新媒体背景下秘书的时间管理艺术

新媒体背景下秘书的时间管理艺术

摘要：秘书工作在各级党政机关领导体系和企事业单位中占有十分重要的地位，秘书工作又是一项综合性的工作，时间管理对秘书而言显得尤为重要，且国内外针对秘书的时间管理研究尚未深入开展。本文以秘书的时间管理作为研究对象，对秘书的时间管理进行了深入细致地分析与研究，并结合具体的秘书工作实践案例进行探讨，形成“学”与“术”、“道”与“技”的统一，在新媒体时代已不再足以支撑秘书的实践工作，那么如何做好新媒体时代下的时间管理就将是我们讨论的重点，研究这一论题就是为了让作为枢纽点的秘书们能够更好的合理有效的管理他们的时间。

关键词：新媒体；秘书；时间管理

秘书工作在各级党政机关领导体系和企事业单位中占有十分重要的地位，秘书工作又是一项综合性的工作，文件拟写、文书处理、调查研究、来信来访、会议组织、领导日程安排、档案管理、机要保密等等各类事务参杂其中，时间管理对他们而言显得尤为重要。这就要求秘书工作人员必须具备科学的时间管理能力，学习科学的时间管理方法，尽量减少时间的浪费，提高利用时间的效率，为领导工作的顺利开展助力。

一、相关概念界定

（一）秘书的地位和作用

在我国，各行各业都有秘书存在，因此，秘书既是一种行政职位，又是一种社会职业：(1)一般在我国党利政府机关、企事业单位、杜会团体、军队、院校内任职的秘书是—种行政职位，其主要职责足辅助管理，综合服务，比如拟写文稿、管理文书、接待来访、组织会议、调查研究、处取信息、办理事务、参谋咨讯、联络协调等； (2)现在，我国非公有制企业也普遍存在秘书，这时秘书就成丁一种社会职业，属于第三产业体系，将其广泛的服务性，是年轻人乐于选择的职业之一，因为一般秘书有较高的工资待遇和较为舒适的办公环境。

在当今世界，随着科学技术的快速发展和各项事业的突飞猛进，管理活动日趋复杂，领导工作日益繁重。秘书要为机关工作正常运转服务，为领导工作服务，就必须随时随地充分发挥其参谋咨询的功能，这现符合现代管邵组织体系的需要，又是领导实施正常管理的需要，具有不可舍代的重要作用，秘书参谋咨询职能包括日常工作中的参谋。

1、秘书的职能地位与参谋作用

秘书是领导的助手，对领导的权责范围、工作内容以及组织内外的各种关系比较熟悉，同时了解各种工作渠道和来自各方画的信息，而且秘书对领导的工作习惯、思想脉络和不同时期的工作重点比较熟悉，这些都为秘书发挥参谋咨询作用提供了优越的条件。秘书经常和领导一起工作，联系密切，也就为秘书发挥参谋咨询作用提供了更多的机会。秘书没有决策的决定权，提出的参谋建议仅供领导人参考，但领导很多时候愿意倾听或征求秘书的意见和建议，以拓宽自己的思路或印证自己的想法。这种倾听或征求意见和建议，可以在织织正式会议进行，但更多的是在非正式的个人交往中随时进行。秘书处于机关的综合部门，比起其他职能部门的工作人员，所掌握的信息情况不受职能管理范围的局限，提供的参谋建议也不受职能管理的局部目机制约，因而对负责管全面工作的主要领导来说，也就具有了特殊的意义。

2、辅助决策作用

决策，是领导工作的核心，足领导的首要职责。秘书作为领导的参谋和助手，就必须辅助领导进行民主的、利学的决策。辅助次策是秘书的一顶最基本的职能，它渗透在领导决策的全部过程之小，是秘书参议作用的集中体现。

古今中外，领导作为决策的主体是不容置疑的，但就决策的辅助力量来说，除包括秘书部门外，还包括职能部门、政策研究部门、各种咨询机构、情报机构、各种专业件学术组织等。然而秘书辅助决策却仑看得天独厚的有利条件：第一，秘书接触领导频繁，能很快地接受来自领导的信息；第二，秘书与领导的工作活动往往具有“同步性”，经常同时接触、考虑闹一问题；第三，秘书与上下左右联系多，接触面广，了解情况全面、信息员大。出而便于领会领导意图，提供决策依据，督促、检查并反馈决策执行情况。所以说秘书辅助决策的职能是其他部门和人员所不能替代的。

秘书拟定利收集多种可行方案，有利于决策的选优；秘书提供参谋咨询，收集群众的意见和建议，右利于发挥群体智能作用；秘书参与并组织有关学者、专家进行决策讨论，有利于在反复论证中优化决策；参与决策效果的考核评价，有利于发现疏漏和失误，采取必要的补救措施．为实施奖惩提供依据，激励组织成员努力实施决策；秘书撰拟总结、汇报材料，对决策形成、实施过程以及实际效果进行全面系统地分析研究，有利于为制定和实施新的决策提供有待的经验和教训。总之，在优化决策和实施决策的过程中，秘书能够起到更胜一筹的作用。

3、沟通协调作用

沟通协调是保持组织机能整体性的重要手段，是秘书部门和秘书的甭要职责，秘书在组织内外的沟通协调小，能够发挥重要的作用，具有不可替代的职能。组织商分工就必须有配合。组织能否恰当地分工和配合，决定着组织的功能和效率，现代组织系统结构复杂，分工细密，必须以有效的沟通协调维系其整体性。秘书处于组织的领导机关，处于中心标纽的位置，这就决定秘书具有沟通协调的职能基础。

（二）秘书时间管理的方面

时间管理不是指以时间为对象而进行的管理，而是面对时间而进行的自我组织管理．是指在闻常生活中始终如一、有的放欠地使用那些被实践证明是行之有效的工作方法，以便组织管理好自己工作生活的方方面面．从而最有意义地、最大限度地利用自己所拥有的时间。《把时间花在刀刃上》的作者洛塔尔·赛伟特就是这样阐述时间管理的含义的。

时间管理的必要性在于，不是因为时间太多了，而是因为时间太少了。无论你是个什么样的人，时间的拥有量都是平等的，而越是重要的人，他的时间越少，也就越需要管理。时间对每个人是个常数，具有不能重复、储存、增加、转让等特性，因而，创造时间是本可能的。只能在常数的状态下，管理好时间这种重要的资源，让有限的时间发挥无限的价值。现代秘书的时间管理方面主要有：

1．电话干扰

第一个问题是打电话，员工每天总要接到数个甚至数十个的电话，而他打出去的大概也在这个数目，这些电话通常不能像其他公务一样集中处理，尤其

是来电，究竞什么时候电话会响根本无从得知，因此许多工作常因接转电话而被干扰、中断。根据心理学家的研究，当我们正在专心做一件事情或思考某一项问题的时候，最好能够一气呵成，不要中断，因为中断之后，通常都要经过一段相当长的时间的“能使精神或思绪重新集中根据研究，电话的干扰是打断秘书思路和破坏其精神集中的员主要原因。

2．会而不议

第二个问题是“开会”，每一家企业每周总要开几次会议，规模越大者，开会的次数越频繁，每次开会时间少则20分钟，多者持续3—4小时。这些会议有些是“计划”公司政事，有些是“检讨”业务成效，有些是“协调工作”，其目的都冠冕堂皇。但是根据上述两家管理顾问机构研究发现，大部分企业内所开的会议都患省“会而不议、议而不行”的毛病。大家在会中信门开河或无的放矢，说者口沫横龟，听者则是昏昏入睡，等到该说的都说完了以后，主持人一宣布散会，大家带着一脸的倦意，打个哈欠，作乌兽散，这是企业界开会的退病，也是造成浪费时间的第二个原因。

3．处理信件

第三个问题是写信，处理公私信件是‘件比较浪费时问的事情，因为写信不比说话，总是比较费时间，再加上字句的斟酌，一封普通信件写下来，需要很多时间。

时间管理的定义，即在同样的时间消耗情况下，为提高时间的利用率和有效性而进行的一系列控制工作。总的来说，时间管理就是要使人们对时间的使用从被动的自然经历与随意打发，现代秘书在新媒体情况下需要转而系统地、集中地、有计划有目的地主动分配使用，进行高效能的富有创造性的活动。

二、传统形式下秘书的时间管理失当

秘书工作事务繁多，瞬息万变，传统形式下时常会出现百密一疏的情况。时间管理在某种程度上是对我们工作和生活的减压工具，甚至会创造更多机会。而秘书个人时间管理能力的提高也会给党政机关或企业带来实质有效的改变。另外，时间管理有着文化差异，并不存在万能的时间管理风格。

我们在企业里经常能看到这种情景；电话又响了，有急事的、请示的、投诉的、聊天的…接的电话。可是，手头上正在写的一个计划，一个上午了字都是不得不还没写几个。马拉松式的会议已经开了两天了，还没有什么结果。会