新时代机关档案工作规范化建设的思考

新时代机关档案工作规范化建设的思考

摘要：现如今，随着机关的发展与进步，人们对机关档案管理工作也有了更高的要求，要求机关档案需实现规范化管理。然而，在当下机关档案管理工作中，其工作的方式方法明显缺乏规范性，在很大程度上影响了机关档案管理工作的效率，已经不能满足机关档案管理工作发展的需求。所以，在新形势下，必须要加强机关档案规范化管理，使机关档案管理的方法更加科学、规范、有效，从而促进机关档案管理工作效率的提升，以及质量的提高，推动机关档案管理工作的深入开展。

关键词：机关；档案工作；规范化

引言

在机关单位工作过程中形成的历史记录，即为机关档案，它具有重要的保存价值，并对领导决策、职能履行与正确贯彻执行国家方针政策、强化内部管理具有决定性的意义。所以，实现机关档案管理工作的规范化非常关键。鉴于目前我国部分机关档案管理工作仍旧欠缺规范化，管理水平难以满足实际需要，还影响到机关单位的正常运转，因此需要对加强机关档案规范化管理进行深入思考。

1机关档案管理规范化建设的重要性

机关档案指的是机关从事各项工作形成的真实记录，工作人员参考这些工作记录可以预测今后开展工作的方向，并从中借鉴工作方法和经验，维持国家政策的施行和社会秩序，保持国家决策的有效性、连续性，起着不可替代的凭证作用。换言之，机关档案是原始记录，如实反映机关在实际工作中的艰辛和取得的成果，对科学开展机关工作有重要意义，通过完整的档案可以了解机关工作的基本发展脉络，及时发现问题并总结经验，是宝贵的信息资源。当然，机关档案的重要价值在于挖掘及利用档案信息的效益，只有规范管理档案，才能做好信息挖掘利用工作，体现机关档案的价值。机关档案工作者研究档案管理的规范化建设不但有助于机关完善记录、有效运转，还为充实馆藏档案资料打下基础，为国家积累档

案财富，为人们提供原始凭证，为机关提高档案管理水平、建设和谐社会提供有效服务。特别是随着机关工作任务日益繁重，规范化的档案管理是机关提高工作质量的重要保障。

2机关档案管理工作现状及存在的问题

当前很多机关档案主要通过手工操作的方式来管理，除了要做大量的整理、归档工作以外，也为今后的检索带来不便。一些单位为让重要档案得到有效保护，会实行两套档案管理制度，导致在财力、人力和物力上的浪费。随着时代的快速发展，传统档案管理模式已经不能满足新时期要求，机关档案管理工作也更加注重速度与效率，这点需要尽快改进。对档案管理人员而言，必须具备较高专业能力，才能将机关档案管理做好。但是很多档案管理人员一般身兼数职，在机关档案管理工作上投入的时间与精力不足，加之人员变动比较频繁，也让这项工作无法稳定、持续开展。档案管理人员素质参差不齐，导致归档文件发生各种各样的问题，不能让机关档案得到规范化管理。个别档案管理人员对机关档案认识还停留在保密层面上，认为只有管理好机关档案即可，从而忽视了整理与分类工作。这使机关档案管理工作非常混乱，既不利于今后的查询与利用，也很难真正体现出机关档案的价值。

3加强机关档案规范化管理的策略

3.1增强对机关档案管理工作的重视程度

对于做好机关档案管理工作来说，加大宣传的力度是基本前提，要利用宣传档案的相关法律法规和管理规定，使机关领导和广大干部职工增强档案管理意识，提高对机关档案管理工作的重视程度，认识到机关档案管理工作的价值和意义，对机关档案管理工作端正态度，纳入日程，摆上位置，将机关档案管理人员、档案室主任、档案分管领导分别确定下来，并对各自的职责加以明确，推动机关档案管理规范化进程。

3.2完善现代机关单位档案的管理体制

从档案的收集、鉴定、保管与整理等任务中，构建统一的规范化管理系统，加强完善档案管理制度的规范性。应当明确机关单位涉及的所有需要归档的资料信息，由档案部门统一进行收集和整理，在归档环节中应当注重档案的质量保证，重视归档的具体细节例如证件与附件，关注档案整理的不同时间与资料的先后顺序等信息。其中档案资料的标题需要清楚填写，且避免任意改动。及时处理有破损或字迹模糊不清的档案资料，建立细节化明晰的归档细则，加强档案资料信息的完整性、真实性和系统性。

3.3重视机关档案管理数字化建设

将计算机应用到机关档案管理工作中，能够随时输入与更改，提升存储的密度，避免对空间造成浪费，这样机关档案将得到长期保持，也不容易出现破坏的问题。加快机关档案管理数字化建设，内部局域网能够提供网上查阅功能，让机关档案信息变得更加便捷。利用计算机收集与上传资料的过程中，必须认真进行分辨，提升信息录入的可靠性与准确性，要通过严格审查以后，才能将档案材料进行归档。材料在上传以后，应提升材料的保密性与真实性，对开放性档案而言，应确保只能可读，不能进行下载与修改。此外，还要注重安全性问题，通过配置高效防火墙，防止出现非法入侵的情况。同时，及时对病毒库进行更新，做好数据库加密工作，对重要数据信息进行备份，将用户权限设置好。这样机关档案管理数字化建设才能顺利开展，为实现规范化管理打下基础。

3.4提高机关档案管理人员的综合素质

人是促使机关档案管理工作有效进行的关键因素。所以，提高机关档案管理人员的综合素质是实现机关档案管理规范化的重要保证。要将现代技术与机关档案管理工作结合起来，达到高效、安全、精准的目的，让机关档案管理工作步入一个良性循环，这就要求机关档案管理人员积极主动提升自身素质，更新知识结构，在实践中不断进行自我总结完善，运用自身的机关档案管理知识，与现代信息相结合，对现代信息管理技术加以掌握，使自己成为复合型人才，提高机关档案管理人员的专业素质和综合素质。通过提升素质有利于推动机关单位档案管理规范化的实现。

3.5引进和利用现代化技术，更新档案管理规范化模式

档案管理人员应当利用先进设施与专业技术，对档案进行电脑目录输入、检索、统计档案年报的编制、扫描图纸及重大建设项目的档案登记任务。为实现机关单位文档的一体化管理，需要设计一系列适用于本单位实际工作情况的软件，来确保文档一体化有效实施。在电子档案管理方面，对需要永久保存的电子档案，例如建筑图纸、重要的文献材料和资源以及具有法律效力的文件凭证等，都应使用不可擦除型光盘；电子公文存储归档的光盘应该贴有标签提示。这些都是档案规范化管理任务中不可或缺的工作，只要奠定好规范化管理的基础，就可引领档案管理工作向高效有序的方向发展。

结语

总之，机关档案管理是一项复杂、系统的工作，为提升规范化、科学化水平，需要我们充分认识到机关档案管理工作的现状，不断改进管理工作方法，才能提升机关档案的利用率。因此，在信息时代背景下，我们还要将各种现代化技术利用起来，建立相应的管理制度，激发档案管理人员的工作积极性。只有这样，才能让机关档案管理工作更加规范、有序地进行，为机关单位的进一步发展奠定良好的基础。

参考文献

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