对办公室工作的浅谈

对办公室（行政部门）工作的浅谈通常人们说了解一个事物，要从整体上去体会，去认识，要具备全局观，要能够高瞻远瞩，高屋建瓴，这样我们才可以真正仔细的理解和掌握它。因此，若想对办公室的工作有个全面细致的了解，首先要对由他组成的公司有一定的认知。

公司的组成

公司根据其不同的形式规模就会有不同的组织结构，但一般都会包括以下的部门或职位：

1.董事会。主要进行决策，制定公司章程制度目标等。

2.总经理。执行董事的决策并具体操作运营公司事物，全权代表公司从事交易活动。

3.办公室或行政部门。负责公司整个日常事物和行政管理。

4.销售部门。负责公司的销售经营情况，了解和掌握客户需求，为以后公司决策提供一手数据和最贴合的市场资料。

5.财务部门。负责公司日常财务核算，确保资金可以正常运营。

6.人力资源部门。负责公司的人力资源的管理，为公司提供和培养人才。

以上的部门及职位应该是公司所必备的，而像法务部，公关部，市场部等等都可以根据公司的不同规模不同性质以及经营范围的不

同而选择成立与否。若单从各个部门的职能看，办公室或行政部门就变得又空又虚，感觉像是什么华而不实的装饰品一样的存在。那么它到底是起到什么样的作用呢？我相信存在即真理。

办公室或行政部门的作用

根据公司的一般组织结构可以看到，办公司或是行政部门它是一个必不可少的存在。就像是士族里的幕僚一样，它肩负起整个公司的重任，并同时为公司的正常运转提供必不可少的服务与支持。它运作的好坏关系到整个公司的规范化进程。也许，有人认为总经理进行具体操作是头脑是不能缺少的，销售部门来掌管公司主要的业务，主要利润的经营，这两个环节才是一个公司的核心，有了他们公司就可以很好的运营下去，相比之下，其他部门就显得微不足道，像是锦上添花的装饰品。尤其是行政部门，在人们的眼中，这个部门既不接触公司的核心业务，也不为公司直接创造利益，只是一直做着一些琐碎的事情，就像鸡肋一样：食之无味弃之可惜。这种看法显而易见的是错误的，是一种误解。就像人们只是看到舞台上光鲜亮丽的明星而看不到幕后的工作人员一样，他们也只是简单的随着利益而走才会产生这种误解。办公室的工作多是服务性的，工作的成绩也很慢显现出来，在工作考核中又很难量化出来，所以造成了各种误解与轻视，然而，实际上，行政部门正如无数的神经元起到相同的作用一样，是企业的中枢神经系统。人类的大脑发出任何指令和决策都是要通过无数的神

经元传达给四肢及身体的各个地方，这样人才可以自由的按着头脑的指示来行动。换句话说，办公室或是行政部门就如神经元一样串联着整个公司内部的各个部门，让整个公司可以顺畅有序的从事每一天的经营活动。也可以将办公室或是行政部门看做是一个大家庭的“管家”，是一个承上启下，兼顾内外，协调左右的枢纽。

办公室或行政部门的职能

如此重要的部门每天要做的确是琐碎的细小的不起眼的但量很大的工作。而这些都还只是流入大海的细小河流而已，而对于企业而言办公室或是行政部门的工作概括而言就是：协调，管理和服务。

1.协调协调就是要配合经理或是上级领导将各项工作传达下派下去，也要将平时工作中存在的问题总结汇报给上级，保证上情下达，下情上报，同时也是各部门之间的润滑剂，使各部分可以充分配合做好工作进而提高效率，还有联系内外，及时和外界沟通，确保企业的形象。

2.管理管理就是做好日常事务和行政管理，落实公司规章制度以及制定新的各项规章制度，并定时检查和监督。一个健全完善健康的企业一定是制度先行，要用各项或大或小的细致的规章制度来约束和管理，使之规范化并成为一个可以长久落实下去的体系。管理好公司的各项资料与档案，确保资料的正确和及时有效；确保档案的安全和保密性。管理好员工的各项福利。与此同时还要强调企业的文化和

内在精神，使员工形成归属感从而提高其积极性和创造性，引导员工和企业共同成长。让制度与文化成为一软一硬两种约束，形成“两手抓，两手都要硬”的局面。

3.服务为整个公司的顺畅运行做好相应的服务工作。这种服务大的方面包括收集各个部门的数据和工作动态，为公司的决策提供相应的数据和意见以及建议。组织汇总公司的年度综合性资料，草拟总结报告，工作计划和其他综合性文稿；小的方面包括公司会议的召开和进行，各类办公用具和固定资产的保养，维修，保管和清点，考勤的登记和薪金福利的统计，与员工的沟通与绩效考核，甚至包括办公环境的清洁等各种细碎的提供生产，人力资源，办公环境和生活方面的工作。

这三种功能统筹结合，相辅相成，其中管理是主干，协调是核心，服务是根本。

办公室或行政部门的重要性

古时两军对仗，粮草先行。只有粮食得到保障，这场仗才好打，才能打。若是被敌方断了粮草那么这场战争的结果就不言而喻了。可见粮食对于战争的重要性。同样，办公室或行政部门的地位在企业等同于粮食的在军队的地位。所以办公室或行政部门又叫企业的总后勤或是企业的大“管家”，上上下下，大大小小都能看到他的身影，有了他整个公司才可以正常有序的进行。

从办公室或行政部门的职能来看，行政管理是具有全局性的，统筹性的。对比其他部门的管理都是一些局限性的或是专业性的，这种容易形成一叶障目的问题，不能很好的统筹整个公司的发展。而办公室或行政部门还具有其他部门不具备的协调功能，每个部门只是按照自己的节奏做事，那么就需要行政部门从中就行协调润滑使各部门可以很好的配合。否责就像几个盲人摸象一样，有人说是墙，有人说是蛇，又有人说是柱子，而不知道全貌是什么。对于服务这项职能来说也同样具有重要意义。大概每个人都想要住在城堡里，过着衣来伸手饭来张口的生活，然而在这背后是需要众多的人为这种生活服务的，小到打扫卫生大到食物衣服的制作。可能没有人愿意做这些不起眼的服务都愿意自己只是享受，但是这些服务确实必不可少的，没有这些服务那后面这些都只是泡影，而办公室或行政部门就是在为大家做这些不起眼的服务的，同时也证明它是不可或缺的。办公室或行政部门的重要性是因为其深度和广度，涉及到公司运作的全过程，是决策者，管理者，各部门与员工的联系枢纽，也是与外界沟通的主要窗口。

办公室人员应具备的素质

办公室或行政部门具有一定的深度和广度，且又是一个公司的中枢神经系统，因此从事的人员应具备以下的素质：

1. 良好的沟通能力和表达能力。无论是什么样的工作都是需要这样的能力，而办公室人员则是更加需要，因为他需要上情下达和下情