平均占用时间），存货周转天数越短越好。存货周转次数越多，则周转天数越短；周转次数越少，则周转天数越长。存货周转次数表示一个会计年度内，存货从入账到销账平均周转多少次。存货周转次数越多越好。

存货周转分析指标是反映企业营运能力的指标，可用来评价企业的存货管理水平，还可用来衡量企业存货的变现能力。如果存货适销对路，变现能力强，则周转次数多，周转天数少；反之，如果存货积压，变现能力差，则周转次数少，周转天数长。提高存货周转率，缩短营业周期，可以提高企业的变现能力。

存货周转速度反映存货管理水平。存货周转速度越快，存货的占用水平越低，流动性越强，存货转换为现金或应收账款的速度越快。它不仅影响企业的短期偿债能力，也是整个企业管理的重要内容。

2、什么是库存周转率

库存周转率是指某时间段的出库总金额（总数量）与该时间段库存平均金额（或数量）的比。是指在一定期间（一年或半年）库存周转的速度。

提高库存周转率对于加快资金周转，提高资金利用率和变现能力具有积极的作用。

库存周转率考核的目的在于从财务的角度计划预测整个公司的现金流，从而考核整个公司的需求与供应链运作水平。

很简单的算法，如某制造公司在2003年一季度的销售物料成本为200万元，其季度初的库存价值为30万元，该季度末的库存价值为50万元，那么其库存周转率为200/[（30+50）/2]=5次。相当于该企业用平均40万的现金在一个季度里面周转了5次，赚了5次利润。照此计算，如果每季度平均销售物料成本不变，每季度底的库存平均值也不变，那么该企业的年库存周转率就变为 200x4/40=20次。就相当与该企业一年用40万的现金转了20次利润！