第七章 会议评估与会后落实
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《会议管理》 中国人民大学出版社 主编：杨锋
四、会议经费结算
会议经费结算三条原则： 一是经费结算按预算时列出的具体项目、数量、规格、 单价以及审批手续执行； 二是经费结算须按项目、责任人签名和国家有关财务制 度执行； 三是对变动预算支出内容和标准的项目，要凭会议主要 负责人审批过的预算调整报告结算。
《会议管理》 中国人民大学出版社 主编：杨锋
封闭型问卷的优势: 被调查者回答的问题标准化程度高，其资料有利于统 计，对不同的研究对象可做出对比分析；由于有目的地 列出了备选答案，为被调查者提供了思考依据，容易回 答。 封闭型问卷的劣势: 由于对问题的答案进行了限定，没给回答者留有发挥 其创造性或自我表达的机会，难于深入地发现和探究一 些特殊问题和探询到特殊群体的意见和观点。
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（三）访谈
（四）召开总结会
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七、会议评估表的设计
评估表格有两种： 一种是会议整体评估表； 一种是会议服务者个人或单项工作环节的评估表。 会议整体评估表主要有会议情况反馈表（见表7—1）、 会议效果分析表（见表7—2）、 会议管理评估表（见表7—3）、 会议服务质量抽样评估表（见表7—5）， 会议服务者个人或单项工作环节的评估表主要有主持人 的行为表现评估表（见表7—4）
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第五节
会议总结
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一、会议总结的意义
会议工作总结是对会议召开的目的、会议的策划与筹 备、会议的组织与宣传、经费筹措与使用、会议餐饮与住 宿服务、主持人的表现、会务工作等作的全面系统的总结。
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六、 会议评估的常用方法
（一）定量和定性评估
定量评估是采用量化方法将各种数字进行运算和统计 分析的评估类型。 定性评估是对会议项目的过程和结果进行性质描述、 分析和评价的评估类型。
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（二）调查问卷
1. 开放型问卷 优势是：可以收集到范围比较广泛的资料，可以比较深 入地发现和探究一些特殊问题，探询到特殊群体的意见和 观点。 劣势是：收集到的资料很难量化，难以进行统计分析， 需要对各种答案作进一步归纳整理，因此，要求评估者有 较强的资料分析能力。
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（11）与会者之间是否有争论不休的现象； （12）与会者是否与会议主席有争论； （13）视听设备是否正常； （14）会议议程是否按预定时间完成； （15）会场气氛是否热烈； （16）会议决议是否正确； （17）主持人是否总结会议的成果； （18）会议的欢迎宴会、欢送宴会是否安排得当； （19）参观、访问、游览活动安排是否合适，安全性如何； （20）其他因素。
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（三）会后评估内容
（1）会议记录是否记录完整并请有关负责人过目、签署 （2）是否需要印发会议纪要； （3）会议决议是否落实； （4）是否对与会者的满意程度进行调查； （5）是否完成会议经费结算工作； （6）是否做好会议文件的清退与立卷归档工作； （7）是否做好会议的善后工作； （8）是否对会议的成败进行总结； （9）其他因素。 返
（一）目的性
（二）专业性
（三）系统性 （四）科学性
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四、会议评估的原则
（一）客观性原则
（二）动态性原则
（三）同一性原则 （四）定量与定性相结合的原则
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五、会议评估的内容
（一）会前评估内容 （二）会中评估内容
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第四节 会议评估
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一、会议评估的含义
会议评估是指根据一定的目的和标准，遵循一定的 原则，运用科学的方法，对会议各项要素及其社会效益以 及经济效益等进行质和量的综合评价的一种活动。
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（二）会议文件立卷归档 1 立卷归档的含义与意义
立卷，是按照一定原则和方法，将已处理完毕的、有 保存价值的零散文件进行系统整理并组成案卷的一项专 项业务工作。 归档，是指文书部门将办理完毕且有保存价值的文件， 经系统整理交档案室或档案馆保存的过程。 立卷归档，就是按文件的各类特征，将已经处理完毕 的、有保存价值的零散文件进行系统整理并组成案卷， 交档案室保存的工作过程。
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பைடு நூலகம்
第二节 会议文件的清退与立卷归档
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一、会议文件清退工作
二、会议文件的立卷归档
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一、会议文件清退工作
（一）会议文件清退的含义 文件清退是指将办毕的文件经过清理，退还给发文机 关或指定部门的一系列工作。 （二）会议文件清退的范围与时机 （1）根据会议文件清单清退。 （2）小型内部会议，可在宣布会议结束时提出退回会 议文件的要求，也可在会场门口收集。 （3）大中型会议应事先制订文件清退目录发放到与会 人员手中，可先按小组收集，再交大会会务组。 （4）工作人员手中的文件，可采取按清退目录和工作 组限时缴交的办法。 （5）机密文件清退应在会议结束前收回。发放机密文 件时，应当在文件上标明“会后收回”的字样。 返回
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3. 立卷的工作程序 （1）收集资料 （2）鉴别整理 （3）分类归卷 （4）组卷 （5）卷内文件编目 （6）填写卷内文件备考表 （7）拟定案卷标题 （8）填写案卷封面 （9）案卷排列 （10）案卷目录
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第三节
会议经费结算
（三）会后评估内容
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（一）会前评估内容
（1）会议目标是否明确； （2）会议议题的数量是否得当； （3）会议议程安排是否合理、完备； （4）每一项议题的时间分配是否准确、合理； （5）与会者人选、与会者人数是否得当； （6）会议时间、地点是否选择得当； （7）会场指引标志是否明确； （8）开会通知的时间是否得当； （9）开会通知的内容是否周详； （10）会议场地选择是否得当； （11）会议设备是否完备； （12）与会者是否做了充分准备； （13）与会者的会前情绪如何； （14）会议的住宿、餐饮是否安排妥当。
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2. 封闭型问卷
（1）二项选择法 比如：“你认为这次会议时间安排是否合理？”回答限 定项为“是”或者“否”。 （2）三项选择法 比如：“你认为会议内容符合会议预期目标吗？”回答 选项为“A 是；B 不是；C 尚未确定”。 （3）多项选择法 比如：“你对会议的总体效果的评价是”，回答选项为 “A 非常满意；B 满意；C 不满意；D 很不满意；E 无所 谓”。
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（二）会中评估内容
（1）会议接待工作如何； （2）会议是否准时开始； （3）会议人员是否准时到会； （4）是否安排会议秘书做记录； （5）会场是否存在外界干扰； （6）会场内听讲情绪如何，是否有玩手机、交头接耳现象； （7）主持人是否紧扣议题主持会议； （8）会议是否由少数人垄断； （9）与会者发言及讨论是否紧扣议题； （10）与会者是否能表明真正的感受或意见。
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（4）排序选择法 比如：“你对下列会务工作部门服务质量的评价顺序是 （按1、2„„序号填在括号内）”，回答选项为“A 组织组 （）；B 秘书组（）；C 宣传组（）；D 后勤组（）；E 保 卫组（）”。 （5）意见程度选择法 比如：“你对会议议题的重视程度如何？”回答选项为 “A 毫不重视（）；B 不太重视（）；C 一般留意（）；D 比较重视（）；E 非常重视（）”。
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会议文件立卷归档的意义： 第一，保持会议文件之间的历史联系，便于今后查找 和利用。 第二，保持会议的真实面貌，反映会议的客观进程。 第三，保护会议文件的完整与安全，便于保存和保管。 保证了会议秘书工作的专业性和连续性，为进一步规 范会议文书档案工作奠定基础。 2. 立卷方法 会议文件基本上按文件的作者特征立卷。大型会议的 文件可一会数卷，一般会议的文件可一会一卷，同一内容 的几个会议文件也可合立一卷。
二、会议评估的意义
（1）可以全面评价会议筹备方案的执行情况。 （2）通过运用科学的评估标准和评估方法，对会议 的整体成效、宣传效果、公关接待、社会效益、经济 效益等各个方面进行全面评估和总结。 （3）为完成会议的总结报告准备材料。
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三、会议评估的特点
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一、会议经费的来源
二、收取会务费的方法 三、会议支出项目 四、会议经费结算
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一、会议经费的来源
（1）主办单位行政资助。 （2）会员缴纳的会费。 （3）会议收取会务费、培训费、资料费等费用。 （4）企业赞助。 （5）其他收入。
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二、收取会务费的方法
（1）应事先在会议通知中明确收费项目、收费标准和缴 交方式，以便与会者赴会前做好准备。 （2）会务工作人员要事先准备好收款票据。
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三、会议支出项目
（1）租用会议场地费。 （2）住宿费。 （3）餐饮费。 （4）交通费。 （5）宣传资料费。 （6）摄影及制作费。 （7）礼品费。 （8）聘请专家劳务费。 （9）会议杂用。
二、会议总结的内容与写法
内容主要包括： （1）会议简介。 （2）会议的召开是否必要，目的是否明确，所提出的各项 议案是否解决。 （3）会议的策划与筹备是否科学合理。 （4）会议组织工作和会务工作是否完善，有无明显疏漏或 失误，与会者对会务工作的满意程度如何。 （5）会议人数是否控制严格，有无超出预期规模。 （6）会议的时间安排和地点选择是否符合会议实际要求 （7）会议的组织与宣传工作是否到位。
第七章
会议评估与会后落实工作
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从会议管理角度看, 会议结束应以会后会务工作 的结束为标志。会议议程结束后, 会务工作由会间服 务阶段进入了会后落实阶段。本章即介绍会后会务工 作的主要内容, 包括会场善后工作、会议文件的清退 与立卷归档、会议经费结算、会议评估、会议总结等 相关内容。
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会场善后工作 会议文件的清退与立卷归档 会议经费结算 会议评估 会议总结
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第一节 会场善后工作
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一、会场善后工作的意义 二、清理会场
（1）撤去会场外指引标志和告示牌 （2）清理会场内其他用品 （3）收回所有应当收回的会议资料 （4）归还所借物品 （5）归还会场钥匙或结算租借会场费用
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二、会议文件的立卷归档
（一）收集归纳会议文件
（二）会议文件立卷归档
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（一）收集归纳会议文件
需要收集的会议文件有以下种类： （1）关于召开会议的请示与上级批示。 （2）提交会议审议批准的文件。比如发展规划、报告、 预算方案、行政法规、决议草案、章程修改案等。 （3）召开会议使用的文件，比如开幕词、闭幕词、领导 讲话稿、大会发言材料等。 （4）会议参考性文件。比如调查报告、统计报表、研究 报告等。 （5）会议管理性文件。比如会议通知、日程安排、议程 安排、会议须知、与会人员名单、保密规定、票证、签到 簿等。 （6）会议宣传文件。比如会议纪要、新闻报道、广告等。 （7）会议记录与交流性文件。比如会议记录、会议简报。 （8）会议照片、录音、录像等记录性文件。
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四、会议经费结算
会议经费结算三条原则： 一是经费结算按预算时列出的具体项目、数量、规格、 单价以及审批手续执行； 二是经费结算须按项目、责任人签名和国家有关财务制 度执行； 三是对变动预算支出内容和标准的项目，要凭会议主要 负责人审批过的预算调整报告结算。
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封闭型问卷的优势: 被调查者回答的问题标准化程度高，其资料有利于统 计，对不同的研究对象可做出对比分析；由于有目的地 列出了备选答案，为被调查者提供了思考依据，容易回 答。 封闭型问卷的劣势: 由于对问题的答案进行了限定，没给回答者留有发挥 其创造性或自我表达的机会，难于深入地发现和探究一 些特殊问题和探询到特殊群体的意见和观点。
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（三）访谈
（四）召开总结会
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七、会议评估表的设计
评估表格有两种： 一种是会议整体评估表； 一种是会议服务者个人或单项工作环节的评估表。 会议整体评估表主要有会议情况反馈表（见表7—1）、 会议效果分析表（见表7—2）、 会议管理评估表（见表7—3）、 会议服务质量抽样评估表（见表7—5）， 会议服务者个人或单项工作环节的评估表主要有主持人 的行为表现评估表（见表7—4）
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第五节
会议总结
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一、会议总结的意义
会议工作总结是对会议召开的目的、会议的策划与筹 备、会议的组织与宣传、经费筹措与使用、会议餐饮与住 宿服务、主持人的表现、会务工作等作的全面系统的总结。
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六、 会议评估的常用方法
（一）定量和定性评估
定量评估是采用量化方法将各种数字进行运算和统计 分析的评估类型。 定性评估是对会议项目的过程和结果进行性质描述、 分析和评价的评估类型。
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（二）调查问卷
1. 开放型问卷 优势是：可以收集到范围比较广泛的资料，可以比较深 入地发现和探究一些特殊问题，探询到特殊群体的意见和 观点。 劣势是：收集到的资料很难量化，难以进行统计分析， 需要对各种答案作进一步归纳整理，因此，要求评估者有 较强的资料分析能力。
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（11）与会者之间是否有争论不休的现象； （12）与会者是否与会议主席有争论； （13）视听设备是否正常； （14）会议议程是否按预定时间完成； （15）会场气氛是否热烈； （16）会议决议是否正确； （17）主持人是否总结会议的成果； （18）会议的欢迎宴会、欢送宴会是否安排得当； （19）参观、访问、游览活动安排是否合适，安全性如何； （20）其他因素。
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（三）会后评估内容
（1）会议记录是否记录完整并请有关负责人过目、签署 （2）是否需要印发会议纪要； （3）会议决议是否落实； （4）是否对与会者的满意程度进行调查； （5）是否完成会议经费结算工作； （6）是否做好会议文件的清退与立卷归档工作； （7）是否做好会议的善后工作； （8）是否对会议的成败进行总结； （9）其他因素。 返
（一）目的性
（二）专业性
（三）系统性 （四）科学性
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四、会议评估的原则
（一）客观性原则
（二）动态性原则
（三）同一性原则 （四）定量与定性相结合的原则
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五、会议评估的内容
（一）会前评估内容 （二）会中评估内容
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第四节 会议评估
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一、会议评估的含义
会议评估是指根据一定的目的和标准，遵循一定的 原则，运用科学的方法，对会议各项要素及其社会效益以 及经济效益等进行质和量的综合评价的一种活动。
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（二）会议文件立卷归档 1 立卷归档的含义与意义
立卷，是按照一定原则和方法，将已处理完毕的、有 保存价值的零散文件进行系统整理并组成案卷的一项专 项业务工作。 归档，是指文书部门将办理完毕且有保存价值的文件， 经系统整理交档案室或档案馆保存的过程。 立卷归档，就是按文件的各类特征，将已经处理完毕 的、有保存价值的零散文件进行系统整理并组成案卷， 交档案室保存的工作过程。
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第二节 会议文件的清退与立卷归档
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一、会议文件清退工作
二、会议文件的立卷归档
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一、会议文件清退工作
（一）会议文件清退的含义 文件清退是指将办毕的文件经过清理，退还给发文机 关或指定部门的一系列工作。 （二）会议文件清退的范围与时机 （1）根据会议文件清单清退。 （2）小型内部会议，可在宣布会议结束时提出退回会 议文件的要求，也可在会场门口收集。 （3）大中型会议应事先制订文件清退目录发放到与会 人员手中，可先按小组收集，再交大会会务组。 （4）工作人员手中的文件，可采取按清退目录和工作 组限时缴交的办法。 （5）机密文件清退应在会议结束前收回。发放机密文 件时，应当在文件上标明“会后收回”的字样。 返回
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3. 立卷的工作程序 （1）收集资料 （2）鉴别整理 （3）分类归卷 （4）组卷 （5）卷内文件编目 （6）填写卷内文件备考表 （7）拟定案卷标题 （8）填写案卷封面 （9）案卷排列 （10）案卷目录
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第三节
会议经费结算
（三）会后评估内容
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（一）会前评估内容
（1）会议目标是否明确； （2）会议议题的数量是否得当； （3）会议议程安排是否合理、完备； （4）每一项议题的时间分配是否准确、合理； （5）与会者人选、与会者人数是否得当； （6）会议时间、地点是否选择得当； （7）会场指引标志是否明确； （8）开会通知的时间是否得当； （9）开会通知的内容是否周详； （10）会议场地选择是否得当； （11）会议设备是否完备； （12）与会者是否做了充分准备； （13）与会者的会前情绪如何； （14）会议的住宿、餐饮是否安排妥当。
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2. 封闭型问卷
（1）二项选择法 比如：“你认为这次会议时间安排是否合理？”回答限 定项为“是”或者“否”。 （2）三项选择法 比如：“你认为会议内容符合会议预期目标吗？”回答 选项为“A 是；B 不是；C 尚未确定”。 （3）多项选择法 比如：“你对会议的总体效果的评价是”，回答选项为 “A 非常满意；B 满意；C 不满意；D 很不满意；E 无所 谓”。
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（二）会中评估内容
（1）会议接待工作如何； （2）会议是否准时开始； （3）会议人员是否准时到会； （4）是否安排会议秘书做记录； （5）会场是否存在外界干扰； （6）会场内听讲情绪如何，是否有玩手机、交头接耳现象； （7）主持人是否紧扣议题主持会议； （8）会议是否由少数人垄断； （9）与会者发言及讨论是否紧扣议题； （10）与会者是否能表明真正的感受或意见。
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（4）排序选择法 比如：“你对下列会务工作部门服务质量的评价顺序是 （按1、2„„序号填在括号内）”，回答选项为“A 组织组 （）；B 秘书组（）；C 宣传组（）；D 后勤组（）；E 保 卫组（）”。 （5）意见程度选择法 比如：“你对会议议题的重视程度如何？”回答选项为 “A 毫不重视（）；B 不太重视（）；C 一般留意（）；D 比较重视（）；E 非常重视（）”。
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会议文件立卷归档的意义： 第一，保持会议文件之间的历史联系，便于今后查找 和利用。 第二，保持会议的真实面貌，反映会议的客观进程。 第三，保护会议文件的完整与安全，便于保存和保管。 保证了会议秘书工作的专业性和连续性，为进一步规 范会议文书档案工作奠定基础。 2. 立卷方法 会议文件基本上按文件的作者特征立卷。大型会议的 文件可一会数卷，一般会议的文件可一会一卷，同一内容 的几个会议文件也可合立一卷。
二、会议评估的意义
（1）可以全面评价会议筹备方案的执行情况。 （2）通过运用科学的评估标准和评估方法，对会议 的整体成效、宣传效果、公关接待、社会效益、经济 效益等各个方面进行全面评估和总结。 （3）为完成会议的总结报告准备材料。
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三、会议评估的特点
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一、会议经费的来源
二、收取会务费的方法 三、会议支出项目 四、会议经费结算
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一、会议经费的来源
（1）主办单位行政资助。 （2）会员缴纳的会费。 （3）会议收取会务费、培训费、资料费等费用。 （4）企业赞助。 （5）其他收入。
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二、收取会务费的方法
（1）应事先在会议通知中明确收费项目、收费标准和缴 交方式，以便与会者赴会前做好准备。 （2）会务工作人员要事先准备好收款票据。
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三、会议支出项目
（1）租用会议场地费。 （2）住宿费。 （3）餐饮费。 （4）交通费。 （5）宣传资料费。 （6）摄影及制作费。 （7）礼品费。 （8）聘请专家劳务费。 （9）会议杂用。
二、会议总结的内容与写法
内容主要包括： （1）会议简介。 （2）会议的召开是否必要，目的是否明确，所提出的各项 议案是否解决。 （3）会议的策划与筹备是否科学合理。 （4）会议组织工作和会务工作是否完善，有无明显疏漏或 失误，与会者对会务工作的满意程度如何。 （5）会议人数是否控制严格，有无超出预期规模。 （6）会议的时间安排和地点选择是否符合会议实际要求 （7）会议的组织与宣传工作是否到位。
第七章
会议评估与会后落实工作
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从会议管理角度看, 会议结束应以会后会务工作 的结束为标志。会议议程结束后, 会务工作由会间服 务阶段进入了会后落实阶段。本章即介绍会后会务工 作的主要内容, 包括会场善后工作、会议文件的清退 与立卷归档、会议经费结算、会议评估、会议总结等 相关内容。
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会场善后工作 会议文件的清退与立卷归档 会议经费结算 会议评估 会议总结
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第一节 会场善后工作
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一、会场善后工作的意义 二、清理会场
（1）撤去会场外指引标志和告示牌 （2）清理会场内其他用品 （3）收回所有应当收回的会议资料 （4）归还所借物品 （5）归还会场钥匙或结算租借会场费用
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二、会议文件的立卷归档
（一）收集归纳会议文件
（二）会议文件立卷归档
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（一）收集归纳会议文件
需要收集的会议文件有以下种类： （1）关于召开会议的请示与上级批示。 （2）提交会议审议批准的文件。比如发展规划、报告、 预算方案、行政法规、决议草案、章程修改案等。 （3）召开会议使用的文件，比如开幕词、闭幕词、领导 讲话稿、大会发言材料等。 （4）会议参考性文件。比如调查报告、统计报表、研究 报告等。 （5）会议管理性文件。比如会议通知、日程安排、议程 安排、会议须知、与会人员名单、保密规定、票证、签到 簿等。 （6）会议宣传文件。比如会议纪要、新闻报道、广告等。 （7）会议记录与交流性文件。比如会议记录、会议简报。 （8）会议照片、录音、录像等记录性文件。